Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1.ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 7 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 18 lipca 2023 r. sygn. akt III SA/Wa 521/23; i

2.stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, udokumentowanych skanami papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej.  

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

A.  Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest polską spółką kapitałową, posiadającą siedzibę oraz zarząd na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Wnioskodawca jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest sprzedaż (…) zarówno na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak i na rzecz przedsiębiorców.

Spółka posiada w Polsce rozbudowaną sieć (…)

Spółka gromadzi dowody księgowe ze względu na ich rodzaje, tj.: faktury zakupowe od dostawców gromadzone są w systemach (…), (…) oraz przechowywane w dedykowanym archiwum elektronicznym, natomiast dowody dokumentujące wydatki pracownicze gromadzone są w systemie (…) oraz tamże archiwizowane.

Faktury zakupowe (…)

Faktury zakupowe i inne dowody księgowe otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są przez nią skanowane do pliku elektronicznego i zapisywane w formacie pdf, który nie podlega edycji. Spółka umieszcza skany faktur zakupowych w systemach (…) i (…) służących do ich księgowania, a następnie trafiają one na serwer dedykowany do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów (archiwum elektroniczne).

Zeskanowane faktury zakupowe są przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej. Wersje papierowe oryginalnych faktur zakupowych są niszczone. Zeskanowane faktury są przechowywane przez Spółkę, z podziałem na okresy rozliczeniowe, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Rozliczenia pracownicze (…)

Spółka planuje wdrożenie podobnego procesu archiwizacji elektronicznej w odniesieniu do dowodów księgowych dokumentujących wydatki ponoszone przez pracowników Spółki w związku z realizacją zadań służbowych i na potrzeby prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności: faktur VAT, paragonów, rachunków, biletów związanych z podróżami służbowymi. Planowane jest, aby pracownicy Spółki raportowali tego rodzaju wydatki oraz wnioskowali o zwrot wydatków przez Spółkę z wykorzystaniem systemu informatycznego (…). System ten umożliwia przekazanie/załadowanie skanu dowodu zakupu przy użyciu jego interfejsu.

Skany dowodów księgowych dokumentujących wydatki ponoszone przez pracowników Spółki są przechowywane tylko i wyłącznie w systemie (…). Nie są one zapisywane/przechowywane w żadnym dodatkowym, zewnętrznym archiwum elektronicznym.

Pracownicy otrzymywaliby zwrot wydatków na podstawie zweryfikowanego skanu dowodu zakupu, który to skan byłby następnie przechowywany przez Spółkę w ramach systemu (…). Pracownik wprowadzając rozliczenie wydatków do systemu (…) - uwzględniające m.in. dokumenty źródłowe, jak również pozostałe dokumenty dotyczące poniesionego wydatku - oświadcza, że ww. rozliczenie jest prawidłowe (zgodne z rzeczywistością). Jednocześnie, przed dokonaniem zwrotu wydatków, dane rozliczenie musi zostać zaakceptowane przez przełożonego danego pracownika.

Model archiwizacji dowodów księgowych nie zakłada, aby oryginalne wersje papierowe zdigitalizowanych dowodów źródłowych były przekazywane do Spółki przez pracowników (wysyłane do biura Spółki). Pracownicy będą mogli zniszczyć papierowe oryginały dowodów księgowych wprowadzonego przez nich do rozliczenia wydatku zaraz po jego zatwierdzeniu przez Spółkę.

Systemy służące gromadzeniu i przechowywaniu dowodów zakupowych w formie elektronicznej (tj(…), archiwum elektroniczne; dalej: „Systemy IT”) przewidują odpowiednie mechanizmy, które:

- uniemożliwiają modyfikację umieszczonych w nim plików (po wprowadzeniu plików do systemu, nie jest możliwa jakakolwiek edycja plików);

- zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność zeskanowanych dokumentów;

- pozwalają na natychmiastowe udostępnienie zdigitalizowanych dokumentów w postaci ich wydruku.

Wgląd w zdigitalizowane dokumenty umieszczone w Systemach IT jest/będzie ograniczony do ustalonego przez Wnioskodawcę kręgu uprawnionych osób.

W przypadku obu typów dowodów księgowych (tj. faktur zakupowych przekazywanych przez kontrahentów bezpośrednio do Spółki, jak i dokumentów księgowych dotyczących wydatków zwracanych pracownikom Spółki) przewidziana jest procedura zgłaszania zastrzeżeń co do jakości skanu dokumentu źródłowego i czytelności danych na takim dokumencie przez pracownika księgowości dokonującego księgowania wydatku na jego podstawie. W przypadku dokumentów księgowych dotyczących wydatków zwracanych pracownikom Spółki, ewentualne braki w dokumentach źródłowych (np. brak dołączenia potwierdzenia przelewu) skutkują odrzuceniem rozliczenia i koniecznością uzupełnienia braków przez pracownika.

