Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami jedynie w formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne zostaną zniszczone.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 czerwca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami jedynie w formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne zostaną zniszczone.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie z 19 lipca 2024 r. – pismem z 29 lipca 2024 r. (data wpływu 29 lipca 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest polskim podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, stanowiącym podatkową grupę kapitałową, o której mowa w art. 1a ustawy o CIT, pod nazwą Podatkowa Grupa Kapitałowa A. (dalej: PGK). PGK została powołana na mocy umowy z dnia (…) kwietnia 2023 r. o utworzeniu podatkowej grupy kapitałowej i zarejestrowana przez Naczelnika (…) Urzędu Skarbowego w (…) decyzją z dnia (…) maja 2023 r. Rejestracji PGK dokonano na okres 4 lat podatkowych, przy czym pierwszy rok podatkowy trwał od 1 czerwca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. Aktualnie rok podatkowy Wnioskodawcy zgodny jest z rokiem kalendarzowym.

W skład PGK wchodzą: B. S.A., C. sp. z o.o., D. sp. z o.o., E. sp. z o.o., F. sp. z o.o., G. sp. z o.o., H. sp. z o.o., I. sp. z o.o. oraz J. sp. z o.o. Tym niemniej Wnioskodawca nie wyklucza, że w przyszłości skład PGK może ulec zmianie – na zasadach zgodnych z ustawą o CIT. Spółki tworzące obecnie PGK oraz spółki, które mogą wchodzić w jej skład w przyszłości dalej w niniejszym wniosku będą nazywane łącznie „Spółkami”.

Spółką dominującą, reprezentującą PGK w zakresie obowiązków wynikających z ustawy oraz z przepisów OP, o której mowa w art. 1a ust. 3a ustawy o CIT, jest B. S.A. (dalej: B.). B. jest odpowiedzialna za rozliczanie oraz odprowadzanie podatku dochodowego PGK, pełniąc w PGK funkcję płatnika, zgodnie z art. 1a ust. 7 ustawy o CIT.

Do podstawowej działalności spółek wchodzących aktualnie w skład PGK należy realizacja projektów z mieszkaniami na wynajem pod marką K. Działalność ta polega na:

(i) zakupie gruntów przeznaczonych na budowę nieruchomości przeznaczonych na najem,

(ii) realizacji tych projektów oraz

(iii) prowadzenie najmu tych nieruchomości.

Dla celów rozliczeń podatkowych spółki należące obecnie do PGK prowadzą pełną księgowość (księgi rachunkowe).

Spółki tworzące obecnie PGK w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponoszą wydatki dokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami. Przez dokumenty księgowe Wnioskodawca rozumie przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są wydatki ponoszone przez spółki należące do PGK. Dalej w niniejszym wniosku wszystkie te dokumenty nazywane będą zbiorczo „Fakturami”. Wydatki udokumentowane Fakturami są związane z działalnością gospodarczą tych spółek.

Aktualnie spółki należące obecnie do PGK przechowują Faktury w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej.

Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez PGK (w tym przez poszczególne tworzące ją spółki), ilość otrzymywanych Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających członków PGK. Proces archiwizacji i księgowania obsługiwany jest przez (…) (która to spółka dedykowana jest do obsługi spółek tworzących PGK w ww. zakresie), a dodatkowo raz na kwartał Faktury są wywożone do archiwizacji do podmiotu zewnętrznego.

Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania Faktur przez Spółki wchodzące w skład PGK i wdrożenie przechowywania Faktur jedynie w formie elektronicznej (skan/pdf) - w elektronicznym archiwum dokumentów. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowany byłby specjalny program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD). Spółki dotychczas tworzące PGK bowiem od 2024 r. wdrożyły EOD, który zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych wydatków przez te spółki oraz brak konieczności przechowywania Faktur (w tym wydrukowanych Faktur elektronicznych) w wersji papierowej.

