Dotyczy ustalenia, czy wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób prawnych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lutego 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób prawnych.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 25 marca 2024 r. (wpływ tego samego dnia).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”) jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Wnioskodawca jest także czynnym podatnikiem VAT.

Spółka prowadzi działalność w zakresie projektowania i sprzedaży specjalistycznego oprogramowania. Co do zasady model biznesowy zakłada, że Spółka negocjuje warunki i ustala z klientem specyfikację oczekiwanego oprogramowania, a następnie podzleca wykonanie jego całości lub części innym podmiotom - w tym podmiotom powiązanym.

W najbliższym czasie Spółka zamierza zawrzeć umowę na odpłatną dostawę oprogramowania z liczącym się na rynku podmiotem/dostawcą oprogramowania dla instancji finansowych, z siedzibą w (…) (dalej: „Klient”). Kontrakt z Klientem stanowić będzie istotną część przychodów Spółki. Spółka ponadto spodziewa się wysokiej rentowności przyszłego kontraktu. Oczekiwaniem Klienta jest aby oprócz dostawy oprogramowania, Spółka zapewniła możliwość okresowych osobistych spotkań z projektantami oprogramowania, twórcami kodu źródłowego i menadżerami zarządzającymi projektami. Celem tego rodzaju spotkań w (…) będzie m.in. udział w targach branżowych u boku klienta, spotkania z użytkownikami końcowymi oprogramowania, wsparcie wdrożenia i użytkowania oprogramowania, szkolenia dla użytkowników końcowych. Klient życzy sobie ponadto aby kluczowe osoby biorące udział w tworzeniu oprogramowania kierowane były na wskazane przez Klienta szkolenia i konferencje branżowe.

W związku z powyższym Spółka zamierza ponieść wydatki związane z przygotowaniem programistów/projektantów/menadżerów do wykonania zlecenia Klienta. W szczególności Spółka zamierza ponosić:

1. koszty przelotów do (…) (lub innego kraju wskazanego przez klienta), a czasem również zakwaterowania oraz wyżywienia danej osoby (dalej: „koszty podróży”);
2. koszty szkolenia z metodologii zarządzania projektami IT, a także konferencji dla programistów (…) dot. tematyki którymi dana osoba zajmuje się w ramach projektu zleconego przez Klienta - w takich przypadkach Klient wypłaca Spółce dodatkowe wynagrodzenie liczone według stawki godzinowej danej osoby, Spółka zaś pokrywa koszty szkolenia/konferencji);
3. koszty szkoleń językowych dla ww. osób, przy czym będą to szkolenia zarówno z języka angielskiego (dla osób dla których nie jest on językiem ojczystym), jak i szkoleń z języka polskiego dla cudzoziemców zaangażowanych w projekty (celem usprawnienia komunikacji w zespołach projektowych).

Osoby (programiści/projektanci/menadżerowie) angażowane do wykonywania ww. czynności co do zasady nie są związane ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym. Osoby te wykonują usługi na rzecz podwykonawców Spółki na podstawie umów zlecenia wykonywanych w ramach jednoosobowych działalności gospodarczych tych osób. Za wykonywanie ww. czynności (udział w kursach, szkoleniach, konferencjach, podróże, spotkania) osoby te są wynagradzane na podstawie umów zawartych z podwykonawcami Spółki.

Spółka nie wyklucza, że w przyszłości ponosić będzie wydatki podobne do opisanych powyżej w związku z realizacją projektów na rzecz innych podmiotów niż Klient. Spółka rozważa również ponoszenie wydatków związanych z udziałem ww. osób (angażowanych przez podwykonawców Spółki) w wydarzeniach reklamowych i marketingowych (typu targi oprogramowania, konferencje tematyczne z zakresu IT) na których to wydarzeniach osoby te reprezentować będą Spółkę. W szczególności dot. to kosztów przelotu, zakwaterowania i wyżywienia takich osób.

Spółka prowadzi księgi zgodnie z właściwymi przepisami obowiązującymi w Polsce. Dowody poniesienia ww. wydatków którymi dysponuje Spółka obejmują zarówno umowy o świadczenie usług (jeśli takie zostały sporządzone) jak i faktury oraz rachunki, a także dokumenty w formie elektronicznej (np. bilety lotnicze) dokumentujące fakt poniesienia kosztów, jego wysokość oraz dzień poniesienia.

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 25 marca 2024 r. wskazali Państwo, że:

1.Jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia przyszłego: „Osoby (programiści/projektanci/ menadżerowie) angażowane do wykonywania ww. czynności co do zasady nie są związane ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym. Osoby te wykonują usługi na rzecz podwykonawców Spółki na podstawie umów zlecenia wykonywanych w ramach jednoosobowych działalności gospodarczych tych osób. Za wykonywanie ww. czynności (udział w kursach, szkoleniach, konferencjach, podróże, spotkania) osoby te są wynagradzane na podstawie umów zawartych z podwykonawcami Spółki”.

Z uwagi na powyższe w przypadku zgłoszenia przez Klienta potrzeby aby dana osoba (programista/projektant/menadżer) wzięła udział w spotkaniu w (…) (szkoleniu, targach lub konferencjach branżowych), Spółka przekazuje tego rodzaju prośbę/oczekiwanie Klienta swojemu podwykonawcy (podmiotowi pozostającemu w stosunku prawnym z daną osobą fizyczną).

Spółkę i podwykonawcę łączy umowa zlecenia przedmiotem, której jest usługa tworzenia oprogramowania. Co do zasady umowy zlecenia łączące Spółkę i podwykonawcę, nie przewidują szczegółowych zasad „delegowania” osób fizycznych współpracujących z podwykonawcą do wykonywania zadań za granicą (w tym w (…)). Należy jednak wskazać, iż zgodnie z przepisami prawa cywilnego - art. 354 par. 1 i 2 Kodeksu Cywilnego Dłużnik (tu podwykonawca) powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje - także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. W taki sam sposób powinien współdziałać przy wykonaniu zobowiązania wierzyciel (tu: Spółka).

Podsumowując, Spółka nie zamierza zawierać odrębnych Umów ze swoimi podwykonawcami i/lub osobami fizycznymi, których wyjazdy finansuje. W opinii Spółki wyrażony w art. 354 KC obowiązek współdziałania stron umowy zlecenia w zakresie tworzenia oprogramowania jest wystarczającą podstawą do oczekiwania od zleceniobiorcy (podwykonawcy spółki) zachowania polegającego na spowodowaniu aby jego zleceniobiorca (osoba fizyczna) wyraził zgodę na odbycie podróży/udziału w szkoleniach/spotkaniach/targach.

2.Jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia przyszłego: „zamierza zawrzeć umowę na odpłatną dostawę oprogramowania z liczącym się na rynku podmiotem/dostawcą oprogramowania dla instancji finansowych, z siedzibą w (…) (dalej: „Klient”) (…) Oczekiwaniem Klienta jest aby oprócz dostawy oprogramowania, Spółka zapewniła możliwość okresowych osobistych spotkań z projektantami oprogramowania, twórcami kodu źródłowego i menadżerami zarządzającymi projektami”.

Biorąc powyższe pod uwagę, podstawą do ponoszenia wydatków na organizację podroży wybranych osób (zleceniobiorców podwykonawcy Spółki) jest cywilnoprawny obowiązek współdziałania z Klientem w wykonaniu zlecenia. Spółka znając oczekiwania Klienta tak kształtuje cenę swej usługi aby pozwalała ona na osiągniecie zysku na transakcji pomimo ponoszonych wydatków będących przedmiotem niniejszego wniosku.

W odniesieniu do relacji z podwykonawcami, a także ich zleceniobiorcami (osobami fizycznymi których koszty podroży, szkoleń, udziału w targach Spółka finansuje), jak wskazano powyższej podstawą cywilnoprawna do ponoszenia tego rodzaju wydatków jest przytoczony wyżej art. 354 par. 1 i 2 Kodeksu cywilnego wyrażający m.in. zasadę współdziałania na gruncie praw polskiego (któremu poddane są te umowy).

3.Spółka tak negocjuje warunki kontraktu z Klientem aby wynagrodzenie pozwalało na pokrycie wszystkich opisywanych we wniosku o interpretację świadczeń na rzecz programistów/projektantów oprogramowania/menadżerów, angażowanych na podstawie umowy zlecenia przez podwykonawców Spółki, nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego „Spółka ponadto spodziewa się wysokiej rentowności przyszłego kontraktu” tzn. pomimo poniesienia wydatków będących przedmiotem niniejszego wniosku, spodziewa się osiągnąć dochód z tytułu realizacji umowy z Klientem.

4.Związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym), o których mowa we wniosku, a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów Spółki opiera się na:

-Założeniu, że spełnienie oczekiwań Klienta polegających na zapewnieniu uczestnictwa konkretnych wykwalifikowanych osób fizycznych (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym programistów, projektantów oprogramowania, menedżerów projektów IT) w wydarzeniach wskazanych przez Klienta - warunkuje utrzymanie kontraktu i wynikających z niego przychodów.

