Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 października 2024 r. za pośrednictwem platformy e-PUAP wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy opisane w stanie faktycznym wydatki ponoszone przez spółkę tytułem realizacji zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B zatrudnionych przez Wnioskodawcę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Uzupełnili go Państwo, w odpowiedzi na wezwanie pismem z 6 grudnia 2024 r. (data wpływu 9 grudnia 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w branży IT (…). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka ściśle współpracuje ze szwedzkim podmiotem - B AB (dalej: „B”), dla której jest usługodawcą. W najbliższym czasie planowane jest połączenie B z innym szwedzkim podmiotem - C (dalej: „C”), co będzie oznaczać zmianę podmiotu który będzie nabywcą usług Wnioskodawcy. Niemniej jednak, na ten moment Wnioskodawca wciąż obciąża (wystawia faktury VAT) na rzecz B. Wnioskodawca zawarł już nową umowę z C, przy czym fakturowanie tej spółki nastąpi nie wcześniej niż za kilka miesięcy.

Z uwagi na przedmiot działalności kontrahentów Spółki, tj. obecnie B, a w przyszłości C, a to tworzenie strategii e-commerce, stron internetowych i marketingu efektywnościowego, podmioty te zapewniają Wnioskodawcy zlecenia w związku ze świadczeniem przez te podmioty usług na rzecz swoich kontrahentów, to jest tworzenie platform e-commerce na zamówienie. Wnioskodawca świadczy także usługi doradcze dostosowane do unikalnych potrzeb klientów w zakresie e-commerce i marketingu.

W ramach prowadzonej działalności Spółka zatrudnia pracowników, jak również współpracuje z osobami fizycznymi prowadzącymi własną działalność gospodarczą (dalej: „Współpracownicy B2B”) - taki schemat zatrudnienia wynika z charakteru usług świadczonych przez Wnioskodawcę. Współpracownicy pełnią istotną rolę w ramach Spółki i świadczonych przez nią usług, co przejawia się m.in. w istotnym wpływie na wysokość przychodów generowanych przez Spółkę. Współpracownicy B2B nie są przy tym klientami (usługobiorcami) w zakresie działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę.

Współpraca pomiędzy Spółką a Współpracownikami B2B opiera się na umowach o świadczenie usług. W ramach świadczenia usług na rzecz Spółki, Współpracownicy B2B zobowiązani są niekiedy, zgodnie z zawartymi ze Spółką umowami, do wykonywania obowiązków poza siedzibą Wnioskodawcy, w tym także w siedzibie kontrahenta (C lub B) lub w siedzibie kontrahentów C lub B. W takim przypadku niezbędne jest poniesienie określonych kosztów związanych z transportem i zakwaterowaniem Współpracowników B2B w ramach realizowanych przez nich czynności.

Każdorazowo czynności te związane są z usługami świadczonymi przez Spółkę na rzecz kontrahentów, tj. C lub B lub bezpośrednio na rzecz kontrahentów C lub B, a tym samym są związane z przychodami osiąganymi przez Wnioskodawcę.

W sierpniu 2024 r. Wnioskodawca oraz Współpracownicy B2B zawarli aneksy do umów o współpracę, które to aneksy wprowadzały do umowy postanowienia w zakresie rozliczania wyjazdów służbowych. Aktualnie, zgodnie z treścią zawartych aneksów, w umowie znajdują się następujące postanowienia:

1. (…): „Przedmiot Umowy, w zależności od rodzaju usługi i potrzeb Zamawiającego, może być wykonywany w miejscu prowadzenia działalności Wykonawcy, w siedzibie Zlecającego lub w innym, uzgodnionym przez Strony miejscu. W przypadkach uzasadnionych interesem Zamawiającego, przedmiot Umowy może być realizowany przez Wykonawcę także w siedzibie, lub miejscu prowadzenia działalności przez kontrahentów lub podwykonawców Zamawiającego, jak również w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego, jego kontrahentów lub podwykonawców”.

2. (…): „W przypadku realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę poza miejscem prowadzenia przez niego działalności lub poza siedzibą Zamawiającego, Zamawiający zobowiązuje się do poniesienia niezbędnych wydatków związanych z realizacją przedmiotu Umowy przez Wykonawcę, zaakceptowanych wcześniej przez Zamawiającego”.

