Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 września 2024 r. za pomocą platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w  przypadku, gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym we wniosku.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

X Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest spółką prawa polskiego wchodzącą w skład wielonarodowej Grupy Y (dalej: „Grupa”).

Działalność Spółki w ramach Grupy obejmuje m.in. produkcję (…), serwis i naprawy (…) oraz wszelkie czynności związane z tą działalnością.

Ponadto, Spółka jest dystrybutorem (…) na rynku polskim.

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce, w tym również dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W ramach prowadzonej działalności Spółka korzysta z usług zewnętrznego podmiotu Z, do zadań którego należą m.in. wystawianie faktur sprzedażowych, księgowanie faktur, weryfikacja dokumentów zaksięgowanych automatycznie w systemie wykorzystywanym w Spółce w procesie ewidencjonowania transakcji gospodarczych (dalej: „System”) jak i prowadzenia ksiąg rachunkowych Spółki w Systemie.

System znajduje się na serwerze Grupy w (…).

Obecnie Spółka wystawia faktury dokumentujące sprzedaż wyłącznie w formie elektronicznej.

Kontrahenci Spółki zaakceptowali otrzymywanie od Spółki faktur elektronicznych poprzez podanie przez nich właściwego adresu e-mail, na który Spółka ma wysyłać faktury w formie elektronicznej.

Proces wystawiania faktur sprzedażowych w Spółce z tytułu dostawy towarów i produktów jak również usług na rynku polskim oraz usług świadczonych na rzecz podmiotów z Grupy wygląda następująco:

Faktury systemowe:

-Sprzedaż produktów i towarów jak również usługi naprawy (…) na rzecz polskich klientów dokumentowane są fakturami w postaci elektronicznej wystawianymi w sposób automatyczny w Systemie (dalej: Faktury systemowe).

-Faktury systemowe są wystawiane na podstawie dokumentu dostawy, potwierdzającego wydanie towaru z magazynu Spółki (w przypadku sprzedaży towarów/produktów) i w oparciu o utworzony w momencie generowania zamówienia indeks towarowy/usługowy oraz dane z zamówienia.

-Zamówienie i indeks towarowy/usługowy tworzone są przez pracownika operacyjnego Spółki po uzgodnieniu z pracownikiem z działu finansowo-księgowego właściwych danych niezbędnych do założenia indeksu, tj. kodu VAT/stawki VAT/danych dot. towarów/usługi.

-Wystawienie Faktur systemowych w oparciu o dokument dostawy/dane z zamówienia pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między wystawioną fakturą a dokonaną dostawą towarów.

-Autentyczność pochodzenia Faktur systemowych zostaje zapewniona natomiast poprzez wystawienie Faktur systemowych w oparciu o zaakceptowane przez upoważnionego pracownika Spółki zamówienie.

-Faktury systemowe są automatycznie księgowane w Systemie na podstawie wyżej opisanego indeksu towarowego/usługowego.

Faktury niesystemowe:

-W zakresie sprzedaży pozostałej (pozostałe usługi oraz usługi świadczone na rzecz podmiotów z Grupy) - faktury są wystawiane i księgowane manualnie przez upoważnionych pracowników Z. Faktury są wystawiane na podstawie informacji/danych wskazanych przez osoby z działu finansowo-księgowego w Spółce (dalej: Dział F-K) (dalej: Faktura niesystemowa), które ustalają zakres wykonanych usług i kwotę wynagrodzenia na podstawie danych z Systemu. Faktury te dotyczą usług świadczonych przez Spółkę na podstawie zawartych umów ramowych z nabywcami, głównie z Grupy (dane niezbędne do wystawienia Faktury niesystemowej wynikają z umowy lub odrębnych ustaleń z nabywcami).

-Wystawiona przez pracownika Z Faktura niesystemowa jest weryfikowana przez pracownika Działu F-K w zakresie zgodności danych zawartych na Fakturze niesystemowej oraz informacji odnośnie do ilości/ceny/typu usługi jak również pod kątem prawidłowości formalno-merytorycznej dokumentu.

Obieg faktur:

-Zarówno Faktury systemowe i Faktury niesystemowe (dalej: Faktury elektroniczne) zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.

-Wystawione Faktury elektroniczne są automatycznie zapisywane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie. Format Faktur elektronicznych zapewnia niezmienność danych i uniemożliwia ingerencję w treść faktury.

-W celu wystawienia/wglądu lub pobrania Faktur elektronicznych upoważnione osoby logują się do Systemu przy użyciu indywidualnego loginu i hasła.

