Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 grudnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na Gadżety poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 21 stycznia 2025 r. (wpływ 24 stycznia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka działająca pod firmą: X Sp. z o. o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT będącym polskim rezydentem podatkowym, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

W ramach swojej działalności, Grupa Kapitałowa, której częścią jest Wnioskodawca (dalej: „Grupa Kapitałowa”), wypracowała szereg rozwiązań w postaci algorytmów i programów służących do rozwoju strategii marketingowych w Internecie (dalej: „Technologia X”). Grupa Kapitałowa prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (…). Ponadto w skład Grupy Kapitałowej wchodzą spółki, skupiające się na (…).

Wnioskodawca świadczy usługi o charakterze usług wspólnych dla podmiotów z Grupy Kapitałowej, które prowadzą działalność operacyjną polegającą na (…).

W ramach wykonywanej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju gadżety z logo Spółki/Grupy Kapitałowej (dalej: „Gadżety”). Gadżety te są następnie nieodpłatnie przekazywane przez Wnioskodawcę obecnym oraz potencjalnym klientom Spółki przy różnych okazjach takich jak np. wydarzenia branżowe, szkolenia, konferencje, spotkania biznesowe, czy też w specjalnych momentach jak np. podziękowanie za współpracę pod koniec roku, z okazji świąt, etc.

Celem powyższych działań jest zachęcenie jak największej liczby klientów do zapoznania się z ofertą Spółki i rozważenie współpracy z Grupą Kapitałową, co jest kluczowym elementem strategii biznesowej. Pozwala to również na budowanie pozytywnego wizerunku Grupy Kapitałowej. Tego typu aktywność ma także na celu zwiększenie rozpoznawalności marki Spółki, promocję jej wizerunku, stworzenie pozytywnych skojarzeń z jej nazwą oraz dbałość o rozpoznawalność marki produktu poprzez utrwalone logo, pod którym sprzedawane są usługi świadczone przez Grupę Kapitałową, do której należy Wnioskodawca. Kiedy potencjalni klienci otrzymują upominki z logo Spółki, mogą czuć się bardziej zachęceni do rozważenia oferty współpracy. W konsekwencji, ponosząc wydatki na Gadżety Grupa Kapitałowa rozpowszechnia swój wizerunek, co z kolei przyczyni się do wzrostu jakości świadczonych usług, umocnienia jej pozycji na rynku oraz finalnie ma doprowadzić do zwiększenia przychodów Grupy Kapitałowej oraz Spółki.

Obecnie Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup gadżetów z logo Grupy Kapitałowej, m.in. takich jak: notesy, kubki, smycze, długopisy i torby materiałowe oraz drobne przekąski, np. cukierki (dalej łącznie: „Wydatki na Gadżety”). Wartość jednostkowa kupowanych do tej pory Gadżetów zasadniczo nie przekraczała 30 złotych, ale Wnioskodawca nie wyklucza sytuacji, w której ta wartość może być wyższa. Zgodnie z zasadami przyjętymi w Grupie Kapitałowej wartość jednostkowa upominku nie może przekroczyć równowartości 30 euro.

Wnioskodawca wskazuje również, że Wydatki na Gadżety mają związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT gdyż są ściśle związane z usługami świadczonymi przez Spółkę.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Koszty zakupu gadżetów, o których mowa we Wniosku, Spółka pokrywać będzie z własnych środków obrotowych, nie będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie oraz nie zostaną one odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Spółka posiada i będzie posiadać (pozyskiwać od sprzedawców Gadżetów) faktury wystawione na rzecz Spółki, które dokumentują/będą dokumentować wydatki poniesione na Gadżety.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Spółka świadczy i będzie świadczyć wyłącznie czynności opodatkowane podatkiem VAT, które nie będą korzystać ze zwolnienia z tego podatku.

Zdarzają/mogą zdarzyć się sytuacje, że Spółka świadczy usługi opodatkowane poza terytorium kraju.

Wykonywane przez Spółkę usługi, które są/będą opodatkowane poza terytorium kraju, w sytuacji, gdyby były wykonywane na terytorium Polski, to byłyby opodatkowane VAT na terytorium Polski.

Spółka jest i będzie w posiadaniu dokumentów, które jednoznacznie wskazują na taki związek.

Są to w szczególności:

1.faktury za zakup Gadżetów,

2.umowy dotyczące czynności wykonywanych poza terytorium Polski oraz

3.faktury sprzedażowe wystawiane przez Spółkę z tytułu świadczenia tego typu usług − jak również inne stosowne dokumenty, które mogą potwierdzać ten związek, a nie są wymienione powyżej.