3. (…): „Wydatki związane z realizacją przedmiotu Umowy”

1)  „Do niezbędnych wydatków związanych z realizacją Umowy o których mowa w … zalicza się, w szczególności, koszt zakupu biletów lotniczych, inne koszty transportu, w tym bilety na komunikację oraz przejazdy taksówką, koszty zakwaterowania oraz inne uzasadnione wydatki, których poniesienie jest niezbędne w celu realizacji przedmiotu Umowy przez Wykonawcę.

2)  Poniesienie kosztów, o których mowa w … Umowy nastąpi poprzez przedpłatę dokonaną bezpośrednio przez Zamawiającego, przekazanie Wykonawcy środków pieniężnych, w tym również za pośrednictwem rachunku bankowego, z obowiązkiem wyliczenia się przez Wykonawcę, bądź też zwrot Wykonawcy poniesionych przez niego wydatków, z zastrzeżeniem ust. 3.

3)  W przypadku otrzymania środków pieniężnych przez Wykonawcę lub zwrotu przez Zamawiającego wydatków poniesionych przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązany jest do udokumentowania wszelkich poniesionych wydatków dokumentem księgowym zawierającym oznaczenie (firmę) i numer NIP Zamawiającego. Niezwłocznie po powrocie Wykonawca zobowiązany jest do rozliczenia się z dokonanych wydatków oraz do przekazania Zamawiającemu dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki.

4)  Zamawiający dokona zwrotu poniesionych przez Wykonawcę wydatków w terminie 30 dni od dnia rozliczenia się przez Wykonawcę. Zwrot wydatków nie stanowi wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy, o którym mowa w … Umowy”.

Jak wynika z ww. postanowień aneksów do umowy o współpracę, w przypadku gdy Wnioskodawca przekaże Współpracownikom B2B środki pieniężne celem dokonywania płatności na miejscu bądź też dokona zwrotu poniesionych przez Współpracowników B2B wydatków, wszystkie wydatki udokumentowane będą dokumentem księgowym wystawionym na Spółkę, tj. oznaczenie (firmę) Spółki oraz jej numer NIP. Ponadto, w przypadku przekazania Współpracownikom B2B środków pieniężnych przez Spółkę będą oni zobowiązani do wyliczenia się z tych środków.

Współpracownicy B2B zobowiązani są do niezwłocznego rozliczenia się z poniesionych wydatków po powrocie z wyjazdu. Wydatki te, w myśl postanowień aneksu, nie stanowią wynagrodzenia Współpracowników B2B w związku ze świadczeniem przez nich usług na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca podkreśla, że poniesienie wydatków związanych wyjazdami Współpracowników B2B jest realizowanie w jej interesie i pozwala Spółce na generowanie przychodów z prowadzonej przez nią działalności gospodarczej w branży IT.

Zgodnie z umową zawartą przez Spółkę ze B, oraz z C (która obecnie nie jest jeszcze faktycznie realizowana), Wnioskodawca przysługujące mu wynagrodzenie z tytułu świadczonych usług ustala w oparciu m.in. o ponoszone wydatki zmienne związane ze świadczeniem usług, do których zgodnie z ustaleniami stron wlicza się koszty związane z wyjazdami służbowymi Współpracowników B2B. Wynagrodzenie Wnioskodawcy uwzględnia więc bazę kosztową, którą ponosi Spółka w związku ze świadczeniem usług na rzecz B, oraz z C.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 6 grudnia 2024 r. wskazali Państwo, że:

1)Jakie konkretnie koszty ponosicie Państwo w związku z realizacją zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B? Czy są to koszty podróży służbowych czy też inne? Proszę konkretnie wskazać jakie to koszty.

Jak wskazano we wniosku, w ślad za przywołaną przez Wnioskodawcę treścią aneksów zawartych ze współpracownikami, Wnioskodawca ponosi niezbędne koszty do których zalicza się koszty podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką) oraz koszty zakwaterowania. Ponadto Wnioskodawca zwraca także inne ewentualne wydatki Współpracowników, np. związane z posiłkami. Spółka przed spotkaniem Współpracownika z Kontrahentem nie jest w stanie określić końcowych kosztów wyjazdu do Klientów.

