Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 22 stycznia 2025 r. (wpływ 23 stycznia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

R. sp. z o.o. (dalej jako „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest polską spółką prawa handlowego oraz polskim rezydentem podatkowym posiadającym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek podatkowy.

Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest (…).

Spółka nie powstała w wyniku przekształcenia, natomiast została założona przez osobę fizyczną (wraz z małżonką) prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, będącą obecnie w zawieszeniu o takim samym profilu działalności. W związku z tym Wnioskodawcę można nazwać „duchowym spadkobiercą” przedsiębiorstwa prowadzonego przedtem w innej formie organizacyjno-prawnej. Tym samym, Spółka w naturalny sposób przejęła dotychczasowy dorobek ww. jednoosobowej działalności gospodarczej, przez który należy rozumieć budowaną na przestrzeni lat bazę zaufanych klientów, podwykonawców i współpracowników oraz renomę na rynku (…).

Prezes Zarządu Spółki prowadzący pierwotne przedsiębiorstwo podkreśla, że jego głównym atutem są zbudowane na przestrzeli lat relacje osobiste oraz zdolności komunikacyjne. Prezes Zarządu pełni rolę wspólnika w Spółce. Prezes Zarządu nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w Spółce. Pełni funkcję i otrzymuje wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu wypłacane raz w miesiącu na podstawie aktu powołania (uchwała). W związku z planowanym rozwojem działalności Wnioskodawcy, Prezes Zarządu pełniący swoją funkcję w ramach powołania, jako podmiot reprezentujący i prowadzący sprawy Spółki, zdecydował się na zagraniczną delegację – do Austrii, (…). Opuszczenie polskiego sektora związane jest z chęcią pozyskania dla Spółki nowych kontaktów biznesowych – zarówno klientów, jak i podwykonawców. Mając doświadczenie w branży oraz znając swoje mocne strony, dzięki którym zawdzięcza sukces, Prezes Zarządu uznał za najrozsądniejsze, aby osobiście zająć się rozwojem działalności. Wnioskodawca nie posiada na terenie Austrii żadnej filii, zakładu bądź nawet innych osób, którym można powierzyć działanie w ramach ekspansji. Świadomy konieczności bieżącego doglądania podwykonawców oraz podtrzymywania dobrych relacji z kontrahentami, czego nie da się realizować zdalnie, zdecydował się na długotrwały pobyt w Austrii, co jednak związane jest z pewnymi wydatkami, których lwią część stanowi zakwaterowanie. Z przyczyn pragmatycznych, za najbardziej racjonalne uznano długoterminowe wynajęcie mieszkania, które w dłuższej perspektywie przekłada się na znacznie mniejsze nakłady finansowe względem korzystania z usług hotelarskich, które mimowolnie wiążą się również z dodatkowymi nakładami czasowymi i pieniężnymi na dojazdy. Szacuje się, że cały proces zagranicznej ekspansji może zająć nawet kilka lat. Podstawą comiesięcznych wydatków Spółki jest umowa zawarta z właścicielem lokalu. Jest to umowa bezterminowa, a rozliczenie wydatków oparte będzie na dowodach dokonania przelewów, potwierdzających poniesienie kosztów. Docelowo współpraca z podwykonawcami oraz klientami będzie regulowana na podstawie zawieranych umów, a także odpowiednio dokumentowana poprzez wystawiane lub otrzymywane faktury. Związek przyczynowo-skutkowy wynika z konieczności osobistego spotykania się z klientami (…). Pewnych aspektów, (…), nie da się przedstawić przez telefon, online czy za pomocą schematów. Najlepszym rozwiązaniem jest prezentacja zastosowanych metod i urządzeń na konkretnych przykładach. Dotyczy to w szczególności takich urządzeń jak (…). Praca z tym sprzętem wymaga odpowiedniego doświadczenia i umiejętności, którymi dysponuje Prezes (…). Niewłaściwa prezentacja funkcjonowania tych technologii może skutkować brakiem zainteresowania rynku.

Uświadomienie potencjalnym klientom korzyści płynących z zastosowania nowoczesnych urządzeń (…) wymaga czasu oraz szczegółowego wyjaśnienia metodologii, a także prezentacji (…). (…).

