Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

   - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);

   - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

   - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

   - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;

   - został właściwie udokumentowany;

   - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo -skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodu.

Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Konieczne jest więc poddanie analizie ww. przepisu w kontekście opisanego stanu faktycznego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika bowiem, że Spółka, w celu utrzymania współpracy z dotychczasowymi firmami (…) oraz w celu zwiększenia ilości zlecanych projektów badawczych, a także zaangażowania we współpracę nowych firm (…), zapewnia audytorom najwyższe standardy pobytu w Spółce poprzez zapewnienie im posiłków, kawy, herbaty, organizację spotkań biznesowych oraz poprzez zapraszanie na posiłki do w restauracji. Spotkania te dają wymierne korzyści handlowe oraz marketingowe i powodują m.in. wzrost obrotów poprzez podejmowanie współpracy ze Spółką w ramach kolejnych projektów badawczych. Powyższe jest szczególnie istotne w kontekście interpretowania przez doktrynę i sądy administracyjne pojęcia „reprezentacja”, które użyte zostało w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wyłączającym koszty reprezentacji z kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie ze stanowiskiem zaprezentowanym w postanowieniu Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 grudnia 2012 r., sygn. akt II FSK 702/11, „reprezentacja” w rozumieniu ww. przepisu, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 grudnia 2022 r., sygn. akt II FSK 1130/20 wskazał, że „zakresem przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. objęte są wydatki, które mają na celu stworzenie pozytywnego obrazu działalności gospodarczej podatnika jako całości, pozytywnego obrazu jego przedsiębiorstwa i stworzenie u kontrahentów podatnika ogólnego pozytywnego odbioru podatnika i jego działalności gospodarczej. Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. [...] Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.”

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 23 października 2018 r., sygn. akt I SA/Rz 741/18: „Tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p.”

Zgodnie natomiast z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 29 sierpnia 2023 r., sygn. akt I SA/Wr 49/23: „Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny ze względu na rodzaj konkretnych wydatków kwalifikowanych jako koszty reprezentacji wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, to koszty te mają charakter reprezentacyjny”.

Jak wskazuje się w piśmiennictwie, w odniesieniu do ww. wyroku „Sąd przypomniał, że oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami, to koszty te mają charakter reprezentacyjny” (M. Malinowski, CIT: cel wydatku fiskus zweryfikuje dopiero w klasycznym postępowaniu podatkowym, LEX/el. 2015).

Zatem przy kwalifikowaniu danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów należy uwzględnić cel jego poniesienia. Tylko wydatki na zakup określonych towarów i usług stanowiących koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy. W związku z powyższym, jeśli dane działanie stanowi element strategii marketingowej spółki, w celu rozszerzenia i zacieśnienia współpracy z aktualnymi kontrahentami i partnerami, jak również promocji oraz reklamy przedmiotowe wydatki nie stanowią wydatków na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Jak wskazał Wnioskodawca w stanie faktycznym, zapewnienie najwyższych standardów audytorom podczas pobytu w spółce jest kluczowe dla funkcjonowania i wysokości obrotów Spółki, bowiem usatysfakcjonowani audytorzy powodują, że firmy (…) podejmują się realizacji kolejnych projektów z Wnioskodawcą, co bezpośrednio przedkłada się na ilość klientów Spółki oraz wyniki finansowe Wnioskodawcy.

Głównym celem powyższych działań nie jest zatem budowanie wizerunku Spółki, lecz podtrzymanie lub nawiązanie współpracy, która będzie skutkować rozpowszechnieniem informacji o działalności Spółki wśród kluczowych firm (…) oraz wzrostem obrotów Spółki poprzez zlecanie jej kolejnych projektów badawczych oraz podjęcie współpracy z innymi klientami. Dostarczanie przez Spółkę ww. świadczeń wynikać będzie przede wszystkim nie z intencji wyróżniania się spośród innych podmiotów, lecz z dążenia do dostosowania swojej oferty współpracy do standardów konkurencyjnych, względem innych podmiotów działających na rynku.