Faktury byłyby przechowywane na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju. EOD (w tym elektroniczne archiwum dokumentów) dostępny jest bowiem tylko za pośrednictwem sieci wewnętrznej danej spółki należącej obecnie do PGK, więc dostęp sieciowy ograniczony jest do lokalizacji biur tej spółki położonych w Polsce lub po podłączeniu przez bezpieczny tunel (…).

Elektronicznym obiegiem dokumentów, jak i archiwizacją zajmowałyby się tylko wyznaczone w tym celu osoby posiadające nadany im specjalny dostęp do aplikacji EOD oraz dostęp do odpowiednich modułów EOD; korzystanie z EOD (w tym z elektronicznego archiwum dokumentów) jest możliwe po zalogowaniu się przy wykorzystaniu autentykacji dwuetapowej.

W szczególności, spółki należące obecnie do PGK – dążąc do przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej – planują wdrożyć następujący proces weryfikacji oraz określania miejsca przechowywania Faktur:

1.Faktury otrzymywane przez Spółki będą wprowadzane bez jakiejkolwiek modyfikacji ich treści do EOD przez uprawnione do tego osoby z (…). Faktury, które Spółki otrzymałyby w formie papierowej będą przez nie skanowane i zapisywane w jednym z popularnych formatów (np. PDF, JPG) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tych dokumentach. Faktury, które Spółki otrzymałyby w formie elektronicznej trafiałyby do nich za pomocą środków komunikacji elektronicznej w nieedytowalnym formacie (np. PDF, JPG) na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany byłby kontrahentom w zawieranych z nimi umowach (w ten sam sposób Spółki otrzymywałyby także skany Faktur od kontrahentów: kontrahent uprzednio skanowałby wersję papierową Faktury, jej skan zapisywał w nieedytowalnym formacie (np. PDF, JPG) i następnie przesyłał danej Spółce na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail).

2.W dalszej kolejności w EOD następować będzie weryfikacja formalna (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku), merytoryczna (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku w związku z działalnością danej Spółki), rachunkowa i podatkowa Faktur – dokonana przez uprawnione do tego osoby. Faktury zostaną zweryfikowane pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności. Na tym etapie sprawdzone zostanie czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane zawarte w Fakturze są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików zapisanych w określonych formatach (np. PDF, JPG), a także czy Faktura została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

3.Po pozytywnym wyniku analizy, nastąpi akceptacja Faktury w EOD – zgodnie z wdrożonymi w Spółkach procedurami w tym zakresie (zakres osób odpowiedzialnych za akceptację Faktur uzależniony będzie od przedmiotu Faktury jak i jej wartości).

4.Po akceptacji Faktur w EOD, Faktury będą księgowane.

5.Następnie, po zaksięgowaniu Faktury, Faktura będzie przechowywana w elektronicznym archiwum dokumentów w EOD – na serwerach znajdujących się na terytorium kraju. Każda z Faktur wprowadzonych do EOD otrzyma numer taki jak numer Faktury nadany przez jej wystawcę. Do każdej Faktury w archiwum przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji (np. nazwa wystawcy, numer Faktury, data wystawienia) umożliwiających jej szybką i łatwą identyfikację (w tym również podgląd i pobranie samego jej obrazu w postaci skanu) oraz bezproblemowe wyszukiwanie konkretnych treści według wybranego kryterium (m.in. po numerze Faktury, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto). Dla każdej Faktury będzie istniał podgląd podjętych w EOD kroków (etapów) jej weryfikacji i akceptacji. Faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, tzn. w EOD będzie istnieć wyżej wskazana możliwość wyszukiwania żądanych Faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych zakresów dat przypisanych do Faktur). Ponadto, do elektronicznego archiwum wraz z Fakturami możliwe będzie dołączenie dokumentów uzupełniających, potwierdzających dostawę towarów lub wykonanie usługi np. umów, protokołów, aktów notarialnych, korespondencji handlowej. Faktury będą przechowywane przez Spółki w elektronicznym archiwum dokumentów w EOD przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu podatków VAT i CIT. W EOD nie ma możliwości usuwania Faktur, które przeszły elektroniczny obieg.

6.Faktury, które Spółki otrzymałyby uprzednio w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej (tj. po wprowadzeniu do elektronicznego archiwum dokumentów w EOD) będą utylizowane (niszczone) – z wyjątkiem Faktur dotyczących: przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki (w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.; dalej: UoR) danej Spółki.

Wdrożenie w Spółkach powyżej opisanego rozwiązania zapewni nie tylko zachowanie integralności Faktury (żadne dane na Fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia Faktury (Spółki bez problemu będą identyfikowały tożsamość sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść Faktury w wersji papierowej czy Faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie (np. PDF, JPG) będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na Fakturze), lecz także pozwoli Spółkom na łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółki, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej. Opisany powyżej sposób przechowywania Faktur zapewnia bowiem bezzwłoczny do nich dostęp, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w elektronicznym archiwum w EOD będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z EOD.

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do wydatków udokumentowanych Fakturami Spółki zapewnią funkcjonowanie kontroli biznesowej, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – od momentu jej otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane uprzednio przez Spółki w formie papierowej zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Przechowywanie przez Spółki Faktur w elektronicznym archiwum w EOD umożliwi do nich dostęp online uprawnionym osobom przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie.

Pytanie

Czy w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których Faktury (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), Spółki będą uprawnione do zaliczenia tych wydatków do swoich kosztów uzyskania przychodów, uwzględnianych następnie podczas kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK (zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT)?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1:

Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania przez Spółki Faktur wyłącznie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego nie będzie miał znaczenia z perspektywy możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu tych Spółek, a zatem wydatki w ten sposób udokumentowane jako koszt podatkowy powinny być uwzględniane podczas kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK (zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT).

Uzasadnienie Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1:

Na wstępie Wnioskodawca pragnie wskazać, że z niniejszym wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego występuje on jako PGK, ponieważ posiada interes w ustaleniu i zagwarantowaniu prawidłowego sposobu rozliczania wydatków w ramach PGK – jako podatnik podatku dochodowego.

Mianowicie, na podstawie art. 1a ustawy o CIT, istnieje możliwość tworzenia podatkowych grup kapitałowych. To właśnie takie grupy są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (art. 1a ust. 1 ustawy o CIT), natomiast spółki w nich uczestniczące przestają być odrębnymi podatnikami na gruncie podatku CIT.

Tym samym, w przedmiotowej sprawie podatnikiem CIT jest PGK, a nie poszczególne Spółki wchodzące w jej skład.

Stosownie natomiast do art. 7a ust. 1 ustawy o CIT, w podatkowych grupach kapitałowych dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy dochodów wszystkich spółek tworzących grupę uzyskanych z danego źródła przychodów nad sumą ich strat poniesionych z tego źródła przychodów. Jeżeli za rok podatkowy suma strat poniesionych z danego źródła przychodów przez spółki wchodzące w skład podatkowej grupy kapitałowej przekracza sumę dochodów uzyskanych z tego źródła, różnica stanowi stratę podatkowej grupy kapitałowej poniesioną ze źródła przychodów. Przy czym dochody i straty spółek należących do podatkowej grupy kapitałowej oblicza się zgodnie z art. 7 ust. 2 i 3 ustawy o CIT, czyli dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów uzyskanych z tego źródła przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przychodów przekraczają sumę przychodów, różnica stanowi stratę ze źródła przychodów (art. 7 ust. 2 ustawy o CIT).

