Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe - Interpretacja - null

ShutterStock
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe - Interpretacja - null

Temat interpretacji

Temat interpretacji

Temat interpretacji

Temat interpretacji

Temat interpretacji

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 grudnia 2024 r. za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy wpłynął Państwa wniosek z 19 listopada 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie ustalenia, czy wydatki poniesione na zakup usług transportu osobowego wykonane przez firmy taksówkowe i udokumentowane zbiorczo wraz z załączonymi zdjęciami (lub skanem) paragonów (bez nazwy i NIP Spółki), zestawieniem zleceń z systemu dyspozytorów oraz potwierdzeniami przelewów z systemu bankowości elektronicznej jest wystarczające do uznania ich za wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

X Sp. z o. o. (dalej jako „Spółka”) jest spółką prowadzącą działalność w zakresie transportu osobowego – zajmuje się przewozem pracowników podmiotów (…) do i z miejsca pracy, na podstawie zawartych kontraktów na ten przewóz. Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski i na podstawie art. 3 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Rokiem podatkowym Spółki jest rok kalendarzowy. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Usługę transportu osobowego Spółka wykonuje na terytorium całego kraju. W celu wykonania usługi Spółka zawiera umowy z firmami świadczącymi usługi transportu osobowego (podwykonawcami), które za wykonane usługi wystawiają faktury VAT i na tej podstawie otrzymują zapłatę. Ze względu na ograniczone zasoby transportowe (własne i podwykonawców) Spółka korzysta również z usług firm taksówkowych.

Wykonanie usługi przebiega następująco:

- dyspozytor Spółki przyjmuje zlecenie wykonania transportu (…),

- dyspozytor w systemie organizacji transportu weryfikuje dostępność kierowców (z zasobów własnych Spółki lub podwykonawców) na wskazanym w zleceniu obszarze kraju,

- po pozytywnej weryfikacji kierowców (własnych lub podwykonawców) przekazuje zlecenie do realizacji,

- w przypadku braku dostępnego kierowcy dyspozytor poszukuje kierowcy spośród lokalnych na danym obszarze firm taksówkowych, którym zleca wykonanie usługi.

W przypadku wykonania usług przez firmy taksówkowe Spółka zmuszona jest do dokonywania płatności poprzez blik – na telefon lub na przelew (na podstawie zdjęcia (lub skanu) paragonu. Kierowcy taksówek oczekują płatności natychmiastowych. Dokumentem potwierdzającym transakcję jest w tej sytuacji zlecenie w systemie dyspozytorów (od dodania zlecenia do momentu jego wykonania), przesłane zdjęcie (skan) paragonu, na którym brak jest danych Spółki (nazwa, NIP) oraz potwierdzenie przelewu z systemu bankowości elektronicznej. Zasadność poniesionych wydatków na podstawie zebranej dokumentacji potwierdza dodatkowo Kierownik dyspozytury przygotowując dokument wewnętrzny zbiorczy dot. okresowych (najczęściej tygodniowych) zestawień tych wydatków. Taki dokument zbiorczy, wraz z załącznikami, jest podstawą ujęcia kosztu usługi transportu taksówkami w księgach rachunkowych Spółki.

Pytanie

Czy wydatki poniesione na zakup usług transportu osobowego wykonane przez firmy taksówkowe i udokumentowane zbiorczo wraz z załączonymi zdjęciami (lub skanem) paragonów (bez nazwy i NIP Spółki), zestawieniem zleceń z systemu dyspozytorów oraz potwierdzeniami przelewów z systemu bankowości elektronicznej jest wystarczające do uznania ich za wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, wydatki ponoszone na zakup usługi transportu realizowanego przez firmy taksówkowe, udokumentowane na podstawie dokumentu wewnętrznego zbiorczego, zawierającego: zdjęcia (lub skan) paragonu bez danych nabywcy usługi (nazwa Spółki i NIP), zestawienie zleceń dyspozytorskich i potwierdzenia dokonania płatności w formie blik (z systemu bankowości elektronicznej) spełniają przesłanki do uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

Uzasadniając własne stanowisko wskazali Państwo, że w celu uznania wydatku za koszt podatkowy, zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatek ten powinien zostać poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, być faktycznie poniesiony i nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów (wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Ponadto wydatek taki powinien być właściwie udokumentowany. Ustawa nie określa wprost stopnia związku poniesionych kosztów z przychodami. Przesłankami do uznania, iż wskazany związek kosztów z przychodami istnieje, jest racjonalność wydatku i jego gospodarcze uzasadnienie. Przesłanki te zawierają w sobie również sytuację konieczności poniesienia danego wydatku. Jeśli wydatek jest konieczny do uzyskania przychodu to oznacza, że jest racjonalnie poniesiony.

Spółka na podstawie zawartych kontraktów na przewóz pracowników (…) zobligowana jest do wykonania usługi transportu (…) terminowo i z należytą starannością przez 24 godziny 7 dni w tygodniu. Niewykonanie usługi bądź jej wadliwe wykonanie skutkuje nałożeniem kar na Spółkę. Z tego powodu Spółka zobligowana jest, w przypadku braku wolnych zasobów transportowych – własnych i podwykonawców, korzystać z usług lokalnych przewoźników – firm taksówkowych. W świetle tego wydatki te ponoszone są w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki oraz uzasadniają związek kosztu z przychodem.

Jednocześnie organy podatkowe jak i sądy administracyjne podkreślają, że podatnik zobligowany jest do właściwego udokumentowania wydatku. Kwestię udokumentowania wydatków nie są wprost omówione w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Art. 9 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zawiera odniesienie do odrębnych przepisów, na mocy których podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne przepisy, o których mowa, zawarte są w Ustawie o rachunkowości w art. 20-22. Przepisy te ustalają warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W myśl tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych i zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.

Przywołane przepisy wskazują, że podstawowym dowodem księgowym na poniesione wydatki są faktury, jednak nie jedynym. Kwestię dowodów nabycia towarów lub usług podnosi również Ordynacja podatkowa w art. 180 i art. 181, które jako dowód w postępowaniu podatkowym dopuszczają wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy a nie jest sprzeczne z prawem, w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

W myśl przywołanych wyżej przepisów dowód wewnętrzny zbiorczy sporządzony na podstawie (i zawierający jako załączniki do niego) zdjęcia paragonów (lub skanu), zestawienie zleceń usług transportowych oraz potwierdzenia realizacji płatności na rzecz firm taksówkowych wraz z opisem zasadności operacji gospodarczej przez Kierownika dyspozytury uprawnia Spółkę do uznania poniesionych wydatków za koszty uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślenia wymaga, że ciężar udowodnienia faktu poniesienia kosztu oraz wykazania związku przyczynowo-skutkowego między jego poniesieniem a uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów spoczywa na podatniku, jako odnoszącym ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki związane z zakupem usług (w tym usług podwykonawców) niezbędnych do realizacji świadczonych przez Państwa usług są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Jak jednak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że

do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy,

podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1)zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie natomiast do art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości,

podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Z powyższych przepisów wynika, że zdarzenia gospodarcze powinny być wprowadzone do ksiąg na podstawie dowodów źródłowych. W przypadku zakupu usług dowodami takimi są dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze, służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione.

W myśl art. 20 ust. 4 ww. ustawy,

w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Z kolei jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

W myśl art. 24 ust. 1 ww. ustawy,

księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Z powyższych przepisów wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Jak z kolei stanowi art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7)(uchylony)

Zgodnie z art. 21 ust. 1a ww. ustawy,

można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1)w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2)w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższy przepis ustawy o rachunkowości ustala warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że prowadzą Państwo działalność w zakresie transportu osobowego (przewóz pracowników (…) do i z miejsca pracy, na podstawie zawartych kontraktów na ten przewóz). Są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. Usługę transportu osobowego wykonujecie Państwo na terytorium całego kraju. W celu wykonania usługi zawieracie Państwo umowy z firmami świadczącymi usługi transportu osobowego (podwykonawcami), które za wykonane usługi wystawiają faktury VAT i na tej podstawie otrzymują zapłatę. Ze względu na ograniczone zasoby transportowe (własne i podwykonawców) korzystają również Państwo z usług firm taksówkowych. Wykonanie usługi przebiega następująco:

- dyspozytor Spółki przyjmuje zlecenie wykonania transportu (…),

- dyspozytor w systemie organizacji transportu weryfikuje dostępność kierowców (z zasobów własnych Spółki lub podwykonawców) na wskazanym w zleceniu obszarze kraju,

- po pozytywnej weryfikacji kierowców (własnych lub podwykonawców) przekazuje zlecenie do realizacji,

- w przypadku braku dostępnego kierowcy dyspozytor poszukuje kierowcy spośród lokalnych na danym obszarze firm taksówkowych, którym zleca wykonanie usługi.

