W zakresie przyjęcia, że wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika Spółki nie stanowi wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą.

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 lipca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie przyjęcia, że wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika Spółki nie stanowi wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 12 września 2024 r. (data wpływu 17 września 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca, jest Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą Zarząd i siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”).

Spółka korzysta z rozliczenia podatku dochodowego w mechanizmie ryczałtu od dochodów spółek (dalej: „estoński CIT”).

Drugi z Zainteresowanych również jest polskim rezydentem podatkowym - osobą fizyczną, która ma otrzymać od Spółki świadczenie opisane w niniejszym wniosku.

Pracownik był zatrudniony w Spółce w okresach: od dnia 05.03.2022 r. do dnia 31.07.2022 r., od dnia 05.08.2022 do dnia 04.09.2022 r. oraz od dnia 30.09.2022 r. do dnia 28.08.2023 r. Wygaśnięcie umowy o pracę z pracownikiem nastąpiło z powodu śmierci pracownika. Zgon pracownika został zakwalifikowany jako wypadek przy pracy. Łączny okres zatrudnienia pracownika w Spółce wynosił 1 rok 4 miesiące i 27 dni. Z informacji jakie Spółka posiada wynika, że Pracownik miał żonę i córkę.

Żona i córka zmarłego pracownika należą do kręgu osób, którym przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy przyznają odprawę pośmiertną. Spółka posiada informację, iż małżonka i córka zmarłego pracownika spełniają przesłanki określone w art. 68 ust. 1 pkt 2 i art. 71 ustawy o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych z dnia 17 grudnia 1998 r. Celem ustalenia kręgu osób uprawnionych do otrzymania odprawy pośmiertnej, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, odprawa pośmiertna zwolniona jest od podatku dochodowego.

Spółka wypłaciła najbliższej rodzinie zmarłego pracownika odprawę pośmiertną wynikającą z art. 93 Kodeksu pracy. Wysokość tej odprawy ustalona została zgodnie z obowiązującym w Spółce Regulaminem wynagradzania.

Ponadto, Spółka chce wypłacić żonie i córce pracownika dodatkowe świadczenie pośmiertne (dalej jako: „Dodatkowa odprawa pośmiertna”), uwzględniając całokształt okoliczności, że zmarły pracownik był bardzo ceniony zarówno przez Spółkę oraz wniósł istotny wkład w rozwój Spółki, jak również trudną sytuację rodziny zmarłego pracownika. Dodatkowa odprawa pośmiertna będzie stanowić dodatkową odprawę (obok tej wynikającej z przepisów Kodeksu pracy).

Zarząd Spółki zamierza podjąć uchwałę o wypłacie najbliższej rodzinie zmarłego pracownika dodatkowej odprawy pośmiertnej w wysokości 24-krotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Powyższa dodatkowa odprawa pośmiertna nie wynika z wewnątrzzakładowych przepisów (w tym Regulaminu Pracy) ani z przepisów powszechnie obowiązującego prawa pracy.

Dodatkowa odprawa pośmiertna, którą Spółka planuje wypłacić na podstawie uchwały Zarządu, nie jest odszkodowaniem wypłaconym przez instytucję ubezpieczeniową z tytułu ubezpieczenia na życie, o którym mowa w art. 93 § 7 Kodeksu pracy. Dodatkowa odprawa pośmiertna zostanie wypłacona ze środków obrotowych Spółki.

W związku z zaistniałą sytuacją powstała wątpliwość czy Wnioskodawca, jako podmiot planujący dokonanie przedmiotowej wypłaty Dodatkowej odprawy pośmiertnej będzie zobowiązany do pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz czy ciążą na nim obowiązki informacyjne związane z wypłatą dodatkowej odprawy pośmiertnej rodzinie zmarłego pracownika. Dla określenia zakresu ewentualnych obowiązków Wnioskodawcy będącego płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, decydujące znaczenie ma rozstrzygnięcie, czy dodatkowa odprawa pieniężna korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego oraz czy wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika nie stanowi wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 3 CIT i czy wydatek ten będzie podlegać opodatkowaniu ryczałtem.

