Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna po wyroku sądu
– stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 14 października 2022 r. (data wpływu 18 października 2022 r.) – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 lipca 2023 r. sygn. akt I SA/Łd 407/23 (data wpływu prawomocnego wyroku 23 grudnia 2024 r.) i
2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
18 października 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 października 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione).
Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 22 stycznia 2025 r. (data wpływu 27 stycznia 2025 r.).
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…). Prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT oraz otrzymuje i wystawia inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. noty uznaniowe i obciążeniowe, paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego, a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.) („Dokumenty księgowe”).
Obecnie faktury VAT otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej przechowywane są w takiej samej formie (papierowej) co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu otrzymanych w postaci papierowej Dokumentów księgowych (krajowych i zagranicznych) wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych).
Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej przychodzących do spółki w formie papierowej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych) będzie przedstawiać się następująco:
a.Skanowanie Dokumentów (każdy Dokument księgowy wpływający do Wnioskodawcy w formie papierowej będzie skanowany i zapisywany w formacie pdf, tif, jpg lub podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu).
b.Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie elektronicznego obiegu dokumentów.
c.Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie również przechowywany w elektronicznej bazie danych.
d.Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie papierowej nie będą dłużej przechowywane, będą niszczone.
e.Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.
Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych dotyczących podróży służbowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych materiałów i usług itp., w tym poniesione przez pracownika i które mają być zwrócone przez Wnioskodawcę), będzie wyglądać w sposób następujący:
a.Pracownicy odbywający podróże służbowe celem zaoszczędzenia czasu i przyspieszenia rozliczenia wydatków, w dedykowanej aplikacji do obsługi podróży służbowych, dołączają zeskanowane w formacie pdf, tif, jpg lub podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu, dowody poniesienia wydatków (tj. faktury, rachunki itp.) oraz potwierdzają ich zasadność.
b.Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następować będzie weryfikacja formalna, rachunkowa dokumentu oraz księgowanie do systemu finansowo-księgowego Wnioskodawcy. W systemie finansowo-księgowym kompletne rozliczenie danej podróży służbowej w formacie pdf zarchiwizowane zostanie w postaci załącznika do zapisów księgowych.
c.Pracownicy nie przekazują papierowego, wcześniej zeskanowanego lub sfotografowanego dokumentu do działu księgowości a ujęcie w księgach następuje na podstawie elektronicznych dokumentów zamieszczonych w archiwum aplikacji.
Umieszczone na serwerze dokumenty księgowe wraz z załącznikami (tj. dokumentami, w tym fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku oraz protokołami weryfikacji merytorycznej lub rozliczeniem/zestawieniem wydatków) będą przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i podatku dochodowego od osób prawnych.
Dodatkowo w uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 22 stycznia 2025 r. wskazali Państwo, że:
1.Zapewnicie funkcjonowanie kontroli biznesowych, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu faktur oraz innych dokumentów, o których mowa we wniosku od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:
- W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej każdy dokument po zeskanowaniu podlega kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i rachunkowej w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. W procesie elektronicznego obiegu dokumentów każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji. Każdy dokument oprócz akceptacji merytorycznej i formalnorachunkowej podlega również akceptacji do zapłaty poprzez upoważnione do tego osoby. Akceptacja taka odbywa się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Powyższe działanie pozwala ująć wydatek w systemie finansowo-księgowym spółki.
- W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych dotyczących podróży służbowych - akceptacja odbywa się zgodnie z przyjętymi przez Spółkę procedurami w zakresie procesu podróży służbowych. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Mają Państwo możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy (autentyczność). Akceptacja merytoryczna dokonywana jest przez pracownika, który poniósł wydatek służbowy. Po jej wykonaniu następuje akceptacja formalno-rachunkowa. W tym procesie również każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji.
2.W przypadku faktur otrzymywanych przez Państwa spółkę w formie papierowej niszczenie dokumentu będzie się odbywać po sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści i czytelności oraz po ich zaewidencjonowaniu, tj. po zaksięgowaniu faktury do systemu finansowo-księgowego Spółki. W przypadku systemu dotyczącego podróży służbowych - niszczenie odbywa się po zastosowaniu kontroli biznesowej - pracownik weryfikuje poprawności poniesionego wydatku i dokona zniszczenia papierowej wersji dokumentów.
3.Na pytanie, czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych wskazanych we wniosku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej,
- poza terytorium kraju, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów,
- na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,
odpowiedzieli Państwo, twierdząco oraz wskazali, że serwery znajdują się fizycznie na terytorium Polski.
4.Na pytanie, czy w ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur i innych dokumentów, o których mowa we wniosku, zapewnicie Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych dokumentów, udzielili Państwo odpowiedzi twierdzącej.
5.Dysponujecie Państwo systemem informatycznym umożliwiającym przechowywanie, archiwizowanie oraz łatwe wyszukiwanie (w tym także w podziale na okresy rozliczeniowe) skanów faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie elektronicznej, zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze. System ten pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w tym na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej. System jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur.
Pytanie
Czy Dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione)? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)
Państwa stanowisko w sprawie
Państwa zdaniem, przepisy prawa podatkowego nie regulują wymogów formalnych (technicznych) odnośnie do prawidłowego udokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu podatku dochodowego od osób prawnych, w szczególności nie regulują sposobu, w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa. Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, każda zgodna z prawem forma przechowywania takiej dokumentacji powinna być możliwa. Dotyczy to zwłaszcza przypadku, gdy sposób archiwizacji dokumentów księgowych przeprowadzony będzie w sposób dokładny, według określonych procedur archiwizowania, przechowywania i księgowania, uniemożliwiający wprowadzenie zmian w treści oraz strukturze dokumentów księgowych. Zgodnie z ustawą o CIT, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu takich wydatków, które mają związek z osiąganiem przychodów przez tego podatnika, nie precyzując jednak, w jaki sposób koszty te powinny być dokumentowane od strony technicznej. Wobec tego wdrożenie opisanych procedur polegających na archiwizowaniu i przechowywaniu dokumentów księgowych, opisanych szczegółowo wyżej i przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanych z dokumentów papierowych) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych przez Wnioskodawcę. Zatem Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki dokumentowane dokumentami księgowymi w formie elektronicznej (zeskanowanymi z dokumentów papierowych) do kosztów uzyskania przychodów w takim samym zakresie, w jakim Wnioskodawcy przysługiwałoby to prawo na podstawie dokumentów księgowych przechowywanych w formie papierowej, przy spełnieniu pozostałych warunków uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych. Należyte udokumentowanie operacji gospodarczej, która powoduje poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodów, jest warunkiem uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodów (por. wyrok NSA z 27 kwietnia 2016 r., II FSK 2818/14). Dlatego też sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania wydatków ma zasadnicze znaczenie dla rachunku podatkowego, rozumianego jako określenie podstawy opodatkowania, warunkuje bowiem możliwość pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania. Skoro z art. 9 ustawy o CIT wynika, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości podatku (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy, ocena prawidłowości stosowania tych odrębnych przepisów - przede wszystkim ustawy o rachunkowości - ma znaczenie dla prawnopodatkowej kwalifikacji zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa podatkowa wiąże powinność przymusowego świadczenia pieniężnego; regulacje zawarte w tych przepisach podlegają zatem wykładni w toku postępowania interpretacyjnego, o tyle, o ile wpływają na interpretację przepisów prawa podatkowego.
Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy potwierdza szereg interpretacji indywidualnych wydanych przez organy podatkowe, np.:
- z 23 października 2017 roku nr 0113-KDIPT1-2.4012.523.2017.2.WL;
- z 11 maja 2017 roku nr 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS;
- z 28 września 2017 roku nr 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ;
- z 23 października 2017 roku nr 0113-KDIPT1-2.4012.524.2017.2.KT;
- z 20 grudnia 2016 roku nr 3063-ILPP1-3.4512.150.2016.1.JNa;
- z 31 sierpnia 2017 roku nr 0115-KDIT1-1.4012.426.2017.1;
- z 7 listopada 2017 roku nr 0111-KDIB2-1.4010.208.2017.2.MJ.
Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
Postanowieniem z 2 stycznia 2023 r. znak 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.2.MKO w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odmówiłem wszczęcia postępowania w związku z Państwa wnioskiem.
Wnieśli Państwo zażalenie na to postanowienie.
Postanowieniem z 17 marca 2023 r. znak 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.3.DD w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej utrzymał w mocy skarżone postanowienie I instancji.
Skarga na postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia
24 kwietnia 2023 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie II instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi.
Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia.
Postępowanie przed sądami administracyjnymi
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 stycznia 2023 r., znak 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.2.MKO – wyrokiem z 27 lipca 2023 r., sygn. akt I SA/Łd 407/23.
Pismem z 14 września 2023 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego, którą następnie wycofałem pismem z 8 listopada 2024 r.
Naczelny Sąd Administracyjny – postanowieniem z 22 listopada 2024 r. sygn. akt. II FSK 2021/23 umorzył postępowanie kasacyjne.
23 grudnia 2024 r. wpłynęło do Organu prawomocne orzeczenie WSA z 27 lipca 2023 r. sygn. akt I SA/Łd 407/23. Wyrok ten stał się prawomocny od 22 listopada 2024 r.
Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.
Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 2), które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w ww. wyroku;
- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 2) – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie ustalenia, czy dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione) – jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
Państwa wątpliwości budzi m.in. kwestia ustalenia, czy dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione).
Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.
W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Według art. 20 ust. 4 i 5 cyt. ustawy:
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
W świetle art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
Art. 73 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że:
Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, a w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą otrzymujecie i wystawiacie faktury VAT oraz otrzymujecie i wystawiacie inne dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym m.in. noty uznaniowe i obciążeniowe, paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku dochodowego, a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.). Obecnie faktury VAT otrzymywane przez Państwa w formie papierowej przechowywane są w takiej samej formie (papierowej) co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów, zamierzacie Państwo wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu otrzymanych w postaci papierowej Dokumentów księgowych (krajowych i zagranicznych) wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych).
Przechodząc na grunt niniejszej sprawy, dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych, wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych, będą mogły w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować Państwa wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów, jeśli ww. dowody księgowe będą spełniać wymagania przepisów podatkowych, co do przechowywania i dostępności tych dokumentów (art. 112a ust. 1-4 ustawy o VAT).
Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów księgowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.
Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Mając na względzie, iż w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane wyżej wymagania należy zgodzić się z Państwem, że będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w przypadku gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym przez Państwa we wniosku.
Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2 jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena Państwa stanowiska jedynie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2). W pozostałym zakresie wniosku, wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.
Dodatkowo należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku.
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanego przez Państwa wyroku należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi elementem czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.