Z lokalu będzie korzystał zarówno Prezes Zarządu, jak i jego małżonka, która również pełni funkcję Członka Zarządu. Dodatkowo ze względu na aktualną sytuację rodzinną, z lokalu będą korzystały również ich dzieci. W tym kraju związkowym Prezesowi udało się po dłuższym czasie objąć stanowisko Prezesa Zarządu w firmie specjalizującej się w (…). Dzięki temu Prezes zyskał możliwość lepszego poznania specyfiki branży i lokalnego rynku, z zamiarem nawiązania długoterminowej współpracy, której efektem będzie przekształcenie obecnego pracodawcy Prezesa w stałego klienta Spółki. Początkowo współpraca była utrudniona ze względu na różnice w podejściu do rynku oraz brak zrozumienia specyfiki świadczonych usług. Obecnie Prezes z powodzeniem przekonuje pracodawcę/przyszłego klienta do określonych rozwiązań. Równocześnie, Prezes pozyskał pierwszych potencjalnych klientów z sektora prywatnego, lecz oczekuje na ostateczne rozstrzygnięcie w sprawie możliwości finansowania mieszkania z zasobów Spółki przed podjęciem nowych zleceń. Zrealizowanie tych zleceń będzie wymagało stałego przewiezienia sprzętu, który obecnie częściej wykorzystywany jest w Polsce lub ewentualnego zakupu dodatkowych urządzeń niezbędnych do realizacji usług. Prezes nawiązał współpracę z wiodącą firmą na rynku austriackim. Jednocześnie podjął działania w kierunku rozszerzenia działalności, wysyłając zapytania o zakup oprogramowania stosowanego w krajach niemieckojęzycznych oraz oferty współpracy w regionie (…) i (…). Odbyły się już pierwsze rozmowy zarówno z obecnym pracodawcą, jak i z jego podwykonawcami, przedstawicielami gmin oraz osobami prywatnymi z regionu (…).

Wynajmującym jest podmiot niepowiązany, będący rezydentem Austrii, działający jako osoba prywatna.

Planowany jest stały pobyt w Austrii z okresowymi przyjazdami do Polski. Prezes zamierza pracować zdalnie, na wzór obecnego modelu, w którym funkcjonuje (…) zespół Spółki. Polski oddział będzie kontynuował działalność, zgodnie z obecnym modelem funkcjonującym od kwietnia 2024 r., przynosząc zyski na odpowiednim poziomie i utrzymując wysoką jakość usług. Prezes będzie podpisywał umowy z klientami oraz podwykonawcami i wykonywał ich postanowienia.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 22 stycznia 2025 r. (wpływ 23 stycznia 2025 r.), odpowiadając na zadane pytania wskazali Państwo, że:

1.Czy, gdyby nieobjęcie przez Prezesa Państwa Spółki funkcji Prezesa Zarządu w spółce austriackiej, specjalizującej się w (…), Państwa Spółka przeprowadziłaby ekspansję działalności w rejonie austriackiego (…), a jeżeli tak, to dlaczego?

Na wstępie Wnioskodawca podkreśla, że nie jest Prezesem Zarządu austriackiej Spółki, a jedynie pełni w niej rolę pracownika etatowego, z czego wkrótce zamierza zrezygnować, aby móc przenieść się do Szwajcarii celem ekspansji na tamtejszym rynku.

W odpowiedzi na zadane pytanie Wnioskodawca wskazuje, iż celem Spółki jest uzyskanie renomy na rynkach europejskich oraz działalność na rynkach o bardziej rozwiniętej strukturze niż rynek polski. Dla porównania, (…). Różnica ta wynika przede wszystkim z przepisów prawa oraz podejścia do odpowiedzialności cywilnej w poszczególnych krajach. Na rynku austriackim istnieje wielu potencjalnych klientów z sektora prywatnego, co w Polsce praktycznie nie występuje, z wyjątkiem (…). (…).

Podsumowując, Wnioskodawca wskazuje, że plan ekspansji na rynki niemieckojęzyczne, w szczególności w regiony (...) oraz (...), powstał jeszcze przed podjęciem przez niego zatrudnienia w austriackiej Spółce. Zatrudnienie to, podobnie jak planowane zatrudnienie w (...), pozwoliło Wnioskodawcy zdobyć wiedzę na temat lokalnych przepisów, metod pracy oraz podejścia klientów do (…). Zdaniem Wnioskodawcy, takiej wiedzy nie można zdobyć bez bezpośredniego zaangażowania i uczestnictwa w lokalnych procesach.

Wnioskodawca podkreśla, iż obecnie dysponuje już listą klientów, dla których Spółka zarejestrowana w Polsce będzie świadczyła usługi w 2025 roku, o ile rozstrzygnięcie niniejszej sprawy będzie dla niego korzystne. W przeciwnym razie konieczne może okazać się założenie spółki typu GmbH w Austrii lub Szwajcarii. 

Wnioskodawca zwraca również uwagę, że jego osobista obecność jako Prezesa Zarządu polskiej Spółki, a przede wszystkim jako specjalisty (…), jest kluczowa dla budowania silnej marki osobistej. Marka ta stanowi podstawę rozwoju Spółki oraz jej działalności na rynku międzynarodowym.

2.Kto jest/będzie stroną umowy najmu z austriacką osobą prywatną, Spółka czy Prezes Spółki?

Wnioskodawca wskazuje, iż z uwagi na brak wydanej interpretacji indywidualnej, podjął decyzję o podpisaniu umowy jako osoba fizyczna, co oznacza, że na umowie widnieje jego nazwisko, a nie dane Spółki. Wnioskodawca przewiduje, iż w przeciągu miesiąca konieczna będzie zmiana miejsca zameldowania, z dużym prawdopodobieństwem na kanton (...) lub (...). Wydanie interpretacji indywidualnej umożliwiłoby w przyszłości prawidłowe skonstruowanie umowy pod względem określenia podmiotów, które mają na niej widnieć.

3.Czy austriacka Spółka w jakikolwiek sposób partycypuje w kosztach mieszkania prezesa za granicą?

Austriacka Spółka nie partycypuje w kosztach wynajęcia mieszkania.

4.Czy pracodawca austriacki wymaga, aby Prezes Państwa Spółki, pełniąc funkcję Prezesa spółki austriackiej wykonywał swoje obowiązki w siedzibie spółki w Austrii? Czy umowa między spółką austriacką a Prezesem przewiduje możliwość pracy zdalnej?

Pracodawca austriacki wymaga wykonywania obowiązków pracownika w siedzibie austriackiej spółki, przy czym dotyczy to wyłącznie czasu w ramach realizowanego etatu. Umowa nie porusza kwestii pracy zdalnej, jednak jest ona możliwa w zakresie, w jakim pozwala na to specyfika wykonywanego zawodu, który w większości wymaga osobistego udziału Wnioskodawcy.

5.Czy umowa pomiędzy Prezesem a spółką austriacką przewiduje zakaz konkurencji w zakresie objętym jej działalnością i zakresem działalności Państwa Spółki?

Wnioskodawca wskazuje, iż umowa zawarta z austriackim pracodawcą przewiduje zakaz wykonywania prac konkurencyjnych bez jego wiedzy, jednocześnie dopuszczając taką możliwość za wyraźną zgodą pracodawcy. Z tego względu Wnioskodawca kończy okres zatrudnienia w charakterze pracownika w austriackiej firmie, gdyż uzyskał już informacje niezbędne do dalszego planowania rozwoju na lokalnym rynku, zgodnie z opisem przedstawionym w odpowiedzi na pierwsze pytanie.

6.Jaki jest związek przyczynowy pomiędzy korzystaniem z lokalu przez Członka Zarządu, czyli małżonkę Prezesa oraz ich dzieci a osiągnięciem przychodów ze źródła przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów?

Wnioskodawca podkreśla, iż związek przyczynowy w przedmiotowej sprawie jest naturalny i  oczywisty, gdyż na stanowisku Prezesa Zarządu Spółki całkowite oddzielenie życia prywatnego od zawodowego jest niemożliwe. Obecność rodziny w miejscu wykonywania obowiązków służbowych umożliwia skuteczniejszą redukcję stresu, zapobiega powstawaniu problemów osobistych, które w przypadku rozdzielenia i pozostawienia rodziny w Polsce mogłyby prowadzić do poważnych komplikacji natury osobistej. Takie komplikacje mogłyby negatywnie wpłynąć na efektywność pracy, obniżenie wydajności oraz brak możliwości pełnego skoncentrowania się na realizacji celów Spółki.