W odpowiedzi na wezwanie z 29 sierpnia 2024 r. – w piśmie z 12 września 2024 r. (data wpływu 17 września 2024 r.) Wnioskodawca wskazał, że prostuje powołany we wniosku opis stanu faktycznego, w ten sposób, że jedynym zainteresowanym wydaniem interpretacji indywidualnej jest Wnioskodawca Spółka „Mon-Tech” Sp. z o.o.

Pytania

1.Czy opisana w zdarzeniu przyszłym planowana dodatkowa odprawa pośmiertna korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z czym na Wnioskodawcy nie spoczywają żadne obowiązki płatnika ani też obowiązki informacyjne związane z jej wypłatą przewidziane w art. 42a ustawy o PIT?

2.Czy opisany w zdarzeniu przyszłym planowany przez Spółkę do poniesienia wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika stanowi wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 3 CIT i podlega opodatkowaniu ryczałtem?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 w kwestii dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy opisany zdarzeniu przyszłym planowany przez Spółkę do poniesienia wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika nie stanowi wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 3 CIT i tym samym nie podlega opodatkowaniu ryczałtem.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Ad 2

Zgodnie z art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 z późn. zm., dalej: „ustawa o CIT”): „Opodatkowaniu ryczałtem podlega dochód odpowiadający wysokości wydatków niezwiązanych działalnością gospodarczą (dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą”.

W myśl art. 28n ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT:

„Podstawę opodatkowania ryczałtem stanowi suma dochodu z tytułu ukrytych zysków i dochodu z tytułu wy datków niezwiązanych z działalnością gospodarczą ustalona w miesiącu, w którym wy konano świadczenie lub dokonano wypłaty lub wydatku. ”

W katalogu dochodów do opodatkowania w systemie ryczałtu ustawodawca w art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT wymienił m.in. dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika odpowiada wysokości takich wydatków.

Dochody niezwiązane z działalnością gospodarczą mogą częściowo pokrywać się z dochodami stanowiącymi ukryte zyski. W przypadku jednak wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą nie jest konieczne i wymagane badanie powiązań z podmiotem, na rzecz którego dokonywana jest wypłata lub z którym dokonuje się transakcji.

Podmioty, na rzecz których Spółka planuje ponieść wydatek na Dodatkową odprawę pośmiertną przedstawione w niniejszym wniosku, nie stanowią podmiotów powiązanych z Wnioskodawcą w świetle powyższych definicji i nie są jej udziałowcami, dlatego w ocenie Spółki nie zostanie spełniony podstawowy warunek uznania świadczeń ponoszonych na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika za ukryte zyski.

Z przepisów ustawy o CIT nie wynika wprost jakiego rodzaju wydatki mogą być uznane za dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ustawodawca jedynie w art. 28m ust. 4a ustawy o CIT doprecyzował, że wydatkami niezwiązanymi z działalnością gospodarcza są wydatki i odpisy amortyzacyjne oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości od składników majątku (np. samochodów osobowych), które są wykorzystywane w celach mieszanych.

Przepisy Rozdziału 6b ustawy o CIT nie zawierają definicji legalnej wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. W związku z powyższym, aby ustalić jakie kategorie wydatków oraz kosztów mieszczą się w zakresie wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, należy odwołać się do znaczenia, jakie posiada niniejsze pojęcie w języku powszechnym.