Wskazane powyżej koszty ponoszone są na moment złożenia niniejszego uzupełnienia, przy czym, Wnioskodawca nie może wykluczyć, że w toku dalszego świadczenia usług przez Wnioskodawcę na rzecz swoich kontrahentów katalog wydatków tych ulegnie rozszerzeniu, przy czym, nie jest to przedmiotem niniejszego wniosku.

2)Z jakich względów, Współpracownicy (jako odrębne podmioty) nie finansują kosztów podróży służbowych we własnym zakresie?

Jak wskazano we wniosku, wydatki te ponoszone są przez Wnioskodawcę z uwagi na fakt, iż to on jest bezpośrednim beneficjentem ich poniesienia i osiąga korzyści związane z ponoszonymi wydatkami w postaci rozpoznania przychodu podatkowego wygenerowanego w związku z realizacją zleceń na rzecz kontrahentów. Oznacza to, że wyjazdy współpracowników do kontrahentów organizowane są w interesie Wnioskodawcy, stąd też w pełni zasadne jest ponoszenie ostatecznego ciężaru kosztów z tym związanych przez Wnioskodawcę, nie zaś przez inne podmioty, tj. współpracowników.

3)Czy sfinansowanie przez Państwa podróży służbowych wiąże się z koniecznością spełnienia określonych warunków przez Współpracowników, a w razie ich niespełnienia do zwrotu poniesionych kosztów podróży?

Wnioskodawca wskazuje, że wydatki te, z uwagi na fakt, iż są ponoszone w jego interesie, w żadnym przypadku nie podlegają zwrotowi przez współpracowników, w szczególności nie zostały ustalone jakiekolwiek kryteria, których niespełnienie obliguje współpracowników do ich zwrotu.

4)Czy fakt poniesienia przez Państwa wydatków z tytułu odbycia przez Współpracowników podróży służbowych ma wpływ (jaki?) na wysokość wynagrodzenia wypłacanego Współpracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o współpracy (tzw. B2B)?

Wnioskodawca wskazuje, że wynagrodzenie Współpracowników nie powiększane o koszty związane z podróżami służbowymi z wyjątkiem dodatkowych innych wydatków (np. związanych z posiłkami), które akceptowane są przez Spółkę.

5)Jaki wpływ na uzyskanie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów ma poniesienie kosztów podróży służbowych Państwa Współpracowników?

Jak wskazano we wniosku, wydatki ponoszone na podróże służbowe współpracowników mają zarówno bezpośredni jak i pośredni wpływ na osiągnięcie przychodów.

Fakt iż współpracownicy realizują zlecenia bezpośrednio u kontrahentów Wnioskodawcy w istotny sposób wpływa na szybkość realizacji poszczególnych zleceń, gdyż ułatwia kontakt i przepływ informacji z kontrahentami Wnioskodawcy. Zdarza się często, że spotkania z kontrahentami Wnioskodawcy mają charakter niezwykle praktyczny (np. warsztaty, procedura weryfikacji wykonanych usług), który to charakter byłby niemożliwy do zachowania w przypadku spotkań online czy też komunikacji mailowej lub telefonicznej.

Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, bezpośrednia obecność współpracowników u kontrahentów Wnioskodawcy wpływa także w pozytywny sposób na relację pomiędzy członkami zespołu Wnioskodawcy oraz członkami zespołów poszczególnych kontrahentów Wnioskodawcy. Pozytywne relacje międzyludzkie przekładają się także na współpracę na płaszczyźnie zawodowej i ułatwiają tym samym sprawne zrealizowanie zlecenia, a tym samym osiągnięcie przychodu z poszczególnych zleceń przez Wnioskodawcę.

Ponadto, fakt iż zlecenia realizowane są przez Wnioskodawcę w sposób sprawny i szybki, z zachowaniem pozytywnych relacji z zespołami poszczególnych kontrahentów wpływa także w sposób pośredni na przychody Wnioskodawcy. Sprawne i szybkie zrealizowanie poszczególnych zleceń umożliwia Wnioskodawcy zawarcie większej ilości umów na świadczone przez siebie usługi. W przypadku bowiem, gdyby współpracownicy kontaktowali się z kontrahentami Wnioskodawcy tylko i wyłącznie w sposób tradycyjny, tj. poprzez wiadomości e-mail, spotkania online lub rozmowy telefoniczne wydłużony byłby okres trwania poszczególnych zleceń, a tym samym liczba nowych zleceń przyjmowanych przez Wnioskodawcę uległaby zmniejszeniu.