Uwzględniając powyższe, podstawowym elementem cechującym podatkową grupę kapitałową w aspekcie podatku dochodowego CIT jest to, że dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy dochodów wszystkich spółek tworzących tą grupę uzyskanych z danego źródła przychodów nad sumą ich strat poniesionych z tego źródła przychodów.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanego zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca pragnie wskazać, że uzyskanie interpretacji indywidualnej co do tego czy ponoszone przez członków PGK wydatki (w przypadku których Faktury poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego) będą stanowiły dla Spółek ich koszt uzyskania przychodu, jest istotne z perspektywy Wnioskodawcy jako PGK z racji zapewnienia prawidłowego sposobu rozliczania tych wydatków w ramach PGK. Wydatki stanowiące bowiem koszt podatkowy są bowiem uwzględniane w kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK (zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Aby dany wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:

i.został poniesiony przez podatnika,

ii.jest definitywny (rzeczywisty),

iii.pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

iv.został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, został właściwie udokumentowany,

v.nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W ocenie Wnioskodawcy, ustawa o CIT nie zawiera regulacji dotyczących stricte formalnych wymogów dokumentacji poniesionych wydatków. Przepisy ustawy o CIT nie uzależniają również możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu od przechowywania dowodu dokumentującego jego poniesienie w określonej formie. Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, co do zasady każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób pozwalający na zweryfikowanie spełnienia wymienionych wyżej przesłanek, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

W ocenie Wnioskodawcy, na mocy powyższej regulacji, dowód księgowy, który będzie właściwy na potrzeby ujęcia wydatku w ewidencji rachunkowej (rozpoznania kosztu dla celów księgowych), będzie również właściwym dokumentem dokumentującym poniesienie wydatku na gruncie przepisów podatkowych – regulacji ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):

i.zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

ii.zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

iii.wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

i.zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

ii.korygujące poprzednie zapisy,

iii.zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

iv.rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie niezbędnych elementów dowodu księgowego (jedynie dokumenty spełniające warunki wymienione w tym przepisie mogą stanowić dowód księgowy w rozumieniu UoR). Stosownie do treści tego przepisu, warunkami tymi są:

i.określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

ii.określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

iii.opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

iv.datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

v.podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

vi.stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Na podstawie art. 22 ust. 1 UoR dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Ponadto, na podstawie art. 73 ust. 1 UoR dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Dodatkowo, w myśl art. 73 ust. 2 UoR z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, UoR (podobnie jak ustawa o CIT) nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie (o ile spełniają pozostałe warunki określone w analizowanych przepisach UoR), w tym również jedynie w formie elektronicznej.

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że fakt przechowywania przez Spółki Faktur jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (gdy papierowe wersje Faktur zostaną zniszczone), nie będzie miał wpływu na możliwość uznania udokumentowanych w tej formie wydatków Spółek jako ich kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a zatem wydatki w ten sposób udokumentowane jako koszt podatkowy powinny być uwzględniane podczas kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK (zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT).

Ani bowiem ustawa o CIT, ani UoR (do której odwołuje się ustawa o CIT) nie wprowadzają wymogów dotyczących przechowywania dowodów księgowych w określonej formie. Zatem, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty źródłowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych i tym samym stanowiące podstawę do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu będą mogły być przechowywane przez Spółki w dowolnej formie (w tym również w formie elektronicznej) pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów (przede wszystkim będą one czytelne i zapewnią możliwość prześledzenia przebiegu operacji gospodarczych). Tym samym, brak posiadania przez Spółki dokumentu źródłowego w formie fizycznej (papierowej) nie powinien automatycznie przesądzać o kwalifikacji danego wydatku jako niemogącego stanowić kosztu uzyskania przychodu, w sytuacji gdy Spółki będą w stanie przedstawić dokument przechowywany w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których Faktury (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane przez Spółki jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (gdy papierowe wersje Faktur zostaną zniszczone), Spółki będą uprawnione do zaliczenia tych wydatków do swoich kosztów uzyskania przychodów, uwzględnianych dalej podczas kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK (zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT).