-Upoważnione osoby z biura obsługi klienta (dalej: BOK) dokonują akceptacji Faktury systemowej i poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku uruchamiają wysyłkę Faktury elektronicznej do nabywców.

-Faktury systemowe są przesyłane z Systemu do nabywców:

-   przez BOK z określonego adresu e-mail BOK stanowiącego określoną imiennie grupę osób, którym przypisana zostanie odpowiedzialność w przedmiotowym zakresie,

-   na określone adresy e-mail nabywców, wskazane przez nabywcę,

-   w załączniku wiadomości email.

-Pracownik BOK dostaje również automatyczną wiadomość e-mail z adresu BOK, z którego wysyłana jest Faktura systemowa o wysyłaniu emaila z Fakturą systemową na konkretny dedykowany adres nabywcy.

-Faktury niesystemowe są przesyłane:

-    przez upoważnione osoby w Spółce z ich określonego adresu e-mail,

-    na określone adresy e-mail nabywców, wskazane przez nabywcę,

-    w załączniku wiadomości email.

-Faktury elektroniczne archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) są:

-    wyłącznie w formie elektronicznej, w której zostały wystawione,

-    pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów (numerami faktur) w podziale na poszczególne miesiące,

-    w sposób zapewniający łatwe i szybkie odszukanie faktur przez osoby do tego upoważnione przez Spółkę - odpowiednio z działu księgowości i finansów, które będą mogły je wyświetlić wyłącznie w trybie do odczytu (bez możliwości w ingerencję danych Faktur elektronicznych).

-    w Systemie przez co najmniej 5 lat.

-Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka może każdorazowo wydrukować Faktury elektroniczne oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

-Spółka zamierza kontynuować wyżej opisany proces wystawiania/przesyłania i przechowywania Faktur elektronicznych w przyszłości.

Faktury zakupowe w Spółce:

-Obecnie Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie elektronicznej oraz papierowej.

-Spółka posiada dedykowany adres e-mail, na który przesyłane są faktury w formie elektronicznej (dalej: „Skrzynka”).

-Faktury papierowe są skanowane przez pracownika Spółki i przesyłane na Skrzynkę.

-Dla potrzeb realizacji wewnętrznych procesów akceptacji wydatków w Spółce udokumentowanych otrzymanymi fakturami obecnie pracownicy Spółki:

-drukują faktury w formie elektronicznej,

-dokonują adnotacji w zakresie akceptacji wydatku i weryfikacji merytorycznej dokumentu na wydrukowanej fakturze lub na fakturze otrzymanej w formie papierowej,

-wydrukowane faktury są przechowywane wraz z fakturami otrzymanymi w formie papierowej.

W celu minimalizacji kosztów związanych z archiwizacją otrzymywanych/wydrukowanych faktur, a także skrócenia procesu obiegu dokumentów zakupowych w Spółce, Spółka planuje zmianę sposobu przechowywania dokumentów poprzez stosowanie elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: „elektroniczny obieg dokumentów zakupowych”).

Elektroniczny obieg dokumentów zakupowych będzie obejmował przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych od dostawców w formie papierowej i elektronicznej, a także faktur oraz innych dokumentów potwierdzających wydatki pracownicze i wydatki poniesione w ramach delegacji.

Spółka będzie dążyła do przejścia na faktury elektroniczne ze wszystkimi dostawcami. Spółka udzieliła bądź udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy wystawiającego na jej rzecz faktury zakupowe, który stosuje bądź stosować będzie elektroniczne fakturowanie.

Nie można jednak wykluczyć, iż będą dostawcy, którzy nadal będą wystawiać i przesyłać Spółce faktury i inne dokumenty w formie papierowej.

Elektroniczny obieg dokumentów będzie zgodny z poniższymi zasadami.

Faktury otrzymywane w formie papierowej:

-będą skanowane niezwłocznie po ich otrzymaniu przez wyznaczone do tego celu osoby do formatu PDF lub JPG lub JPEG przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i pełną czytelność, uniemożliwiającego ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego,

-wersja elektroniczna zeskanowanej faktury zapisanej we wskazanym formacie będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,

-zeskanowane faktury zostaną przesłane przez pracownika na Skrzynkę.