Ustawa nie zawiera definicji pojęcia „wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą”. Pewną wskazówkę może stanowić Przewodnik do Ryczałtu od dochodów spółek z dnia 23 grudnia 2021 r. (dalej jako „Przewodnik”) wydany przez Ministerstwo Finansów, stanowiący objaśnienia podatkowe, o których mowa w art. 14a § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540), w którym zaznaczono, iż „Sposób kwalifikacji tego dochodu uzależniony jest od indywidualnego stanu faktycznego, w jakim pozostaje spółka. W ocenie wydatków kwalifikujących się do tego rodzaju dochodów można się posiłkować kwalifikacją wydatków do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1, wynikająca z praktyki podmiotu jak również bogatego orzecznictwa sądowo-administracyjnego. Wprawdzie pojęcie „wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą” nie jest tożsame z pojęciem „wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów”, jednak należy zwrócić uwagę na podobieństwo, jakie może je cechować. Podobieństwa pomiędzy wydatkami niezwiązanymi z działalnością gospodarczą a wydatkami niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodu, należy upatrywać przede wszystkim w celu ich poniesienia. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Te same cele powinny realizować wydatki związane z działalnością gospodarczą Należy bowiem zwrócić uwagę, że jedną z immanentnych cech działalności gospodarczej, która wyróżnia ją od innego rodzaju aktywności, jest jej zarobkowy charakter”.

Biorąc powyższe pod uwagę, przy ocenie wydatków kwalifikujących się do wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jak wskazano powyżej, należy się posiłkować kwalifikacją wydatków do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wynikającą z praktyki podmiotu jak również orzecznictwa sądowo-administracyjnego.

W związku z powyższym w ocenie Spółki zasadne jest zatem posiłkowanie się dorobkiem orzeczniczym i interpretacyjnym powstałym na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jednak jedynie w takim zakresie, w jakim ustalano związek wydatków z osiąganymi przychodami.

Praktyka interpretacyjna organów podatkowych w zakresie zaliczenia do kosztów podatkowych Dodatkowej odprawy pośmiertnej przysługującej najbliższej rodzinie zmarłego pracownika potwierdza, że: Dodatkowa odprawia pośmiertna może zostać zaliczona jako koszt uzyskania przychodu (vide: interpretacja z dnia 24 lipca 2020 r. Nr 0111-KDIB2-1.4010.209.2020.1.AP wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której organ podatkowy uznał, że: „Chociaż trudno doszukiwać się bezpośredniego związku pomiędzy ponoszeniem świadczeń na rzecz rodziny w związku ze śmiercią pracownika, a osiąganiem przychodów, to jednak niewątpliwie są to koszty funkcjonowania Spółki, a zatem koszty pośrednie, czyli takie, które związane są z całościowym wymiarem prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z powyższym stwierdzić należy, że wypłacona przez Spółkę, dodatkowa odprawia pośmiertna wynikająca z regulaminu wynagradzania, tj. aktu, którego podstawę prawną stanowią przepisy ustawy - Kodeksu pracy, spełnia kryteria wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i może zostać zaliczona przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów”.

W konsekwencji, skoro w klasycznym modelu opodatkowania CIT, poniesione wydatki na Dodatkową odprawę pośmiertną stanowią koszty podatkowe, to Spółka nie widzi podstaw, dla których wydatki na Dodatkową odprawę pośmiertną miałyby stanowić dochód z wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub dochód z tytułu ukrytych zysków. Jak zostało to wskazane w opisie stanu faktycznego, wydatki te mają niewątpliwy związek z działalnością Spółki. Nie są one również świadczeniem na rzecz Wspólników lub podmiotów z nimi powiązanych.

W ocenie Wnioskodawcy wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika wynika z faktu prowadzenia działalności gospodarczej i zatrudniania pracowników. Z uwagi na powyższe nie może budzić wątpliwości, że dokonywanie wypłaty dodatkowej odprawy pośmiertnej jest związane z działalnością gospodarczą.

Opisany w zdarzeniu przyszłym planowany przez Spółkę do poniesienia wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika wpisuje się w cel osiągnięcia, zabezpieczenia lub uzyskania źródeł przychodów, jest on zatem w ocenie Wnioskodawcy związany z działalnością gospodarczą i nie podlega opodatkowaniu Ryczałtem.

Dokonanie Dodatkowej odprawy pośmiertnej może przyczynić się do budowania długoterminowego zaufania pracowników i społeczności lokalnej oraz pozostałych interesariuszy do prowadzonej przez Spółkę działalności. Większe zaufanie z kolei jest fundamentem tworzenia otoczenia, w którym Spółka podejmuje i może podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się i z tego też powodu ww. wydatki nie będą uznawane za niezwiązane z działalnością gospodarczą.

