Możliwość zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo-integracyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 czerwca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 28 czerwca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo-integracyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

X S.A. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polską spółką kapitałową, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka prowadzi (…). Dodatkowo prowadzi również działalność w zakresie produkcji (…). Spółka funkcjonuje jako przedsiębiorstwo wielooddziałowe, w skład którego wchodzi  nowoczesnych zakładów produkcyjnych, posiadających w swojej strukturze szereg komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za procesy produkcji, magazynowania, sprzedaży i zakupu. W zakresie swojej działalności Spółka dokonuje sprzedaży produktów poprzez własne Centra Dystrybucji oraz poprzez sieć sklepów firmowych w ramach spółki zależnej Y Sp. z o.o.

X S.A. podejmuje szereg działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji swojej kadry pracowniczej, motywowanie zatrudnionych osób do zwiększenia wydajności ich pracy, jak również budowanie trwałych i silnych relacji z pracodawcą, pomiędzy działami i pracownikami. Spółka dąży do tego aby pracownicy pracowali dla niej jak najdłużej, byli lojalni i wierni, ponieważ częsta wymiana personelu nie sprzyja rozwojowi firmy i destabilizuje jej bieżące funkcjonowanie.

W związku z powyższym Spółka w ramach prowadzonej działalności organizuje spotkania o charakterze szkoleniowo-integracyjnym. Zaprasza na nie szereg osób, w tym:

• własnych pracowników zatrudnionych w oparciu o Umowę o pracę,
• byłych pracowników,
• członków zarządu,
• pracowników spółek powiązanych,
• kontrahentów,
• przedstawicieli lokalnych władz.

Uczestnikami spotkań są głównie pracownicy Spółki, ale mogą też zostać zaproszeni byli pracownicy będący obecnie na emeryturze, czy inne zaproszone osoby w zależności od rodzaju spotkania.

Celem organizacji ww. spotkań jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, wymianę i zdobywanie wiedzy, dzięki czemu zyskują zarówno pracownicy, jak i organizacja, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie współdziałania oraz interakcji pomiędzy pracownikami jako pożądanych wzorców zachowań. Zdarza się, że w opisanych powyżej spotkaniach, biorą udział także kontrahenci Spółki, jak również przedstawiciele lokalnych władz.

Spotkania mogą przybierać różne formy, najczęściej są to:

1.wyjazd integracyjny (integracyjno-szkoleniowy) − organizowany dla konkretnych grup pracowników,

2.spotkanie integracyjno-szkoleniowe grupy pracowników − najczęściej w ramach jednego lub kilku departamentów/biur, organizowane przez Spółkę dla swoich pracowników wyjście do miejsca, gdzie możliwe są aktywności integrująco-szkoleniowe pracowników,

3.spotkania okolicznościowe, w tym:

a)spotkania organizowane przy okazji ważnego dla Spółki wydarzenia lub tradycyjnie obchodzonych świąt, np. święta branżowe, spotkania związane z tradycyjnie obchodzonymi świętami (Wielkanoc, Wigilia), uroczyste jubileusze związane z działalnością Spółki. Jest to także okazja do wręczenia różnego rodzaju odznaczeń, jak również dyplomów i medali dla zasłużonych pracowników. Z zastrzeżeniem, że na tym rodzaju spotkań mogą brać udział również przedstawiciele lokalnych władz oraz kontrahenci, którzy otrzymują zaproszenie na spotkanie i biorą w nim udział dobrowolnie. Wówczas Spółka nie prowadzi ewidencji osób uczestniczących;

b)krótkie spotkania organizowane dla pracowników Spółki na jej terenie, o charakterze integracyjno-informacyjnym, poprzedzające lub podsumowujące rok obrotowy, rozpoczynające lub kończące się projekty.

Wydatek w związku z organizacją spotkań pokrywany jest ze środków obrotowych Spółki. Wartość poniesionego wydatku nie jest w jakikolwiek sposób zwracana Spółce.

Wśród wydatków ponoszonych na organizację spotkań zaliczamy m.in.:

• wynajem sali,
• wynajem sprzętu audiowizualnego,
• zakup pomocy dydaktycznych,
• zakup sprzętu koniecznego dla przeprowadzenia szkolenia,
• wynagrodzenie dla prowadzącego szkolenia,
• koszty szkolenia zewnętrznego w przypadku ich organizacji przez podmiot zewnętrzny,
• usługi transportowe - w przypadku szkoleń w formie wyjazdowej,
• usługi hotelarskie lub noclegowe - w przypadku szkoleń w formie wyjazdowej,
• usługi cateringowe lub gastronomiczne,
• zakup dyplomów, medali, odznaczeń.

Powyższe wydatki powiązane są zarówno z częścią merytoryczną spotkania, którego celem jest dostarczenie informacji oraz wiedzy niezbędnej do wykonywanych zadań na danym stanowisku oraz prezentacją strategii Spółki wraz z panelem dyskusyjnym dotyczący zagadnień branżowych, jak i częścią integracyjną. Dokumentowanie poniesionych wydatków następuje na podstawie otrzymanych Faktur Vat wystawionych na rzecz Wnioskodawcy.

Na podstawie dotychczas organizowanych szkoleń Spółka może wykazać poniższą tematykę spotkań m.in.:

• Nowe technologie w sektorze (…),
• Nowe technologie i umiejętności w zakresie IT,
• Strategia oraz analiza rynku,
• Szkolenia w zakresie kadr i płac,
• Szkolenia księgowe i podatkowe,
• Szkolenia BHP i pierwszej pomocy,
• Kursy i szkolenia w zakresie języka angielskiego,
• Szkolenia marketingowe,
• Szkolenia w zakresie komunikacji menedżerskiej,
• Szkolenia handlowców wraz z corocznym przeglądem wyników poszczególnych regionów i pracowników.

Spółka realizuje wyżej wymienione spotkania w celu podnoszenia wiedzy pracowników oraz efektywności realizowanych projektów. Prowadzona działalność gospodarcza przez Spółkę wymaga specjalistycznej wiedzy, a na rynku brak jest specjalistów na różnych szczeblach struktury organizacyjnej Wnioskodawcy lub ich dostępność jest ograniczona.

Harmonogram imprezy rozpoczyna przemówienie w zależności od rangi imprezy właściwego przedstawiciela Spółki. Poza przywitaniem pracowników i ewentualnie zaproszonych Gości oraz podziękowaniami za dotychczasową pracę oraz wysiłki na rzecz Spółki, przedstawieniem oraz odbytym szkoleniem w danym zakresie spotkanie będzie miało również charakter motywacyjny, związany z przedstawieniem perspektyw rozwoju Spółki, stabilności zatrudnienia oraz polityki firmy na następne lata. Ma to potwierdzić oraz zbudować wizerunek pracodawcy perspektywicznego, u którego warto pracować i pozostać.

Po tej części rozpocznie się druga część spotkania, podczas którego przewidziany jest poczęstunek, ewentualna inne atrakcje w postaci części artystycznej, dla pracowników którzy będą chcieli wziąć w nich udział. Napoje oraz jedzenie zostaną zapewnione w postaci cateringu, w tym tzw. szwedzkiego stołu, lub innej formie; a zatem każdy będzie mógł z niego korzystać w wymiarze, jaki sam uzna za stosowny. Impreza nie będzie miała charakteru typowo konsumpcyjnego − rozrywkowego.

Pytanie

Czy Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo-integracyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy Spółka uprawniona jest do zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo - integracyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu podnoszenie kwalifikacji i wiedzy, budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu Spółki, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Wnioskodawcy. Troszczenie się o pracowników przebywających na emeryturze motywujące wpływa na prace zatrudnionych osób, którzy spodziewają się podobnego traktowania w przyszłości. Obecność na spotkaniach kontrahentów czy przedstawicieli lokalnych władz przy okazji ważnego dla Spółki wydarzenia pozytywnie wpływa na wizerunek Wnioskodawcy wśród pracowników, ułatwia nawiązywanie kontaktów oraz budowanie relacji nie tylko z pracownikami Spółki.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

W świetle powyższego wydatek poniesiony przez Wnioskodawcę stanowi dla niego koszt uzyskania przychodu. Zdaniem Wnioskodawcy Spółka spełnia następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez Wnioskodawcę ze środków obrotowych, pokrywany jest z zasobów majątkowych podatnika,
• wydatek jest definitywny, wartość poniesionego wydatku nie została Spółce w jakikolwiek sposób zwrócona,
• wydatek pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• wydatek zostaje poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• wydatek został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Resumując, Spółka spełnia warunki kosztu uzyskania przychodu w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w zakresie wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację wskazanego we wniosku spotkania szkoleniowo-integracyjnego. Celem organizacji spotkań integracyjno-szkoleniowych jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawa atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie pożądanych wzorców zachowań pracowników, mają na celu podnoszenie wiedzy i umiejętności pracowników, wymianę doświadczeń między pracownikami, poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpływa na zwiększenie efektywności ich pracy.

Kosztami podatkowymi są także m.in. tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych (okolicznościowych) połączonych ze szkoleniami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku:

• w części dotyczącej możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację wskazanych we wniosku spotkań integracyjno-szkoleniowych związanych z uczestnictwem w tych spotkaniach:
• pracowników oraz
• byłych pracowników (emerytów) Spółki,
• członków zarządu

− jest prawidłowe;

• pracowników spółek powiązanych,
• kontrahentów,
• przedstawicieli lokalnych władz

− jest nieprawidłowe;

‒w odniesieniu do spotkań okolicznościowych, gdy Spółka nie prowadzi ewidencji osób uczestniczących − jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.  Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami. Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT:

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Odnosząc się z kolei do kwestii podatkowych związanych z wydatkami poniesionymi na reklamę, wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r., Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521. Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe, każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy.

Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ww. ustawy, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Należy zatem zaznaczyć, że nie pozostają w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”.

Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT:

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że są Państwo polską spółką kapitałową, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej prowadzą Państwo wielooddziałowe przedsiębiorstwo, w skład którego wchodzą nowoczesne zakłady produkcyjne. W swojej strukturze organizacyjnej posiadają Państwo szereg komórek odpowiedzialnych za procesy produkcji, magazynowania, sprzedaży i zakupu. W zakresie swojej działalności dokonują Państwo sprzedaży produktów poprzez własne centra dystrybucji oraz poprzez sieć sklepów firmowych w ramach spółki zależnej.

Podejmują Państwo szereg działań mających na celu podnoszenie kwalifikacji swojej kadry pracowniczej, motywowanie zatrudnionych osób do zwiększenia wydajności ich pracy, jak również budowanie trwałych i silnych relacji z pracodawcą, pomiędzy działami i pracownikami. Dążą Państwo do tego, aby pracownicy pracowali dla Spółki jak najdłużej, byli lojalni i wierni, ponieważ częsta wymiana personelu nie sprzyja rozwojowi firmy i destabilizuje jej bieżące funkcjonowanie.

W związku z powyższym, w ramach prowadzonej działalności organizują Państwo spotkania o charakterze szkoleniowo-integracyjnym. Zapraszają Państwo na nie szereg osób, w tym:

• własnych pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę,
• byłych pracowników,
• członków zarządu,
• pracowników spółek powiązanych,
• kontrahentów,
• przedstawicieli lokalnych władz.

Uczestnikami spotkań są głównie pracownicy Spółki, ale mogą też zostać zaproszeni byli pracownicy będący obecnie na emeryturze, czy inne zaproszone osoby w zależności od rodzaju spotkania.

Celem organizacji ww. spotkań jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, wymianę i zdobywanie wiedzy, dzięki czemu zyskują zarówno pracownicy, jak i organizacja, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie współdziałania oraz interakcji pomiędzy pracownikami jako pożądanych wzorców zachowań. Zdarza się, że w spotkaniach biorą udział także kontrahenci Spółki, jak również przedstawiciele lokalnych władz.

Spotkania mogą przybierać różne formy, najczęściej są to:

1.wyjazd integracyjny (integracyjno-szkoleniowy) − organizowany dla konkretnych grup pracowników,

2.spotkanie integracyjno-szkoleniowe grupy pracowników − najczęściej w ramach jednego lub kilku departamentów/biur, organizowane przez Spółkę dla swoich pracowników wyjście do miejsca, gdzie możliwe są aktywności integrująco-szkoleniowe pracowników,

3.spotkania okolicznościowe, w tym:

a)spotkania organizowane przy okazji ważnego dla Spółki wydarzenia lub tradycyjnie obchodzonych świąt, np. święta branżowe, spotkania związane z tradycyjnie obchodzonymi świętami (Wielkanoc, Wigilia), uroczyste jubileusze związane z działalnością Spółki. Jest to także okazja do wręczenia różnego rodzaju odznaczeń, jak również dyplomów i medali dla zasłużonych pracowników. Z zastrzeżeniem, że na tym rodzaju spotkań mogą brać udział również przedstawiciele lokalnych władz oraz kontrahenci, którzy otrzymują zaproszenie na spotkanie i biorą w nim udział dobrowolnie. Wówczas Spółka nie prowadzi ewidencji osób uczestniczących;

b)krótkie spotkania organizowane dla pracowników Spółki na jej terenie, o charakterze integracyjno-informacyjnym, poprzedzające lub podsumowujące rok obrotowy, rozpoczynające lub kończące się projekty.

Wyjaśnili Państwo, że wydatek w związku z organizacją spotkań pokrywany jest ze środków obrotowych Spółki. Wartość poniesionego wydatku nie jest w jakikolwiek sposób zwracana Spółce.

Wśród wydatków ponoszonych na organizację spotkań zaliczają Państwo m.in.:

• wynajem sali,
• wynajem sprzętu audiowizualnego,
• zakup pomocy dydaktycznych,
• zakup sprzętu koniecznego dla przeprowadzenia szkolenia,
• wynagrodzenie dla prowadzącego szkolenia,
• koszty szkolenia zewnętrznego w przypadku ich organizacji przez podmiot zewnętrzny,
• usługi transportowe − w przypadku szkoleń w formie wyjazdowej,
• usługi hotelarskie lub noclegowe − w przypadku szkoleń w formie wyjazdowej,
• usługi cateringowe lub gastronomiczne,
• zakup dyplomów, medali, odznaczeń.

Zaznaczyli Państwo, ze wydatki powiązane są zarówno z częścią merytoryczną spotkania, którego celem jest dostarczenie informacji oraz wiedzy niezbędnej do wykonywanych zadań na danym stanowisku oraz prezentacją strategii Spółki wraz z panelem dyskusyjnym dotyczący zagadnień branżowych, jak i częścią integracyjną. Dokumentowanie poniesionych wydatków następuje na podstawie otrzymanych Faktur VAT wystawionych na rzecz Wnioskodawcy.

Spółka realizuje wyżej wymienione spotkania w celu podnoszenia wiedzy pracowników oraz efektywności realizowanych projektów. Prowadzona przez Państwa działalność gospodarcza wymaga specjalistycznej wiedzy, a na rynku brak jest specjalistów na różnych szczeblach struktury organizacyjnej Spółki lub ich dostępność jest ograniczona.

Wyjaśnili Państwo, że harmonogram imprezy rozpoczyna przemówienie w zależności od rangi imprezy właściwego przedstawiciela Spółki. Poza przywitaniem pracowników i ewentualnie zaproszonych Gości oraz podziękowaniami za dotychczasową pracę oraz wysiłki na rzecz Spółki, przedstawieniem oraz odbytym szkoleniem w danym zakresie spotkanie będzie miało również charakter motywacyjny, związany z przedstawieniem perspektyw rozwoju Spółki, stabilności zatrudnienia oraz polityki firmy na następne lata. Ma to potwierdzić oraz zbudować wizerunek pracodawcy perspektywicznego, u którego warto pracować i pozostać.