7.Dlaczego ostateczne rozstrzygnięcie w sprawie możliwości finansowania mieszkania z zasobów Spółki wpływa na podjęcie przez Prezesa nowych zleceń z austriackimi klientami z sektora prywatnego?

Wnioskodawca wskazuje, że jego obecność w Austrii jest niezbędna dla realizacji celów Spółki. W przypadku, gdyby koszty wynajmu mieszkania były pokrywane z jego prywatnych środków, trudno byłoby uzasadnić takie poświęcenie na rzecz Spółki. Decyzja o zamieszkaniu najpierw w Austrii, a później w Szwajcarii wynika wyłącznie z potrzeby rozwinięcia działalności firmy na rynkach Europy Zachodniej. Wynajem mieszkania jest w tym kontekście rozwiązaniem bardziej ekonomicznym niż wynajem hotelu lub apartamentu, a jednocześnie ogranicza koszty związane z podróżami służbowymi, takimi jak przeloty czy przejazdy samochodem między Austrią, Szwajcarią a Polską.

Wnioskodawca podkreśla, że model działania oparty na najmie krótkoterminowym, choć teoretycznie możliwy przy częstych podróżach, byłby w praktyce mniej efektywny i znacznie bardziej kosztowny. Ponadto ograniczałby możliwość budowania marki osobistej na rynkach Austrii i Szwajcarii, co jest kluczowe dla rozwoju Spółki. Przyjęty model działania pozwala na minimalizację kosztów, co jest szczególnie istotne w kontekście ograniczonego budżetu Przedsiębiorstwa. Wnioskodawca zdecydował się na ten krok, aby nie narażać Spółki na dodatkowe wydatki, jednocześnie umożliwiając jej rozwój na nowych rynkach.

Podsumowując, gdyby koszty wynajmu mieszkania w Austrii były pokrywane ze środków prywatnych, zaangażowanie Wnioskodawcy (winno być: „Prezesa”) na rzecz Przedsiębiorstwa mogłoby ulec ograniczeniu, ponieważ brak byłoby bezpośredniego związku między jego obecnością w Austrii a osiąganą w związku z tym realną korzyścią majątkową. Zwiększenie wydatków z budżetu prywatnego z uwagi na wyższe koszty wynajmu w Austrii i Szwajcarii wyłącznie w celu wspierania rozwoju Spółki byłoby nielogiczne i ryzykowne dla jego życia prywatnego.

W tej kwestii warto przywołać prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 kwietnia 2017 r. (sygn. akt III SA/Wa 1361/16), w którym wskazano, że:

„Nie można jednak ograniczać się jedynie do analizy tego stricte bezpośredniego celu, gdyż art. 15 ust. 1 ustawy zobowiązuje do uwzględnienia całego kontekstu działalności ekonomicznej podatnika. Dopiero z tej perspektywy można ocenić czy wydatek był poniesiony w celach w nim opisanych, czy nie. Przy czym podzielić należy ocenę Skarżącej, że już sama intencja podatnika zmniejszenia straty (nie tylko zwiększenia zysku), jaką generuje pewien fragment działalności (przedsiębiorstwa), uzasadnia pogląd, że wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu. Strata zmniejsza bowiem przychód, zatem zmniejszenie albo całkowite wyeliminowanie straty przychód ten siłą rzeczy zwiększa. Skarżąca trafnie powołała się na orzecznictwo sądowe, w tym wyroki NSA (II FSK 3116/12, II FSK 1728/12, II FSK 556/12, II FSK 2192/11)”.

Wnioskodawca wyjaśnia, że przeprowadzka została zrealizowana z myślą o rozwoju Spółki, przy czym nie pobiera on z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Aby utrzymać się w Austrii, Wnioskodawca podjął pracę zarobkową, łącząc sektor prywatny (utrzymanie w Austrii) z działalnością zawodową (rozeznanie na rynku lokalnym). Docelowo Wnioskodawca zamierza skoncentrować swoje działania wyłącznie na rzecz Spółki i jej rozwoju. W momencie, gdy działalność zacznie generować zyski z zagranicznych źródeł, Wnioskodawca planuje pobierać wynagrodzenie z tego tytułu, co umożliwi wynajem mieszkania ze środków prywatnych lub ewentualny powrót do Polski, z jednoczesnym utrzymaniem zespołu (…) i specjalistów w Austrii lub Szwajcarii.

W przypadku, gdy przyjęty model działania okazałby się nieskuteczny, Wnioskodawca zmuszony będzie do powrotu wraz z rodziną do Polski oraz rezygnacji z dalszej ekspansji na zachód. Taki scenariusz, jak wskazuje Wnioskodawca, byłby niekorzystny i nieuzasadniony, ponieważ oznaczałby poniesienie znacznych wydatków z budżetu prywatnego na rzecz Spółki bez ekwiwalentnej korzyści, co nie znajduje racjonalnego uzasadnienia.

8.W jaki sposób Prezes Zarządu będzie prowadził sprawy Spółki w Polsce będąc za granicą wraz z drugim Członkiem Zarządu i będąc jednocześnie Prezesem innej spółki, tj. Spółki austriackiej?

Wnioskodawca podkreśla, że w Austrii nie pełni funkcji Prezesa Zarządu. Zatrudnienie na lokalnym rynku austriackim jest formalnie niezależne od działalności Spółki, jednak w istotny sposób przyczynia się do zdobycia kluczowych informacji niezbędnych dla jej rozwoju. Wnioskodawca wskazuje, że dotychczasowy model zarządzania Spółką, funkcjonujący od kwietnia 2024 roku, nie napotkał żadnych komplikacji.

W Polsce działalność Spółki wspierają osoby odpowiedzialne za odbiór korespondencji, obsługę poczty, wykonywanie zleceń oraz bieżącą administrację. Istnieje również możliwość powołania prokurenta, jednak dotychczas nie było to konieczne. W razie potrzeby, dzięki dostępnym połączeniom lotniczym, Wnioskodawca może w ciągu kilku godzin pojawić się w Polsce.

Obecnie, dzięki wieloletniemu budowaniu marki osobistej oraz bezpośrednim relacjom z klientami, Wnioskodawca nie musi być osobiście obecny w Polsce. Zarządzanie Spółką odbywa się zdalnie z wykorzystaniem podstawowych narzędzi, takich jak telefon, Internet czy komunikatory, a delegowanie zadań umożliwia skuteczną organizację pracy. Wnioskodawca zaznacza, że model ten jest efektem wielu lat pracy nad pozycjonowaniem marki na polskim rynku i osobiście nawiązywanych relacji, co stanowi solidną podstawę do rozwoju działalności zagranicznej bez zaniedbywania lokalnego rynku. 

Wnioskodawca wskazuje również, że obecność osobista na rynku austriackim jest kluczowa dla budowania rozpoznawalności i marki w tym regionie. Chociaż Wnioskodawca jest już rozpoznawalny w swojej branży na terytorium Austrii, osiągnięcie pozycji eksperta wymaga czasu, zaangażowania oraz bezpośredniej pracy na miejscu. Promocja w branży (…) nie jest możliwa wyłącznie zdalnie za pomocą komunikatorów czy poczty elektronicznej, a skuteczne działania promocyjne opierają się na solidnej i ugruntowanej marce, podobnie jak miało to miejsce w Polsce.

Podsumowując, w kontekście pełnienia funkcji Prezesa Zarządu Spółki, Wnioskodawca wykorzystuje ogólnodostępne komunikatory internetowe oraz telefonię komórkową. Komunikacja z zespołem w Polsce odbywa się codziennie przez kilka godzin po zakończeniu pracy wykonywanej na rzecz austriackiego podmiotu.

Pytanie

Czy wydatki poniesione na wynajem lokalu mieszkalnego położonego za granicą, w którym zamieszkiwał będzie Prezes Zarządu (będący również Wspólnikiem) Spółki w celu bieżącego kontrolowania ekspansji przedsiębiorstwa oraz budowania nowych relacji biznesowych stanowić będą dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki na wynajem lokalu mieszkalnego za granicą służyć będą potencjalnemu zabezpieczeniu oraz pozyskaniu nowych źródeł przychodów, dlatego stanowić będą dla Spółki koszty uzyskania przychodów określone w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Z powyższej regulacji wynika, że definicja kosztów ma charakter bardzo ogólny. Można zatem przyjąć, że wolą ustawodawcy było każdorazowe, indywidualne rozpoznawanie wydatku pod kątem jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wskazuje jego przynależność do kategorii wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem takiego źródła.

