Czy koszty zaliczenia przychodu mogą zostać udokumentowane w postaci wyciągu i elektronicznego potwierdzenia zakupu?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 sierpnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek, z 26 sierpnia 2024 r., o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m. in. ustalenia, czy koszty zaliczenia przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w postaci zakupu (…) mogą zostać udokumentowane w postaci wyciągu i elektronicznego potwierdzenia zakupu (…).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Podatnik sprzedaje (…), czyli (…). Sprzedaż odbywa się w należącym do Podatnika stacjonarnym punkcie obsługi klientów, a także online.

Podatnik bezpośrednio nabywa (…) z oficjalnej dystrybucji online dla (…), które następnie odsprzedaje klientom. Podatnik zawarł umowę z dystrybutorem (…) pochodzącym z (…) stałą umowę na podstawie której kupuje (…) na (…), które następnie odsprzedaje klientom. Nie jest to jednak jedyna możliwość nabycia (…) dla (…), bowiem są one także nabywane online.

Na (…) nie ma nazwy nabywcy (…) ani Podatnika, widnieje jedynie data. W zależności od kraju nazwa podatnika widnieje w przypadku wystawienia faktury. Zyskiem ze sprzedaży jest różnica pomiędzy wartością sprzedanych (…) a ich zakupem. Cena sprzedaży to cała kwota, bez rozróżnienia na cenę (…) i wynagrodzenie Podatnika. W cenie sprzedaży nie jest wliczany VAT.

Wszyscy mają możliwość zakupu (…), zarówno przedsiębiorcy, osoby fizyczne, rolnicy. Całość obsługi Klientów w powyższym zakresie i odsprzedaży (…) Podatnik dokonuje we własnym zakresie. Podatnik nie jest obecnie podatnikiem zwolnionym od VAT i jest zarejestrowany jako podatnik VAT i VAT UE. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. Zapłaty dokonuje się kartą płatniczą lub gotówką. Faktury i paragony z NIP są wstawiane na żądanie Klienta. Podatnik może otrzymać faktury potwierdzające dokonanie wydatku za (…) jedynie z (…) i (…), natomiast w przypadku pozostałych krajów wystawane są wyciągi oraz elektroniczne potwierdzenia zakupu (…). Również w przypadku zakupu (…) nie zawsze wystawiana jest faktura, a wyciąg i elektroniczne potwierdzenie zakupu (…).

Pytanie

Czy koszty zaliczenia przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805, dalej „uCIT”) w postaci zakupu (…) mogą zostać udokumentowane w postaci wyciągu i elektronicznego potwierdzenia zakupu (…)? (pytanie oznaczone nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie

Podatnik może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów działalności wydatek na zakup (…) udokumentowany wyciągiem i elektronicznym potwierdzeniem zakupu (…).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 uCIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 uCIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Ponadto uznanie kosztu za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że koszt ten jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Biorąc pod uwagę powyższe, koszt poniesiony przez podatnika każdorazowo winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy:

-ustawa wyraźnie wskazuje przynależność danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub

-ustawa wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów lub

-koszt został wymieniony w art. 16 ust. 1 uCIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, kosztem uzyskania przychodów jest koszt spełniający łącznie następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika,

-jest definitywny (rzeczywisty),

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć inny wpływ na wysokość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie został wymieniony w art. 16 uCIT.

Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 uCIT, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Z powyższego wynika, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W tym kontekście szczególnie istotne są zalecenia zawarte w Ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2.zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3.wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 Ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2.korygujące poprzednie zapisy;

3.zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4.rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Ponadto w art. 21 Ustawy o rachunkowości wskazano elementy, jakie obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy. Podsumowując powyższe, przepis art. 20 Ustawy o rachunkowości wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Z kolei art. 21 Ustawy o rachunkowości zawiera katalog niezbędnych elementów dowodu księgowego. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Rekomendowane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc powyższy stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego (winno być stanu faktycznego) należy stwierdzić, że skoro Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, iż podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta, to otrzymana od kontrahenta dokument księgowy w formie papierowej lub elektronicznej stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Powyższe uzasadnia, że koszty uzyskania przychodu mogą zostać udokumentowane w postaci wyciągu i elektronicznego potwierdzenia zakupu (…).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Ustawa o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm. dalej: „ustawa o rachunkowości”).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

Według art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

W myśl art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości,

Art. 21 ustawy o rachunkowości zawiera katalog niezbędnych elementów dowodu księgowego.

I tak, w myśl art. 21 ustawy o rachunkowości,

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Zatem, Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie pytania oznaczonego nr 2. W zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku od towarów i usług zostało/zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),

albo

-    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).