Ponadto, planowana Dodatkowa odprawa pośmiertna realizuje zasady społecznej odpowiedzialności biznesu (ang. Corporate Social Responsibility CSR, dalej jako: „CSR”), określonej w normie PN-ISO 26 000, zgodnie z którą jest to: „odpowiedzialność organizacji za wpływ jej decyzji i działań na społeczeństwo i środowisko, zapewniana przez przejrzyste i etyczne postępowanie, które: przyczynia się do zrównoważonego rozwoju, w tym dobrobytu i zdrowia społeczeństwa; uwzględnia oczekiwania interesariuszy; jest zgodne z obowiązującym prawem i spójne z międzynarodowymi normami postępowania; jest zintegrowane z działaniami organizacji i praktykowane w jej relacjach”.

Społeczna odpowiedzialność biznesu to strategia zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne, aspekty środowiskowe, czy relacje z różnymi grupami interesariuszy, w szczególności z pracownikami. Bycie społecznie odpowiedzialnym oznacza inwestowanie w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy i informowanie o tych działaniach, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa i kształtowania warunków dla zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego. Należy zwrócić uwagę na aspekt świadomości działań podatnika oraz przyjętą przez niego strategię ich realizacji. CSR ma na celu budowanie pozytywnego odbioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, obywateli ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja celów CSR nie następuje zatem przez sam wydatek, ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który przełoży się na skutki finansowe.

Tym samym należy wskazać, że planowana przez Spółkę Dodatkowa odprawa pośmiertna jest związana z jej działalnością gospodarczą. Prowadzenie działalności odpowiedzialnej społecznie (CSR) buduje markę Spółki, lojalność wobec niej, a także wpływa na pozytywny odbiór Spółki przez obecnych oraz potencjalnych pracowników. W konsekwencji Dodatkowa odprawa pośmiertna pośrednio przyczynia się do generowanych przez Spółkę przychodów.

Powyższe stanowisko potwierdza praktyka interpretacyjna organów podatkowych, np. interpretacja z dnia 10 maja 2023 r., wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0111-KDIB1-1.4010.139.2023.2.BS, interpretacja z dnia 31 stycznia 2023 r., wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, Nr 0114-KDIP2-2.4010.231.2022.1.AP.

W ocenie Wnioskodawcy wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika wynika z faktu prowadzenia działalności gospodarczej i zatrudniania pracowników. Z uwagi na powyższe nie może budzić wątpliwości, że planowana wypłata dodatkowej odprawy pośmiertnej jest związana z działalnością gospodarczą i nic powoduje powstania dochodu z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, zatem nie będzie podlegała opodatkowaniu ryczałtem od dochodów w myśl art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko braku uznania wydatku poniesionego przez Spółkę na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliżej rodziny zmarłego pracownika za wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą.

Zgodnie z art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805, dalej: „ustawa o CIT”):

W katalogu dochodów do opodatkowania w systemie ryczałtu ustawodawca w art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT wymienił również dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika odpowiada wysokości takich wydatków.

W przypadku wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą nie jest konieczne i wymagane badanie powiązań z podmiotem na rzecz którego dokonywana jest wypłata lub z którym dokonuje się transakcji.

Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą, o których mowa w powyższym przepisie nie zostały w sposób szczególny zdefiniowane przez ustawodawcę. Ustawodawca nie podał również przykładu takich wydatków. Wobec braku definicji ustawowej tego pojęcia zasadne jest posłużenie się definicjami z języka powszechnego. Słownik języka polskiego (www.sjp.pl) definiuje przymiotnik "związany" jako: mający związek, coś wspólnego z kimś, z czymś. A contrario "niezwiązany" należy rozumieć jako: niemający związku, czegoś wspólnego z kimś, z czymś. Do wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą można więc zaliczyć tylko takie wydatki, które nie mają związku z prowadzoną działalnością.