Jak zostało wskazane we Wniosku, Gadżety będą przekazywane obecnym oraz potencjalnym klientom − poprzez „klientów” Spółka rozumie, również klientów innych spółek z Grupy Kapitałowej, na rzecz, których to spółek Wnioskodawca świadczy usługi. Przekazanie Gadżetów ma na celu budowanie relacji biznesowych z obecnymi i potencjalnymi klientami Spółki/Grupy Kapitałowej. Wkład osób, które dzięki utrzymaniu/zbudowaniu relacji biznesowych, rozpoczną bądź będą kontynuować współpracę ze Spółką lub Grupą Kapitałową, co do zasady ma wpływ na rozwój Spółki/całej Grupy. Skutkiem pozyskania zwiększonej liczby klientów jest zwiększona ilości kampanii, a zatem zwiększenie sprzedaży Usług świadczonych przez Wnioskodawcę na rzecz podmiotów z Polski (transakcje opodatkowane), jak i spółek zagranicznych (transakcje, spełniające warunki z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT).

Jednocześnie wskazali Państwo, że w zakresie dokumentów, z których wynikać ma związek poniesionych wydatków na Gadżety z usługami wykonywanymi poza terytorium kraju, Dyrektor KIS przyjmuje, że „Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te czynności” (tak np. w interpretacji indywidualnej z 5 września 2023 r. znak 0114-KDIP1-2.4012.288.2023.2.RM oraz z 6 września 2023 r. znak 0111-KDIB3-3.4012.244.2023.2.AW).

Taka interpretacja potwierdza więc, że Spółka posiada dokumenty, z których wynika związek poniesionych Wydatków na Gadżety z usługami świadczonymi przez Spółkę na rzecz podatników z innego kraju, w szczególności z usługami wsparcia świadczonymi na rzecz podmiotów powiązanych mających siedzibę w Polsce, bądź poza nią.

Pytania:

1.Czy Wydatki na Gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

2.Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego w związku z poniesionymi Wydatkami na Gadżety zgodnie z art. 86 ust. 1 i ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT?

Niniejsza interpretacja stanowi rozstrzygnięcie w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych w odniesieniu do pytania nr 1. Wniosek w przedmiocie podatku od towarów i usług (pytanie nr 2) zostanie rozstrzygnięty odrębnie.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy wydatki na Gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Jednocześnie zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych, kosztem uzyskania przychodów będzie koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Biorąc powyższe pod uwagę, w opinii Wnioskodawcy, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Przenosząc powyższe wytyczne na grunt opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego należy wskazać, że:

Ad 1) Poniesienie kosztu przez podatnika

Koszt Wydatków na Gadżety ponoszony będzie z zasobów majątkowych Wnioskodawcy Warunek poniesienia przez Spółkę uznać należy zatem za spełniony.

Ad 2) Definitywny charakter kosztu

Poniesione Wydatki na Gadżety będą miały charakter definitywny, tzn. nie są zwracane w jakikolwiek sposób.

Ad 3) Związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą

Związek kosztu z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oznacza, że poniesiony przez podatnika koszt musi wykazywać choćby pośredni związek z prowadzoną przez mego działalnością gospodarczą, która jest jego źródłem przychodu.

Zdaniem Wnioskodawcy, Wydatki na Gadżety wykazują ścisły związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą. Wynika to z faktu, iż Wnioskodawca ponosząc te wydatki kreuje pozytywny wizerunek Spółki, co przekłada się na relacje z potencjalnymi klientami. Klienci, którzy otrzymują upominki od Wnioskodawcy zostaną w ten sposób zachęceni do zapoznania się z ofertą Spółki i będą bardziej skłonni do nawiązania z nią współpracy Ponadto, nieodpłatne przekazanie Gadżetów potencjalnym klientom przyczyni się do zwiększania rozpoznawalności marki. W konsekwencji ma się to rozwoju działalności Spółki, a w konsekwencji do wzrostu przychodów Spółki. Natomiast, przekazanie Gadżetów obecnym klientom może wzmocnić u nich zadowolenie z powodu współpracy oraz skutkować zakupem kolejnych usług w przyszłości, bądź przedłużeniem dotychczasowej współpracy.

Zatem, zdaniem Wnioskodawcy, pomiędzy Wydatkami na Gadżety a działalnością gospodarczą Spółki istnieje niezaprzeczalny związek.

Tym samym omawiany warunek uznać należy za spełniony.

