Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 stycznia 2025 roku wpłynął Państwa wniosek z 24 stycznia 2025 roku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy wydatki na gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie pismem z 3 marca 2025 r. (data wpływ 6 marca 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą A Sp. z o. o. [dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”] jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Wnioskodawca jest także czynnym podatnikiem VAT.

Wnioskodawca jest spółką kapitałową należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej [dalej: „Grupa Kapitałowa”] świadczącej usługi w obszarze IT (marketingu internetowego). W ramach swojej działalności Grupa Kapitałowa wypracowała szereg rozwiązań w postaci (...) służących do rozwoju strategii marketingowych w Internecie. Generalnie rzecz ujmując, Grupa Kapitałowa prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie (…). Co więcej, Grupa Kapitałowa oferuje swoje usługi polegające na (…). Ponadto, w skład Grupy Kapitałowej wchodzą spółki, skupiające się na (…).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…).

W ramach wykonywanej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju gadżety z logo Spółki/Grupy Kapitałowej. Gadżety te są następnie nieodpłatnie przekazywane przez Wnioskodawcę nowo pozyskanym współpracownikom Spółki np. w momencie rozpoczęcia przez nich współpracy jako upominki powitalne.

Powyższe działania stanowią element budowania pozytywnych relacji na wczesnym etapie współpracy. Tego rodzaju gesty sprawiają, że nowi współpracownicy czują się docenieni, co ma sprzyjać szybszemu integrowaniu się z zespołem i firmą jako całością.

Celem tych działań jest również promocja Spółki poprzez pozytywnie wpłynięcie na postrzeganie Spółki przez współpracowników, co z kolei ma się przyczynić do pozytywnego prezentowania Spółki na zewnątrz.

Przekazywanie ww. gadżetów nowym współpracownikom ma więc zapewnić motywującą atmosferę, która jest kluczowa dla osiągnięcia przez nich wysokiego poziomu satysfakcji i produktywności. Działania te mają również wpłynąć na utrzymanie zadowolenia współpracowników, które ma powodować, iż będą oni bardziej skłonni do długotrwałej współpracy, co z kolei przyczyni się do zachowania stabilnego zespołu, który jest kluczowym elementem dla prowadzenia działalności gospodarczej.

Wysoki poziom zaangażowania i satysfakcji współpracowników może przełożyć się bezpośrednio na ich produktywność oraz jakość wykonywanej pracy Motywujące gadżety, które mogą być używane na co dzień, przypominają współpracownikom o wsparciu i docenieniu przez kontrahenta, co z kolei buduje lojalność i zwiększa chęć pozostania w firmie na dłużej. Długoterminowa współpraca z doświadczonymi współpracownikami nie tylko obniża koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych osób, ale także przyczynia się do stabilności operacyjnej i strategicznej. W konsekwencji Wydatki na Gadżety finalnie mogą przełożyć się na zapewnienie wysokiej jakości usług świadczonych przez Spółkę, co z kolei może wpłynąć pozytywnie na ich reputację, konkurencyjność oraz w efekcie osiągane zyski.

Obecnie Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup gadżetów z logo Grupy Kapitałowej, m.in. takich jak: długopisy, notesy, bluzy, kubki termiczne, butelki, kurtki, czapki oraz drobne przekąski, np. cukierki [dalej łącznie: .Wydatki na Gadżety”]. Koszty zakupu gadżetów, o których mowa we Wniosku, Spółka pokrywać będzie z własnych środków obrotowych, nie będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie oraz nie zostaną one odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Z tytułu nabycia wskazanych Gadżetów Spółka posiada i w przyszłości będzie posiadać (pozyskiwać od sprzedawców Gadżetów) faktury wystawione na rzecz Spółki, które dokumentują/będą dokumentować powyższe wydatki.