Takie rozumienie powyższego pojęcia przyjmowane jest również w orzecznictwie (przykładowo wyroki: WSA w Warszawie z 16 stycznia 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 2398/23, WSA w Bydgoszczy z 12 kwietnia 2024 r. sygn. akt I SA/Bd 88/23). W wyrokach tych zawarto także ważną wskazówkę interpretacyjną, a mianowicie, iż zakres znaczeniowy pojęcia „wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą” nie może być wykładany wprost przez pryzmat treści art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ani art. 16 tej ustawy. Artykuł 15 ust. 1 ustawy o CIT stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Definiuje on więc inne pojęcie, tj. kosztu uzyskania przychodu, a nie pojęcie wydatku niezwiązanego/związanego z działalnością gospodarczą.

Uwzględniając powyższe, negatywna ocena stanowiska Spółki musi zawierać uzasadnienie, z którego powinno wynikać, że wydatek, o którym mowa we wniosku nie ma związku z działalnością spółki.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka zatrudniała pracownika, w następujących okresach:

• Od 5 marca do 31 lipca 2022 r.;
• Od 5 sierpnia do 4 września 2022 r., oraz
• Od 30 września 2022 r. do 23 sierpnia 2022 r.

Wygaśnięcie umowy o pracę nastąpiło z powodu śmierci pracownika z tytułu wypadku przy pracy. Pracownik ten łącznie był zatrudniony przez 1 rok 4 miesiące 27 dni. Spółka wypłaciła najbliższej rodzinie zmarłego pracownika odprawę pośmiertną wynikającą z art. 93 Kodeksu Pracy. Wysokość tej odprawy ustalona została zgodnie z obowiązującym w Spółce Regulaminie wynagradzania. Dodatkowo Spółka chce wypłacić żonie i córce pracownika, dodatkową odprawę pośmiertną, bowiem pracownik był bardzo ceniony przez Spółkę oraz istotny wkład w rozwój Spółki, jak również trudną sytuację rodziny zmarłego pracownika. Dodatkowa odprawa pośmiertna będzie stanowić dodatkową odprawę. Zarząd Spółki zamierza w tym celu podjąć uchwałę o wypłacie najbliższej rodzinie zmarłego pracownika dodatkowej odprawy pośmiertnej w wysokości 24-krotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Odprawa ta nie wynika z wewnątrzzakładowych przepisów, ani z przepisów powszechnie obowiązującego prawa pracy. Dodatkowa odprawa pośmiertna, którą Spółka planuje wypłacić nie jest odszkodowaniem wypłaconym przez instytucję ubezpieczeniową. Jej wypłata nastąpi ze środków obrotowych Spółki.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy poniesiony wydatek na dodatkową odprawę pośmiertną na rzecz najbliższej rodziny zmarłego pracownika nie stanowi wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą.

Biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe, nie można uznać, że wypłata dodatkowego świadczenia pośmiertnego na rzecz żony i córki zmarłego pracownika wiąże się z prowadzoną działalnością gospodarczą (zarówno w sposób bezpośredni jak i pośredni), w tym przełoży się na rozwój firmy oraz uzyskiwane przez nią przychody (zyski).

Należy zauważyć, że planowane do wypłaty świadczenie na rzecz rodziny byłego pracownika (na potrzeby wniosku nazywane zamiennie przez wnioskodawcę „odprawą pośmiertną”) nie jest odprawą pośmiertną sensu stricte, tj. odprawą wynikającą z przepisów prawa obowiązujących spółkę jako pracodawcę.

Obowiązki pracodawcy w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).

Zgodnie z postanowieniami art. 93 § 1 tego aktu prawnego:

Prawo do odprawy pośmiertnej powstaje bezpośrednio na rzecz uprawnionych członków rodziny zmarłego pracownika z chwilą jego śmierci.

Aby uniknąć kryterium uznaniowości, którą mogliby zastosować pracodawcy, ustawodawca uregulował w art. 93 § 2 Kodeksu pracy wysokość odprawy pośmiertnej w trzech grupach. I tak, w przypadku pracownika:

• zatrudnionego krócej niż 10 lat, wysokość odprawy stanowi jednomiesięczne wynagrodzenie,
• zatrudnionego co najmniej 10 lat - trzymiesięczne wynagrodzenie,
• zatrudnionego co najmniej 15 lat - sześciomiesięczne wynagrodzenie.