Biorąc pod uwagę, że ustawodawca nie określa wprost czy omawiany wydatek stanowić będzie koszt uzyskania przychodu, należy przeanalizować szereg przesłanek, które według sądów administracyjnych i organów podatkowych determinują uznanie wydatków za koszt podatkowy. Są to:

- poniesienie wydatku przez podatnika, czyli w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- definitywność, czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesienie w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- właściwe udokumentowanie,

- brak przynależności do grupy wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na potrzeby interpretacji indywidualnej Wnioskodawca przyjmuje założenie, że przesłanki dotyczące poniesienia kosztu przez podatnika, jego definitywności oraz właściwego udokumentowania, jako warunki czysto techniczne zostaną spełnione, dlatego nie będą przedmiotem rozważań w niniejszym wniosku.

Analizując pozostałe przesłanki, na samym początku należy wykluczyć przynależność czynszu za wynajem zagranicznego lokalu do katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. O ile żaden przepis nie stanowi wprost o wyłączeniu omawianych wydatków z uznania za koszty podatkowe, szczególną uwagę należy zwrócić na art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz 38a ustawy o CIT, w myśl którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów (...), a także wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Niemniej jednak, w ocenie Wnioskodawcy, powyższe regulacje nie znajdą zastosowania z uwagi na fakt, że Wspólnik, na rzecz którego lokal będzie wynajmowany jest również Członkiem Zarządu, czyli organu zarządzającego, a nie stanowiącego, do którego ust. 38 się odnosi. Oprócz tego świadczenie nie jest jednostronne, ponieważ lokal wynajmowany jest w celach pełnienia funkcji Prezesa Zarządu odpowiedzialnego za reprezentację Spółki i prowadzenie jej spraw poprzez zawieranie nowych kontaktów biznesowych w ramach zagranicznej ekspansji, co jest jego obowiązkiem wobec Spółki wynikającym wprost z art. 201 ust. 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.).

Stanowisko Wnioskodawcy ma potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 listopada 2021 r. (Znak: 0111-KDIB1-1.4010.486.2021.1.EJ), z której wprost wynika, że „(...) przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a u.p.d.o.p. nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki (koszty najmu mieszkania, czynszu administracyjnego, media) można zakwalifikować, jako będące następstwem dwustronnych zobowiązań, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów”.

Wspomniana w powołanej interpretacji i kluczowa dla sprawy przesłanka wynikająca z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, która stanowi o związku wydatku z osiągnięciem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła jest, według Wnioskodawcy, spełniona. Zagraniczny wyjazd Prezesa Zarządu nie ma związku z wypoczynkiem, natomiast będzie zorganizowany w ramach pełnienia obowiązków wobec Spółki. Celem przedsięwzięcia jest przede wszystkim rozszerzenie zasięgu terytorialnego działalności poprzez pozyskanie nowych klientów oraz podwykonawców, co niewątpliwie powinno przełożyć się na zwiększenie przychodów Wnioskodawcy. Rozwój działalności jest naturalnym i pierwotnym celem niemal każdego przedsiębiorcy. Dla skutecznego wejścia na nowy, zagraniczny rynek konieczne jest bieżące doglądanie działań współpracowników oraz podtrzymywanie dobrych kontaktów handlowych, co należeć będzie do zadań Prezesa Zarządu. Czysty pragmatyzm i idące w parze względy ekonomiczne uzasadniają konieczność wynajęcia dla niego stałego lokum, co w dłuższej perspektywie czasu będzie rozwiązaniem mniej obciążającym finansowo Wnioskodawcę względem korzystania z usług hotelarskich i pokrewnych. Dodatkowo, nie marnując czasu na regularne dojazdy z Polski do Austrii, Prezes Zarządu będzie mógł poświęcić znacznie więcej produktywnego czasu na rozwój swojej działalności.