Dodatkowo Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, że w sytuacji świadczenia usług na rzecz podatników z innego kraju Spółka jest/będzie w posiadaniu dokumentów, które jednoznacznie wskazują na związek poniesionych wydatków na Gadżety ze świadczonymi usługami na rzecz tych podatników. Są to w szczególności:

1.faktury za zakup Gadżetów,

2.umowy dotyczące czynności wykonywanych poza terytorium Polski oraz

3.faktury sprzedażowe wystawiane przez Spółkę z tytułu świadczenia tego typu usług

- jak również inne stosowne dokumenty, które mogą potwierdzać ten związek, a nie są wymienione powyżej.

Wnioskodawca pragnie również nadmienić, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka świadczy i będzie świadczyć wyłącznie czynności opodatkowane podatkiem VAT, które nie będą korzystać ze zwolnienia z tego podatku. Spółka pragnie wskazać, że zdarzają/mogą zdarzyć się sytuacje, że Spółka świadczy usługi opodatkowane poza terytorium kraju, natomiast w sytuacji, gdyby te usługi były wykonywane na terytorium Polski, to byłyby opodatkowane VAT na terytorium Polski. Dlatego też, Wnioskodawca wskazuje również, iż Wydatki na Gadżety mają związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, gdyż są ściśle związane z usługami świadczonymi przez Spółkę.

W związku z powyższym opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca powziął wątpliwość czy Wydatki na Gadżety będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz czy Spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT w związku z tymi wydatkami.

Pytanie

1.Czy Wydatki na Gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2.Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego w związku z poniesionymi Wydatkami na Gadżety zgodnie z art 86 ust. 1 i ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź na pytanie Nr 1 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań oznaczonych Nr 2 odnośnie podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wydatki na Gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie do pytania nr 1.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Jednocześnie zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, kosztem uzyskania przychodów będzie koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

1)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2)jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

5)został właściwie udokumentowany,

6)nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, w opinii Wnioskodawcy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Przenosząc powyższe wytyczne na grunt opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego należy wskazać, że:

Ad 1) Poniesienie kosztu przez podatnika

Koszt Wydatków na Gadżety ponoszony będzie z zasobów majątkowych Wnioskodawcy. Warunek poniesienia przez Spółkę uznać należy zatem za spełniony.

Ad 2) Definitywny charakter kosztu

Poniesione Wydatki na Gadżety będą miały charakter definitywny, tzn. nie są zwracane w jakikolwiek sposób.

Ad 3) Związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą

Związek kosztu z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oznacza, że poniesiony przez podatnika koszt musi wykazywać choćby pośredni związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, która jest jego źródłem przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wydatki na Gadżety wykazują ścisły związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą. Wynika to z faktu, iż z jednej strony Wnioskodawca ponosi te wydatki, aby zapewnić jak najlepsze relacje ze specjalistami, z którymi współpracuje, których to działania pozwalają na prawidłowe wykonanie działalności gospodarczej przez Spółkę, a z drugiej dzięki powyższym wydatkom Wnioskodawca zmierza do zapewnienia stabilnego i kompetentnego zespołu specjalistów, którzy będą w stanie efektywnie wykonywać projekty realizowane przez Spółkę oraz do zwiększania rozpoznawalności marki. W konsekwencji ma się to rozwoju działalności Spółki, a w konsekwencji do wzrostu przychodów Spółki.

Zatem zdaniem Wnioskodawcy, pomiędzy Wydatkami na Gadżety a działalnością gospodarczą Spółki istnieje niezaprzeczalny związek.

Tym samy omawiany warunek uznać należy za spełniony.

Ad 4) Warunek celu: uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów Warunek celowości poniesienia kosztu oznacza, że koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Celowość poniesienia kosztu należy oceniać mając na uwadze jego racjonalność oraz gospodarcze uzasadnienie oraz istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskiwaniem przychodów bądź zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów.

Przesłankę celowości wielokrotnie wyjaśniały też organy podatkowe np. DKIS w interpretacji indywidualnej z 11 grudnia 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.297.2023.3.BS stwierdził, że: Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu.

W odniesieniu do Wydatków na Gadżety Wnioskodawca wskazuje, iż pomiędzy tymi wydatkami a przychodem Spółki istnieje wyraźny związek przyczynowo-skutkowy. Nawiązanie współpracy z nowymi współpracownikami lub partnerami, którzy wniosą cenne doświadczenie i umiejętności, przyczynia się do zwiększenia ogólnej jakości świadczonych przez Wnioskodawcę usług. Jednocześnie dzięki rozpoczęciu współpracy z nowymi profesjonalistami Spółka będzie mogła obsłużyć większą liczbę klientów, co może prowadzić do wzrostu jej przychodów i umocnienia pozycji na rynku. Przekazywanie gadżetów współpracownikom jest również częścią szerszej strategii marketingowej, która ma doprowadzić do rozpowszechnienia wiedzy o marce (…), co natomiast ma przyczynić się do pozyskania nowych klientów przez Grupę Kapitałową oraz zwiększenia przychodów Spółki.

Ostatecznie więc Wydatki na Gadżety mają się przyczynić do tego, aby Grupa Spółka, jak również Grupa Kapitałowa do której należy Wnioskodawca nie tylko zwiększyła swoje możliwości operacyjne, ale także mogła lepiej dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań klientów, co z kolei ma wpłynąć pozytywnie na reputację Spółki i Grupy, ich konkurencyjność na rynku i osiągane przez nie zyski.

Zatem w opinii Wnioskodawcy, w przypadku Wydatków na Gadżety istnieje niezaprzeczalny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym przez Spółkę kosztem a przyszłymi racjonalnie oczekiwanymi przychodami osiąganymi w związku z działalnością gospodarczą Spółki.

Ad 5) Dokumentowanie wydatków

Spółka jest w posiadaniu wszelkich dokumentów dotyczących Wydatków na Gadżety, takich jak faktury zakupowe czy potwierdzenia bankowych przelewów obejmujących kwoty tych wydatków. Wszystkie Wydatki na Gadżety będą zatem odpowiednio dokumentowane, a więc analizowany warunek zostanie również spełniony.

Ad 6) Brak wyłączenia z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT

W opinii Spółki, Wydatki na Gadżety nie są kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie są to koszty reprezentacji wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mając na uwadze, iż ustaw o CIT nie zawiera definicji legalnej „kosztów reprezentacji”, zdaniem Wnioskodawcy należy odnieść się do wykształconej linii interpretacyjnej organów podatkowych w tym zakresie. Zgodnie z podejściem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej [dalej: „DKIS”] celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Zatem, wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie "reprezentacji" kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Natomiast, reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy.

Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana, okoliczności wręczania prezentów, itp. i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

Powyższe potwierdzają, również znane Wnioskodawcy interpretacje indywidualne DKIS oraz wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego, które zostały dotychczas wydane w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne prezenty z logo przekazywane przez podatników szerokiemu kręgowi odbiorców. Tak np. w:

• interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 17 września 2021 r. sygn. 0111-KD1B1- 3.4010.266.2021.3.PC, w której DKIS wskazał, że: W przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki itp.) należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego - ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych upominków jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy, to wydatki poniesione na ich zakup nie spełnią kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia "reprezentacji". W konsekwencji nie mogą podlegać wyłączeniu określonemu w art 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.
• interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 10 września 2018 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.282.2018.1. MG, w której DKIS potwierdził, że wydatki na gadżety z logo podatnika o niskiej jednostkowej wartości, które są przekazywane potencjalnym klientom podatnika w celu zwiększenia poziomu sprzedaży usług przez niego oferowanych, stanowią koszt uzyskania przychodu oraz nie stanowią kosztów reprezentacji wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT,
• wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 listopada 2016 r. sygn. II FSK 2293/16, w którym sąd uznał, że: Drobne prezenty wręczane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, o ile opatrzone są logo firmy, winny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny być uważane za wydatki na reklamę, a nie za wydatki na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, Wydatki na Gadżety nie mogą być zaliczone do kategorii kosztów reprezentacji wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, gdyż:

• nie mają one służyć reprezentacji Wnioskodawcy, a wykonaniu usług świadczonych przez Wnioskodawcę, z tytułu których Wnioskodawca otrzymuje wynagrodzenie oraz utrzymaniu stabilnej współpracy ze specjalistami, którzy pozwalają na wykonanie ww. usług,
• ich wyłącznym lub dominującym celem nie jest wykreowanie dobrego obrazu Spółki, a jak najlepsze wykonanie usług, które świadczy Spółka oraz reklama usług świadczonych przez Wnioskodawcę,
• ich celem nie jest uwypuklenie zasobności i profesjonalizmu Spółki, a prawidłowe wykonanie usług oraz podejmowanie działań kształtujących popyt na usługi Wnioskodawcy,
• Wydatki na Gadżety mają również pośrednio na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów oraz kontrahentów spółek z Grupy Kapitałowej do współpracy z tymi spółkami,
• jednocześnie, Wydatki na Gadżety nie spełniają kryterium okazałości czy wystawności tj. elementów wyznaczających granice pojęcia „reprezentacja”, gdyż jednostkowa wartość nabywanych przez Spółkę gadżetów jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy,
• wydatki na Gadżety z logo nabywane przez Wnioskodawcę powinny być traktowane jako wydatki na przedmioty reklamowe, a co za tym idzie nie mogą one stanowić wydatków na reprezentację wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy Wydatki na Gadżety nie są kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie stanowią one kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, na gruncie przepisów ustawy o CIT, Wydatki na Gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca wnosi jak na wstępie.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „updop”, „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby poniesiony przez podatnika wydatek stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy:

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy wydatki na gadżety poniesione przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo spółką kapitałową należącą do międzynarodowej Grupy Kapitałowej świadczącej usługi w obszarze IT. Grupa Kapitałowa, której częścią jest Spółka, wypracowała szereg rozwiązań w postaci (...) służących do rozwoju strategii marketingowych w Internecie oraz oferuje swoje usługi polegające na (…). Państwo prowadzą działalność gospodarczą w zakresie (…). W ramach wykonywanej działalności gospodarczej nabywają Państwo różnego rodzaju gadżety z logo Państwa Spółki oraz Grupy Kapitałowej. Tymi gadżetami są m.in. długopisy, notesy, bluzy, kubki termiczne, kurtki, czapki, czy cukierki. Gadżety te następnie są nieodpłatnie przekazywane przez Państwa nowo pozyskanym współpracownikom Spółki np. w momencie rozpoczęcia przez nich współpracy jako upominki powitalne.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że oceniając, czy możecie Państwo zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodów należy uwzględnić unormowania art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Jak już wskazano powyżej, ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zatem oceniając, czy dane koszty ponoszone przez podatnika mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pozytywnego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie należy zauważyć, że wyłączając z kosztów podatkowych koszty reprezentacji, ustawa podatkowa nie definiuje terminu „reprezentacja” ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” nie uprawnia jednak do dowolnego określania zakresu znaczeniowego tego terminu.

Dlatego też w zasadnym jest odwołanie się do etymologii terminu „reprezentacja”, gdzie „repraesentatio” (łac.) oznacza „wizerunek”.

W świetle powyższego, „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2013 r. sygn. akt II FSK 2442/13). Podobny pogląd prezentuje też Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku siedmioosobowego składu z 16 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11.

Innymi słowy, reprezentacja w odniesieniu do działalności gospodarczej podatnika, to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy. Właściwy wizerunek zaś to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na zawarcie umowy, nabywanie jego produktów lub usług.

Podobnie jak w przypadku reprezentacji, tak również w odniesieniu do reklamy i promocji brak jest w przepisach podatkowych legalnej definicji tego pojęcia.

Według Słownika języka polskiego pod red. M. Szymczaka (wyd. PWN z 1996 r., tom III, s. 37) reklamą jest „rozpowszechnianie informacji o towarach ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie czegoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio telewizję; środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi”. Chodzi więc o zachwalanie produktów, usług czy towarów danego producenta lub sprzedawcy, skłonienie ludzi do ich nabywania.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, przez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów, bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego.

Innymi słowy reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, przez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych. Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Do reklamy można zatem zaliczyć te działania, które mają na celu przekazanie wiedzy o zaletach i wartości reklamowej firmy (reklama firmy), realizowane poprzez rozpowszechnianie jej logo.

Z kolei promocja oznacza działania zmierzające do zwiększenia popularności jakiegoś produktu (usługi) lub przedsięwzięcia. Pod pojęciem promocji kryje się więc ogół czynności związanych z oddziaływaniem na klientów i potencjalnych nabywców polegających na dostarczaniu informacji, argumentacji i obietnic. Promocja stanowi także formę zachęty, skłaniającą do nabywania oferowanych produktów i usług, jak również wytwarzającą przychylną opinię o firmie.

Konkludując, reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama (promocja) dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy przez stworzenie dobrego wizerunku firmy.

Mając na uwadze opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz analizując charakter przedmiotowych wydatków należy stwierdzić, iż co do zasady wszystkie racjonalne wydatki związane z działalnością gospodarczą podatnika ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, spełniają zarówno przesłankę „poniesienia w celu zachowania źródła przychodów”, jak i „poniesienia w celu osiągnięcia przychodów”.

Jak sami Państwo wskazują, przekazywanie ww. upominków dla współpracowników stanowi element budowania pozytywnych relacji już na wczesnym etapie współpracy. Tego rodzaju gesty sprawiają, że nowi współpracownicy czują się docenieni, co ma sprzyjać szybszemu integrowaniu się z zespołem i firmą jako całością. Celem tych działań jest również promocja Spółki poprzez pozytywnie wpłynięcie na postrzeganie Spółki przez współpracowników, co z kolei ma się przyczynić do pozytywnego prezentowania Spółki na zewnątrz. Przekazywanie ww. gadżetów nowym współpracownikom ma więc zapewnić motywującą atmosferę, która jest kluczowa dla osiągnięcia wysokiego poziomu satysfakcji i produktywności. Działania te mają również wpłynąć na utrzymanie zadowolenia współpracowników, które ma powodować, iż będą oni bardziej skłonni do długotrwałej współpracy, co z kolei przyczyni się do zachowania stabilnego zespołu, który jest kluczowym elementem dla prowadzenia działalności gospodarczej. Wysoki poziom zaangażowania i satysfakcji współpracowników może przełożyć się bezpośrednio na ich produktywność oraz jakość wykonywanej pracy. Motywujące gadżety, które mogą być używane na co dzień, przypominają współpracownikom o wsparciu i docenieniu przez kontrahenta, co z kolei buduje lojalność i zwiększa chęć pozostania w firmie na dłużej. Długoterminowa współpraca z doświadczonymi współpracownikami nie tylko obniża koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych osób, ale także przyczynia się do stabilności operacyjnej i strategicznej. W konsekwencji wydatki na gadżety finalnie mogą przełożyć się na zapewnienie wysokiej jakości usług świadczonych przez Spółkę, co z kolei może wpłynąć pozytywnie na ich reputację, konkurencyjność oraz w efekcie osiągane zyski.

Biorąc pod uwagę powyższe oraz profil prowadzonej przez Państwa działalności należy stwierdzić, iż Spółka będzie miała prawo do zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z nabyciem gadżetów, o których mowa we wniosku. Jak sami Państwo wskazują ww. wydatki związane są z prowadzoną przez Państwa działalnością i pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć wpływ na wielkość osiągniętych przez Państwa przychodów. W konsekwencji wskazane przez Państwa wydatki związane z nabyciem gadżetów, o których mowa we wniosku będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie będą wyłączone z tych kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Tym samym Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zaznaczyć należy, że niniejszą interpretację wydano w oparciu o opis sprawy przedstawiony we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego, stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Organ nie prowadzi postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyraża swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Państwa chroniła.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.