W przypadku śmierci pracownika zakwalifikowanej jako wypadek przy pracy, niezależnie od odprawy pośmiertnej wynikającej z przepisów prawa pracy, na podstawie art. 13 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych z dnia 30 października 2002 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 2189, ze zm.) członkom rodziny pracownika, który zmarł wskutek wypadku przy pracy, przysługuje ponadto jednorazowe odszkodowanie wypłacone ze środków funduszu ZUS. W przypadku kiedy do jednorazowego odszkodowania uprawniony jest tylko jeden członek rodziny zmarłego pracownika, przysługuje ono w wysokości:18-krotnego przeciętnego wynagrodzenia, gdy uprawnionymi są małżonek lub dziecko, lub 9-krotnego przeciętnego wynagrodzenia, gdy uprawniony jest inny członek rodziny.

Z opisu sprawy wynika, że wnioskodawca zapłacił na rzecz najbliżej rodziny pracownika, zmarłego w wyniku wypadku przy pracy, odprawę pośmiertną wynikającą z przepisów Kodeksu pracy. Dodatkowo zamierza także ponieść wydatek na jej rzecz w postaci dodatkowego świadczenia w wysokości 24-krotności miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Nie jest zabronione, aby osoby uprawnione do odprawy pośmiertnej otrzymały od pracodawcy dodatkowe świadczenie, niezależne od odprawy pośmiertnej wynikającej wprost z Kodeksu pracy lub odszkodowania ze środków z funduszu ZUS. Takie dodatkowe świadczenie w związku ze śmiercią pracownika pracodawca może przewidzieć w zakładowych źródłach prawa pracy, np. w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania. Sposób ustalenia regulacji we wskazanym zakresie jest w zasadzie dowolny i dobrowolny.

Zgodnie bowiem z art. 77² § 2 Kodeksu pracy:

Z kolei w myśl art. 241¹³ § 1 Kodeksu pracy:

Jak jednakże wynika z treści wniosku, dodatkowe świadczenie pośmiertne nie wynika z wewnątrzzakładowych przepisów (w tym regulaminu wynagradzania). W tym zakresie stan faktyczny sprawy odbiega więc od powołanego na poparcie swojego stanowiska przez spółkę stanu faktycznego objętego interpretacją z 24 lipca 2020 r. Nr 0111-KDIB2-1.4010.209.2020.1.AP (pomijając przy tym podstawową różnicę, jeżeli chodzi o formę opodatkowania wnioskodawców).

Decyzja o wypłacie świadczenia ma być podjęta w formie jednorazowej uchwały zarządu. Wyjaśniają Państwo, że uzasadnieniem dla jej podjęcia ma być to, że zmarły pracownik był bardzo ceniony przez spółkę oraz wniósł istotny wkład w jej rozwój. Wzięto ponadto pod uwagę trudną sytuację rodziny zmarłego pracownika.

Należy wskazać, że wypłata dodatkowego świadczenia pośmiertnego w przypadku wypadku przy pracy, która nie wynika z wewnątrzzakładowych przepisów (w tym regulaminu wynagradzania) nie rodzi jakichkolwiek roszczeń w stosunku do zakładu pracy po stronie członków rodziny zmarłego pracownika. Podjęta po śmierci pracownika decyzja zarządu, o wypłacie członkom jego rodziny takiego świadczenia stanowi zatem jednostronne świadczenie byłego pracodawcy na korzyść członków rodziny zmarłego pracownika, tj. osób, które nie są pracownikami spółki i nie dokonają żadnych świadczeń na rzecz spółki. Decyzja taka ma charakter uznaniowy (dobrowolny) ze strony spółki. Z tego względu, trudno zgodzić się, że dodatkowe świadczenie pośmiertne, które nie wynika z regulacji wewnętrznych spółki może być uznane za wydatek związany z jej działalnością gospodarczą.