-Spełnienie ww. oczekiwań Klienta, wzmacnia szanse na zawarcie kolejnych kontraktów/umów handlowych będących źródłem przychodu.

5.Ponadto wskazali Państwo dane podmiotu zagranicznego, z którym w najbliższym czasie Spółka zamierza zawrzeć umowę na odpłatną dostawę oprogramowania z liczącym się na rynku podmiotem/dostawcą oprogramowania dla instancji finansowych, z siedzibą w (...).

Pytanie

Czy wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Państwa stanowisko w sprawie

W opinii Wnioskodawcy wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcje języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Biorąc powyższe pod uwagę, w opinii Wnioskodawcy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Treść przywołanej regulacji implikuje wniosek, iż dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie ustawy o CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przenosząc powyższe wytyczne na grunt opisanego zdarzenia przyszłego należy wskazać, że:

Ad 1) Poniesienie kosztu przez podatnika

Koszt nabycia każdej z usług wymienionych w opisie zdarzenia przyszłego ponoszony będzie z zasobów majątkowych Spółki. Warunek poniesienia przez Spółkę uznać należy zatem za spełniony.

Ad 2) Definitywny charakter kosztu

Poniesione wydatki będą miały charakter definitywny, tzn. nie są Spółce zwracane w jakikolwiek sposób.

Ad 3) Związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą

W ustawach o podatku dochodowym nie wskazano wprost, co należy rozumieć przez poniesienie kosztu „w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Kwestie te wyjaśniane były jednak wielokrotnie w judykaturze i praktyce organów skarbowych. Np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach indywidualnych z 24 sierpnia 2016 r. (Znak: IBPB-1-3/4510-717/16-1/APO oraz IBPB-1-1/4510-203/16-1/DW), stwierdza „(...) przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu” oraz „(...) zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w (...) art. 15 ust. 1 ww. ustawy nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zabezpieczenia źródła przychodów”.

W opinii Wnioskodawcy, w każdym z przypadków opisanych powyżej, taki związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami Spółki będzie istniał.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka rozpocznie współpracę z kluczowym Klientem - który zapewniać będzie istotny strumień przychodów. Fakt, iż Klient formułuje szczególne oczekiwania nie tylko wobec oprogramowania jako takiego, ale również wymaga osobistej asysty twórców tego oprogramowania, zarówno na etapie jego wdrożenia jaki późniejszego użytkowania oraz promocji - obliguje Spółkę do zapewnienia Klientowi tego rodzaju wsparcia. Spełnienie oczekiwań Klienta wymaga zarówno poniesienia kosztów podróży programistów/menadżerów projektów jak i koszty ich szkoleń w tym szkoleń językowych. Podsumowując istnieje niezaprzeczalny związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym przez Spółkę kosztem a przyszłym racjonalnie oczekiwanym przychodem, tym samy omawiany warunek uznać należy za spełniony.

W przypadku kosztu udziału w wydarzeniach o charakterze marketingowym/reklamowym w tym udziału w targach usług IT, związek z działalnością gospodarczą również jest zachowany z uwagi na fakt celem działań marketingowych jest pozyskania nowych zleceń/ przychodów.

Ad 4) Warunek celu: uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów

Skoro jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka rozpocznie współpracę z kluczowym Klientem zapewniającym istotny strumień przychodów, to poniesienie wydatków na wypełnienie komercyjnych warunków stawianych przez tego Klienta powoduje powstanie bezpośredniej relacji pomiędzy uzyskiwanych przychodem a kosztem jego uzyskania. W tym kontekście koszty podróży oraz koszty szkoleń (w tym językowych) oraz koszty udziału w konferencjach uznać należy za poniesione w celu osiągniecia przychodu.

Co więcej można argumentować, że zawarcie umowy z Klientem (renomowany dostawca oprogramowania na rzecz globalnych podmiotów finansowych) może pozytywnie oddziaływać na pozycje rynkową i rozpoznawalność Spółki wśród innych potencjalnych klientów, co w opinii Spółki wypełnia drugi z warunków – „zabezpieczenie źródła przychodów” wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Warunek poniesienia w celu „zabezpieczenia źródła przychodów” spełniają również planowane koszty udziału wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego osób, w wydarzeniach o charakterze marketingowym/reklamowym w tym udziału w targach usług IT.

Ad 5) Dokumentowanie wydatków

W opinii Spółki prowadzona przez nią dokumentacja spełnia warunki do uznania wydatków za koszt uzyskania przychodu.

