Temat interpretacji
Koszty wdrożenia platformy kadrowo-płacowej a rozliczenie podatkowe
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką holdingową, która świadczy usługi wspólne, w tym kadrowo-płacowe, i w celu ich usprawnienia postanowiła zakupić dedykowaną platformę kadrowo-płacową w modelu Software as a Service (SaaS). Oprogramowanie to będzie służyć do automatyzacji procesów związanych z obsługą kadrowo-płacową pracowników firmy. Spółka poniesie wydatki na wdrożenie platformy, w tym opłaty instalacyjne, kwartalne opłaty za użytkowanie oraz koszty prac wdrożeniowych realizowanych przez dostawcę oprogramowania. Wydatki te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy.
W związku z tym spółka wystąpiła do KIS o interpretację indywidualną. W skierowanym wniosku zwróciła się o potwierdzenie, czy poniesione koszty wdrożenia platformy mogą zostać uznane za koszty pośrednio związane z uzyskanym przychodem i rozliczane proporcjonalnie do długości szacowanego okresu jej użytkowania. W przedstawionym stanowisku spółka argumentowała, że wydatki te, choć nie są związane z konkretnym przychodem, przyczyniają się do jego osiągnięcia w dłuższej perspektywie. Ponieważ platforma będzie używana przez kilka lat, firma uznała, że rozliczenie kosztów w czasie jest uzasadnione.
Podsumowanie – jak prawidłowo rozliczyć koszty wdrożenia platformy?
Dyrektor KIS uznał przedstawione stanowisko za nieprawidłowe i wyjaśnił, że poniesione koszty wdrożenia platformy powinny zostać potrącone jednorazowo w momencie ich poniesienia, a nie rozliczane proporcjonalnie do okresu użytkowania oprogramowania.
W uzasadnieniu wskazano, że zgodnie z art. 15 ust. 1 o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Koszty dzielą się na bezpośrednie i pośrednie – te pierwsze można przypisać do konkretnego przychodu, natomiast pośrednie odnoszą się do całokształtu działalności podatnika. W analizowanym przypadku koszty wdrożenia platformy mają charakter pośredni, gdyż nie można ich bezpośrednio przypisać do konkretnego przychodu.
KIS podkreśliła, że zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Wyjątek stanowią przypadki, w których koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku. W takiej sytuacji mogą być rozliczane proporcjonalnie do okresu ich dotyczącego. Jednakże w przedmiotowej sprawie przepisy te nie mają zastosowania, ponieważ koszty wdrożenia platformy dotyczą samego uzyskania dostępu do niej, a nie okresu jej użytkowania.
Dodatkowo, organ wskazał, że nie można utożsamiać kosztów wdrożenia platformy z kosztami nabycia usługi SaaS, która jest rozliczana cyklicznie. Koszty wdrożenia nie mają charakteru okresowego, lecz jednorazowego – ponoszone są w celu uruchomienia systemu i zapewnienia jego funkcjonalności, a nie samego jego użytkowania. W rezultacie, organ podatkowy stwierdził, że spółka powinna ująć całość kosztów wdrożenia w dacie ich poniesienia, a nie proporcjonalnie do lat użytkowania platformy.