Faktury otrzymywane w formie elektronicznej (faktura w formacie PDF lub JPG lub JPEG załączona do wiadomości e-mail) będą przesyłane bezpośrednio przez dostawców na Skrzynkę - Spółka wskaże wszystkim dostawcom właściwy adres Skrzynki, na który upoważnione osoby ze strony dostawcy (określeni co do adresu e-mail dostawcy z którego przesyłane są wiadomości e-mail z fakturami) powinny przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Jednocześnie Spółka poinformowała pracowników, którzy otrzymują faktury bezpośrednio od kontrahentów w formie elektronicznej, że faktury mają wpływać wyłącznie na Skrzynkę.

W przypadku jednak gdyby faktury zostały wysłane przez kontrahenta bezpośrednio na adres e-mail pracownika - pracownik ten ma obowiązek niezwłocznego przesłania otrzymanej faktury na Skrzynkę wraz z e-mailem, do którego dołączona została faktura.

Data otrzymania wiadomości email z fakturą elektroniczną będzie równoznaczna z datą odbioru faktury przez Spółkę. Upoważnieni pracownicy Spółki będą mieli możliwość każdorazowej weryfikacji adresu e-mail osoby, która przesyła fakturę elektroniczną w imieniu dostawcy.

Część kontrahentów Spółki dysponuje portalem, z którego upoważniony pracownik Spółki/ upoważniony pracownik Z ma możliwość bezpośredniego pobrania wystawionych przez kontrahenta faktur zakupowych. Pobrane z systemu kontrahenta faktury w formacie PDF lub JPG lub JPEG będą niezwłocznie (tego samego dnia) przesyłane przez pracownika Spółki lub pracownika Z na Skrzynkę wraz z datą pobrania faktury z systemu kontrahenta.

Data pobrania faktury z systemu kontrahenta będzie równoznaczna z datą odbioru tej faktury przez Spółkę.

W momencie wpływu zeskanowanych faktur papierowych, faktur elektronicznych (przesłanych bezpośrednio przez dostawców w załącznikach w wiadomościach e-mail lub pobranych przez upoważnionych pracowników Spółki lub pracowników Z z portali dostawców) - dalej razem: „e-faktury zakupowe” na Skrzynkę podlegać będą weryfikacji przez narzędzie V.

Narzędzie V będzie weryfikować e-maila z e-fakturą zakupową pod kątem formatu/prawidłowości formalnej/zawartości e-maila.

W przypadku gdy e-faktura zakupowa ma nieprawidłowy format (nie jest jednym z następujących formatów: PDF, JPG, JPEG) - wówczas będzie ona odrzucana - wysyłający otrzyma informacje o odrzuceniu e-maila z e-fakturą zakupową.

Po pozytywnej weryfikacji przez V:

-wysyłający otrzyma informację o prawidłowym przeprocesowaniu e-maila z e-fakturą,

-e-mail z e-fakturą zakupową będzie zaczytywany automatycznie ze Skrzynki do narzędzia Spółki służącego do akceptacji wydatków, tj. W (dalej: „Narzędzie”), zgodnie z wewnętrznymi procedurami w Spółce.

-do Narzędzia zaczytywane będą również podstawowe dane z e-faktury zakupowej, tj. numer faktury, data wystawienia, data wpływu (data wpływu wiadomości email z e- fakturą zakupową na Skrzynkę), nr kontrahenta, kwota netto, kwota brutto, kwota VAT, nazwa towarów/usługi.

Każdej e-fakturze zakupowej będzie nadawany w Narzędziu unikatowy numer URN.

W Narzędziu odbywać się będzie proces akceptacji wydatku, tj.:

-akceptacja wydatku przez właściciela wydatku, tj. weryfikacja zgodności dokumentu z przyjętym towarem/usługą (odnośnie do ilości, ceny, wartości danych dot. dostawcy/nabywcy) - oznaczenie centrum kosztu,

-weryfikacja e-faktury zakupowej przez upoważnione osoby z Z pod względem merytorycznym (w tym dekretacja księgowo-podatkowa), akceptacja e-faktury zakupowej przez upoważnione osoby z działu F-K.

W/w weryfikacja pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą zakupową a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W Narzędziu widoczna będzie ścieżka akceptacji każdej e-faktury zakupowej ze wskazaniem danych konkretnego pracownika Spółki dokonującego konkretnej weryfikacji/akceptacji e- faktury zakupowej. Dostęp do Narzędzia jest możliwy wyłącznie poprzez swoje indywidualne konto chronione hasłem ustalonym przez pracownika.

Po akceptacji e-faktury zakupowej w Narzędziu dane e-faktury zakupowej będą automatycznie zaczytywane do Systemu celem zaksięgowania e-faktury zakupowej w oparciu o wskazaną w Narzędziu dekretację i podane informacje.

Po zaczytaniu danych w Systemie dokonana zostanie weryfikacja zaksięgowanej e-faktury zakupowej pod kątem prawidłowości formalnej (format danych). W przypadku negatywnej weryfikacji - e-faktura zakupowa zostanie manualnie zaksięgowana w Systemie przez upoważnionego pracownika Z (w przypadku braku automatycznego księgowania lub błędu przy zaczytaniu).

Podczas księgowania w Systemie każdej e-fakturze zakupowej będzie nadawany unikatowy numer księgowy. Poza numerem księgowym w Systemie każda e-faktura zakupowa będzie oznaczona co do numeru URN oraz właściwego numeru faktury.

E-faktury zakupowe nie będą przechowywane w Systemie.

Każda „paczka” zawierająca:

-wiadomość email przesłaną na Skrzynkę zawierającą e-fakturę zakupową,

-e-fakturę zakupową,

-akceptację wydatku (zrzut ścieżki akceptacji z Narzędzia),

- będzie pobierana z Narzędzia i archiwizowana w specjalnych folderach/przestrzeni na ścieżce sieciowej dysku Spółki, do której dostęp będą miały wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki (pracownicy Działu F-K).

Każda paczka będzie oznaczona unikatowym numerem URN.

Faktury otrzymane w formie papierowej po ich akceptacji w Narzędziu będą niszczone.

Faktury oraz inne dokumenty niestanowiące faktur dot. wydatków pracowniczych i wydatków (dalej razem: „Dokumenty”) poniesionych w ramach delegacji:

-Obecnie Dokumenty wpływają do Spółki za pośrednictwem pracowników w formie papierowej lub formie elektronicznej.

-Dokumenty w formie elektronicznej są drukowane przez pracownika Spółki.

-Dokumenty otrzymane w formie papierowej są skanowane lub fotografowane przez pracownika przy wykorzystaniu sprzętu (skanera/ aparatu) zapewniającego wysoką jakość skanu/ fotografii i pełną czytelność,

-Zeskanowane/sfotografowane Dokumenty są zapisywane w formacie elektronicznym (cyfrowym) umożliwiającym wyłącznie jego drukowanie bez jakiejkolwiek możliwości ingerowania w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF) co zapewnia integralność treści zeskanowanych Dokumentów - dalej: e-dokumenty pracownicze.

-Pracownik ponoszący w/w wydatki ma obowiązek dokonania rozliczenia wydatków w określonym terminie ustalonym wewnętrznie w Spółce w dedykowanym narzędziu w Spółce, tj. M (dalej: „ME”).

-W ramach rozliczenia wydatków w ME:

-    pracownik dokonuje oceny e-dokumentów pracowniczych pod kątem zgodności danych (ilość/cena/wartość/tożsamość towaru/usługi, dane dostawcy/nabywcy) wskazanych na dokumencie,

-    pracownik ma obowiązek dołączenia do ME e-dokumentów pracowniczych i wskazania daty ich otrzymania.

-W ME następuje:

-    akceptacja rozliczenia wydatków udokumentowanych e-dokumentami pracowniczymi przez tzw. właściciela budżetu (lub osoby wyznaczonej przez właściciela budżetu),

-    weryfikacja e-dokumentów pracowniczych przez upoważnione osoby z działu F-K/pracownika Z pod względem merytorycznym (zgodność dokumentów stanowiących faktury z przepisami ustawy o VAT w zakresie elementów faktur) i wskazanie dekretacji księgowo-podatkowej.

-Po akceptacji rozliczenia pracowniczego w ME - dane dot. rozliczenia pracowniczego są zaczytywane do Systemu i księgowane manualnie przez osobę z Działu F- K/pracownika Z pod unikatowym numerem i kodem księgowym.

-E-dokumenty pracownicze są przechowywane obecnie w ME przez co najmniej 5 lat.

-ME jest narzędziem znajdującym się na serwerach usługodawcy poza Polską.

-Dokumenty otrzymywane w formie papierowej oraz wydrukowane są obecnie przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

W ramach planowanego elektronicznego obiegu dokumentów zakupowych Dokumenty w formie papierowej po otrzymaniu przez pracownika informacji o ich akceptacji w ME, będą niszczone, natomiast Dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej nie będą już drukowane.

