Interpretacja indywidualna po wyroku sądu

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 28 lipca 2023 r. – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9 kwietnia 2024 r., sygn. akt III SA/Wa 2752/23 (data wpływu prawomocnego wyroku 17 stycznia 2025 r.),

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2023 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 20 lutego 2025 r. nadanym za pośrednictwem platformy ePUAP tego samego dnia.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą m.in. w zakresie outsourcingu specjalistów IT, oprogramowania i szeroko pojętych usług informatycznych.

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlegającym w Polsce opodatkowaniu od całości uzyskiwanych dochodów.

Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: „Ustawa o rachunkowości”).

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje różnego rodzaju zakupów od dostawców polskich, jak i zagranicznych (dalej: „Wydatki”). Transakcje dokumentowane są przez kontrahentów Spółki za pomocą faktur, rachunków, paragonów, not obciążeniowych, not uznaniowych, biletów itp., które są dostarczane do Spółki (dalej: „Dokumenty”).

Dokumenty mogą być dostarczane do Spółki w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej. W przypadku Dokumentów dostarczanych do Spółki w formie papierowej, są one archiwizowane w tej formie oraz dodatkowo skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej (np. w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości elektronicznej postaci dokumentu). W niektórych przypadkach Wydatki ponoszone są bezpośrednio przez pracowników i współpracowników Spółki (dalej: „Korzystający”), którzy działając w imieniu Spółki, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe (dalej: „Wydatki służbowe”). W tym zakresie Korzystający mogą nabywać towary i usługi płacąc własnymi środkami (gotówka/karta), kartą służbową lub gotówką pobraną wcześniej od Spółki w formie zaliczki. W przypadku sfinansowania zakupów ze środków własnych Korzystającego, Wydatki służbowe są zwracane przez Spółkę przelewem na rachunek bankowy Korzystającego. Przykładowo, do wydatków ponoszonych przez Korzystających należeć mogą koszty związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe, paliwo do samochodu). Dokumenty dotyczące Wydatków służbowych są przekazywane przez Korzystających do Spółki w wersji papierowej oraz elektronicznej.

Obecnie, wszystkie Dokumenty związane z Wydatkami służbowymi (np. paragony, faktury, bilety) są przechowywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (jako skany dokumentów w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości skanu dokumentu).

Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania Dokumentów w formie papierowej, zarówno w odniesieniu do Wydatków jak i Wydatków służbowych. Takie działanie ma na celu:

-ograniczenie kosztów wynikających z zarządzania dokumentacją;

-zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania dokumentów;

-uproszczenie procesu rozliczania Wydatków, w szczególności poprzez usprawnienie procesu akceptacji Wydatków służbowych;

-ułatwienie upoważnionym osobom dostępu do określonych danych.

Każdy dokument w formie elektronicznej poddawany jest i będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków oraz przez księgowość Spółki. Tylko te dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. Format zapisu elektronicznej formy dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści. W przypadku Dokumentów odnoszących się do Wydatków służbowych, mogą być one przekazywane przez Korzystających do Spółki wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w formie skanów lub zdjęć Dokumentów (np. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Korzystających wydatków w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy, tj. oryginały papierowe mogą być niszczone przez Korzystających po przekazaniu Dokumentów w wersji elektronicznej do Wnioskodawcy. Wszystkie Dokumenty będą przechowywane na serwerach znajdujących się na terytorium Unii Europejskiej, co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na odpowiednie okresy rozliczeniowe.

Dodatkowo, Dokumenty elektroniczne będą mogły zostać w łatwy sposób przeniesione na elektroniczne nośniki danych. Wnioskodawca, w przypadku żądania np. organu podatkowego będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór, przetwarzanie (odczyt) danych w nich zawartych. Zarówno Wydatki służbowe, jak i Wydatki spełniają warunki uznania ich za koszty uzyskania przychodu na gruncie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „Ustawa o CIT”), tj. w szczególności wydatki ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie stanowią kosztów wskazanych w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 20 lutego 2025 r. wskazali Państwo, że

1.Wobec wszystkich dokumentów zarówno otrzymanych w formie fizycznej (papierowej) jak i elektronicznej w Spółce obowiązują określone procedury dotyczące ich księgowania, opłacenia jak i zatwierdzenia. W ramach elektronicznego obiegu faktur i innych dokumentów Spółka wykorzystuje program (...) (dalej: „Program”).