Ad 6) Art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

W opinii Spółki, żaden z opisanych wydatków nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W szczególności Wnioskodawca podkreśla, że wydatki na koszty podróży jakimi są wydatki na bilety lotnicze, zakwaterowanie w hotelach nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Co więcej art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie nakazuje uznania za wydatek nie stanowiący kosztu uzyskania przychodów, wydatków ponoszonych w związku z podróżami lub szkoleniami osób trzecich (nie związanych podatnikiem żadnym stosunkiem prawnym). Tym samym w opinii Spółki fakt, iż osoby korzystające ze szkoleń/ konferencji a także podróżujące na koszt Spółki w celu zadośćuczynienia wymaganiom Klienta, nie są związane ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym nie ma wpływu na ocenę możliwości zaliczenia omawianych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Powyższe argumenty potwierdza praktyka organów skarbowych. Takie stanowisko zostało zaprezentowane między innymi w:

-interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2020 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP, w której organ podatkowy podniósł, że „stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT - wyłączonymi z kosztów podatkowych.”

-interpretacji indywidualnej z dnia 4 grudnia 2012 r., Znak: IPPB5/423-828/12-2/MW, w której organ wskazał, że „stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę na przejazdy podwykonawców do miejsca wykonywania zleconych przez Wnioskodawcę czynności (w szczególności bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej) oraz wydatków na noclegi i przejazdy wykonawców (w ramach zawartej umowy o dzieło) należy uznać za prawidłowe”.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatki związane z zakupem usług wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku z 25 marca 2024 r. wskazali Państwo, iż stanowisko wyrażone przez Spółkę w pierwotnym wniosku nie uległo zmianie. W świetle uzupełnionego opisu zdarzenia przyszłego Spółka dodatkowo wskazuje, że:

-Brak stosunku prawnego pomiędzy Spółką o osobami fizycznymi, nie stoi na przeszkodzie zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na: zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży z których te osoby fizyczne korzystają. W opinii Spółki wszystkie te wydatki ponoszone są przez Spółkę w celu osiągniecia przychodu z planowanego kontraktu z Klientem, a także służą zabezpieczeniu źródła przychodu jakim jest działalność gospodarcza spółki polegająca na tworzeniu na zlecenie oprogramowania komputerowego (perspektywa zwarcia kolejnych kontraktów z Klientem).

-Klient oczekuje od Spółki zapewnienia obecności konkretnych osób fizycznych, które co prawda nie są związane ze Spółką bezpośrednim stosunkiem prawnym (umowa zlecenia), ale są zleceniobiorcami, zleceniobiorcy Spółki. A zatem każdy ze zleceniobiorców w powyższym „łańcuchu” umów zlecenia odpowiedzialny jest za takie wykonie swego zobowiązania wobec swego zleceniodawcy aby świadczenie na rzecz ostatecznego beneficjenta (tu: Klienta) wykonane było z należytą starannością i w sposób gwarantujący spełnienie jego uzasadnionych roszczeń. Zważywszy, że to Spółka jest stroną umowy z Klientem to na niej ciąży bezpośredni obowiązek wywiązania się z tej umowy co obejmuje spowodowanie aby dane osoby fizyczne, faktycznie pojawiły się na wydarzeniach wskazanych przez Klienta. Spółka czyni to poprzez komunikowanie swego oczekiwania podwykonawcom, ci zaś bezpośrednio swoim zleceniobiorcom/osobom fizycznym.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”):

Definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Kosztami uzyskania przychodów będą zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeżeli są one racjonalnie uzasadnione, a każdy wydatek powinien być oceniany przede wszystkim z tego punktu widzenia. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione koszty pozwalają na normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a w sensie podatkowym zabezpieczają źródło przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 updop, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop:

Nadmienić należy, że za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone na budowanie określonego wizerunku Spółki w oczach jej potencjalnych lub obecnych kontrahentów. Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż oczekiwaniem Klienta jest aby oprócz dostawy oprogramowania, Spółka zapewniła możliwość okresowych osobistych spotkań z projektantami oprogramowania, twórcami kodu źródłowego i menadżerami zarządzającymi projektami. Celem tego rodzaju spotkań w (…) będzie m.in. udział w tragach branżowych u boku klienta, spotkania z użytkownikami końcowymi oprogramowania, wsparcie wdrożenia i użytkowania oprogramowania, szkolenia dla użytkowników końcowych. Klient życzy sobie ponadto aby kluczowe osoby biorące udział w tworzeniu oprogramowania kierowane były na wskazane przez Klienta szkolenia i konferencje branżowe.

Wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

-przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu)

oraz

-potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

-„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

-„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”,

-natomiast

-„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt  II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Z treści wniosku wynika m.in., że Spółka rozpocznie współpracę z kluczowym Klientem - który zapewniać będzie istotny strumień przychodów. Klient oczekuje od Spółki zapewnienia obecności konkretnych osób fizycznych, które co prawda nie są związane ze Spółką bezpośrednim stosunkiem prawnym (umowa zlecenia), ale są zleceniobiorcami, zleceniobiorcy Spółki. A zatem każdy ze zleceniobiorców w powyższym „łańcuchu” umów zlecenia odpowiedzialny jest za takie wykonie swego zobowiązania wobec swego zleceniodawcy aby świadczenie na rzecz ostatecznego beneficjenta (tu: Klienta) wykonane było z należytą starannością i w sposób gwarantujący spełnienie jego uzasadnionych roszczeń. Zważywszy, że to Spółka jest stroną umowy z Klientem to na niej ciąży bezpośredni obowiązek wywiązania się z tej umowy co obejmuje spowodowanie aby dane osoby fizyczne, faktycznie pojawiły się na wydarzeniach wskazanych przez Klienta. Spółka czyni to poprzez komunikowanie swego oczekiwania podwykonawcom, ci zaś bezpośrednio swoim zleceniobiorcom/osobom fizycznym. Zatem wydatki ponoszone są przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodu z planowanego kontraktu z Klientem, a także służą zabezpieczeniu źródła przychodu jakim jest działalność gospodarcza spółki polegająca na tworzeniu na zlecenie oprogramowania komputerowego (perspektywa zwarcia kolejnych kontraktów z Klientem).

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą Państwo zaliczyć do koszty uzyskania przychodów. Wymienione koszty będą miały związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów. Jak wynika bowiem z opisu zdarzenia przyszłego, spełnienie oczekiwań Klienta polegających na zapewnieniu uczestnictwa konkretnych wykwalifikowanych osób fizycznych (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym programistów, projektantów oprogramowania, menedżerów projektów IT) w wydarzeniach wskazanych przez Klienta - warunkuje utrzymanie kontraktu i wynikających z niego przychodów. Spełnienie ww. oczekiwań Klienta, wzmacnia szanse na zawarcie kolejnych kontraktów/umów handlowych będących źródłem przychodu.

Ponadto jak wskazano we wniosku, podstawą do ponoszenia wydatków na organizację podroży wybranych osób (zleceniobiorców podwykonawcy Spółki) jest cywilnoprawny obowiązek współdziałania z Klientem w wykonaniu zlecenia. Spółka znając oczekiwania Klienta tak kształtuje cenę swej usługi aby pozwalała ona na osiągniecie zysku na transakcji pomimo ponoszonych wydatków będących przedmiotem niniejszego wniosku. W odniesieniu do relacji z podwykonawcami, a także ich zleceniobiorcami (osobami fizycznymi których koszty podroży, szkoleń, udziału w targach Spółka finansuje), jak wskazano powyższej podstawą cywilnoprawna do ponoszenia tego rodzaju wydatków jest przytoczony wyżej art. 354 par. 1 i 2 Kodeksu cywilnego wyrażający m.in. zasadę współdziałania na gruncie praw polskiego (któremu poddane są te umowy). Spółka tak negocjuje warunki kontraktu z Klientem aby wynagrodzenie pozwalało na pokrycie wszystkich opisywanych we wniosku o interpretację świadczeń na rzecz programistów/projektantów oprogramowania/menadżerów, angażowanych na podstawie umowy zlecenia przez podwykonawców Spółki, nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego „Spółka ponadto spodziewa się wysokiej rentowności przyszłego kontraktu” tzn. pomimo poniesienia wydatków będących przedmiotem niniejszego wniosku, spodziewa się osiągnąć dochód z tytułu realizacji umowy z Klientem.

Ponadto wskazane przez Państwa wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 16 ust. 1 updop. Oznacza to, że przy odpowiednim udokumentowaniu ww. wydatków będą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają związek z prowadzoną działalnością gospodarcza i są racjonalnie uzasadnione.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy wydatki poniesione na zakup usług szkoleniowych, udział w konferencjach/targach, lekcji języka obcego oraz koszty podróży, osób wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego (nie związanych bezpośrednio ze Spółką żadnym stosunkiem prawnym) mogą być przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).