W szczególności, Wnioskodawca, będąc świadomym sporu podatników z organami podatkowymi w zakresie dopuszczalności wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, na wstępie wskazuje, że przepisy OP nie zawierają definicji legalnej charakteru przepisów prawa, których może dotyczyć interpretacja indywidualna. W art. 14b § 1 OP, Ustawodawca posługuje się jedynie sformułowaniem o wydawaniu przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, na wniosek zainteresowanego w jego indywidualnej sprawie interpretacji przepisów prawa podatkowego. W art. 3 pkt 2 w związku z art. 3 pkt 1 OP jako przepisy prawa podatkowego definiowane są przepisy ustaw dotyczących podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określających podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujących prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich. Jednakże w myśl art. 3 pkt 2 OP jako przepisy prawa podatkowego rozumie się nie tylko przepisy ustaw podatkowych w podanym wyżej znaczeniu, lecz także postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy jako potencjalny przedmiot interpretacji indywidualnych wydawanych w trybie art. 14b § 1 OP można traktować wszystkie przepisy, które wpływają na sferę praw i obowiązków podatkowych Wnioskodawcy. W ocenie Wnioskodawcy przepisami, które wpływają na sferę jego praw i obowiązków podatkowych są przepisy art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Pierwszy z tych przepisów obliguje podatnika do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Art. 15 ust. 1 zd. 1 ustawy o CIT stanowi z kolei, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się przy tym jednolicie, że aby dany koszt mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT musi być także należycie udokumentowany.

Uwzględniając powyższe, w ocenie Wnioskodawcy sposób przechowywania dokumentacji księgowej (Faktur), szczegółowo opisany w niniejszym wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy w istocie zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej wynikającej z przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o CIT w związku z przepisami ustawy o rachunkowości, do których odsyła regulacja wynikająca wprost z ustawy podatkowej. Zdaniem Wnioskodawcy odwoływanie się do zasad rachunkowości w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT nie odnosi się jedynie do ustalenia, czy też oceny zastosowania zasad rachunkowości z punktu widzenia prawa bilansowego, lecz służy ocenie prawidłowości wymiaru podatku. Wnioskodawca zatem stoi na stanowisku, że Spółki prowadząc księgi rachunkowe powinny przestrzegać przepisów prawa podatkowego regulujących wskazane elementy konstrukcyjne dotyczące wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Wnioskodawca pragnie zauważyć, że w orzecznictwie sądów administracyjnych za przeważający można obecnie uznać pogląd, że art. 3 pkt 2 OP należy rozumieć szeroko, jeżeli przepisy innych, niż prawo podatkowe, gałęzi prawa, mogą mieć wpływ na prawnopodatkową kwalifikację zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa podatkowa wiąże powinność przymusowego świadczenia pieniężnego. Jak wskazano w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 listopada 2013 r., sygn. akt: II FSK 27/12, organ wydający indywidualną interpretację powinien dokonać analizy stanu faktycznego również przez pryzmat spełnienia przesłanek określonych w przepisach z innego zakresu, niż wyłącznie przepisy prawa podatkowego, ponieważ od nich uzależniona jest możliwość kwalifikacji określonego stanu podatkowoprawnego. Podkreśla się bowiem, że dla zrealizowania celu, jakiemu służy instytucja prawna indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, konieczne bywa przeprowadzenie wykładni przepisów niemieszczących się w definicji przepisów prawa podatkowego, zawartej w art. 3 pkt 2 OP (np. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 listopada 2010 r., sygn. akt: II FSK 1019/09, z dnia 28 czerwca 2012 r., sygn. akt: II FSK 1465/11).