Faktury przelewowe

Co do zasady, Spółka od swoich kontrahentów otrzymuje faktury (oraz inne dokumenty, np. noty obciążeniowe, uznaniowe) w formie zdigitalizowanej na adres e-mail: (…). W wypadku otrzymania faktur (lub innych dokumentów, np. not obciążeniowych, uznaniowych) w formie papierowej, każda z nich wraz z załącznikami najpierw jest skanowana i przesyłana przez pracownika na ww. adres e-mail. Wszystkie dostarczone na e-mail faktury automatyczne są pobierane przez Program.

W wypadku każdego kontrahenta pracownicy Spółki początkowo wprowadzają działania umożliwiające Programowi odczytywanie dostarczanych mu faktur. Po pierwszym ręcznym zaznaczeniu poszczególnych pozycji Program w przyszłości jest w stanie samodzielnie rozpoznawać przesłane informacje i prawidłowo je zapisywać. W ramach tego procesu (tzw. OCR – ang. Optical Character Recognition) pobierane są niezbędne do księgowania dane m.in.: data wystawienia i numer faktury, nazwa i dane kontrahenta, kwoty i przedmiot zamówienia. W ramach tego etapu dokonywana jest analiza przez zespół finansowy, który weryfikuje poprawność danych i przesyła dokumenty do merytorycznej kontroli oraz akceptacji.

W jej ramach sprawdzana jest poprawność oraz biznesowe i ekonomiczne uzasadnienie poniesionego wydatku m.in. czy:

-usługa została faktycznie wykonana;

-otrzymano wszelkie wymienione na fakturze towary/czy cały zakres usług został wykonany;

-wystawiona faktura jest zgodna z zawartymi umowami;

-faktura została prawidłowo zaadresowana;

-faktura została wystawiona na prawidłową kwotę.

Osoba akceptująca może odrzucić dany wydatek. Na skutek braku akceptacji wydatek może nie zostać opłacony.

W Spółce zgodnie z zajmowanymi stanowiskami i zakresem sprawowanych obowiązków wyznaczono odpowiednie osoby do merytorycznej kontroli dokumentów dotyczących wydatków z podległych im/powiązanych działów. W zależności od ustaleń każda osoba ma określony limit (np. 10/20/75 tys. zł) do jakiej kwoty może zaakceptować wydatek. W zależności od rodzaju/wartości wydatku, proces ten może być jedno lub dwu stopniowy. Nie występują sytuacje, w ramach których osoba wprowadzająca wydatek do Programu samodzielnie go potem akceptuje.

Każdy pracownik/współpracownik posiada w ramach Programu swój unikalny numer ID, który umożliwia jego identyfikację. Każda istotna operacja wykonywana na dokumentach dotyczących wydatków jest zapisywana przez Program i możliwa do prześledzenia.

Status każdego dokumentu dotyczącego wydatku można na bieżąco weryfikować w Programie. Rozróżniane są trzy etapy:

-Open – czeka na przesłanie do akceptacji;

-Pending – w procesie akceptacji;

-Released – zaakceptowany i przekazany do płatności.

Wydatki służbowe

Osobom zatrudnionym przez Spółkę, które z własnych środków pokryły wydatek służbowy przysługuje zwrot zapłaconych środków na konto.