Co więcej, pozytywna opinia dotychczasowych kontrahentów na temat Wnioskodawcy i świadczonych przez niego usług może umożliwić Wnioskodawcy w przyszłości pozyskanie nowych zleceń z polecenia dotychczasowych kontrahentów.

Wobec powyższego, wydatki które Wnioskodawca ponosi w związku z wyjazdami służbowymi współpracowników stanowią, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki związane w sposób bezpośredni i pośredni z przychodami osiąganymi przez Wnioskodawcę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pytanie

Czy opisane w stanie faktycznym wydatki ponoszone przez spółkę tytułem realizacji zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B zatrudnionych przez Wnioskodawcę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane w stanie faktycznym wydatki ponoszone przez Spółkę tytułem realizacji zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B zatrudnionych przez Wnioskodawcę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W oparciu o powyższą definicję przyjmuje się, że aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy musi spełniać następujące kryteria:

• został faktycznie poniesiony przez podatnika, co oznacza, że został on pokryty z majątku podatnika;
• jest definitywny, co oznacza, że nie został on zwrócony podatnikowi przez jakikolwiek inny podmiot;
• jest udokumentowany we właściwy sposób, co oznacza, że podatnik posiada stosowne dokumenty księgowe wystawione na swoje dane;
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia jego źródła;
• nie został wyłączony z kosztów uzyskania przychodu w katalogu wskazanym w art. 16 ust. 1

W ocenie Wnioskodawcy, wszystkie ww. przesłanki są w niniejszym przypadku spełnione.

Jak wskazano w stanie faktycznym, koszty związane z wykonywaniem zadań przez Współpracowników B2B pokrywane są w pierwszej kolejności bezpośrednio przez Wnioskodawcę w przypadkach, w których możliwe jest dokonanie przedpłaty, np. zakwaterowanie czy też koszty transportu. W przypadku natomiast gdy dokonanie przedpłaty nie jest możliwe, Wnioskodawca przekazuje Współpracownikom B2B własne środki pieniężne z obowiązkiem wyliczenia się po powrocie bądź też zwraca Współpracownikom B2B środki poniesione czasowo przez nich w trakcie wykonywania obowiązków.

Finalnie więc, to Wnioskodawca ponosi ciężar ekonomiczny wydatków w związku z wykonywaniem zadań przez Współpracowników B2B, nawet w przypadku w którym dokonuje on zwrotu wydatków poniesionych przez Współpracowników B2B. Współpracownicy B2B otrzymują bowiem zwrot 100% wydatkowanych środków, o ile zostały one poniesione zgodnie z umową zawartą przez strony.

W związku z tym przesłanka faktycznego poniesienia wydatku przez Wnioskodawcę jest w niniejszym przypadku spełniona.

Wnioskodawca wskazuje, że przedmiotowy wydatek nie jest mu zwracany przez jakikolwiek inny podmiot. Tak jak wskazano w stanie faktycznym, to Wnioskodawca jest podmiotem, który w określonych przypadkach, zwraca Współpracownikom B2B poniesione przez nich wydatki w związku z wykonywaniem obowiązków. Wydatki te są ponoszone jednakże w interesie Wnioskodawcy i ekonomicznie obciążają majątek Spółki.

Fakt, iż Wnioskodawca w ramach wysokości należnego mu wynagrodzenia kalkuluje ponoszoną przez siebie bazę kosztową, w tym również koszty związane z podróżami służbowymi Współpracowników B2B nie oznacza, że Wnioskodawca otrzymuje zwrot poniesionego uprzednio wydatku. Wnioskodawca podkreśla bowiem, że całość uzyskanego wynagrodzenia od kontrahentów traktuje jako przychód podatkowy z tytułu świadczonych usług. Okoliczność kalkulacji w ramach należnego wynagrodzenia wydatków na wyjazdy służbowe Współpracowników powoduje jedynie, w ocenie Wnioskodawcy, że wydatki te mają charakter kosztów bezpośrednich uzyskania przychodu w myśl art. 15 ust. 4b - 4c ustawy o CIT.

