Czy w sytuacji poniesienia przez Fundację wydatków spełniających warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Fundacja będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Interpretacja indywidualna wydana w wyniku uwzględnienia skargi na postanowienie z 5 sierpnia 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.2.MK

Szanowni Państwo:

w wyniku uwzględnienia w całości Państwa skargi na postanowienie z 5 sierpnia 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.2.MK utrzymujące w mocy postanowienie z 27 maja 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.1.AW o odmowie wszczęcia postępowania oraz wydania postanowienia z 20 września 2024 r. znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.3.AW uchylającego ww. postanowienia organów obu instancji – po ponownej analizie stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, które przedstawili Państwo we wniosku z 2 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 kwietnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy w sytuacji poniesienia przez Fundację wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Fundacja będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Fundacja (dalej jako: „Fundacja” albo „Wnioskodawca”) podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Celem Fundacji nie jest generowanie zysków, zaś jej dochody są wydatkowane na osiąganie celów sformułowanych w jej Statucie. Cele statutowe Fundacji są tożsame z celami wymienionymi w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Fundacja posiada siedzibę pod adresem (…), zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS: (…), numerem NIP: (…) oraz numerem REGON: (…).

Głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest (…).

Wnioskodawca jest Fundacją, działającą w branży (…). Jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Fundacja ponosi wydatki związane z jej podstawową działalnością, np. wydatki związane z zakupem środków trwałych, materiałów produkcyjnych itp. Ponadto, Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (w tym wydatki ponoszone w trakcie krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującą w Fundacji polityką kosztów.

Procedura dotycząca faktur dokumentujących zakupy związane z podstawową działalnością Wnioskodawcy:

Obecnie Wnioskodawca rozważa zmianę Procedury poprzez rezygnację z przechowywania wersji fizycznych (papierowych) Faktur, które po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, będą niszczone. Zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych Fakturami jest weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Fundacji procedurami.

Zarówno Dokumenty, jak i Raporty będą przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT). W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Fundacja będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp zarówno do Dokumentów, jak i Faktur przechowywanych w wersji elektronicznej – tj. odnaleźć niezwłocznie Dokument lub Fakturę, na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną.

Pytania

Czy w sytuacji poniesienia przez Fundację wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Fundacja będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy w sytuacji poniesienia przez Fundacje wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Fundacja będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Zgodnie z ugruntowaną praktyką interpretacji powyższych regulacji (prezentowaną w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach indywidualnych, w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz piśmiennictwie), należy uznać, że aby dany wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika,

-jest definitywny (rzeczywisty),

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

-został właściwie udokumentowany,

-nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W ocenie Wnioskodawcy, ustawa o CIT nie zawiera regulacji dotyczących stricte formalnych wymogów dokumentacji poniesionych wydatków. Przepisy ustawy o CIT nie uzależniają również możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu od przechowywania dowodu dokumentującego jego poniesienie w określonej formie. Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, co do zasady każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób pozwalający na zweryfikowanie spełnienia wymienionych wyżej przesłanek, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

W ocenie Wnioskodawcy, na mocy powyższej regulacji, dowód księgowy, który będzie właściwy na potrzeby ujęcia wydatku w ewidencji rachunkowej (rozpoznania kosztu dla celów księgowych), będzie również właściwym dokumentem dokumentującym poniesienie wydatku na gruncie przepisów podatkowych - regulacji ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):

-zewnętrane obce - otrzymane od kontrahentów,

-zewnętrane własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

-wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

-zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

-korygujące poprzednie zapisy,

-zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

-rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie niezbędnych elementów dowodu księgowego (jedynie dokumenty spełniające warunki wymienione w tym przepisie mogą stanowić dowód księgowy w rozumieniu UoR). Stosownie do treści tego przepisu, warunkami tymi są:

-określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

-opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

-datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

-podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

-stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, UoR - podobnie jak ustawa o CIT - nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie (o ile spełniają pozostałe warunki określone w analizowanych przepisach UoR), w tym również jedynie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast stosownie do art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Zdaniem Wnioskodawcy, otwarta formuła powyższych przepisów i zarazem brak ograniczenia katalogu środków dowodowych do dokumentów przechowywanych w formie pisemnej sprawia, że również dokument przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, choć niewymieniony wprost w treści analizowanych przepisów, może być uznany za dowód w myśl regulacji Ordynacji podatkowej.

Podsumowując, Fundacja stoi na stanowisku, że fakt przechowywania Faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Fundacji oraz Dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami wskazanymi w opisach zdarzeń przyszłych (gdy fizyczne/papierowa wersje dokumentów zostaną zniszczone), nie będzie miał wpływu na możliwość uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdza Pismo z dnia 26 czerwca 2023 r., wydane przez: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP zgodnie, z którym w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzeń przyszłych ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Postanowienie organu I instancji i postanowienie organu II instancji

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 27 maja 2024 r. wydałem postanowienie znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.1.AW o odmowie wszczęcia postępowania, które odebrali Państwo 1 czerwca 2024 r.

7 czerwca 2024 r. złożyli Państwo zażalenie na ww. postanowienie.

Rozpatrzyłem Państwa zażalenie – 5 sierpnia 2024 r. wydałem postanowienie znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.2.MK o utrzymaniu w mocy postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania, które odebrali Państwo 10 sierpnia 2024 r.

Skarga na postanowienie

Pismem z 23 sierpnia 2024 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie z 5 sierpnia 2024 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Skarga wpłynęła do mnie 26 sierpnia 2024 r.

Wnieśli Państwo o:

1)uchylenie zaskarżonego postanowienia i postanowienia go poprzedzającego w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania;

2)zasądzenie kosztów postępowania sądowego, w tym kosztów zastępstwa przez doradcę podatkowego oraz wydatku dotyczącego opłaty skarbowej w kwocie 17 zł, według norm przepisanych;

3)rozpoznanie sprawy na posiedzeniu niejawnym.

Uchylenie postanowienia organu II instancji i poprzedzającego go postanowienia organu I instancji w wyniku uwzględnienia złożonej przez Państwa skargi

Ponownie przeanalizowałem Państwa sprawę i stwierdziłem, że skarga jest zasadna. W rezultacie 20 września 2024 r. wydałem postanowienie znak 0111-KDIB1-2.4010.184.2024.3.MK, w którym uwzględniłem Państwa skargę w całości i uchyliłem oba ww. postanowienia.

Ponowne rozpatrzenie wniosku

W związku z powyższym:

-  ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 2 kwietnia 2024 r. (wpływ tego samego dnia),

-  stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako: „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.) w związku z art. 54 § 3 PPSA.

W myśl art. 54 § 3 PPSA:

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.