Aby otrzymać zwrot dana osoba musi zgłosić do Programu poniesiony wydatek. W tym celu:

1)  Skanuje/robi wyraźne zdjęcie potwierdzenia poniesionego wydatku, np. rachunku, paragonu, biletu, faktury;

2)  Wskazuje jakie dokładnie osoby uczestniczyły w poniesieniu danego wydatku (np. wpisuje dane wszystkich osób, które były na spotkaniu z kontrahentem);

3)  Wskazuje kategorie wydatków (system dla konkretnej osoby przewiduje ustalone wcześniej kategorie wydatków jakie może ponosić, np. opłata za paliwo, artykuły biurowe), na bazie której wskazywane jest odpowiednie konto księgowe;

4)  Przed akceptacją wydatku, osoba która go poniosła dostarcza do Spółki także dokument (np. rachunek, paragon, bilet, fakturę) w formie papierowej w celach jego archiwizacji;

5)  Do czasu zaakceptowania wydatku, osoba która go poniosła musi przechowywać dowód zapłaty i udostępnić go do weryfikacji w wypadku prośby zespołu finansowego.

Pierwszej weryfikacji prawidłowości wskazanych danych dokonuje dział finansowy, a następnie tak jak w przypadku faktur przelewowych dany wydatek trafia do akceptacji merytorycznej odpowiedniej osoby.

Każdorazowo zespół finansowy jak i osoba merytoryczna odpowiadająca za akceptację może odrzucić dany wydatek i przesłać go do poprawy/uznać, że środki nie powinny zostać zwrócone. Wyłącznie zatwierdzone i prawidłowo udokumentowane wydatki podlegają zwrotowi.

W przypadku wydatków ponoszonych przez pracowników i współpracowników Spółki, za które płatność nastąpiła gotówki pobranej wcześniej od Spółki w formie zaliczki, obieg dokumentów jest tożsamy z opisanym powyżej. Jedyną różnicą w tym zakresie jest brak konieczności dokonywania przez Spółkę zwrotu kwoty wydatku na rzecz pracownika lub współpracownika.

2.Weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów jest przeprowadzana na poziomie zespołu finansowego, który sprawdza ich prawidłowość pod względem formalnym oraz merytorycznego, który weryfikuje wydatki pod kątem biznesowym/gospodarczym/zgodności z zamówieniem, etc.

Każdorazowo zastosowanie znajduje zasada kolegialności, w ramach której akceptacja wydatku, co jest równoznaczne z jego kontrolą formalną, merytoryczną oraz weryfikacją autentyczności dokumentów, jest przeprowadzana przez osobę inną niż ta, która wprowadziła dany wydatek do Programu.

3.Zgodnie z przyjętym założeniem, dokumenty będą mogły zostać zniszczone dopiero po uzyskaniu w Programie status Released, tzn. zaakceptowanego i przekazanego do księgowania i płatności.

4.Spółka umożliwi na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp do faktur i innych wskazanych we wniosku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej:

a)poza terytorium kraju - dostęp on-line do tych faktur i dokumentów,

b)na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju - bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

5.W ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur i innych dokumentów, o których mowa we wniosku, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych dokumentów.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności będzie odbywać się w szczególności poprzez:

-wprowadzenie zasady kolegialności przy wprowadzaniu każdego dokumentu do Programu oraz jego weryfikacji (brak możliwości zatwierdzenia wydatku przez osobę, która ten wydatek wprowadziła do Programu);

-weryfikację każdego z dokumentów przez osoby o odpowiednich kompetencjach;

-nadanie zatrudnionym osobom unikalnego numeru ID, który umożliwia ich

identyfikację;

-przyjęcie do dalszych etapów rozliczeń wyłącznie zdjęć/skanów dokumentów

czytelnych, o dobrej jakości;

-możliwość odrzucenia wydatku wraz ze wskazaniem powodu danej decyzji;

-brak możliwości edycji skanów/zdjęć dokumentów umieszczonych w Programie.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Z tego wynika, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zatem uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Przy czym, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest również od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika,

-jest definitywny (rzeczywisty),

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie został wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.