Ad 4) Warunek celu: uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów

Warunek celowości poniesienia kosztu oznacza, że koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów Celowość poniesienia kosztu należy oceniać mając na uwadze jego racjonalność oraz gospodarcze uzasadnienie oraz istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskiwaniem przychodów bądź zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów.

Przesłankę celowości wielokrotnie wyjaśniały też organy podatkowe np. DKIS w interpretacji indywidualnej z 11 grudnia 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.297.2023.3.BS stwierdził, że: „Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł − obiektywnie oceniając − oczekiwać takiego efektu”.

W odniesieniu do Wydatków na Gadżety Wnioskodawca wskazuje, iż pomiędzy tymi wydatkami a przychodem Spółki istnieje wyraźny związek przyczynowo-skutkowy. Zwiększając swoją rozpoznawalność Spółka będzie mogła obsłużyć większą liczbę klientów, co może prowadzić do wzrostu jej przychodów i umocnienia pozycji na rynku. Przekazywanie Gadżetów klientom jest częścią szerszej strategii marketingowej, która ma doprowadzić do rozpowszechnienia wiedzy o marce, co ma przyczynić się do pozyskania nowych klientów przez Grupę Kapitałową oraz zwiększenia przychodów Spółki. Ostatecznie więc Wydatki na Gadżety mają się przyczynić do tego, aby Spółka, jak również Grupa Kapitałowa do której należy Wnioskodawca nie tylko zwiększyła swoje możliwości operacyjne, ale także mogła lepiej dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań klientów, co z kolei ma wpłynąć pozytywnie na reputację Spółki i Grupy, ich konkurencyjność na rynku i osiągane przez nie zyski.

Zatem w opinii Wnioskodawcy, w przypadku Wydatków na Gadżety istnieje niezaprzeczalny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym przez Spółkę kosztem a przyszłymi racjonalnie oczekiwanymi przychodami osiąganymi w związku z działalnością gospodarczą Spółki.

Ad 5) Dokumentowanie wydatków

Spółka jest w posiadaniu wszelkich dokumentów dotyczących Wydatków na Gadżety, takich jak faktury zakupowe, czy potwierdzenia bankowych przelewów obejmujących kwoty tych wydatków. Wszystkie Wydatki na Gadżety będą zatem odpowiednio dokumentowane, a więc analizowany warunek zostanie również spełniony.

Ad 6) Brak wyłączenia z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT

W opinii Spółki, Wydatki na Gadżety nie są kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie są to koszty reprezentacji wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mając na uwadze, iż ustaw o CIT nie zawiera definicji legalnej „kosztów reprezentacji”, zdaniem Wnioskodawcy należy odnieść się do wykształconej linii interpretacyjnej organów podatkowych w tym zakresie. Zgodnie z podejściem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”) celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Zatem, wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Natomiast, reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Reklama może być realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy.

Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny, czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana okoliczności wręczania prezentów, itp. i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

Powyższe potwierdzają, również znane Wnioskodawcy interpretacje indywidualne DKIS oraz wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego, które zostały dotychczas wydane w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne prezenty z logo przekazywane przez podatników szerokiemu kręgowi odbiorców. Tak np. w:

• interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 17 września 2021 r. sygn. 0111-KDIB1-3.4010.266.2021.3.PC. w której DKIS wskazał, że: „W przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. długopisy, kubki, notesy, kalendarze, koszulki itp.) należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego − ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych upominków jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy, to wydatki poniesione na ich zakup nie spełnią kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia "reprezentacji". W konsekwencji nie mogą podlegać wyłączeniu określonemu w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.”;
• interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 10 września 2018 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.282.2018.1.MG, w której DKIS potwierdził, że: „Wydatki na gadżety z logo podatnika o niskiej jednostkowej wartości, które są przekazywane potencjalnym klientom podatnika w celu zwiększenia poziomu sprzedaży usług przez niego oferowanych, stanowią koszt uzyskania przychodu oraz nie stanowią kosztów reprezentacji wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT”;
• wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 listopada 2016 r. sygn. II FSK 2293/16, w którym sąd uznał, że: „Drobne prezenty wręczane kontrahentom lub potencjalnym kontrahentom, o ile opatrzone są logo firmy, winny być traktowane jako przedmioty reklamowe, a wydatki na ich nabycie winny być uważane za wydatki na reklamę, a nie za wydatki na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p., wyłączone z kosztów uzyskania przychodów”.