Odnosząc się także do kwestii wręczanych prezentów należy zaznaczyć, że nie są one uznawane przez Spółkę za część wynagrodzenia. Jest to zatem dobrowolne świadczenie ze strony Spółki, do którego nie jest zobowiązana na podstawie postanowień umownych z firmami (…). Wnioskodawca wskazuje, że obdarowane osoby funkcjonują jako kluczowe i decyzyjne osoby w obszarze prowadzonej działalności gospodarczej i mają wpływ na współpracę w jej ramach. Działania powyższe mają jednak przede wszystkim wpływ na lepszą współpracę i wymierny wzrost obrotów i realizowanych projektów badawczych.

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 stycznia 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 1601/08: „Nie wszystkie działania podejmowane na zewnątrz w kierunku potencjalnych klientów mogą być potraktowane jako reprezentacja, gdyż w tak określonych działaniach mieszczą się również inne przedsięwzięcia z zakresu marketingu, reklamy, promocji, itd. Konieczne jest tu, aby głównym celem takiego działania było zaprezentowanie podmiotu - jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu. [...] Przy kwalifikacji określonych przedsięwzięć podejmowanych przez dany podmiot, należy uwzględniać specyfikę tego podmiotu oraz branżę, w jakiej on działa. [...] Ogólną zasadą interpretacyjną przepisów ustanawiających wyjątek od pewnej reguły, pozostaje, iż przepisy te nie mogą podlegać wykładni rozszerzającej. Tylko więc gdy zostanie jednoznacznie wykazane, że dany rodzaj kosztów bez wątpienia mieści się w zakresie jednej z norm zawartych w przepisach art. 16 ust. 1 ustawy z 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, możliwe jest nieuznanie takiego kosztu za koszt uzyskania przychodów. Oczywiście poza przypadkami, kiedy koszt taki nie spełnia wymogów określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy”.

Odnosząc przedstawiony stan faktyczny do powyższego wyroku należy wskazać, że działania Spółki w postaci obdarowywania audytorów prezentami mają na celu zachęcenie do podjęcia lub rozszerzenia współpracy, co w konsekwencji prowadzić ma do zwiększenia ilości realizowanych przez Wnioskodawcę projektów badawczych, co w dalszej kolejności prowadzi do zachowania oraz zwiększenia przychodów poprzez zwiększenie obrotów Spółki. Zatem spełniony jest podstawowy wymóg wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT a mianowicie wydatki poniesione na zakup upominków dla audytorów poniesione są w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, wydatki poniesione na zapewnienie audytorom kawy, herbaty, posiłków, usług gastronomicznych w restauracji, spotkań biznesowych oraz prezentów dla nie posiadają charakteru reprezentacyjnego, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów, wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Wydatki te mają na celu osiągnięcie i zachowanie podstawowych źródeł przychodów związanych z działalnością Spółki. Dzięki powyższym działaniom dotychczasowi klienci Spółki, tj. firmy (…) kontynuują współpracę ze Spółką, natomiast nowi klienci, niezwiązani jeszcze umową ze Spółką, mogą dowiedzieć się o jej ofercie i zlecić wykonywanie nowych badań (…). Ponoszenie tych świadczeń jest więc celowe i ma racjonalne podstawy, co uzasadnia uznanie ich za koszty uzyskania przychodów w CIT. Pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu istnieje więc związek przyczynowo-skutkowy, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ponadto Wnioskodawca wskazuje, że jedynym (głównym) celem tychże wydatków nie jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, a zwiększenie obrotów Spółki. Wobec powyższego, przedmiotowe wydatki nie stanowią wydatków na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, tutejszy Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Wnioskodawcy. Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nie objęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Wskazać także trzeba, że wydana interpretacja indywidualna dotyczy wyłącznie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wyraźnie wyszczególnionych we wniosku.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

  - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

  - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

  - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

  - został właściwie udokumentowany,

  - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów. Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

 a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

 b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

 c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób. Każdy koszt niezależnie od jego rodzaju, musi być oceniany przez pryzmat nadrzędnej zasady określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - związku z przychodami podatnika.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.  Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 r., Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt. 28).

Z uwagi na powyższe, każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że prowadzą Państwo ośrodek badań (…), który prowadzi badania (…)w różnych dziedzinach (…). Współpracują Państwo z wieloma firmami (…), które zlecają Państwu wykonanie badań (…). Firmy te wysyłają do Państwa własnych audytorów, którzy mają kontrolować prowadzenie wymienionych wyżej badań. Osoby te współpracują z Państwem, ale nie są związane ze Spółką żadną umową. Audytorzy mają za zadanie dopilnowania prawidłowości przeprowadzania badań (…) produktu (…). Monitoring badań (…) odbywa się na podstawie regulacji prawnych dotyczących badań (…) i innych wymagań, takich jak procedury postępowania, instrukcje, wytyczne, protokoły i inne dokumenty towarzyszące.

Podejmują Państwo szereg działań mających na celu zaangażowanie we współpracę nowych firm (…) oraz utrzymanie relacji z obecnymi firmami (…). Zapewniają Państwo osobom monitorującym prowadzone badania (…) wyżywienie i w związku z tym codziennie dokonują zakupów takich jak obiady, lunche, słodycze, etc. Audytorów zabierają Państwo także na obiady do restauracji. Ponadto, udostępniają Państwo audytorom, specjalnie dla nich przygotowane, 4 gabinety, w których znajdują się ekspresy do kawy, czajniki do herbaty, eleganckie zastawy.

Audytorzy, którzy monitorują prowadzone przez Państwa badania (…) w godzinach pracy poradni czyli od godziny 8 do 16, niejednokrotnie nocują w hotelach, bowiem realizowany audyt trwa kilka dni. Noclegi są fundowane przez firmy (…), które wysyłają swoich audytorów w celu przeprowadzenia u Państwa kontroli. Jednym z podejmowanych przez Państwa działań, mających na celu zaangażowanie we współpracę i utrzymanie współpracy z audytorami oraz firmami (…) jest organizacja wspólnych spotkań dla audytorów współpracujących z Państwem. Z opisu stanu faktycznego wynika również, że w spotkaniach tych udział biorą także pracownicy Spółki.

Zdarza się także, że do Państwa przyjeżdżają managerowie audytorów, którzy kontrolują pracę swoich podwładnych (audytorów). Wobec powyższego, organizują Państwo także spotkania biznesowe, na które zapraszają managerów, a czasem również ich podwładnych. W ramach spotkań, w celu zacieśnienia Państwa relacji z audytorami i managerami reprezentującymi firmy (…), organizują Państwo czas uczestnikom, w którym w swobodniejszy sposób mogą porozmawiać o biznesie, zacieśnić współpracę oraz zbudować pozytywne relacje. Powyższe odbywa się poprzez wspólne spotkanie, posiłek, itp. Zapewnienie audytorom i managerom najwyższych standardów pobytu finansują Państwo ze środków obrotowych Spółki.

Oprócz powyższego, zwyczajem przyjętym w środowisku badań (…), obdarowują Państwo audytorów cennymi prezentami, oznaczonymi logo Spółki, przy różnych okazjach, np. imieninach, świętach, na zakończenie współpracy. Są to głównie kosmetyki i biżuteria. Wartość tych prezentów waha się w granicach od 200 do 700 zł. Wręczane prezenty nie są przez Państwa uznawane za część wynagrodzenia.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na zakup kawy, herbaty, posiłków, usług gastronomicznych w restauracji, organizację spotkań biznesowych oraz zakup prezentów dla audytorów i managerów mogą być zaliczone przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że ponoszone przez Państwa wydatki na zakup kawy, herbaty, posiłków czy usług gastronomicznych w restauracji dla audytorów i managerów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, bowiem zapewnienie posiłku/ugoszczenie należy postrzegać przez pryzmat dobrych zwyczajów biznesowych. Również wydatki poniesione na organizację spotkań biznesowych dla audytorów i managerów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, bowiem wydatki te mają na celu osiągnięcie i zachowanie podstawowych źródeł przychodów związanych z działalnością Spółki. Powyższe wydatki, w ocenie Organu, nie są bowiem kosztami reprezentacji.

Z kolei odnosząc się do  kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Państwa na zakup prezentów przekazywanych audytorom i managerom wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” (marketingu) wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama ma na celu dotarcie do jak najszerszej grupy odbiorców oraz dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Stosownie do przywołanej regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Natomiast, wydatki poniesione na reklamę jako nie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT w pełnej wysokości mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że wydatki te spełnią kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że współpracujących z Państwem audytorów oraz managerów obdarowują Państwo przy różnych okazjach prezentami. Są to głównie kosmetyki i biżuteria. Obdarowane osoby funkcjonują jako kluczowe i decyzyjne w obszarze prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej i mają wpływ na współpracę w jej ramach. Podarowując prezenty mają Państwo na celu zacieśnienie relacji biznesowych, reklamę, budowanie dobrej opinii na swój temat, wpływanie na rozpoznawalność Spółki. Wskazali Państwo przy tym, że wartość przekazywanych prezentów waha się w granicach od 200 zł do 700 zł.

Odnosząc się do możliwości zaliczenia ww. wydatków do kosztów podatkowych, zdaniem Organu, należy je uznać za koszty reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, są one bowiem przekazywane określonej wybranej grupie partnerów.

Przedmiotowe wydatki spełniają przesłankę kosztów reprezentacji, bowiem służą budowaniu relacji Państwa z ww. partnerami biznesowymi i jednocześnie podniesieniu prestiżu Spółki, czy wywołaniu jak najlepszego wrażenia, jak również w sposób pośredni promują oraz kreują pozytywny wizerunek Spółki, tym samym mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów. W ocenie Organu, dla uznania działań za reprezentacyjne, istotny jest cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku Spółki poprzez podkreślenie prestiżu Spółki. Cel ten, przesądza o zakwalifikowaniu wydatków ponoszonych przez Spółkę na zakup głównie kosmetyków i biżuterii, które wręczane są jako prezenty partnerom biznesowym do kosztów reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Jeszcze raz podkreślić należy, że wydatki poniesione na zakup prezentów dla partnerów biznesowych Spółki, mogą zostać zaliczone do kosztów reklamy tylko wówczas, gdy są rozdawane masowo, tzn. przekazywane są w taki sposób, by każdy zainteresowany podmiot miał możliwość ich otrzymania. Istota reklamy wiąże się bowiem z zamiarem dotarcia do jak najszerszej grupy odbiorców. W przypadku przekazywania prezentów ograniczonej grupie podmiotów, zwłaszcza dla partnerów biznesowych, wydatki na ich zakup należy powiązać z reprezentacją. Co istotne, sami Państwo wskazujecie, że podarowanie audytorom i managerom m.in. kosmetyków i biżuterii w ramach prezentu, jest związane z zacieśnieniem relacji biznesowych i budowaniem dobrej opinii na swój temat.

Tym samym wydatki poniesione przez Spółkę na zakup głównie kosmetyków i biżuterii, które wręczane są jako prezenty audytorom i managerom na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

W konsekwencji Państwa stanowisko w powyższym zakresie jest nieprawidłowe.

Podsumowując, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Spółkę na:

- zakup kawy, herbaty, posiłków, usług gastronomicznych, organizację spotkań biznesowych dla audytorów i managerów – jest prawidłowe,

- zakup prezentów dla audytorów i managerów – jest nieprawidłowe.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków a uzyskaniem przychodu, spoczywa na Spółce. To Państwo muszą wykazać, że ponieśli Państwo koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dzień zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy oraz zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

          Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

  - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).