Także powody podjęcia decyzji o wypłacie dodatkowego świadczenia pośmiertnego tj. okoliczność, iż zmarły pracownik był bardzo ceniony przez spółkę oraz wniósł istotny wkład w jej rozwój oraz trudna sytuacja materialna rodziny byłego pracownika nie uzasadniają związku tego wydatku z działalnością spółki. Należy zauważyć, że docenienie wartości pracownika i jego przydatności dla firmy mogło, i w zasadzie powinno, przejawiać się w odpowiednio pod tym kątem ustalonej wysokości wynagrodzenia pracownika (w tym także dodatkowych gratyfikacji, np. nagród, premii itp.) za jego życia. Wydatki z tego tytułu bez wątpienia realizowałyby cel w postaci związku z działalnością spółki. Podkreślenia wymaga, że beneficjentem świadczenia pośmiertnego nie jest już pracownik związany ze spółką poprzez fakt jego zatrudnienia tylko osoby trzecie - żona i córka byłego pracownika - które na rzecz spółki nie będą świadczyć pracy, przyczyniając się do osiągania przez nią przychodów i jej dalszego rozwoju. Nie można zgodzić się z Państwem, że wydatek na rzecz członków rodziny zmarłego pracownika wynika z faktu prowadzenia działalności i zatrudniania pracowników, przez co jest związany z działalnością spółki. Wynika on bowiem z tego, że spółka podjęła suwerenną decyzję o jego ustanowieniu i wypłacie, a u podstaw tej decyzji leżała chęć pomocy materialnej rodzinie zmarłego, która, jak wynika z wniosku, znajduje się w trudnej sytuacji. Można wobec tego przyjąć, że gdyby nie zła sytuacja materialna rodziny byłego pracownika nie doszłoby do wypłaty świadczenia, w szczególności w wysokości 24-krotności pensji, tj. wysokości znacznie przekraczającej wysokość odprawy kodeksowej. Związek, który zachodzi w przypadku wypłaty świadczenia pośmiertnego to związek z sytuacją materialną rodziny byłego pracownika (poprawą tej sytuacji), a nie związek z działalnością spółki.

Podnosząc argument, iż wypłata świadczenia może „przyczynić się do budowania długoterminowego zaufania pracowników i społeczności lokalnej oraz pozostałych interesariuszy do prowadzonej przez Spółkę działalności”, a „większe zaufanie z kolei jest fundamentem tworzenia otoczenia, w którym Spółka podejmuje i może podejmować inicjatywy innowacyjne i rozwijać się” Spółka w żaden sposób ich nie uzasadniła. Poza samym stwierdzeniem nie wskazała, w jaki sposób fakt jednorazowej wypłaty świadczenia na rzecz rodziny byłego pracownika, którego zgon zakwalifikowany został jako wypadek przy pracy, zbuduje zaufanie pracowników, nie mówiąc już o zaufaniu społeczności lokalnej i pozostałych interesariuszy (nie wiadomo nawet kogo wnioskodawca ma na myśli, mówiąc o społeczności lokalnej i pozostałych interesariuszach).

Podobnie, poza przytoczeniem ogólnych uwag na temat społecznej odpowiedzialności biznesu, Spółka nie odniosła ich w sposób zindywidualizowany do świadczenia, o którym mowa we wniosku. Mówiąc o społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR), należy mieć na uwadze strategię zarządzania, zgodnie z którą przedsiębiorstwa w swoich działaniach dobrowolnie uwzględniają interesy społeczne, aspekty środowiskowe, czy relacje z różnymi grupami interesariuszy, w tym z pracownikami. Bycie społecznie odpowiedzialnym oznacza inwestowanie w zasoby ludzkie, w ochronę środowiska, relacje z otoczeniem firmy ale także informowanie o tych działaniach, co przyczynia się do wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa i kształtowania warunków dla zrównoważonego rozwoju społecznego i ekonomicznego. CSR ma na celu budowanie pozytywnego odbioru danego podmiotu w społeczeństwie. Zaufanie konsumentów, kontrahentów ma w przyszłości przełożyć się na osiągnięcie celów finansowych, a więc powiększenie przychodów. Realizacja celów CSR nie następuje zatem przez sam wydatek ale przez zbudowanie wizerunku podmiotu, który przełoży się na skutki finansowe.

