Temat interpretacji
Koszty zakwaterowania pracowników tymczasowych a KUP
Spółka z o.o., działająca jako agencja pracy tymczasowej, zatrudnia cudzoziemców – głównie z Europy Wschodniej – i kieruje ich do pracy w różnych zakładach na terenie Polski. Pracownicy są kwaterowani zbiorowo w pobliżu miejsc pracy, na podstawie umów najmu zawieranych z wyprzedzeniem, często na okresy dłuższe niż faktyczne zatrudnienie. Część kosztów pokrywają pracownicy w formie ryczałtowych potrąceń, resztę dopłaca spółka. Firma nie prowadzi jednak ewidencji rzeczywistego korzystania z noclegów.
W związku z tym wystąpiła do KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Zapytała, czy może zaliczyć wydatki na zakwaterowanie pracowników tymczasowych do kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie przedstawiła stanowisko, zgodnie z którym takie wydatki są racjonalne, gospodarczo uzasadnione i bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością – bez zapewnienia noclegu wielu pracowników nie podjęłoby pracy, a tym samym spółka nie mogłaby realizować usług i generować przychodów.
Stanowisko KIS: bez ewidencji nie ma kosztu podatkowego
Dyrektor KIS uznał przedstawione stanowisko za nieprawidłowe i wyjaśnił, że brak ewidencji rzeczywistego korzystania z noclegów uniemożliwia uznanie wydatków za koszty uzyskania przychodu.
W ocenie organu, ponoszenie kosztów „na zapas”, bez możliwości wykazania, czy i w jakim zakresie konkretni pracownicy rzeczywiście skorzystali z lokali, uniemożliwia spełnienie kluczowych przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Warunkiem ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego jest m.in. jego racjonalność, celowość, związek z uzyskanym przychodem oraz rzetelne udokumentowanie – a te nie zostały spełnione.
KIS podkreśliła, że sam fakt nieujęcia danego wydatku w katalogu kosztów niestanowiących kosztu podatkowego (art. 16 ust. 1) nie oznacza jeszcze, że wydatek ten można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa na podatniku – a spółka nie była w stanie wykazać realnego związku przyczynowo-skutkowego między ponoszonymi kosztami zakwaterowania a osiąganiem przychodów.
Brak ewidencji, zawieranie umów najmu na zapas i niemożność zweryfikowania, czy wydatek przyczynił się do uzyskania przychodu, przesądziły o odmowie prawa do ujęcia kosztów zakwaterowania w rachunku podatkowym. Interpretacja jednoznacznie wskazuje, że aby tego typu wydatki były uznane za koszty podatkowe, muszą być transparentne, mierzalne i bezpośrednio związane z działalnością generującą przychód.