Po tej części rozpocznie się druga część spotkania, podczas którego przewidziany jest poczęstunek, ewentualna inne atrakcje w postaci części artystycznej, dla pracowników którzy będą chcieli wziąć w nich udział. Napoje oraz jedzenie zostaną zapewnione w postaci cateringu, w tym tzw. szwedzkiego stołu, lub innej formie. Zatem każdy będzie mógł z niego korzystać w wymiarze, jaki sam uzna za stosowny. Zaznaczyli Państwo, ze impreza nie będzie miała charakteru typowo konsumpcyjnego − rozrywkowego.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatków na organizację spotkań o charakterze szkoleniowo-integracyjnym do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z uczestnictwem we wskazanych we wniosku spotkaniach integracyjno-szkoleniowych pracowników i byłych pracowników stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Kosztami podatkowymi – co do zasady – są tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, ale i diety, inne należności za czas podróży służbowej, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, świadczenia medyczne oraz inne wydatki na rzecz pracowników, pod warunkiem spełnienia przesłanki wynikającej z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Jak wynika z analizowanej sprawy, celem organizacji przez Państwa ww. spotkań dla pracowników i byłych pracowników (emerytów) jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie pożądanych wzorców zachowań, tj. związanie z firmą i trwałość zatrudnienia. Niewątpliwie świadczenia tego typu na rzecz byłych i obecnych pracowników budują pozytywne relacje między nimi, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Spółki. Mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów. Wskazali Państwo także na element szkoleniowy niektórych ze wskazanych we wniosku spotkań integracyjno-szkoleniowych dla pracowników a także fakt, że spotkaniom czasami towarzyszą spotkania grup projektowych, co wpływa także na podnoszenie kwalifikacji pracowników oraz jakość i efektywność ich pracy, co w konsekwencji wpływa na zwiększenie efektywności ich pracy.

Tym samym stwierdzić należy, że w mojej ocenie istnieje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów S[półki wydatków ponoszonych przez Państwa na spotkania integracyjno-szkoleniowe dla pracowników i byłych pracowników (emerytów).

Analizując z kolei Państwa wydatki związane z uczestnictwem w spotkaniach o charakterze szkoleniowo-integracyjnym członków zarządu zauważyć należy, że stosownie do art. 368 § 1 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.):

Wobec członków zarządu nie ma zatem zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, który wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji, ponieważ zarząd spółki jest organem wykonawczym.

Udział członków zarządu w organizowanych imprezach integracyjno-szkoleniowych wpływa na poprawę efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników z członkami zarządu, większą identyfikację tych osób ze Spółką i jej działalnością, wpływa na poprawę atmosfery pracy i budowanie więzi ze Spółką. Członkowie zarządu aktywnie uczestniczą w takich spotkaniach, np. otwierając imprezę uroczystym przemówieniem, przedstawiają perspektywy rozwoju Spółki, stabilność zatrudnienia oraz polityki firmy na najbliższe lata.

Zatem Państwa wydatki po spełnieniu ogólnych przesłanek wynikających z art. 15 ust. 1 ponoszone na rzecz uczestniczący w spotkaniach integracyjno-szkoleniowych członków zarządu Spółki również mogą zostać zaliczone w poczet kosztów podatkowych Spółki.

Podsumowując, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację wskazanych we wniosku spotkań integracyjno-szkoleniowych związanych z uczestnictwem w tych spotkaniach:

• pracowników oraz
• byłych pracowników (emerytów) Spółki,
• członków zarządu

− należało uznać za prawidłowe.

Odnosząc się natomiast do wydatków związanych z uczestnictwem w spotkaniach o charakterze szkoleniowo-integracyjnym pracowników spółek powiązanych zauważyć należy, że w przypadku tej grupy podmiotów ponoszą Państwo wydatki na podmioty zewnętrzne, w stosunku do których podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym w celu zacieśnienia więzi biznesowych i podtrzymania dotychczasowych relacji. Wydatki tego typu ponoszone na rzecz  pracowników spółek powiązanych nie mogą zostać uznane za Państwa koszty podatkowe, gdyż z tymi osobami nie wiążą Państwa powiązania biznesowe. To pracownicy spółek powiązanych. Dlatego też nie można uznać, że uczestnictwo w spotkaniu integracyjno-szkoleniowym ww. osób wpłynie na zwiększenie bądź zabezpieczenie źródła Państwa przychodów.