W ramach elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie otrzymane przez Spółkę e-faktury zakupowe oraz e-dokumenty pracownicze (dalej razem: e-faktury) będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych):

-wyłącznie w sposób elektroniczny, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

-pod specjalnie nadanymi sekwencjami numerów w sposób zapewniający ich łatwe i szybkie odszukanie,

-w sposób gwarantujący integralność treści - gdyż żaden pracownik nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur, ani zmiany danych w nich zawartych, a wyłącznie podgląd i wydruk danej e-faktury,

-w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia - gdyż będzie możliwość zweryfikowania ścieżki akceptacji danej e-faktury, która będzie archiwizowana razem w e-fakturami,

-na dedykowanej przestrzeni sieciowej znajdującej się na serwerze Spółki w Polsce lub poza Polską (w przypadku archiwizacji e-dokumentów pracowniczych). Dostęp do archiwizowanych e-faktur będą mieli wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki/pracownicy Z.

Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka będzie mogła każdorazowo wydrukować e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e- faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami. Możliwym będzie również dostęp online za pomocą środków elektronicznych w przypadku archiwizacji poza Polską.

Spółka wykorzystuje nabywane towary oraz usługi udokumentowane e-fakturami w zakresie w jakim dokumentują one opodatkowane transakcje do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT.

E-faktury, z których Spółka odlicza/będzie odliczać podatek VAT nie należą/nie będą należały do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Spółka zalicza/będzie zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie wydatki udokumentowane e-fakturami, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ustawy o CIT.

Pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych

Czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w przypadku gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym wniosku? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 4)

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w przypadku gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym wniosku.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika ze stanowiska organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna sygn. 0111-KDIB1-2.4010.364.2024.1.DP z 22 sierpnia 2024 r. oraz sygn. 0111-KDIB2-1.4010.234.2024.1.BJ z 16 sierpnia 2024 r.) oraz sądów administracyjnych (wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt II FSK 2474/17 z 9 lipca 2019 r., sygn. akt II FSK 2830/19 z 21 czerwca 2022 r.) aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

-wydatek został definitywnie poniesiony przez podatnika (z jego zasobów majątkowych),

-dany wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-wydatek został poniesiony w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

-wydatek został właściwie udokumentowany,

-wydatek nie został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów podatkowych, określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W kontekście powyższego należy wskazać, że aby dany wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, to między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy, tj. poniesienie tego wydatku musi mieć wpływ na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła (przy założeniu, że nie znajdują się one w negatywnym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT) i co ważne musi być on właściwie udokumentowany.

Przepisy ustawy o CIT nie wskazują żadnych warunków dotyczących wymogów w zakresie udokumentowania ponoszonych wydatków. Jak stanowi jednak treści art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową zgodnie z przepisami UoR w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Oznacza to, że podatnik powinien posiadać dokumenty jakich wymaga UoR.

Stosownie natomiast to art. 20 ust. 2 oraz ust. 3 UoR:

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepisy UoR wskazują również na elementy jakie dany dokument musi posiadać aby uznać go za dowód księgowy na gruncie UoR. Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 1-6 UoR:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Kolejne regulacje UoR wskazują na wymogi merytoryczne (art. 22 UoR) dowodów księgowych wskazując, iż dowody te powinny być:

-rzetelne to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

-kompletne,

-zawierające co najmniej dane określone w art. 21 UoR,

-wolne od błędów rachunkowych,

-integralne co to treści, gdyż dokonywanie na nich wymazywania i przeróbek jest niedopuszczalne.

Powyższe przepisy wskazują zatem jakie warunki muszą być spełnione, aby dany dokument mógł zostać uznany za dowód księgowy.

Żaden przepis ustawy o CIT, ani UoR nie wskazuje jednak formy w jakiej dowód księgowy ma być wystawionyi/otrzymany oraz przechowywany.

Uznać zatem należy, iż podatnik ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję z art. 15 ustawy o CIT, które dokumentowane zostały dowodami księgowymi wystawionymi/otrzymanymi w formie elektronicznej jak również będącymi elektroniczną wersją papierowych dokumentów. Brak jest przy tym również przeciwwskazań aby dowody księgowe, na podstawie których podatnik zaliczył wydatek do KUP otrzymane w formie papierowej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej stanowiącej wierny i wyraźny obraz wersji papierowej, natomiast wersja papierowa została zniszczona.

Jak wynika z opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego:

-     W Narzędziu/ME odbywać się będzie akceptacja wydatku oraz weryfikacja formalno-merytoryczna e-faktur, tj.

-zgodność dokumentu z przyjętym towarem/usługą (odnośnie do ilości, ceny, wartości danych dot. dostawcy/nabywcy) - oznaczenie centrum kosztu,

-weryfikacja e-faktury zakupowej przez upoważnione osoby z działu F-K pod względem merytorycznym (dekretacja księgowo-podatkowa - weryfikacja/wskazanie prawidłowej),

-akceptacja finalna wydatku przez managera budżetu.

Ścieżka akceptacji każdej e-faktury zakupowej ze wskazaniem danych konkretnego pracownika Spółki dokonującego konkretnej weryfikacji/akceptacji e-faktury zakupowej będzie widoczna w Narzędziu.

-     Dostęp do Narzędzia jest możliwy wyłącznie poprzez swoje indywidualne konto chronione hasłem ustalonym przez pracownika.

-     Dokumenty w formie papierowej po otrzymaniu przez pracownika informacji o ich akceptacji, będą niszczone.

-     W ramach elektronicznego obiegu dokumentów wszystkie otrzymane przez Spółkę e-faktury zakupowe oraz e-dokumenty pracownicze (dalej razem: e-faktury) będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych):

-wyłącznie w sposób elektroniczny w nieedytowalnym formacie, który gwarantuje integralność treści gdyż żaden pracownik nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e- faktur, ani zmiany danych w nich zawartych (brak możliwości dokonywania wymazywania i przeróbek w treści e-faktury), a wyłącznie podgląd i wydruk danej e-faktury, w sposób gwarantujący autentyczność pochodzenia  - gdyż będzie możliwość zweryfikowania ścieżki akceptacji danej e-faktury, która będzie archiwizowana razem z e-fakturami,

-na dedykowanej przestrzeni sieciowej lub w ME znajdujących się na serwerze Spółki w Polsce. Dostęp do archiwizowanych e-faktur będą mieli wyłącznie upoważnieni pracownicy Spółki.

-Spółka zalicza/będzie zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie wydatki udokumentowane e-fakturami, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ustawy o CIT.

W świetle powyższych okoliczności nie ulega wątpliwości, iż Spółka będzie miała prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki spełniające definicję z art. 15 ustawy o CIT udokumentowanych e-fakturami przechowywanymi w wyłącznie w formacie elektronicznym, również po zniszczeniu papierowych wersji tych dokumentów.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora KIS w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo:

-    interpretacja indywidualna z 14 lutego 2024 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.10.AR:

„Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę. (...)

(...) stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu, wynikających z dokumentów cyfrowych:

-     przechowywanych jedynie w systemie elektronicznym, których papierowa wersja będzie zniszczona (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1),

-     dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, których papierowa wersja będzie zniszczona (część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3)

-     jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego oceny Państwa stanowiska w sprawie.”

-    interpretacja indywidualna z 23 czerwca 2023 r. sygn. 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP:

„Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że fakt przechowywania Faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Spółki oraz Dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami wskazanymi w opisach zdarzeń przyszłych (gdy fizyczne/papierowa wersje dokumentów zostaną zniszczone), nie będzie miał wpływu na możliwość uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. (...)

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

-     uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;

-     ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.”

-    interpretacja indywidualna z 2 listopada 2022 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.352.2018.12.S/KS:

„Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

-     uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

-     ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych - stwierdzam, że stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku w zakresie możliwości przechowywania dokumentów jedynie w formie elektronicznej oraz prawidłowości przyjętej procedury przetwarzania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest prawidłowe.”

Wniosek: Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w niniejszym wniosku i prawo to zostanie zachowane również po zniszczeniu wersji papierowych e-faktur.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wyznacza zakres  przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w przypadku, gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Z art. 20 ust. 2 pkt 1 powyższej ustawy wynika, że:

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

W opisie sprawy wskazali Państwo, że spełnili/będą spełniali Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

-    faktury elektroniczne i e-faktury będą archiwizowane (przechowywane dla celów podatkowych) pod specjalnie nadanymi sekcjami numerów w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),

-    faktury elektroniczne oraz e-faktury będą przechowywane w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),

-    w przypadku przechowywania faktur elektronicznych oraz e-faktur poza Polską naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej będzie zapewniony dostęp online do ww. faktur za pomocą środków elektronicznych (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT),

-    na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, Spółka może każdorazowo wydrukować Faktury elektroniczne oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w sposób zapewniający zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur elektronicznych (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie, że z opisu sprawy wynika, iż w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane wyżej wymagania należy zgodzić się z Państwem, że będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w przypadku gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym przez Państwa we wniosku.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 4 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie podatku od towarów i usług wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Państwa wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).