W świetle powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, Wydatki na Gadżety nie mogą być zaliczone do kategorii kosztów reprezentacji wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, gdyż:

• nie mają one służyć reprezentacji Wnioskodawcy, a reklamie Wnioskodawcy.
• ich wyłącznym lub dominującym celem nie jest wykreowanie dobrego obrazu Spółki wobec przyszłych i obecnych klientów, a motywowanie do przyszłej/ dalszej współpracy ze Spółką,
• ich celem nie jest uwypuklenie zasobności i profesjonalizmu Spółki, a zachęcenie klientów do dalszego korzystania z usług, co jest działaniem w celu zwiększenia/utrzymania popytu na usługi Wnioskodawcy,
• wydatki na Gadżety mają również pośrednio na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów oraz kontrahentów spółek z Grupy Kapitałowej do współpracy z tymi spółkami,
• jednocześnie, Wydatki na Gadżety nie spełniają kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia „reprezentacja”, gdyż jednostkowa wartość nabywanych przez Spółkę gadżetów jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy.

Wydatki na Gadżety z logo nabywane przez Wnioskodawcę powinny być traktowane jako wydatki na przedmioty reklamowe, a co za tym idzie nie mogą one stanowić wydatków na reprezentację wskazanych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy Wydatki na Gadżety nie są kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie stanowią one kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Wnioskodawcy, w opisanym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, na gruncie przepisów ustawy o CIT, Wydatki na Gadżety poniesione przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami ze źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów lub wydatków, których wysokość zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych została ustawowo ograniczona.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W rozpatrywanej sprawie Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy wydatki Spółki z tytułu zakupu Gadżetów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do powyższego wskazać należy, że do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się między innymi koszty reklamy. Wydatki poniesione na reklamę, jako niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

W tym miejscu wskazać należy stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Z uwagi na powyższe, każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny, czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana, okoliczności wręczania prezentów, itp. I powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

W przypadku upominków o niewielkiej wartości (np. notesy, kubki, smycze, długopisy, torby materiałowe), należy stwierdzić, że co do zasady, drobne gadżety nie mają charakteru reprezentacyjnego – ich obecność jest dziś bowiem tak powszechna, że nie przyczynia się do budowy wizerunku firmy i to ich brak może uchodzić za odstępstwo od zwyczajowego postępowania. Podobnie należy traktować poczęstunek w postaci drobnych przekąsek (np. cukierków).

Innymi słowy, o ile wartość jednostkowa przedmiotowych upominków jest niska oraz ich rozdysponowanie ma charakter masowy, to wydatki poniesione na ich zakup nie spełnią kryterium okazałości czy wystawności, tj. elementów wyznaczających granice pojęcia „reprezentacji”. W konsekwencji ww. wydatki na Gadżety nie mogą podlegać wyłączeniu określonemu w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W przedmiotowej sprawie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo różnego rodzaju gadżety z logo Spółki/Grupy Kapitałowej. Gadżety te są następnie nieodpłatnie przekazywane przez Państwa obecnym oraz potencjalnym klientom Spółki przy różnych okazjach takich jak, np. wydarzenia branżowe, szkolenia, konferencje, spotkania biznesowe, czy też w specjalnych momentach, jak np. podziękowanie za współpracę pod koniec roku, z okazji świąt, etc. Wartość jednostkowa kupowanych do tej pory Gadżetów zasadniczo nie przekraczała 30 złotych, ale Wnioskodawca nie wyklucza sytuacji, w której ta wartość może być wyższa. Zgodnie z zasadami przyjętymi w Grupie Kapitałowej wartość jednostkowa upominku nie może przekroczyć równowartości 30 euro.

Przekazywanie Gadżetów stanowi narzędzie marketingowe do rozpowszechniania logo firmy, wpływa na promowanie i budowanie marki, a także utrzymanie bądź zintensyfikowanie relacji z klientami lub potencjalnymi klientami Spółki.

Jak wynika z opisanej sprawy, przekazanie Gadżetów ma na celu budowanie relacji biznesowych z obecnymi i potencjalnymi klientami Spółki/Grupy Kapitałowej. Wkład osób, które dzięki utrzymaniu/zbudowaniu relacji biznesowych, rozpoczną bądź będą kontynuować współpracę ze Spółką lub Grupą Kapitałową, co do zasady ma wpływ na rozwój Spółki/całej Grupy. Skutkiem pozyskania zwiększonej liczby klientów jest zwiększona ilości kampanii, a zatem zwiększenie sprzedaży Usług świadczonych przez Wnioskodawcę na rzecz podmiotów z Polski, jak i spółek zagranicznych.

Odnosząc powyższe rozważania oraz uregulowania prawne do przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że wydatki na Gadżety poniesione przez Państwa w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jako spełniające kryteria wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie tego przepisu.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na Gadżety poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.