Warto w tym miejscu nadmienić, że takie właśnie działania, które mają na celu zapobieżenie sytuacji polegającej na poniesieniu większego wydatku, należy zgodnie z orzecznictwem postrzegać jako prowadzące do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, co dodatkowo potwierdza spełnienie kluczowej przesłanki do sklasyfikowania danego wydatku jako kosztu podatkowego. Pogląd ten przedstawił m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 28 lutego 2018 r. (sygn. akt II FSK 374/16). Wnioskodawcy znane jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 13 października 2022 r. (0113-KDIPT2-1.4011.697.2022.2.RK), gdzie stwierdzono, że: „(...) wydatki poniesione na wynajem mieszkania na terytorium (...) na potrzeby prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej związanej z wykonywaniem przez Pana usług eksperckich/doradczych w ramach kontraktu na terytorium (…), może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej (...)”. Wprawdzie ww. interpretacja dotyczy stanu faktycznego, w którym wnioskujący realizował za granicą kontrakt, który gwarantował uzyskanie przychodu, niemniej jednak w przypadku Spółki zakwaterowanie Prezesa Zarządu za granicą ma w założeniu przynieść analogiczne rezultaty w postaci potencjalnych zleceń oraz nowych współprac. Należy tutaj zaznaczyć, że nawet hipotetyczne, ale wciąż racjonalnie uzasadnione pozyskanie lub zabezpieczenie źródła przychodów może przesądzić o uznaniu wydatku za koszt podatkowy, co potwierdza się w orzecznictwie. Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 28 czerwca 2023 r. (sygn. akt I SA/Gl 1339/22): „kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest to, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to czy skutek ten się ziści (...)”.

Podsumowując, zakwaterowanie na rzecz Prezesa Zarządu w związku z jego wyjazdem w celach zagranicznej ekspansji działalności Wnioskodawcy jest konieczne do osiągnięcia potencjalnych korzyści w postaci pozyskania nowych klientów oraz współprac biznesowych, co w konsekwencji skutkować będzie zwiększeniem przychodów Spółki. Długoterminowy wynajem mieszkania za granicą pozwoli na wypełnienie obowiązków Prezesa Zarządu związanych z rozwojem przedsiębiorstwa, dodatkowo minimalizując zbędne wydatki, jakie ponoszone by były podczas korzystania z usług hotelarskich wraz z regularnymi dojazdami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

1)bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz

2)inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Przywołana regulacja art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wskazuje, że definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

- konieczność faktycznego (co do zasady) poniesienia wydatku oraz

- poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą ponoszonego wydatku nie ujęto w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu). Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że w związku z planowanym rozwojem działalności Spółki, Prezes Zarządu, pełniący swoją funkcję w ramach powołania jako podmiot reprezentujący i prowadzący sprawy Spółki, zdecydował się na zagraniczną delegację – do Austrii, w okolice (...). Opuszczenie polskiego sektora związane jest z chęcią pozyskania dla Spółki nowych kontaktów biznesowych – zarówno klientów, jak i podwykonawców. Prezes, świadomy konieczności bieżącego doglądania podwykonawców oraz podtrzymywania dobrych relacji z kontrahentami, czego nie da się realizować zdalnie, zdecydował się na długotrwały pobyt w Austrii, co jednak związane jest z wydatkami na zakwaterowanie. Z przyczyn pragmatycznych, za najbardziej racjonalne uznano długoterminowe wynajęcie mieszkania, które w dłuższej perspektywie przekłada się na znacznie mniejsze nakłady finansowe względem korzystania z usług hotelarskich, które mimowolnie wiążą się również z dodatkowymi nakładami czasowymi i pieniężnymi na dojazdy. Szacują Państwo, że cały proces zagranicznej ekspansji może zająć nawet kilka lat. Podstawą comiesięcznych wydatków Spółki jest umowa zawarta z właścicielem lokalu. Jest to umowa bezterminowa, a rozliczenie wydatków oparte będzie na dowodach dokonania przelewów, potwierdzających poniesienie kosztów. Wynajmującym jest podmiot niepowiązany, będący rezydentem Austrii, działający jako osoba prywatna. Przy czym, w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że stroną umowy najmu z austriacką osobą prywatną jest Prezes, a nie Spółka. 

Z lokalu będzie korzystał zarówno Prezes Zarządu, jak i jego małżonka, która również pełni funkcję Członka Zarządu oraz ich dzieci.