W szczególności, Wnioskodawca nie oczekuje prowadzenia żadnego postępowania w przedmiocie przechowywania przez Spółki Faktur w formie elektronicznej w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym czy też oceny, czy spełnione będą pozostałe warunki (poza dokumentowaniem), co do uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów. Wnioskodawca oczekuje jedynie zajęcia stanowiska przez organ interpretacyjny, czy posiadanie przez Spółki Faktur wyłącznie w formie elektronicznej nie pozbawi go prawa do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów (tj. czy dokonanie w Spółkach zapisów księgowych w oparciu o Faktury przechowywane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego będzie poprawne na gruncie przepisów UoR, a w konsekwencji, czy Spółki będą mieć prawo do zaliczenia wydatków tak udokumentowanych do kosztów uzyskania przychodów). Wnioskodawca jednocześnie wskazuje, że przepisy ustawy o CIT nie rozstrzygają przedstawionego przez nią zagadnienia w sposób dla niej jasny i niewątpliwy i w ocenie Wnioskodawcy jest to wystarczająca przesłanka wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej.

Wnioskodawca zatem podkreśla, że to kwestia prawa do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów stanowi istotę problemu, a kwestia ta niewątpliwie dotyczy przepisów prawa podatkowego, czyli art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Tym samym w ocenie Wnioskodawcy nie istnieją podstawy do uznania, że niniejszy wniosek nie dotyczy przepisów prawa podatkowego i organ z tego powodu ma prawo odmówić wszczęcia postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 165a § 1 w zw. z art. 14h OP.

Powyższe twierdzenie Wnioskodawcy w tym zakresie potwierdzają wyroki sądów administracyjnych (np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2022 r., sygn. akt: II FSK 1066/22, wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 sierpnia 2023 r., sygn. akt: II FSK 819/21, Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 27 lipca 2023 r., sygn. akt: I SA/Łd 407/23) i na ich podstawie organy podatkowe ponownie rozpatrują sprawę i wydają stosowne interpretacje podatkowe (np. z dnia 26 czerwca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.351.2018.14.DP).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 1a ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Stosownie do art. 7a ust. 1 ustawy o CIT:

Natomiast zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o CIT:

W myśl art. 15 ust. 1 ww. ustawy:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia czy w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków, w przypadku których Faktury poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego (w tym gdy papierowe oryginalne wersje Faktur zostaną zniszczone), Spółki będą uprawnione do zaliczenia tych wydatków do swoich kosztów uzyskania przychodów, uwzględnianych następnie podczas kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK (zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT).

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo polskim podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, stanowiącym podatkową grupę kapitałową. PGK została powołana na mocy umowy z dnia (…) kwietnia 2023 r. o utworzeniu podatkowej grupy kapitałowej i zarejestrowana przez Naczelnika (…) Urzędu Skarbowego w (…). Spółką dominującą, reprezentującą PGK w zakresie obowiązków wynikających z ustawy oraz z przepisów OP, o której mowa w art. 1a ust. 3a ustawy o CIT, jest B. S.A.