W przypadku wykonania usług przez firmy taksówkowe zmuszeni jesteście Państwo do dokonywania płatności poprzez blik – na telefon lub na przelew (na podstawie zdjęcia (lub skanu) paragonu. Kierowcy taksówek oczekują płatności natychmiastowych. Dokumentem potwierdzającym transakcję jest w tej sytuacji zlecenie w systemie dyspozytorów (od dodania zlecenia do momentu jego wykonania), przesłane zdjęcie (skan) paragonu, na którym brak jest danych Spółki (nazwa, NIP) oraz potwierdzenie przelewu z systemu bankowości elektronicznej. Zasadność poniesionych wydatków na podstawie zebranej dokumentacji potwierdza dodatkowo Kierownik dyspozytury przygotowując dokument wewnętrzny zbiorczy dot. okresowych (najczęściej tygodniowych) zestawień tych wydatków. Taki dokument zbiorczy, wraz z załącznikami, jest podstawą ujęcia kosztu usługi transportu taksówkami w Państwa księgach rachunkowych.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy przedstawiony we wniosku sposób dokumentowania ponoszonych przez Państwa wydatków na rzecz firm taksówkowych jest wystarczający do rozpoznania takich wydatków jako Państwa koszty podatkowe.

Państwa zdaniem, wydatki ponoszone na zakup usługi transportu realizowanego przez firmy taksówkowe, udokumentowane na podstawie dokumentu wewnętrznego zbiorczego, zawierającego: zdjęcia lub skan paragonu bez danych nabywcy usługi (nazwa spółki i NIP), zestawienie zleceń dyspozytorskich i potwierdzenia dokonania płatności w formie blik (z systemu bankowości elektronicznej) spełniają przesłanki do uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

Z powyższym stanowiskiem nie można się zgodzić.

Odnosząc się bowiem do Państwa wątpliwości wskazać należy, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W rozpatrywanym przypadku należałoby zatem oczekiwać od Państwa posiadania otrzymanych od firm taksówkowych, którym zlecili Państwo wykonanie usługi, dowodów źródłowych zewnętrznych zawierających wymienione w ustawie o rachunkowości elementy, na podstawie których mogliby Państwo sporządzić dowody zbiorcze.

Tymczasem, jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, nie posiadają Państwo takich dokumentów. Dysponują Państwo jedynie zdjęciami lub skanami paragonów, na których brak jest informacji o nabywcy, tj. danych Spółki w postaci nazwy i NIP, zestawieniami zleceń z systemu dyspozytorów oraz potwierdzeniami przelewów z systemu bankowości elektronicznej.

Podkreślić należy, że usługi taksówkowe podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (dalej: „VAT”). W przypadku świadczenia usług przez podatnika VAT czynnego na rzecz innego podatnika VAT istnieje obowiązek wystawiania faktur VAT na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”).

W myśl art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT,

faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z powyższego wynika zatem, że jeśli kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro transakcja może być udokumentowana paragonem fiskalnym (faktura uproszczona), zawierającym jednak obowiązkowo NIP nabywcy.

Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2024 r.),

podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 2 ww. ustawy,

na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 – jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Wskazane powyżej przepisy wskazują, że w przypadku świadczenia usług taksówkowych przez podatników zwolnionych z VAT podmiotowo (u których wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł lub w przypadku podatników rozpoczynających świadczenie usług – przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczyła, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej, tej kwoty) nie ma obowiązku wystawienia faktury, ale nabywca może wystąpić do świadczącego usługę o wystawienie faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Należy jednocześnie zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111),

jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Na podstawie powyższego przepisu nie można jednak wywodzić, wbrew Państwa opinii, że podatnik może wprowadzać do ksiąg zdarzenia gospodarcze na podstawie jakichkolwiek dokumentów. Gdyby tak było uregulowania zawarte w ustawach dotyczące dowodów byłyby zbędne.

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że udokumentowanie przez Państwa wydatków poniesionych na zakup usług taksówkowych dowodami zbiorczymi sporządzonymi w oparciu o zdjęcia lub skany paragonów (bez nazwy i NIP Spółki), zestawienia zleceń z systemu dyspozytorów oraz potwierdzenia przelewów z systemu bankowości elektronicznej nie można uznać za spełniające warunki wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

Tym samym wydatki ponoszone przez Państwa na zakup usług transportu realizowanego przez firmy taksówkowe, udokumentowane w opisany we wniosku sposób nie spełniają przesłanki do uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym Państwa stanowisko należy uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego …. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.