W przeciwnym wypadku, a to gdyby tut. Organ uznał iż wydatki na wyjazdy służbowe Współpracowników B2B nie stanowią kosztów uzyskania przychodu z uwagi na fakt, iż są uwzględniane w ramach bazy kosztowej przy obliczaniu wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług, należałoby stwierdzić również, że w przypadku podmiotu dokonującego sprzedaży towarów handlowych koszt ich zakupu, uwzględniany w cenie sprzedaży, także nie stanowi kosztu uzyskania przychodu gdyż podlega „zwrotowi” przy zakupie towaru przez kontrahenta.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, również i przesłanka definitywnego poniesienia wydatku jest spełniona w niniejszym przypadku, na co nie wpływa fakt kalkulowania wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług w oparciu m.in. o bazę kosztową, w tym również koszty podróży służbowych Współpracowników B2B.

Odnosząc się do przesłanki właściwego udokumentowania wydatków Wnioskodawca wskazuje, że niezależnie od okoliczności faktycznych, a to czy wydatek ponoszony jest od początku ze środków Spółki czy też pierwotnie ze środków Współpracowników B2B i następnie zwracany im przez Spółkę, każdorazowo Wnioskodawca jest w posiadaniu dokumentu księgowego dotyczącego poszczególnych wydatków zawierającego dane Spółki, tj. nazwę (firmę) oraz numer NIP przypisany Spółce.

Wnioskodawca posiada także - w przypadkach w których jest to możliwe - potwierdzenia zapłaty należności lub potwierdzenia zwrotu Współpracownikom B2B poniesionych pierwotnie przez nich wydatków.

Powyższe oznacza, zdaniem Wnioskodawcy, że spełniona jest przesłanka należytego udokumentowania wydatku, zarówno pod kątem dokumentu księgowego jak również potwierdzenia zapłaty lub zwrotu środków.

Kluczową przesłanką pozwalającą na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest powiązanie wydatku z przychodami podatnika. W ocenie Wnioskodawcy bez poniesienia przedmiotowych wydatków nie byłoby możliwe zrealizowanie zleceń na rzecz C lub B, jak również na rzecz kontrahentów tych podmiotów, a tym samym generowanie przychodów podatkowych przez Spółkę. Konieczność realizacji części zadań bezpośrednio w siedzibie C lub B a także u kontrahentów tych podmiotów wynika z oczekiwań zgłaszanych Wnioskodawcy. Okoliczności te wpływają więc bezpośrednio na generowane przez Wnioskodawcę przychody podatkowe.

Ponadto, fakt iż osoby realizujące zlecenie dla C lub B lub ich kontrahentów mają możliwość realizacji części zadań bezpośrednio u tych podmiotów w sposób obiektywny ułatwia realizację zlecenia, np. w zakresie bieżącej komunikacji pomiędzy stronami. W związku z tym ponoszone wydatki również pośrednio przekładają się na przychody osiągane przez Wnioskodawcę, gdyż sprawna komunikacja przyspiesza realizację zleceń, co umożliwia Wnioskodawcy realizację dodatkowych zleceń i czynności.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, spełniona jest przesłanka poniesienia wydatku w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia jego źródła. Bez tego wydatku bowiem, jak już wskazano, Wnioskodawca nie mógłby zrealizować części zleceń, jak również realizacja zleceń byłaby wydłużona w czasie, co wpłynęłoby na możliwość przyjmowania i realizacji innych zleceń.

Ostatnią przesłanką jest brak wskazania wydatku w art. 16 ust. 1 stanowiącym zamknięty katalog kosztów niepodatkowych. W ocenie Wnioskodawcy przedmiotowy wydatek nie można uznać za jakikolwiek, który został wskazany w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, w szczególności nie jest to wydatek reprezentacyjny, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Zgodnie z ww. przepisem, nie uważa się za koszt uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przyjmuje się, że wydatkiem reprezentacyjnym jest takie świadczenie, którego głównym celem jest wykreowanie pozytywnego wizerunku podatnika wśród innych podmiotów, w tym współpracowników.