B. jest odpowiedzialna za rozliczanie oraz odprowadzanie podatku dochodowego PGK, pełniąc w PGK funkcję płatnika, zgodnie z art. 1a ust. 7 ustawy o CIT. Spółki tworzące obecnie PGK w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponoszą wydatki dokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami księgowymi zrównanymi z fakturami. Przez dokumenty księgowe rozumieją Państwo przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są wydatki ponoszone przez spółki należące do PGK. Wydatki udokumentowane Fakturami są związane z działalnością gospodarczą tych spółek. Aktualnie spółki należące obecnie do PGK przechowują Faktury w ich oryginalnej formie, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, natomiast dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Ze względu na zakres prowadzonej działalności przez PGK (w tym przez poszczególne tworzące ją spółki), ilość otrzymywanych Faktur, a także wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać Faktury, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z generowaniem coraz większych kosztów obciążających członków PGK. Proces archiwizacji i księgowania obsługiwany jest przez (…), a dodatkowo raz na kwartał Faktury są wywożone do archiwizacji do podmiotu zewnętrznego. Celem minimalizacji kosztów związanych z przechowywaniem, rozważają Państwo zmianę praktyki w zakresie przechowywania Faktur przez Spółki wchodzące w skład PGK i wdrożenie przechowywania Faktur jedynie w formie elektronicznej (skan/pdf) – w elektronicznym archiwum dokumentów. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowany byłby specjalny program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (dalej: EOD). Spółki dotychczas tworzące PGK bowiem od 2024 r. wdrożyły EOD, który zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania poniesionych wydatków przez te spółki oraz brak konieczności przechowywania Faktur (w tym wydrukowanych Faktur elektronicznych) w wersji papierowej. Faktury byłyby przechowywane na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju. EOD (w tym elektroniczne archiwum dokumentów) dostępny jest bowiem tylko za pośrednictwem sieci wewnętrznej danej spółki należącej obecnie do PGK, więc dostęp sieciowy ograniczony jest do lokalizacji biur tej spółki położonych w Polsce lub po podłączeniu przez bezpieczny tunel (…). Elektronicznym obiegiem dokumentów, jak i archiwizacją zajmowałyby się tylko wyznaczone w tym celu osoby posiadające nadany im specjalny dostęp do aplikacji EOD oraz dostęp do odpowiednich modułów EOD; korzystanie z EOD (w tym z elektronicznego archiwum dokumentów) jest możliwe po zalogowaniu się przy wykorzystaniu autentykacji dwuetapowej. Spółki należące obecnie do PGK dążą do przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Wdrożenie w Spółkach przechowywania Faktur wyłącznie w formie elektronicznej zapewni nie tylko zachowanie integralności Faktury (żadne dane na Fakturze wymagane przepisami prawa nie zostaną zmienione; wersja elektroniczna danego dokumentu będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej), pewności pochodzenia Faktury (Spółki bez problemu będą identyfikowały tożsamość sprzedawcy) oraz jej czytelności (zeskanowana uprzednio treść Faktury w wersji papierowej czy Faktura w wersji elektronicznej zapisana w nieedytowalnym formacie (np. PDF, JPG) będą posiadać odpowiednią jakość i zapewnią pełną możliwość odczytu danych na Fakturze), lecz także pozwoli Spółkom na łatwe odszukanie konkretnej Faktury, jak również da stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych, tak zarówno na potrzeby wewnętrznych audytów prowadzonych przez Spółki, jak i na potrzeby potencjalnej kontroli poprawności rozliczeń przez organy administracji podatkowej. Opisany sposób przechowywania Faktur zapewnia bezzwłoczny do nich dostęp, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury znajdujące się w elektronicznym archiwum w EOD będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z EOD. Przechowywanie przez Spółki Faktur w elektronicznym archiwum w EOD umożliwi do nich dostęp online uprawnionym osobom przez całą dobę; jedynym warunkiem będzie dostęp do Internetu. W każdym momencie możliwy będzie zatem dostęp online do zapisu księgowego dotyczącego danej Faktury, jak również możliwość obejrzenia skanu Faktury oraz jej wydrukowanie.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 powyższej ustawy wynika, że:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 73 ust. 2 ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Jak wynika z wniosku spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

• Faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, tzn. w elektronicznym obiegu dokumentów będzie istnieć możliwość wyszukiwania żądanych Faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT),
• faktury będą przechowywane w formacie pdf na serwerach Spółki zlokalizowanych w Polsce (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT),
• Faktury znajdujące się w elektronicznym archiwum w EOD będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z EOD (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383, dalej: „Ordynacja podatkowa”):

Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Ponadto, w odpowiedzi na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez Spółki, spełniające przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości mogą być przez Państwa zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków, w przypadku których faktury poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne wersje faktur zostaną zniszczone, Spółki będą uprawione do zaliczenia tych wydatków do swoich kosztów uzyskania przychodów, uwzględnianych następnie podczas kalkulacji dochodu (lub straty) ze źródła przychodów PGK zgodnie z art. 7a ust. 1 ustawy o CIT.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądu wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej: „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).