Zaznaczyć należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany powyżej art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Odrębne przepisy, do których referuje art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, to przepisy Ustawy o rachunkowości oraz aktów wykonawczych do tej ustawy. Tym samym, Ustawa o CIT nie reguluje technicznych zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej, w tym wymagań stawianych dokumentom, potwierdzającym zaistnienie określonych zdarzeń gospodarczych, wpływających na określenie podstawy opodatkowania w podatku dochodowym.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. dowód księgowy. Dodatkowo, na mocy ust. 5 ww. regulacji, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1)uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2)możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4)dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jednocześnie, art. 21 zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. W świetle ww. regulacji dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dokument spełniający wskazane powyżej warunki stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu Ustawy o rachunkowości. W tym kontekście, w opinii Spółki, jeżeli dowód księgowy jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie również wystarczającym dokumentem dla celów rozpoznania kosztów uzyskania przychodów na gruncie Ustawy o CIT (przy założeniu spełnienia określonych warunków, wskazanych w Ustawie o CIT, w szczególności art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1).

Wnioskodawca wskazuje, iż Ustawa o rachunkowości nie zabrania dokumentowania określonych wydatków dowodami księgowymi, stanowiącymi cyfrowe odwzorowania dokumentów w wersji papierowej w przypadku, gdy dowody te zawierają wszystkie niezbędne elementy, wskazane w ustawie o rachunkowości, a dokument w wersji papierowej został zniszczony.

Co więcej, ustawa o CIT również nie zawiera w tym zakresie żadnych szczegółowych regulacji - poza wskazaniem, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT - może być wyłącznie wydatek, spełniający ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT.

Powyższe oznacza, zdaniem Wnioskodawcy, iż w przypadku wydatków, poniesionych przez Wnioskodawcę, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to wydatki będą udokumentowane za pomocą cyfrowego odwzorowania Dokumentów, których papierowa wersja zostanie zniszczona, w sposób zapewniający połączenie danego wydatku z zapisami w księgach rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie mógł uwzględnić takie wydatki w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy.

Wnioskodawca pragnie także zauważyć, że zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie natomiast z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyty w powołanym przepisie zwrot „w szczególności” implikuje, że katalog dowodów w postępowaniu podatkowym ma charakter otwarty. Tym samym, również na gruncie regulacji Ordynacji podatkowej, dowody w postaci dokumentów archiwizowanych w postaci elektronicznej, powinny stanowić podstawę udokumentowania (udowodnienia) poniesienia wydatku, który jest jednym z warunków zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

Podsumowując, rozważana rezygnacja z przechowywania Dokumentów w formie papierowej nie powinna skutkować utratą prawa do zaliczenia Wydatków oraz Wydatków służbowych do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ brak jest regulacji zakazujących takiego działania ani zobowiązujących do przechowywania dokumentów w formie papierowej.

Tym samym, Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Powyższą konkluzję potwierdza aktualna praktyka sądów administracyjnych oraz organów podatkowych, przykładowo:

-interpretacja indywidualna z 27 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.166.2019.9.DP): „Zatem w przypadku otrzymania faktury lub innego Dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast Ustawa o CIT nie zawiera przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem w świetle przepisów Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak (w wyniku utylizacji) oryginalnego Dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowanie wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. (...) stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe”,

-interpretacja indywidualna z 30 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD): „Wobec powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, powyższy sposób dokumentowania wydatków i archiwizacji, tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego. (...) stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe”,

-interpretacja indywidualna z 5 stycznia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF): „stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie ustalenia, czy w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”) wydatków - spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę (pytanie oznaczone we wniosku nr 1); - na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3) - jest prawidłowe”,

-interpretacja indywidualna z 14 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS): „Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów dotyczących zarówno wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i Wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.; dalej: „Ustawa o CIT”), umożliwia Wnioskodawcy zaliczenie dokumentowanych kosztów do kosztów uzyskania przychodów. (...) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych elektronicznie (za pomocą wersji PDF lub JPG) - jest prawidłowe”,

-interpretacja indywidualna z 1 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4010.349.2018.10.APA): „Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny/zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż przechowywanie jedynie w formie elektronicznej faktur zakupowych dokumentujących wartość poniesionych wydatków zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych nie powinno wpłynąć na możliwość zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodu - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, tj. w szczególności wydatki poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie będą stanowić kosztów wskazanych w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 powołanej ustawy. (...) stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 4 jest prawidłowe”.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca wnosi jak na wstępie.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Postanowieniem z 5 września 2023 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.1.AJ odmówiłem wszczęcia postępowania w związku z Państwa wnioskiem z 28 lipca 2023 r.

