Czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze integracyjno-motywacyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 lipca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej z 25 czerwca 2024 r., który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy są Państwo uprawnieni do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze integracyjno-motywacyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z uwagi na braki formalne wniosku wezwaliśmy Państwa pismem z 30 września 2024 r. o ich uzupełnienie. Uzupełnienia do ww. wniosku wpłynęło 3 września 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(…) S.A. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podatnikiem VAT czynnym. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej (…) prowadzi (…). Dodatkowo prowadzi również działalność w zakresie produkcji (…). Spółka funkcjonuje jako przedsiębiorstwo wielooddziałowe, w skład którego wchodzi (…) nowoczesnych zakładów produkcyjnych oraz (…) spółki zależne. Wnioskodawca posiada w swojej strukturze szereg komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za procesy produkcji, magazynowania, sprzedaży i zakupu. Grupa (…) zatrudnia niemal (…) osób.

Wnioskodawca jest zobowiązany do naliczania i prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zgodnie z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288 - dalej: ZFŚS).

(…) S.A. podejmuje szereg działań mających na celu budowanie silnego zespołu, motywowanie zatrudnionych osób do zwiększenia wydajności ich pracy, jak również budowanie trwałych i silnych relacji z pracodawcą, pomiędzy działami i pracownikami.

W związku z powyższym Spółka w ramach prowadzonej działalności organizuje spotkania o charakterze integracyjno-motywacyjnym (zwane dalej: „X”). Zaprasza na nie szereg osób, w tym:

- własnych pracowników zatrudnionych w oparciu o Umowę o pracę,

- byłych pracowników,

- osoby z rodzin pracowników,

- członków zarządu,

- osoby z rodzin członków zarządu,

- byłych członków zarządu,

- pracowników spółek powiązanych,

- osoby z rodzin pracowników spółek powiązanych,

- byłych pracowników spółek powiązanych.

Uczestnikami spotkań są głównie pracownicy Grupy (…), ale mogą też uczestniczyć byli pracownicy będący obecnie na emeryturze oraz osoby z rodzin pracowników. Zaproszenie pracowników odbywa się drogą e-mail, zamieszczenie ogólnej informacji na wewnętrznym intranecie, plakaty i ulotki. Spółka nie prowadzi ewidencji osób uczestniczących, natomiast zebrana jest orientacyjna liczba osób oraz liczba chętnych ze skorzystania z bezpłatnego dojazdu autokarem do miejsca spotkania. Sporządzenie imiennej listy osób uczestniczących ze względu na rozmiar spotkania nie jest realnie możliwe. Celem organizacji ww. spotkań jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie współdziałania oraz interakcji pomiędzy pracownikami jako pożądanych wzorców zachowań. Planowany czas imprezy to godziny od 10:00 do 3:00 przy czym czasowy udział konkretnych uczestników zostaje pozostawiony ich decyzji. Oznacza to, że Spółka nie będzie wiedziała jak długo i w jakiej formie (jak aktywnie) każdy z pracowników będzie uczestniczył.

Harmonogram spotkania rozpoczyna przemówienie Prezesa Spółki. Poza przywitaniem pracowników oraz podziękowaniem za dotychczasową pracę oraz wysiłki na rzecz Spółki odbywa się przedstawienie perspektyw rozwoju Spółki, stabilności zatrudnienia oraz polityki firmy na następne lata. Ma to potwierdzić oraz zbudować wizerunek pracodawcy perspektywicznego, u którego warto pracować i pozostać (potwierdzeniem jest szereg wyróżnień Wnioskodawcy jako solidnego Pracodawcy (…) to prestiżowe wyróżnienie, przyznawane najlepszym pracodawcom w Polsce. Wnioskodawca otrzymał je już po raz (...). Wyróżnienie (…) jest potwierdzeniem najwyższych standardów i innowacyjnych rozwiązań w obszarze HR oraz klarowności działań i rzetelności firmy). Po tej części rozpoczyna się druga część spotkania, podczas którego przewidziane są zabawy integracyjne dla pracowników (...). Pracownicy podzieleni są na (…) drużyn (…), które w ramach integracji rywalizują ze sobą o X. Uczestnicy każdej z drużyn zgłaszają się do poszczególnych drużyn dobrowolnie. Rywalizacja ma charakter zabawy i jest tradycją podczas wydarzenia X. Z każdej konkurencji zostaje wyłoniony zwycięzca. Podczas spotkania zostały przewidziane także konkurencje/ aktywności sportowe dla dzieci gdzie nagrodami dla najmłodszych są drobne gadżety marki (…).

Pracownicy otrzymują koszulkę t-shirt z logo X w przydziale kolorystycznym w  zależności od drużyny oraz papierowe kupony do wymiany na dania z grilla lub napoje. Pracownicy poszczególnych oddziałów identyfikują innych pracowników z tej samej lokalizacji odpowiednim kolorem koszulki. Podczas trwania spotkania pracownicy korzystają z poczęstunku w formie wydawanych dań z grilla oraz napoi podlegających wymianie z otrzymanych wcześniej kuponów.

Następnym etapem spotkania jest cześć artystyczna związana z występami wokalno-tanecznymi poszczególnych drużyn. Komisja w postaci członków zarządu dokonuje wyboru najlepszego występu. Drużyna z najlepszymi wynikami podczas zabaw integracyjnych wygrywa X. Podsumowaniem zmagań jest ogłoszenie zwycięzców, wręczenie nagród (... i ...), występ gwiazdy wieczoru oraz fajerwerki. Po zakończeniu części artystycznej wieczoru rozpoczyna się cześć taneczna spotkania (…).

Wydatek w związku z organizacją X pokrywany jest częściowo z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz częściowo ze środków obrotowych Spółki. Wartość poniesionego wydatku nie jest w jakikolwiek sposób zwracana Spółce. Wśród wydatków ponoszonych na organizację spotkań zaliczamy m.in.:

- organizacja miejsca spotkania,

- organizacja sceny dla zespołu muzycznego,

- wynajem sprzętu audiowizualnego,

- wynagrodzenie dla gwiazdy wieczoru,

- wynagrodzenie dla dj i fotografa,

- zakup materiałów reklamowych,

- organizacja atrakcji dla pracowników i obsługę spotkania,

- usługi transportowe,

- usługi cateringowe lub gastronomiczne,

- usługi hotelarskie lub noclegowe,

- zakup dyplomów, medali, odznaczeń.

Powyższe wydatki powiązane są z organizacją spotkania, którego celem jest podziękowanie pracownikom za ich pracę na rzecz pracodawcy, pielęgnację dotychczasowych więzi pracowniczych, zarówno w kontekście zawodowym, jak i prywatnym, zmotywowanie pracowników do dalszej, efektywnej pracy, na rzecz pracodawcy, integrację pracowników w zespole pracowników, jak również w odniesieniu do pracodawcy i jego kadry kierowniczej.

Wszelkie koszty związane z organizacją Imprezy poniesie Spółka, będą one odpowiednio dokumentowane i definitywnie poniesione przez Spółkę. Koszty będą ujęte w fakturach wystawianych przez dostawców poszczególnych usług. Podziękowania za udział w wydarzeniu, informacje o zwycięzcach X wraz ze zdjęciami z wydarzenia dostępne są w kolejnym tygodniu na wewnętrznej platformie intranet.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego

 1. Wnioskodawca ponosi cały ekonomiczny (finansowy) ciężar związany z organizacją spotkania integracyjnego. Wydatki będą odpowiednio dokumentowane, poprzez faktury wystawione przez dostawców poszczególnych usług. Zaproszone osoby nie będą ponosić kosztu udziału w imprezie.

 2. Wydatki na usługi hotelarskie oraz noclegowe skierowane są dla chętnych pracowników Spółki (…) S.A. zaangażowanych w organizację imprezy. Usługa noclegowa ma umożliwić takim osobom, które na co dzień pracują w oddalonych Oddziałach nocowanie po Spotkaniu integracyjnym oraz spokojny powrót do domu kolejnego dnia.

 3. Wśród wydatków ponoszonych na organizację spotkań w związku z uczestnictwem w imprezie członków zarządu oraz ich rodzin, byłych członków zarządu zaliczamy m.in.:

- organizacja miejsca spotkania,

- organizacja sceny dla zespołu muzycznego,

- wynajem sprzętu audiowizualnego,

- wynagrodzenie dla gwiazdy wieczoru,

- wynagrodzenie dla dj i fotografa,

- zakup materiałów reklamowych,

- organizacja atrakcji dla pracowników i obsługę spotkania,

- usługi transportowe,

- usługi cateringowe lub gastronomiczne,

- usługi hotelarskie lub noclegowe,

- zakup dyplomów, medali, odznaczeń.

Wśród wydatków ponoszonych na organizację spotkań pracowników spółek powiązanych oraz ich rodzin, byłych pracowników spółek powiązanych zaliczamy m.in.:

- organizacja miejsca spotkania,

- organizacja sceny dla zespołu muzycznego,

- wynajem sprzętu audiowizualnego,

- wynagrodzenie dla gwiazdy wieczoru,

- wynagrodzenie dla dj i fotografa,

- zakup materiałów reklamowych,

- organizacja atrakcji dla pracowników i obsługę spotkania,

- usługi transportowe,

- usługi cateringowe lub gastronomiczne,

- usługi hotelarskie lub noclegowe,

- zakup dyplomów, medali, odznaczeń.

Z zastrzeżeniem, że ww. koszty są odpowiednio dzielone zgodnie z liczbą pracowników spółek powiązanych uczestniczących w imprezie i refakturowane spółkom zależnym zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.

Należy jednak podkreślić, że ze względu na charakter wydatków związanych ze spotkaniem co do zasady nie jest możliwa jednoznaczna identyfikacja, który z Uczestników spotkania skorzystał z poszczególnych świadczeń i w jakim stopniu. Spółka nie będzie również wiedziała jak długo i w jakiej formie (jak aktywnie) każda z zaproszonych osób będzie uczestniczyła w spotkaniu.

Wydatki związane z uczestnictwem w imprezie są powiązane z prowadzoną przez Spółkę działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników Spółki, członków zarządu oraz pracowników spółek powiązanych, wzrost motywacji w zakresie wykonywanych obowiązków pracowniczych, a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.

Biorąc pod uwagę strukturę Spółki jako przedsiębiorstwo wielooddziałowe zlokalizowane w: (…) oraz (…) spółki zależne ściśle współpracujące i świadczące na rzecz Spółki takie usługi jak np. logistyka, serwis budynków zlokalizowane w sąsiadujących budynkach organizacja spotkań niewątpliwie przyczynia się do większej integracji pracowników, którzy na co dzień kontaktują się ze sobą tylko telefonicznie bądź środkami komunikacji elektronicznej. Osobiste poznanie się w trakcie takich uroczystości z pewnością poprawia jakość wzajemnych kontaktów, a także ułatwia rozwiązywanie problemów na jakie napotykają oni w trakcie codziennej współpracy.

Spółka podkreśla, iż wydatki poniesione na organizację imprezy X nie mają charakteru wystawnego. Są to wydatki zwyczajowo przyjęte przy organizacji tego typu spotkań. Dla Wnioskodawcy celem spotkania integracyjnego nie jest rozpromowanie działalności lecz polepszenie nastroju pracowników, poprawa wizerunku firmy jako stabilnego i perspektywicznego pracodawcy, u którego warto pracować i wiązać ze Spółką swój rozwój zawodowy co w efekcie przekłada się na wzrost przychodów Spółki.

Część wydatków przypadająca na członków rodzin członków zarządu oraz członków rodzin pracowników jest wyłączona z kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, a zwłaszcza na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Natomiast wydatki związane z pracownikami spółek powiązanych, członkami rodzin spółek powiązanych oraz byłych pracowników spółek powiązanych traktowane są jako koszt uzyskania przychodu oraz na podstawie refaktury zaliczane do przychodu zgodnie z art. 12 pkt.1 ustawy o CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze integracyjno-motywacyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dalej: Ustawa o CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy Spółka uprawniona jest do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo-integracyjnych (winno być: integracyjno-motywacyjnym) do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w części jakiej są finansowane ze środków obrotowych Spółki.

Wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu budowanie pozytywnych relacje pomiędzy pracownikami, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Wnioskodawcy. Troszczenie się o pracowników przebywających na emeryturze motywująco wpływa na prace zatrudnionych osób, którzy spodziewają się podobnego traktowania w przyszłości. Dbałość o członków najbliższej rodziny pracowników pozytywnie wpływa na wizerunek firmy, atmosferę pracy oraz większe zaangażowanie pracowników.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego wydatek poniesiony przez Wnioskodawcę stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu. Zdaniem Wnioskodawcy Spółka spełnia następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez Wnioskodawcę ze środków obrotowych, pokrywany jest z zasobów majątkowych podatnika,

- wydatek jest definitywny, wartość poniesionego wydatku nie została Spółce w jakikolwiek sposób zwrócona,

- wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- wydatek zostaje poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- wydatek został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Związek imprez/spotkań integracyjnych z osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła.

Art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT wskazuje co do zasady na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, pod warunkiem, iż wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na mocy art. 16 Ustawy o CIT.

Przy określaniu czy dany wydatek może być uznany za koszt istotna jest jego celowość tzn. konieczne jest aby jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. Drugorzędne znaczenie ma przy tym fakt, czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu - ustawodawca formułując powyższą regulację położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, iż przychód na którego osiągnięcie (zachowanie, zabezpieczenie) ukierunkowane są te działania ma jedynie potencjalny charakter. Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, iż nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni - istnieją wydatki, które jako koszty ponoszone na działalność ogólną danego podmiotu przyczyniają się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Istnienie związku przyczynowo-skutkowego jest kluczowym elementem dla możliwości rozpoznania kosztu podatkowego u danego podatnika. Zdaniem Spółki wydatek na spotkania integracyjne (zarówno w części dotyczącej pracowników i jak i ich rodzin, byłych pracowników, pracowników spółek zależnych i ich rodzin) można uznać za celowy, racjonalny i związany z osiągnięciem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów.

Słownik Języka Polskiego wskazuje, że przez pojęcie „osiągnąć” należy rozumieć „uzyskać coś”, przez „zachować” zaś należy rozumieć „dochować coś w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać”. Termin „zabezpieczyć” oznacza z kolei „uczynić bezpiecznym, dać ochronę, ochronić”. Przyjmuje się, iż koszty związane z osiągnięciem przychodu oznaczają koszty związane (chociażby potencjalne) z jego wygenerowaniem. Koszty związane z zachowaniem źródła przychodów oznaczają z kolei wydatki poniesione, aby przychody z danego źródła występowały w stanie nienaruszonym (niezmienionym) oraz aby źródło to w dalszym ciągu istniało. Koszty związane z zabezpieczeniem źródła przychodów określane są zaś jako koszty, które podatnik poniósł w związku z ochroną istniejącego źródła przychodów, tak aby zapewnić mu bezpieczne funkcjonowanie.

Bez wątpienia imprezy/spotkania integracyjne, jako zawierające element integracyjny, których głównym celem jest budowanie pozytywnych relacji pomiędzy pracownikami oraz więzi z pracodawcą, mogą być sklasyfikowane jako koszty uzyskania przychodów. Efektywne współdziałanie pracowników jest konieczne dla ukończenia danego zadania i w efekcie do uzyskania przychodu. Jednocześnie, imprezy/spotkania integracyjne, poprzez budowanie więzi z danym podmiotem, mają także wpływ na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodów - posiadanie kompetentnego zespołu pracowników/współpracowników jest kluczowe dla sprawnego działania każdego przedsiębiorcy. To praca pracowników i jej efekty pozwalają de facto na funkcjonowanie tego podmiotu i prowadzenie przez niego działalności gospodarczej; takie imprezy, poprzez m.in. poprawę atmosfery, stanowią, obok wynagrodzenia, także czynnik który może wpływać na decyzję danego pracownika o kontynuowaniu współpracy z danym podmiotem. M.in. organizowanie tego typu imprez może więc mieć wpływ na możliwość zawarcia/kontynuowania współpracy z najlepszymi specjalistami w danej dziedzinie.

Pogląd o związku spotkań/imprez integracyjnych z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 maja 2018 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.104.2018.2.MS1, w której stwierdzono: „W każdej sytuacji jednakże należy sprawdzić, jaki jest cel takiego spotkania. W przypadku, jeżeli wydatki poniesione zostały na zorganizowanie spotkania integracyjnego, którego celem była integracja pracowników, budowanie zespołu, poprawa atmosfery pracy, ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami, zwiększenie ich zaangażowania w działalność Spółki oraz wzmocnienie więzi pomiędzy pracownikami a Spółką jako pracodawcą i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to zwiększenie przychodów osiąganych przez Wnioskodawcę - to wówczas spełniają one warunki, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i mogą zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych”.

Podobne stanowisko wyrażono w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 16 stycznia 2017 r., Znak: 0461-ITPB3.4510.653.2016.1.AW: „(...) jak wynika z opisu zdarzenia, dominującym celem organizacji imprezy jest integracja całego zespołu, wzmocnienie pozytywnych relacji w zespole, jak również zwiększenie identyfikacji zespołu ze Spółką, motywacja zespołu do wydajnej pracy i wzmocnienie lojalności zespołu wobec Spółki.

(...) Tym samym, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki na organizację Imprezy integracyjnej w opisanym we wniosku zakresie stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

Uwzględniając powyższe bez wątpienia należy uznać, iż imprezy/spotkania integracyjne, których celem jest integracja zespołu, budowanie więzi pomiędzy członkami zespołu oraz pomiędzy członkami zespołu a danym przedsiębiorcą stanowią wydatki ukierunkowane na osiągnięcie przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła.

Resumując, Spółka spełnia warunki kosztu uzyskania przychodu w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w zakresie wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację wskazanego we wniosku spotkania szkoleniowo – integracyjnego (winno być: integracyjno-motywacyjnym) w części z jakiej finansowane jest ze środków obrotowych Spółki. Wydatki związane z organizacją spotkań wymienionych w opisie stanu faktycznego są ściśle związane z wydatkami na pracowników Spółki.

Natomiast środki zgromadzone w ramach ZFŚS mogą być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej, rozumianej jako:

- działalność kulturalno-oświatowa,

- działalność sportowo-rekreacyjna,

- opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, u dziennego opiekuna lub przez nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

- udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej,

- udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe,

- różne formy wypoczynku.

Zgodnie z powyższym działalność w postaci imprez czy spotkań okolicznościowych i integracyjnych zawiera się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej. Wnioskodawca może więc organizować imprezy integracyjne, czy też spotkania okolicznościowe, a ich koszt finansować ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS. Natomiast poniesione przez Wnioskodawcę wydatki na organizację imprezy integracyjnej nie mogą stanowić kosztu podatkowego w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w części jakiej finansowane są z ZFŚS.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja indywidualna dotyczy wyłącznie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z udziałem w spotkaniach intergracyjno – motywacyjnych, wyłącznie wymienionych we wniosku podmiotów, w zakresie w jakim (jak wskazaliście Państwo we wniosku) nie wyłączono ich z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

 - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

 - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

 - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

 - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

 - został właściwie udokumentowany,

 - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.  Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT,

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe, każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności organizuje spotkania o charakterze integracyjno-motywacyjnym oraz zaprasza na nie szereg osób, w tym:

- pracowników i byłych pracowników zatrudnionych w oparciu o Umowę o pracę wraz z rodzinami,

- członków i byłych członków zarządu wraz z rodzinami,

- pracowników i byłych pracowników spółek powiązanych wraz z rodzinami.

Celem organizacji ww. spotkań jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie współdziałania oraz interakcji pomiędzy pracownikami jako pożądanych wzorców zachowań.

Wydatki w związku z organizacją ww. spotkania pokrywane są częściowo z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz częściowo ze środków obrotowych Spółki.

Ponadto, wydatki przedstawione we wniosku powiązane są z organizacją spotkania, którego celem jest podziękowanie pracownikom za ich pracę na rzecz pracodawcy, pielęgnację dotychczasowych więzi pracowniczych, zarówno w kontekście zawodowym, jak i prywatnym, zmotywowanie pracowników do dalszej, efektywnej pracy, na rzecz pracodawcy, integrację pracowników w zespole pracowników, jak również w odniesieniu do pracodawcy i jego kadry kierowniczej.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo również, iż część wydatków przypadająca na członków rodzin członków zarządu oraz członków rodzin pracowników jest wyłączona z kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, a zwłaszcza na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Natomiast wydatki związane z pracownikami spółek powiązanych, członkami rodzin spółek powiązanych oraz byłych pracowników spółek powiązanych traktowane są jako koszt uzyskania przychodu oraz na podstawie refaktury zaliczane do przychodu zgodnie z art. 12 pkt.1 ustawy o CIT.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy są Państwo uprawnieni do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze integracyjno-motywacyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z organizacją wskazanego we wniosku spotkania o charakterze integracyjno-motywacyjnym, którego uczestnikami są pracownicy i byli pracownicy zatrudnieni w oparciu o Umowę o pracę wraz z rodzinami oraz członkowie i byli członkowie zarządu wraz z rodzinami stwierdzić należy, że wydatki te stanowić mogą koszty uzyskania przychodów w części jakiej są finansowane ze środków obrotowych Spółki, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wskazane we winsoku wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną przez Państwa działalnością i mają na celu poprawę efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie współdziałania oraz interakcji pomiędzy pracownikami jako pożądanych wzorców zachowań. Ponadto jak Państwo wskazują, celem organizacji spotkania jest podziękowanie pracownikom za ich pracę na rzecz pracodawcy, pielęgnację dotychczasowych więzi pracowniczych, zarówno w kontekście zawodowym, jak i prywatnym, zmotywowanie pracowników do dalszej, efektywnej pracy, na rzecz pracodawcy, integrację pracowników w zespole pracowników, jak również w odniesieniu do pracodawcy i jego kadry kierowniczej.

W konsekwencji poniesione przez Państwa, sfinansowane ze środków obrotowych Spółki wydatki na zorganizowanie ww. wydarzenia dla pracowników i byłych pracowników wraz z rodzinami oraz członków i byłych członków zarządu wraz z rodzinami w sytuacji, gdy nie jest możliwe zweryfikowanie faktycznej liczby uczestników biorących udział w wydarzeniu Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie w stanie wyliczyć „osobokoszt” imprezy i wyodrębnić koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (dotyczące tej grupy uczestników spotkania).

Odnosząc się do kwestii możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z organizacją spotkania w części związanej z uczestnictwem osób, które nie są zatrudnione bezpośrednio w Spółce, tj. pracowników i byłych pracowników spółek powiązanych wraz z rodzinami, wskazać należy, że wydatki te nie będą mogły zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż z tymi osobami łączą Państwa powiązania biznesowe. Dlatego też, nie można uznać, że uczestnictwo w spotkaniu ww. osób wpłynie na zwiększenie Państwa przychodów, bądź zabezpieczenie (zachowanie) ich źródła. Ponadto ww. osoby są wobec Państwa podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym.

Dodatkowo, jak wskazali Państwo w uzupełnieniu wniosku, Spółka ostatecznie nie będzie ponosić ekonomicznego ciężaru związanego z uczestnictwem w wydarzeniu pracowników i byłych pracowników spółek powiązanych wraz z rodzinami,  bowiem obciążają Państwo tymi kosztami odpowiednio spółki powiązane na podstawie refaktury. Zatem ww. wydatki nie mają charakteru definitywnego, ponieważ zostaną Państwu w części zwrócone.

Zatem, w tym zakresie Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Reasumując, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia czy są Państwo uprawnieni do zaliczenia wydatków na organizację spotkania integracyjno-motywacyjnego do kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację wskazanego we wniosku spotkania w zakresie dotyczącym :

- pracowników i byłych pracowników Spółki wraz z rodzinami oraz członków i byłych członków zarządu wraz z rodzinami – jest prawidłowe;

- pracowników i byłych pracowników spółek powiązanych wraz z rodzinami – jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który przedstawili Państwo we wniosku i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych wskazać należy, iż dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

 - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).