Wnioskodawca wskazuje, że oczywisty brak jest w niniejszym przypadku takich celów ponoszenia przez niego wydatków związanych z wyjazdami służbowymi Współpracowników B2B. W trakcie wyjazdów Współpracownicy B2B realizują jedynie cele zawodowe i biznesowe Wnioskodawcy. Wnioskodawca nie ponosi natomiast jakichkolwiek wydatków, których celem byłaby sfera prywatna Współpracowników B2B. Fakt, iż taki wydatek nie ma charakteru reprezentacyjnego potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 19 grudnia 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.557.2023.3.PK, w której organ zgodził się z podatnikiem, że wydatki związane z organizacją służbowych wyjazdów współpracowników, które służą lepszej organizacji czasu pracy oraz poprawie efektywności jej wykonywania nie stanowią wydatków reprezentacyjnych, a tym samym mogą stanowić koszty uzyskania przychodu w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę spełnienie wszystkich przesłanek wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatki związane wyjazdami służbowymi Współpracowników B2B stanowią koszty uzyskania przychodu. Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 7 lipca 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.232.2023.2.KM, w której tut. Organ wskazał, że stwierdzić należy, że wydatki poniesione na podróże Współpracowników stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ jak wynika z uzupełnienia wniosku, zapisy związane z obowiązkiem finansowania Podróży Służbowej, znajdują się w postanowieniach umownych [...] Ponadto z informacji zawartych we wniosku i jego uzupełnieniu wynika, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na podróże Współpracowników a osiągnięciem przez Wnioskodawcę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła w obu wariantach. Z wniosku wynika, że koszty poniesione na podróże Współpracowników przyczyniają się do wykonania zlecenia na rzecz klienta co bezpośrednio generuje przechód po stronie Wnioskodawcy lub opracowania produktu/rozwiązania, które w przyszłości wygeneruje przychód. Wobec powyższego, wskazać należy, że wydatki poniesione przez Państwa na podróże Współpracowników w obu wariantach, będą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu Ustawy o CIT, jeżeli w istocie jak już wskazano powyżej obowiązek ich ponoszenia wynika z zawartych umów i nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Współpracowników.

Analogiczne stanowisko w tej kwestii wynika także z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 5 stycznia 2023 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK, w której organ podkreślił, że stwierdzić należy, że wydatki poniesione na podróże Współpracowników stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT o ile obowiązek ich ponoszenia przez Wnioskodawcę wynika z zawartych ze Współpracownikami umów oraz nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Współpracowników. Opis stanu faktycznego wskazuje, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na podróże Współpracowników a osiągnięciem przez Wnioskodawcę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła. Z wniosku wynika, że koszty poniesione na podróże Współpracowników przyczyniają się do wykonania zlecenia na rzecz klienta co bezpośrednio generuje przechód po stronie Wnioskodawcy lub opracowania produktu/rozwiązania, które w przyszłości wygeneruje przychód. Wobec powyższego wskazać należy, że wydatki poniesione przez Państwa na podróże Współpracowników (noclegi i bilety transportu publicznego: bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe), mogą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu Ustawy o CIT o ile jak już wskazano powyżej obowiązek ich ponoszenia wynika z zawartych umów i nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Współpracowników.

Takie stanowisko tut. Organu wynika również z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 14 września 2023 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.393.2023.2.SH oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 2 października 2023 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.400.2023.3.PK.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez niego lub zwracane Współpracownikom B2B mogą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. W ocenie Wnioskodawcy, spełnione są bowiem wszystkie przesłanki wynikające z brzmienia przepisu, jak również wynikające z praktyki orzeczniczej organów podatkowych i sądów administracyjnych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest wyłącznie kwestia ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Spółkę tytułem realizacji zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B zatrudnionych przez Wnioskodawcę w postaci kosztów podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką), kosztów zakwaterowania oraz wydatki związane z posiłkami, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”):

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-    został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-    został właściwie udokumentowany,

-    nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 updop, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop:

Nadmienić należy, że za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku Spółki w oczach jej potencjalnych lub obecnych kontrahentów.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że bezpośrednia obecność współpracowników u kontrahentów Wnioskodawcy wpływa także w pozytywny sposób na relację pomiędzy członkami zespołu Wnioskodawcy oraz członkami zespołów poszczególnych kontrahentów Wnioskodawcy. Pozytywne relacje międzyludzkie przekładają się także na współpracę na płaszczyźnie zawodowej i ułatwiają tym samym sprawne zrealizowanie zlecenia, a tym samym osiągnięcie przychodu z poszczególnych zleceń przez Wnioskodawcę. Ponadto, fakt iż zlecenia realizowane są przez Wnioskodawcę w sposób sprawny i szybki, z zachowaniem pozytywnych relacji z zespołami poszczególnych kontrahentów wpływa także w sposób pośredni na przychody Wnioskodawcy.

Wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

-przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu)

oraz

-potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

• „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,
• „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”,

natomiast

• „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt  II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Z treści wniosku wynika m.in., że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zatrudnia pracowników, jak również współpracuje z osobami fizycznymi prowadzącymi własną działalność gospodarczą (dalej: „Współpracownicy B2B”). Współpraca pomiędzy Spółką a Współpracownikami B2B opiera się na umowach o świadczenie usług. W ramach świadczenia usług na rzecz Spółki, Współpracownicy B2B zobowiązani są niekiedy, zgodnie z zawartymi ze Spółką umowami, do wykonywania obowiązków poza siedzibą Wnioskodawcy, w tym także w siedzibie kontrahenta (C lub B) lub w siedzibie kontrahentów C lub B. W takim przypadku niezbędne jest poniesienie określonych kosztów związanych z transportem i zakwaterowaniem Współpracowników B2B w ramach realizowanych przez nich czynności. Każdorazowo czynności te związane są z usługami świadczonymi przez Spółkę na rzecz kontrahentów, tj. C lub B lub bezpośrednio na rzecz kontrahentów C lub B, a tym samym są związane z przychodami osiąganymi przez Wnioskodawcę.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy opisane w stanie faktycznym wydatki ponoszone przez spółkę tytułem realizacji zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B zatrudnionych przez Wnioskodawcę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki poniesione na koszty podróży służbowych Współpracowników, tj. koszty podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką), koszty zakwaterowania oraz wydatki związane z posiłkami, mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wymienione koszty będą miały związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów. Jak wynika bowiem z opisu sprawy, współpracownicy realizują zlecenia bezpośrednio u kontrahentów Wnioskodawcy w istotny sposób wpływa na szybkość realizacji poszczególnych zleceń, gdyż ułatwia kontakt i przepływ informacji z kontrahentami Wnioskodawcy. Zdarza się często, że spotkania z kontrahentami Wnioskodawcy mają charakter niezwykle praktyczny (np. warsztaty, procedura weryfikacji wykonanych usług). Ponadto, fakt iż zlecenia realizowane są przez Wnioskodawcę w sposób sprawny i szybki, z zachowaniem pozytywnych relacji z zespołami poszczególnych kontrahentów wpływa także w sposób pośredni na przychody Wnioskodawcy. Sprawne i szybkie zrealizowanie poszczególnych zleceń umożliwia Wnioskodawcy zawarcie większej ilości umów na świadczone przez siebie usługi. Co więcej, pozytywna opinia dotychczasowych kontrahentów na temat Wnioskodawcy i świadczonych przez niego usług może umożliwić Wnioskodawcy w przyszłości pozyskanie nowych zleceń z polecenia dotychczasowych kontrahentów. Wskazali Państwo również, że poniesienie wydatków związanych wyjazdami Współpracowników B2B jest realizowanie w jej interesie i pozwala Spółce na generowanie przychodów z prowadzonej przez nią działalności gospodarczej w branży IT. Zgodnie z umową zawartą przez Spółkę ze B, oraz z C (która obecnie nie jest jeszcze faktycznie realizowana), Wnioskodawca przysługujące mu wynagrodzenie z tytułu świadczonych usług ustala w oparciu m.in. o ponoszone wydatki zmienne związane ze świadczeniem usług, do których zgodnie z ustaleniami stron wlicza się koszty związane z wyjazdami służbowymi Współpracowników B2B. Wynagrodzenie Wnioskodawcy uwzględnia więc bazę kosztową, którą ponosi Spółka w związku ze świadczeniem usług na rzecz B, oraz z C.

Ponadto wskazane przez Państwa wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 16 ust. 1 updop. Oznacza to, że przy odpowiednim udokumentowaniu ww. wydatków będą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i są racjonalnie uzasadnione.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy opisane w stanie faktycznym wydatki ponoszone przez spółkę tytułem realizacji zleceń na rzecz kontrahentów przez Współpracowników B2B zatrudnionych przez Wnioskodawcę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o  postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).