Wnieśli Państwo zażalenie na to postanowienie.

Postanowieniem z 27 października 2023 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.2.MM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej utrzymał w mocy skarżone postanowienie Organu I instancji.

Skarga na postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia

27 listopada 2023 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie Organu II instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Wnieśli Państwo m.in. o uchylenie w całości zaskarżonego Postanowienia oraz poprzedzającego go Postanowienia I instancji.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił zaskarżone postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 października 2023 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.2.MM – wyrokiem z 9 kwietnia 2024 r., sygn. akt III SA/Wa 2752/23.

Pismem z 23 maja 2024 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego, którą następnie wycofałem pismem z 8 listopada 2024 r.

Naczelny Sąd Administracyjny – postanowieniem z 22 listopada 2024 r., sygn. akt II FSK 951/24 umorzył postępowanie kasacyjne.

17 stycznia 2025 r. wpłynęło do Organu prawomocne orzeczenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9 kwietnia 2024 r., sygn. akt III SA/Wa 2752/23. Wyrok ten stał się prawomocny od 22 listopada 2024 r.

10 lutego 2025 r. wydałem postanowienie o uchyleniu postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB2-1.4010.302.2023.11.AG.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w ww. wyroku;

- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku odnośnie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej– jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Według art. 20 ust. 4 i 5 cyt. ustawy:

W świetle art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Art. 73 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że:

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ww. ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej dokonujecie Państwo różnego rodzaju zakupów od dostawców polskich, jak i zagranicznych. Transakcje dokumentowane są przez Państwa kontrahentów za pomocą faktur, rachunków, paragonów, not obciążeniowych, not uznaniowych, biletów itp., które są dostarczane do Państwa. Dokumenty mogą być dostarczane do Państwa w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej. W przypadku Dokumentów dostarczanych do Państwa w formie papierowej, są one archiwizowane w tej formie oraz dodatkowo skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej (np. w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości elektronicznej postaci dokumentu). W niektórych przypadkach Wydatki ponoszone są bezpośrednio przez Państwa pracowników i współpracowników , którzy działając w Państwa imieniu, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe. W przypadku sfinansowania zakupów ze środków własnych, Wydatki służbowe są przez Państwa zwracane. Przykładowo, do takich wydatków należeć mogą koszty związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe, paliwo do samochodu). Dokumenty dotyczące Wydatków służbowych są przekazywane do Państwa w wersji papierowej oraz elektronicznej. Obecnie, wszystkie Dokumenty związane z Wydatkami służbowymi (np. paragony, faktury, bilety) są przechowywane przez Państwa w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (jako skany dokumentów w formacie PDF lub innym formacie elektronicznym pozwalającym na zachowanie odpowiedniej jakości skanu dokumentu). Rozważają Państwo rezygnację z przechowywania Dokumentów w formie papierowej, zarówno w odniesieniu do Wydatków jak i Wydatków służbowych.

Przechodząc na grunt niniejszej sprawy, wskazać należy, że będziecie Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, jeśli ww. dowody księgowe będą spełniać wymagania przepisów podatkowych, co do przechowywania i dostępności tych dokumentów (art. 112a ust. 1-4 ustawy o VAT).

Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT), z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie Wydatków oraz Wydatków służbowych, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji przez Państwa z przechowywania dokumentów dotyczących Wydatków oraz Wydatków służbowych w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, iż w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane wyżej wymagania należy zgodzić się z Państwem, że będziecie Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu Wydatków oraz Wydatków służbowych, udokumentowanych Dokumentami (np. fakturami, rachunkami paragonami, biletami, notami obciążeniowymi, notami uznaniowymi itp.) otrzymanymi w formie papierowej, które następnie będą archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym przez Państwa.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.