We wniosku wskazali Państwo, że Prezes obejmuje stanowisko Prezesa Zarządu w firmie austriackiej specjalizującej się w (…). Dzięki temu Prezes zyskał możliwość lepszego poznania specyfiki branży i lokalnego rynku, z zamiarem nawiązania długoterminowej współpracy, której efektem będzie przekształcenie obecnego pracodawcy Prezesa w stałego klienta Spółki. Jednak w uzupełnieniu wniosku sprostowali Państwo, że Prezes nie jest Prezesem Zarządu austriackiej Spółki, a jedynie pełni w niej rolę pracownika etatowego, z czego wkrótce zamierza zrezygnować, aby móc przenieść się do Szwajcarii celem ekspansji na tamtejszym rynku.

Z opisu sprawy wynika, że obecnie Prezes z powodzeniem przekonuje pracodawcę/przyszłego klienta do określonych rozwiązań. Równocześnie, Prezes pozyskał pierwszych potencjalnych klientów z sektora prywatnego, lecz oczekuje na ostateczne rozstrzygnięcie w sprawie możliwości finansowania mieszkania z zasobów Spółki przed podjęciem nowych zleceń. Zrealizowanie tych zleceń będzie wymagało stałego przewiezienia sprzętu, który obecnie częściej wykorzystywany jest w Polsce lub ewentualnego zakupu dodatkowych urządzeń niezbędnych do realizacji usług. Prezes nawiązał współpracę z wiodącą firmą na rynku austriackim. Jednocześnie podjął działania w kierunku rozszerzenia działalności, wysyłając zapytania o zakup oprogramowania stosowanego w krajach niemieckojęzycznych oraz oferty współpracy w regionie (...) i sąsiadującej Szwajcarii. Odbyły się już pierwsze rozmowy zarówno z obecnym pracodawcą, jak i z jego podwykonawcami, przedstawicielami gmin oraz osobami prywatnymi z regionu (...).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1)został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2)jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3)pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5)został właściwie udokumentowany,

6)nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z opisu sprawy wynika, że wydatki, które ma ponieść Państwa Spółka na wynajem lokalu mieszkalnego położonego za granicą, w którym zamieszkiwał będzie Prezes Zarządu (będący również Wspólnikiem Spółki) związane są z faktem zatrudnienia Prezesa w austriackiej spółce, a nie w celu bieżącego kontrolowania ekspansji przedsiębiorstwa oraz budowania nowych relacji biznesowych.

Wynika to z faktu, że – jak wskazali Państwo w uzupełnieniu wniosku – po pierwsze, Spółka nie jest stroną umowy najmu lokalu mieszkalnego z austriacką osobą prywatną, tylko Prezes Spółki jako osoba fizyczna. Poza tym, jako pracownik etatowy, Prezes ma obowiązek wykonywać swoją pracę w siedzibie spółki w Austrii, co wynika z zawartego stosunku pracy, jak i specyfiki wykonywanego zawodu, który w większości wymaga osobistego udziału pracownika. W związku z tym dla Prezesa, jako osoby fizycznej, zatrudnionej w austriackiej spółce, konieczne było wynajęcie lokalu mieszkalnego w Austrii.

Organ nie kwestionuje, że zatrudnienie Prezesa w austriackiej firmie, podobnie jak planowane zatrudnienie w Szwajcarii, pozwoli Prezesowi zdobyć wiedzę na temat lokalnych przepisów, metod pracy oraz podejścia klientów (…). Natomiast z opisu sprawy nie wynika, aby wynajęcie mieszkania przez Prezesa miało związek z bieżącym kontrolowaniem ekspansji przedsiębiorstwa oraz z budowaniem nowych relacji biznesowych na rynkach niemieckojęzycznych (w szczególności w regionach (...) oraz Szwajcarii). Zauważyć należy, że austriacka spółka specjalizuje się w (…), co pokrywa się z działalnością Państwa Spółki. Z uwagi na obowiązujący w umowie z austriackim pracodawcą zakaz prac konkurencyjnych bez jego wiedzy, trudno przypuszczać, aby austriacka spółka zgodziła się na działalność Państwa Spółki reprezentowanej przez Prezesa w podobnej branży, a zwłaszcza, aby austriacka spółka przekształciła się w stałego klienta Państwa Spółki.

Zatem nie można uznać, że koszty te są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów Państwa Spółki.

W związku z tym, Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej inaerpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.