Spółka planuje, aby wszystkie dowody księgowe zakupowe - zarówno faktury zakupowe przekazywane przez kontrahentów bezpośrednio do Spółki, jak i dokumenty księgowe dotyczące wydatków zwracanych pracownikom Spółki - były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka na moment ewidencjonowania zdarzeń których dotyczą zdigitalizowane dokumenty nie będzie w posiadaniu papierowych oryginałów dowodów księgowych dotyczących zakupu towarów i usług.

Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy kwestii dokumentacji wydatków - tj. możliwości ujmowania wydatków w kosztach podatkowych w przypadku gromadzenia i przechowywania faktur zakupowych i innych dowodów księgowych dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w formie elektronicznej (na zasadach opisanych powyżej). Pozostałe kwestie związane z możliwością zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu Spółki nie są przedmiotem niniejszego wniosku.

Pytanie

Czy Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), udokumentowanych skanami papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”), udokumentowanych skanami papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Uzasadniając własne stanowisko, odnośnie zadanego pytania, wskazali Państwo, że stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z  wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów powinien zatem wykazywać związek z przychodem (tj. musi być racjonalny, gospodarczo uzasadniony i celowy) oraz nie może być wymieniony w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Dodatkowo, zgodnie z praktyką stosowania tego przepisu, w celu zakwalifikowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu powinien on spełniać także następujące przesłanki:

- powinien być poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

- powinien być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie może być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

- powinien pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

- powinien być należycie udokumentowany, tj. podatnik musi posiadać dowody potwierdzające fakt poniesienia wydatku oraz występowanie związku przyczynowo- skutkowego z przychodem.

Obowiązek prawidłowego dokumentowania wydatków dla celów ujęcia ich w kosztach podatkowych należy w ocenie Wnioskodawcy odczytywać w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej, o których mowa w tym przepisie są zaś przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm., dalej: „UoR”). Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych określają art. 20, art. 21 oraz art. 22 UoR.

Stosownie do art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Na podstawie art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dodatkowo, zgodnie z art. 20 ust. 5 UoR, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1)uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2)możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4)dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Przepis art. 21 ust. 1 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Przepis art. 22 ust. 1 UoR wskazuje zaś, że dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Jednocześnie, przepisy UoR odnoszą się do sposobu przechowywania dowodów księgowych.

Stosownie do art. 73 ust. 1 UoR, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (...).

Przepis art. 73 ust. 2 UoR wprost stanowi natomiast, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

W świetle przytoczonych przepisów należy stwierdzić, że skan papierowego dokumentu źródłowego może być podstawą zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, jeżeli spełnia określone w ustawie o rachunkowości warunki dowodu księgowego. Przepisy ustawy o rachunkowości wprost dopuszczają także możliwość przechowywania dowodów księgowych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę powyższe, a także fakt, że przepisy ustawy o CIT nie uzależniają prawa do rozpoznania wydatku w kosztach uzyskania przychodów od określonej formy dokumentującego go dowodu lub określonej formy jego przechowywania (w szczególności - od zachowania formy papierowej), należy uznać, że skan papierowego dokumentu źródłowego stanowi wystarczający dowód dla celów zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy odnośnie możliwości udokumentowania kosztu uzyskania przychodu skanem dokumentu źródłowego, mającego oryginalnie formę papierową, znajduje także potwierdzenie w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa (dalej: „OrdPo”) dotyczących dowodów.

Zgodnie z art. 180 § 1 OrdPo, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, stosownie do art. 181 OrdPo, mogą być zaś w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę w powyższym przepisie sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów które mogą zostać (uznane jako dowód – przypis Organu) jest otwarty. Możliwe jest zatem udokumentowanie przez podatnika zaistnienia danego zdarzenia gospodarczego za pomocą wszelkich dostępnych/dopuszczalnych dowodów. Istotne jest, aby podatnik był w stanie udowodnić poniesienie danego wydatku oraz związek z prowadzoną przez niego działalnością.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy zarówno przepisy ustawy o CIT, w związku z przepisami UoR, jak i przepisy OrdPo pozwalają na stwierdzenie, że brak oryginalnego dokumentu źródłowego w formie papierowej nie uniemożliwia zakwalifikowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu - jeżeli podatnik posiada skan danego dokumentu w formie papierowej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych:

-interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2022 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 października 2021 r., sygn. akt II FSK 783/21): „przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych (zarówno tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej) w formie elektronicznej przy zachowaniu wymaganych ogólnie przepisami prawa wymogów w zakresie przechowywania tych dokumentów tj. przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest wystarczający dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 ustawy o CIT bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej i nie powoduje automatycznego kwalifikowania wydatku udokumentowanego dokumentem źródłowym zarchiwizowanym wyłącznie w ten elektroniczny sposób, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu”;

-interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 grudnia 2021 r., Znak: 1462-IPPB3.4510.903.2016.10.S/KW (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia z 14 maja 2021 r., sygn. akt II FSK 2859/18): „brak jest jakichkolwiek przeciwwskazań prawnych, aby wszystkie papierowe dokumenty źródłowe Spółki były archiwizowane w formie elektronicznej. Tym samym również okoliczność, że dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków spełniających przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o p.d.o.p., będą wprowadzane do systemu elektronicznego i w nim przechowywane, zgodnie z procedurą opisaną szczegółowo w zdarzeniu przyszłym niniejszego wniosku, a oryginały dokumentów zostaną zniszczone, nie będzie stała na przeszkodzie zaliczeniu tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów Spółki ”;

-interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja 2020 r., Znak: 0111- KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5  listopada 2019 r. sygn. akt II FSK 1122/19): „stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe”;

-interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 września 2017 r., Znak:S-ILPB3/423-504/13/17-S/JG (wydanej na skutek wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 marca 2017 r. sygn. akt II FSK 475/15): „jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych”;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 18 listopada 2016 r., Znak: 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6  października 2016 r., Znak: 2461-IBPB-1-3.4510.838.2016.1.KB;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 13 lipca 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-479/16/MO;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 lipca 2016 r., Znak: ILPB3/4510-1-205/16-4/JG;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 lipca 2016 r., Znak: IBPB-1-2/4510-488/16/MS;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 czerwca 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-497/16/TS;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 24 czerwca 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-441/16/TS;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 czerwca 2016 r., Znak: IBPB-1-2/4510-452/16/MW;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 marca 2016 r., Znak: IBPB-1-2/4510-160/16/JW;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 stycznia 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-541/15/SK;

-interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 stycznia 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-46/16/SK.

Powyższy pogląd Wnioskodawcy znajduje także potwierdzenie w odpowiedzi Ministerstwa Finansów z 4 maja 2021 r., nr DOP4.054.1.2021 na interpelację poselską nr 21954 (dostęp: https://orka2.sejm.gov.pl/INT9.nsf/klucz/ATTC2QJ9H/%24FILE/i21954-o1.pdf). W ww. odpowiedzi, Minister Finansów wskazał, że: „Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (...)”.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy:

- brak posiadania oryginalnego dokumentu źródłowego w formie papierowej na moment ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego nie może stanowić podstawy zakwestionowania tego kosztu jako kosztu uzyskania przychodów, jeśli spełnia on przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT;

- skan dowodu księgowego, którego oryginalna wersja papierowa została zniszczona, może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o CIT;

     - w konsekwencji, dopuszczalne jest gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych dla celów uwzględnienia danego wydatku w kosztach uzyskania przychodu wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem, prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym Spółka jest uprawniona do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych skanami papierowych dokumentów źródłowych, które są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do dopuszczalności/obowiązku wydania interpretacji podatkowej w niniejszej sprawie, która dotyczy także przepisów ustawy o rachunkowości, Wnioskodawca wskazuje, że dopuszczalna jest interpretacja przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie w jakim współkształtują one instytucję podatkowego prawa materialnego, jaką

jest rozpoznanie kosztu podatkowego. Taka sytuacja ma miejsce w niniejszej sprawie. Bez dokonania interpretacji przepisów ustawy o rachunkowości przez tut. Organ, nie będzie możliwe wyjaśnienie wątpliwości Wnioskodawcy wprost związanych z jego obowiązkami podatkowymi w podatku dochodowym od osób prawnych. Wnioskodawca zwraca uwagę, że konieczność analizy przepisów UoR w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykładni art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, nie może stanowić o braku możliwości wydania interpretacji wyłącznie ze względu na fakt, że przepisy UoR nie są przepisami prawa podatkowego w rozumieniu art. 3 pkt 2 OrdPo.