Tym samym w mojej ocenie wydatki poniesione na rzecz pracowników spółek powiązanych z tytułu spotkań o charakterze integracyjno-szkoleniowym, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, bo nie spełniają dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Z kolei rozpatrując możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków związanych z uczestnictwem w spotkaniach o charakterze szkoleniowo-integracyjnym:

• kontrahentów oraz
• przedstawicieli lokalnych władz

wskazać należy, że rozpatrując zasadność ich poniesienia, należy wziąć pod uwagę całościowy charakter imprezy oraz rozstrzygnąć, czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich poniesieniem a przychodami Spółki oraz czy wydatki te nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zwłaszcza na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z taką imprezą. W tym też kontekście wskazać trzeba, że przedmiotem złożonego wniosku jest możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z organizacją spotkań integracyjno-szkoleniowych, na których co do zasady szkolą się i integrują pracownicy i/lub byli pracownicy Spółki.

Fakt, że niejako „przy okazji” organizacji tych spotkań, w związku z uczestnictwem w nich  przedstawicieli lokalnych władz oraz kontrahentów, udaje się osiągnąć pewne szeroko rozumiane cele biznesowe, informacyjne czy marketingowe nie uprawnia do zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem ww. osób w tych spotkaniach. Spotkania integracyjno-szkoleniowe nie są bowiem imprezą reklamową, targami, czy konferencją i mają zupełnie inny charakter i cel.

W konsekwencji wydatki związane z uczestnictwem w tych spotkaniach ww. osób nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż ich związek z uzyskaniem przychodów, czy też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów jest zbyt odległy.

Ponadto zauważyć trzeba, że, wskazane przez Państwa w złożonym wniosku, takie okoliczności jak:

− jednoznacznie wskazują, że wymienione we wniosku wydatki w ww. części ponoszone na rzecz kontrahentów oraz przedstawicieli lokalnych władz, noszą znamiona reprezentacji. Z opisu sprawy wynika także, że ww. goście stanowią pewną wyselekcjonowaną, zamkniętą grupę, co również przesądza o reprezentacyjnym charakterze tych wydatków.

Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Końcowo, odnosząc się do spotkań okolicznościowych, jakie organizują Państwo przy okazji ważnych świąt np. branżowych, spotkań, uroczystych jubileuszów, a krąg podmiotów biorących w nich udział obejmuje zarówno pracowników, byłych pracowników (emerytów), przedstawicieli lokalnych władz oraz kontrahentów i wówczas nie prowadzą Państwo ewidencji osób uczestniczących w takim spotkaniu, to nie ma możliwości wyliczyć „osobokosztu” imprezy, by wyodrębnić koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (dotyczące określonej grupy uczestników imprezy). Z tego względu nie mogę zgodzić się z Państwem i uznać, że można wydatki związane na imprezę dla bliżej niezidentyfikowanej grupy osób zaliczyć w poczet kosztów podatkowych Spółki.

Poniesione przez Państwa wydatki na zorganizowanie spotkania świątecznego czy wydarzenia jubileuszowego w sytuacji, gdy nie jest możliwe zweryfikowanie faktycznej liczby uczestników biorących udział w takim wydarzeniu, nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację wskazanych we wniosku spotkań integracyjno-szkoleniowych związanych z uczestnictwem w tych spotkaniach:

• pracowników,
• byłych pracowników (emerytów) Spółki oraz
• członków zarządu

− jest prawidłowe;

• pracowników spółek powiązanych,
• kontrahentów,
• przedstawicieli lokalnych władz

− jest nieprawidłowe;

- w odniesieniu do spotkań okolicznościowych, gdy Spółka nie prowadzi ewidencji osób uczestniczących − jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w  przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2024 r. poz.935; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).