Wyjaśniając istotę programów CSR na gruncie podatkowym, sądy administracyjne podkreślają, że program CSR jest powszechnie przyjętą metodą reklamy i promocji podmiotów gospodarczych, działających zwłaszcza w takich szczególnych branżach, w których typowa reklama (telewizyjna, radiowa, internetowa) nie ma zastosowania albo jej zastosowanie nie przynosi spodziewanych efektów. W tym ujęciu wydatki na nabycie towarów i usług, poniesione w związku z realizacją społecznej odpowiedzialności biznesu mogą być kwalifikowane jako wydatki o charakterze marketingowym i mogą mieć związek z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną (por. wyroki NSA z 2 kwietnia 2019 roku, sygn. akt I FSK 561/17, z 13 listopada 2013 r., sygn. akt I FSK 1606/12, z 13 czerwca 2018 r., sygn. akt I FSK 1420/16 oraz z 26 września 2018 r, sygn. akt II FSK 2500/16).

Świadome inwestowanie w ramach społecznej odpowiedzialności biznesu wymaga informowania o tych działaniach. Takie działania powinny wynikać z wcześniejszej strategii i planu działania przyjętych w firmie.

Ze złożonego wniosku nie wynika, aby działanie spółki na rzecz członków rodziny zmarłego pracownika miały na celu reklamę i promocję spółki, a przez to skutkowałyby zwiększeniem zainteresowania produktami czy usługami oferowanymi przez spółkę, co przełożyłoby się na wzrost przychodów. Z twierdzeniem spółki, iż prowadzenie działalności odpowiedzialnej społecznie buduje markę spółki, lojalność wobec niej, a także wpływa na pozytywny odbiór spółki przez obecnych oraz potencjalnych pracowników, co do zasady nie sposób polemizować. Jednakże w opisie sprawy nie można doszukać się potwierdzenia powyższych tez w odniesieniu do konkretnej sytuacji związanej z wypłatą świadczenia na rzecz rodziny byłego pracownika. Również sama Spółka tego nie uczyniła.

Należy podkreślić, że działania CSR powinny wynikać z przyjętej wcześniej przez przedsiębiorcę strategii i planu działania. Konieczne jest także aby potencjalni interesariusze mieli wiedzę o tych działaniach, powinna być ona powszechnie dostępna.

Jak już wspomniano wypłata świadczenia pośmiertnego nie wynika z żadnych istniejących w firmie regulaminów czy wewnątrzzakładowych regulacji. Nie sposób więc uznać, że w tym zakresie spółka ma przyjętą jakąś długoterminową strategię, wręcz przeciwnie jest to wydatek wynikający z jednorazowej decyzji spółki, wyrażonej w specjalnie przyjętej uchwale zarządu. Z wniosku nie wynika także, aby miało miejsce informowanie o nim otoczenia firmy, czy też pozostałych pracowników oraz w jaki sposób ta informacja ma być rozpowszechniona wśród całej załogi.

Podsumowując, wydatek z tytułu świadczenia pośmiertnego jest wydatkiem niezwiązanym z działalnością gospodarczą spółki i podlega opodatkowaniu ryczałtem na podstawie art. 28m ust. 1 pkt 3 CIT.

W świetle powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że dotyczą one konkretnych spraw i konkretnych podatników osądzonych w określonym stanie faktycznym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.

Podkreślenia wymaga fakt, że pełna weryfikacja okoliczności ponoszenia, zasadności i związku z prowadzoną działalnością wymienionych przez Państwa we wniosku wydatków możliwa będzie w postępowaniu dowodowym, które zastrzeżone jest dla innych trybów postępowania. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie jest bowiem uprawniony do przeprowadzenia postępowania dowodowego.

Informacja o zwrocie nadpłaty

W związku z tym, że dokonali Państwo opłaty wyższej od kwoty należnej, nadpłatę w wysokości 80 zł zwrócimy na rachunek bankowy Spółki, z którego została uiszczona opłata.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).   

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).