Pogląd ten potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w szeregu swoich rozstrzygnięć - m.in. w następujących orzeczeniach:

-wyrok NSA z dnia 13 stycznia 2022 r., sygn. akt II FSK 1158/19: „potrzeba analizy przepisów ustawy o rachunkowości w zakresie, w jakim jest to konieczne do wykładni art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., nie może stanowić o niemożności wydania interpretacji ze względu na to tylko, że przepisy ustawy o rachunkowości nie są przepisami prawa podatkowego, w ścisłym rozumieniu art. 3 pkt 2 O.p. Niezasadne było więc zastosowanie w sprawie art. 165a § 1 w zw. z art. 14h O.p. Ocena, czy w stanie opisanym we wniosku o wydanie interpretacji dokumenty spełniają wymogi dokumentacji podatkowej rzutuje na możliwość rozpoznania kosztu jako wydatku kwalifikowanego (prawidłowo zaewidencjonowanego), ma więc znaczenie prawnopodatkowe. Wydanie interpretacji w odpowiedzi na tak sformułowany wniosek skarżącej spółki pozwoliłoby na wyjaśnienie jej wątpliwości co do prawidłowości rozumienia i stosowania przepisów u.p.d.o.p. [..], a więc mimo tego, że odpowiedź na nie musiałaby w pewnym zakresie zawierać także wykładnię przepisów ustawy o rachunkowości, w istocie urzeczywistniałaby gwarancyjny cel instytucji prawnej indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego, jako że w przypadku wszczęcia wobec skarżącej postępowania podatkowego czy kontrolnego kwestia, o którą spółka pyta i tak musiałaby być przedmiotem oceny organów podatkowych”;

-wyrok NSA z 19 października 2021 r., sygn. akt II FSK 783/21: „sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania wydatków ma zasadnicze znaczenie dla rachunku podatkowego, rozumianego jako określenie podstawy opodatkowania, warunkuje bowiem możliwość pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania. Skoro z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. wynika, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości podatku (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy, ocena prawidłowości stosowania tych odrębnych przepisów - przede wszystkim ustawy o rachunkowości - ma znaczenie dla prawnopodatkowej kwalifikację zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa podatkowa wiąże powinność przymusowego świadczenia pieniężnego; regulacje zawarte w tych przepisach podlegają zatem wykładni w toku postępowania interpretacyjnego, o tyle, o ile wpływają na interpretację przepisów prawa podatkowego”.

Powyższy pogląd został zaprezentowany także w poniższych wyrokach:

-wyroku z dnia 14 maja 2021 r., o sygn. akt II FSK 2859/18;

-wyroku z dnia 5 listopada 2019 r., o sygn. akt II FSK 1122/19;

-wyroku z dnia 21 listopada 2019 r., o sygn. akt II FSK 4008/17;

-wyroku z dnia 15 marca 2017 r., o sygn. akt II FSK 475/15.

Wnioskodawca stoi więc na stanowisku, zgodnie z którym Dyrektor Krajowej Informacji jest kompetentny i zobowiązany do wydania indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w sprawie przedstawionej do rozstrzygnięcia przez Wnioskodawcę.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 2 listopada 2022 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.1.SH.

Postanowienie doręczono Państwu 4 listopada 2022 r.

Pismem z 10 listopada 2022 r. (wpływ tego samego dnia), złożyli Państwo w wymaganym przepisami prawa terminie – zażalenie na ww. postanowienie.

27 grudnia 2022 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.2.SG, którym utrzymałem w mocy postanowienie organu pierwszej instancji.

Postanowienie doręczono Państwu 9 stycznia 2023 r.

Skarga na postanowienie

Pismem z 7 lutego 2023 r. wnieśli Państwo skargę na ww. postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Skarga wpłynęła do mnie w tym samym dniu.

Wnieśli Państwo o:

-zastosowanie trybu uproszczonego na podstawie art. 119 pkt 2 PPSA;

-uchylenie Postanowienia I instancji na podstawie art. 135 PPSA.

-na podstawie art. 200 PPSA o zasądzenie kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych.

Odpowiedzi na skargę udzieliłem pismem z 17 lutego 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.3.SH.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 18 lipca 2023  r. sygn. akt III SA/Wa 521/23 uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z 2 listopada 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.1.SH.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Po ponownej analizie sprawy 7 listopada 2024 r. wycofałem skargę kasacyjną.

Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie – postanowieniem z 22 listopada 2024 r. sygn. akt II FSK 1964/23 umorzył postępowanie kasacyjne.

9 stycznia 2025 r. wpłynął do organu prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu administracyjnego w Warszawie.

Wyrok, który uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z 2 listopada 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.600.2022.1.SH,  stał się prawomocny od 22 listopada 2024 r. i wpłynął do mnie 9 stycznia 2025 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku 

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oraz Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w ww. wyrokach;

- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania pierwotnego postanowienia, tj. w 2022 r.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów administracyjnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej,  zgodnie z którym: