Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na eventy i spotkania

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lutego 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT i:

- ponoszone bezpośrednio przez Spółkę na rzecz Pracowników i Zleceniobiorców stanowią dla niej koszty uzyskania przychodu;

- ponoszone bezpośrednio przez Spółkę na rzecz Kontraktorów stanowią dla niej koszty uzyskania przychodu;

- ponoszone przez Pracowników i Zleceniobiorców, a następnie zwracane Pracownikom i Zleceniobiorcom przez Spółkę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu;

- ponoszone przez Kontraktorów, a następnie zwracane Kontraktorom przez Spółkę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu.

Treść wniosku jest następująca.

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

 A. Działalność Spółki … z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) działa na rynku od 2007 r. Zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego przedmiot przeważającej działalności Spółki stanowi działalność związana … i w tym też zakresie koncentrują się podstawowe działania biznesowe Spółki. Spółka jest liderem technologii ….

Flagowym rozwiązaniem firmy jest autorska … …. Wnioskodawca jest również twórcą innowacyjnego na skalę europejską systemu …, służącego do ochrony przed atakami …. Klientami Spółki są zarówno podmioty polskie, jak i zagraniczne. Z uwagi na charakter prowadzonej działalności (usługi technologiczne w segmencie B2B), Wnioskodawca, bardzo często uczestniczy poprzez swoich przedstawicieli (opisanych w dalszej części), w różnych spotkaniach biznesowych ponosząc przy tym koszty.

B. Rodzaje spotkań biznesowych

1) Wydarzenia/konferencje branżowe

Jednym z kluczowych narzędzi budowania swojej pozycji na rynku oraz pozyskiwania nowych klientów są wydarzenia/konferencje branżowe. Mają one miejsce w Polsce lub za granicą. Spółka bierze w nich udział w celu:

1. prezentacji oferowanych produktów i rozwiązań Spółki, w tym prezentacji produktów od strony technicznej/sposobu funkcjonowania/działania,

2. realizacji działań reklamowych oraz marketingowych,

3. pozyskania nowych klientów.

Dla przykładu, w 2023 r. Wnioskodawca wziął udział m.in. w następujących wydarzeniach branżowych: … Ww. wydarzenia są dedykowane z jednej strony kluczowym decydentom w branży właścicieli … (m.in. …), a z drugiej podmiotom takim jak Spółka, będących dostawcami rozwiązań technologicznych w tym obszarze. Wydarzenia te gromadzą profesjonalistów branży …, którzy wymieniają się wiedzą i doświadczeniami, a także prezentują innowacyjne rozwiązania i produkty, również w kontekście zainicjowania potencjalnych procesów sprzedażowych. Osoby reprezentujące Spółkę na wydarzeniach/konferencjach mogą brać udział/są zapraszane jako aktywni uczestnicy takich punktów programu, jak np. panele dyskusyjne, panele Q&A z ekspertami, sesje panelowe, czy warsztaty. W czasie wydarzeń/konferencji, Spółka ma możliwość zaprezentowania swoich dokonań oraz przedstawienia aktualnie oferowanych usług. Wydarzenia te dalej określane są jako „Wydarzenia/konferencje branżowe”.

2) Spotkania sprzedażowe

W celu zwiększenia przychodów Spółka uczestniczy także w spotkaniach sprzedażowych z obecnymi klientami (dosprzedaż usług), jak również nowymi/potencjalnymi klientami. Celem tych spotkań jest m.in.:

1. badanie/weryfikacja potrzeb klienta,

2. prezentacja oferty Spółki, w tym także prezentacja sposobu działania/funkcjonowania oferowanych rozwiązań,

3. negocjacja kontraktów/umów,

4. identyfikacja ograniczeń/wymogów technicznych celem dopasowania oferty. Spotkania te dalej określane są jako „Spotkania sprzedażowe”.

3) Spotkania operacyjne

Innym typem spotkań, w których Wnioskodawca bierze udział, są spotkania z obecnymi klientami, skoncentrowane na bieżącej współpracy między stronami. Przykładowo, są to spotkania, podczas których odbywają się warsztaty techniczne, wdrożenia lub udoskonalenia oferowanych usług …. Analizowane są potencjalne modyfikacje, które mogą zostać wprowadzone w dostarczanych rozwiązaniach, aby lepiej zaspokoić potrzeby konkretnego klienta. Spotkania te koncentrują się również na rozwiązywaniu bieżących problemów klienta związanych z oferowanymi przez Spółkę usługami. Spotkania te dalej określane są jako „Spotkania operacyjne”.

C. Uczestnicy spotkań

Przedstawicielami Spółki na każdym z ww. trzech rodzajów spotkań są m.in.:

        - pracownicy (osoby, z którymi Spółka zawarła umowę o pracę; dalej: „Pracownicy”),

        - zleceniobiorcy (osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, z którymi Spółka zawarła umowy zlecenia wykonywane przez te osoby w ramach działalności wykonywanej osobiście – art. 13 ust. 1 pkt 8 Ustawy PIT; dalej: „Zleceniobiorcy”),  

        - kadra kierownicza (współpracująca ze Spółką m.in. w oparciu o kontrakty menadżerskie) oraz  

       - osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, które na stałe współpracują ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych – świadczenie usług, itp. (dalej: „Kontraktorzy”).

Wszystkie te osoby stanowią gamę specjalistów w obszarze technicznym, doradczym oraz sprzedażowym. Ich udział wynika oraz wiąże się z zakresem obowiązków/czynności/usług, jakie są określone w umowie łączącej te osoby ze Spółką (umowa o pracę, zlecenie, świadczenie usług itp.). Skład osób uczestniczących w danym spotkaniu jest każdorazowo ustalany wewnątrz Spółki i dopasowywany do rodzaju, tematu, zakresu wydarzenia. Na przykład, w Spotkaniach sprzedażowych częściej biorą udział osoby zajmujące się sprzedażą/rozwojem biznesu, zwłaszcza jeśli dotyczą negocjacji umowy. Jednakże, uczestniczą w nich również osoby o charakterze „technicznym”, takie jak p…, administratorzy sieci czy architekci rozwiązań, szczególnie gdy spotkanie ma na celu prezentację konkretnego produktu lub ustalenie potrzeb klienta. Podobnie rzecz ma się z Wydarzeniami/konferencjami branżowymi. Skład osób reprezentujących Spółkę zależy od tego, jaka jest formuła danego eventu.

D. Koszty spotkań

W przypadku gdy Wydarzenia/konferencje branżowe, Spotkania sprzedażowe czy Spotkania operacyjne odbywają się poza siedzibą Spółki, wówczas Spółka ponosi koszty uczestnictwa wszystkich osób reprezentujących Spółkę na evencie/spotkaniu, w tym Pracowników, Zleceniobiorców i Kontraktorów.

Do kosztów tych zaliczyć należy w szczególności wydatki na zakup biletów lotniczych, biletów kolejowych, przejazdów lokalnych (taksówki, komunikacja), usług hotelowych, biletów wstępu na wydarzenia branżowe, zakup posiłków, a także inne wydatki związane z wyjazdami takie jak ubezpieczenia czy wizy lub inne opłaty administracyjne.

Wydatki te dalej określane są jako „Koszty Eventów i Spotkań” i dotyczą każdego z trzech rodzajów spotkań, tj. Wydarzeń/konferencji branżowych, Spotkań sprzedażowych i Spotkań operacyjnych. Często Spółka ponosi ww. wydatki bezpośrednio, pokrywając je za wszystkie osoby biorące udział ze strony Spółki w danym wydarzeniu. Innymi słowy, niezależnie czy na spotkanie jadą Pracownicy, Zleceniobiorcy czy Kontraktorzy, Spółka np. rezerwuje i opłaca hotel wszystkim tym osobom lub też kupuje bilety lotnicze/kolejowe dla wszystkich. Takie podejście wynika przede wszystkim z korzyści ekonomicznych, organizacyjnych i administracyjnych. W kontekście ekonomicznym/oszczędnościowym, zakup większej liczby biletów czy miejsc noclegowych pozwala Spółce na wynegocjowanie rabatów w hotelu czy u przewoźnika (np. linii lotniczej), a korzystanie z tej samej taksówki przez Pracowników, Kontraktorów czy Zleceniobiorców redukuje koszty względem przejazdów każdej z tych osób oddzielnie. Pod względem organizacyjnym, Pracownicy, Kontraktorzy i Zleceniobiorcy często wspólnie realizują projekty, uczestnicząc razem w różnych wydarzeniach, takich jak spotkania, panele dyskusyjne czy prezentacje. Dzięki zakwaterowaniu w tym samym hotelu oraz wspólnemu korzystaniu z tego samego środka transportu, organizacja tych działań staje się łatwiejsza i przebiega sprawniej. Również od strony administracyjnej Spółka dostrzega pozytywne aspekty bezpośredniego ponoszenia Kosztów Eventów i Spotkań. Ma bowiem pełną kontrolę nad ponoszonym wydatkiem, otrzymuje bezpośrednio dokument potwierdzający poniesienie wydatku, a ponadto nie musi dokonywać weryfikacji wydatków przedstawionych przez Pracowników, Kontraktorów czy Zleceniobiorców, co często bywa czasochłonne a tym samym generuje dodatkowe koszty pracy. W przypadku natomiast, gdy wydatki związane z udziałem w Wydarzeniu/konferencji branżowej czy Spotkaniu sprzedażowym lub operacyjnym byłyby poniesione przez Pracownika, Zleceniobiorcę lub Kontraktora samodzielnie – Spółka dokonuje tym osobom zwrotu wydatków, w oparciu o zapisy zawartych z nimi umów.

Niezależnie od formy poniesienia (bezpośrednio, czy pośrednio jako zwrot kosztów), jako koszt uzyskania przychodów Spółka nie traktuje np. tych Kosztów Eventów i Spotkań, które w jej ocenie noszą znamiona reprezentacji czy nie stanowią kosztu podatkowego na mocy innych szczególnych przypadków wynikających z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT. Koszty Eventów i Spotkań są dokumentowane m.in. fakturami, zamówieniami, umowami, biletami, rozliczeniami/zestawieniami zwracanych Pracownikom, Zleceniobiorcom czy Kontraktorom wydatków. Jeśli wydatek jest ponoszony bezpośrednio przez Spółkę to posiada ona faktury, umowy, zamówienia, bilety itp. dokumenty.

E. Umowy z Pracownikami, Kontraktorami i Zleceniobiorcami

1) Umowy z Pracownikami

W umowach z pracownikami brak jest zapisów regulujących kwestię związaną ze zwrotem udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika w ramach wykonywanych zadań związanych z pracą. Jednak pracodawca ma obowiązek zwrotu pracownikowi – w całości lub w części - należycie udokumentowanych i zasadnych wydatków, zatwierdzonych przez pracodawcę a związanych z wykonywaniem zadań zgodnych z zakresem obowiązków i świadczonej pracy. Przykładem będzie wyjazd służbowy pracownika na wyraźne polecenie pracodawcy na spotkania biznesowe (Wydarzenia/konferencje branżowe, Spotkania sprzedażowe, Spotkania operacyjne). Do zwrotu wydatków odpowiednie zastosowanie znajdują zasady rozliczania podróży służbowych określone w przepisach dotyczących należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe.

2) Umowy z Kontraktorami

W umowach z Kontraktorami zawarte są postanowienia zgodnie z którymi, Kontraktor samodzielnie pokrywa koszty związane z prowadzeniem jego działalności gospodarczej i nie może żądać od Spółki podwyższenia wynagrodzenia o wartość tych kosztów. Spółka ma jednak obowiązek zwrotu Kontraktorowi - w całości lub w części - należycie udokumentowanych i zasadnych wydatków, zatwierdzonych przez Spółkę a poniesionych przez Kontraktora i pozostających w bezpośrednim związku z wykonywaniem zawartej ze Spółką umowy.

3) Umowy ze Zleceniobiorcami

Zgodnie z umowami zlecenia Spółka – na wniosek Zleceniobiorcy – może zwrócić Zleceniobiorcy, w całości lub w części, udokumentowane wydatki poniesione przez niego na potrzeby należytego wykonywania umowy zlecenia – np. koszty podróży, noclegów, diet itp. Do zwrotu wydatków odpowiednie zastosowanie znajdują zasady rozliczania podróży służbowych określone w przepisach dotyczących należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

M.in. z uwagi na zapisy umów z Pracownikami, Kontraktorami i Zleceniobiorcami Spółka powzięła wątpliwości czy przyjęty model bezpośredniego ponoszenia wydatków na Koszty Eventów i Spotkań upoważnia ją do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów tak poniesionych wydatków.

Pytania

 1. Czy Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone bezpośrednio przez Spółkę na rzecz Pracowników i Zleceniobiorców stanowią dla niej koszty uzyskania przychodu?

 2. Czy Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone bezpośrednio przez Spółkę na rzecz Kontraktorów stanowią dla niej koszty uzyskania przychodu?

 3. Czy Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone przez Pracowników i Zleceniobiorców, a następnie zwracane Pracownikom i Zleceniobiorcom przez Spółkę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu?

 4. Czy Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone przez Kontraktorów, a następnie zwracane Kontraktorom przez Spółkę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

 1. Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone bezpośrednio przez Spółkę na rzecz Pracowników i Zleceniobiorców stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu.

 2. Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone bezpośrednio przez Spółkę na rzecz Kontraktorów stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu.

 3. Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone przez Pracowników i Zleceniobiorców, a następnie zwracane Pracownikom i Zleceniobiorcom przez Spółkę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu.

 4. Koszty Eventów i Spotkań, nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone przez Kontraktorów, a następnie zwracane Kontraktorom przez Spółkę stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu.

Uzasadnienie – wspólne dla wszystkich pytań:

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „Ustawa CIT”): „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu”.

Z powyższego wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu czy też zachowanie źródła przychodu. W orzecznictwie od dawna dominuje pogląd, zgodnie z którym dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie Ustawy CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

 1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

 2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

 3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

 4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

 5. został właściwie udokumentowany,

 6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ad. 1 i 2

Wydatki na Koszty Eventów i Spotkań poniesione na rzecz Pracowników, Zleceniobiorców i Kontraktorów są poniesione przez Spółkę, tj. w ostatecznym rozrachunku wydatek będzie pokryty z zasobów majątkowych Spółki. To Spółka ponosi ostateczny koszt wydatku. W przypadku Pracowników, pracodawca ma obowiązek zwrotu Pracownikowi – w całości lub w części - należycie udokumentowanych i zasadnych wydatków, zatwierdzonych przez pracodawcę a związanych z wykonywaniem zadań zgodnych z zakresem obowiązków i świadczonej pracy. W sytuacjach, w których Zleceniobiorca albo Kontraktor poniesie samodzielnie Koszty Eventów i Spotkań związane z jego udziałem w tym wydarzeniu, wówczas Spółka - zgodnie z zawartymi umowami - każdorazowo dokonuje zwrotu poniesionych i zaakceptowanych wydatków. Zwrot uszczupla jednak zasoby finansowe Spółki. Poniesione wydatki na Koszty Eventów i Spotkań są definitywne dla Spółki i skutkują trwałym uszczupleniem jej majątku. Uszczuplenie majątku ma miejsce zarówno wtedy, gdy Spółka ponosi Koszty Eventów i Spotkań bezpośrednio jak i wtedy gdy dokonuje zwrotu Zleceniobiorcom czy Kontraktorom wydatków przez nich poniesionych.

Ad. 3

Oceniając to, czy dany wydatek ma związek z prowadzoną działalnością podatnika należy ocenić, czy wpisuje się on w działania, które generują lub mają w zamierzeniu generować przychód Spółki. W przypadku Spółki trudno zaprzeczyć by udział w Wydarzeniach/ konferencjach branżowych nie wiązał się z jej działalnością. Spółka bierze udział w eventach strice związanych z rynkiem, na którym działa i jest to naturalna forma pozyskiwania nowych klientów w segmencie B2B. Spotkania sprzedażowe są również ewidentnie związane z działalnością Spółki. Spółka organizuje je wyłącznie w celu sprzedaży aktualnie oferowanych produktów. Bez znaczenia dla kwalifikacji Kosztu Spotkania jako kosztu uzyskania przychodu jest to, czy dane spotkanie zakończy się podpisaniem umowy. Może być tak, że klient dopiero po jakimś czasie od Spotkania sprzedażowego nabędzie od Spółki usługę. Ale może się zdarzyć też tak, że do nawiązania współpracy z danym klientem nie dojdzie. Każdorazowo jednak celem spotkania było nawiązanie współpracy w zakresie oferowanych przez Spółkę rozwiązań, a w konsekwencji zwiększenie przychodów. W przypadku Spotkań operacyjnych, nie ma wątpliwości, że są one związane z działalnością Spółki – dotyczą klientów z którymi Spółka już współpracuje, i którzy płacą za świadczone przez nią usługi. W odróżnieniu od Wydarzeń/konferencji branżowych czy Spotkań sprzedażowych efektem Spotkania operacyjnego jest utrzymanie aktualnych strumieni przychodu.

Ad. 4

Przy określaniu czy dany wydatek może być uznany za koszt, istotna jest także jego celowość tzn. konieczne jest, aby jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. Drugorzędne znaczenie ma przy tym fakt czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu - ustawodawca formułując powyższą regulację położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, iż przychód, na którego osiągnięcie (zachowanie, zabezpieczenie) ukierunkowane są te działania ma jedynie potencjalny charakter. Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, iż nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni - istnieją wydatki, które jako koszty ponoszone na działalność ogólną danego podmiotu przyczyniają się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów w sposób pośredni.

W ustawach o podatku dochodowym nie wskazano wprost, co należy rozumieć przez poniesienie kosztu „w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Kwestię te wyjaśnił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacjach indywidualnych z 24 sierpnia 2016 r. (sygn.: IBPB-1-3/4510-717/16-1/APO lub IBPB-1-1/4510-203/16-1/DW) wskazując, że: „(...) przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł - obiektywnie oceniając - oczekiwać takiego efektu” oraz „(...) zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w (...) art. 15 ust. 1 ww. ustawy nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zabezpieczenia źródła przychodów”. Istotne jest również to, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty (m.in. w wyroku WSA w Bydgoszczy z 22 października 2019 r., sygn. akt I SA/Bd 501/19). Podkreśla się także, że użyty w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT termin „w celu”, oznacza pozostawanie wydatku w takim związku z przychodem lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła, że poniesienie go ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, tzn. czy z punktu widzenia obiektywnych przesłanek racjonalne jest poniesienie wydatku mające na celu dążenie do osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Zdaniem Spółki, można bez wątpienia wskazać na istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami na Koszty Spotkań i Eventów a przychodem Spółki, a także wykazać celowość poniesionych wydatków. Jak wskazano opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego celem udziału w Wydarzeniach/konferencjach branżowych jest:

1. prezentacja oferowanych produktów i rozwiązań Spółki, w tym prezentacja produktów od strony technicznej/sposobu funkcjonowania/działania,

2. działania reklamowe oraz marketingowe,

3. pozyskanie nowych klientów.

Najważniejszym długofalowym celem uczestnictwa w Wydarzeniach/konferencjach branżowych jest rozwój formy poprzez zawieranie nowych umów, generujących przychód lub utrzymujących przychody. Natomiast celem Spotkań sprzedażowych jest pozyskanie nowego klienta/klientów a w konsekwencji także wygenerowanie nowych przychodów Spółki. W przypadku zaś Spotkań operacyjnych celem jest utrzymanie czy rozwój współpracy z dotychczasowymi klientami. Bezpośredni kontakt z klientem wzmacnia zaufanie pomiędzy stronami, a także zwiększa szanse na kompleksowe zaprezentowanie produktów Spółki, a w efekcie pozytywną decyzję klienta co do obecnej i przyszłej współpracy. Każde z tych spotkań realizuje więc cel określony w art. 15 ust. 1 Ustawy CIT - osiągnięcie lub zamiar osiągnięcia przychodów lub zachowanie czy zabezpieczenie źródła przychodów. Uzyskanie przychodów czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu jest, w zasadzie, jedynym powodem poniesienia Kosztów Eventów i Spotkań.

Ad. 5

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego - koszty Eventów i Spotkań są dokumentowane m.in. fakturami, zamówieniami, umowami, biletami, rozliczeniami/zestawieniami zwracanych Pracownikom, Zleceniobiorcom czy Kontraktorom wydatków. Jeśli wydatek jest ponoszony przez Spółkę to posiada ona faktury, umowy, zamówienia, bilety itp. dokumenty. Spółka jest w stanie wykazać i udowodnić udział w danym wydarzeniu. Tym samym warunek udokumentowania wydatku należy uznać za spełniony.

Ad. 6

Co do zasady Kosztów Eventów i Spotkań nie są wydatkami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT. Wydatki takie jak bilety lotnicze, zakwaterowanie w hotelach, ubezpieczenia itp. nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy CIT. W opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Spółka wskazała, że nie ujmuje w kosztach uzyskania przychodów tych Kosztów Eventów i Spotkań, które noszą znamiona reprezentacji czy nie stanowią kosztu podatkowego na mocy innych szczególnych przypadków wynikających z art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Podsumowując – Spółka spełnia wszystkie warunki uznania Kosztów Eventów i Spotkań za koszty uzyskania przychodu. Zdaniem Spółki dla kwalifikacji Kosztów Eventów i Spotkań jako kosztów uzyskania przychodów nie ma znaczenia sposób ich wydatkowania. Koszty Eventów i Spotkań będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodu zarówno wtedy, gdy są one ponoszone bezpośrednio przez Spółkę, jak i wtedy gdy są zwracane Pracownikom, Kontraktorom lub Zleceniobiorcom. Specyfika branży, w której działa Spółka skutkuje niejednokrotnie koniecznością odbycia wyjazdu na Wydarzenie/konferencję branżową czy Spotkanie sprzedażowe. Umiejscowienie siedziby klientów poza siedzibą Spółki oznacza, że Spotkania operacyjne wymagają dojazdu (wiele spraw będących tematem tych spotkań nie może być zrealizowana online). W konsekwencji zapewnienie osobom reprezentującym Spółkę możliwości dotarcia do miejsca docelowego (bilety lotnicze) czy zapewnienie zakwaterowania w miejscu Wydarzenia/konferencji branżowej lub Spotkania (hotel) lub poniesienie innych wydatków jest konieczne. Są to wydatki, bez których w zasadzie udział w takim Wydarzeniu/konferencji branżowej czy Spotkaniu nie jest możliwy. Ponoszenie Kosztów Eventów i Spotkań bezpośrednio przez Spółkę uzasadnione jest opisanymi wyżej powodami organizacyjnymi, ekonomicznymi i administracyjnymi. Natomiast, zwrot tego typu wydatków Pracownikom, Kontraktorom lub Zleceniobiorcom z jednej strony wynika z treści zawartych z nimi umów, z drugiej jest powszechną praktyką rynkową. Sytuacja, w której Spółka nie zapewniałby Pracownikom, Zleceniobiorcom czy Kontraktorom zwrotu wydatków poniesionych przez nich na udział w Wydarzeniu/konferencji branżowej czy Spotkaniu mogłaby spowodować, z wysokim prawdopodobieństwem, odmowę udziału w tym wydarzeniu czy też nawet odmowę współpracy ze Spółką, co dla Spółki skutkowałoby utratą potencjalnego przychodu i/lub zwiększeniem potencjalnych kosztów. W opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego Spółka wskazała, że z perspektywy ekonomicznej i organizacyjnej częściej ma miejsce bezpośrednie ponoszenie Kosztów Eventów czy Spotkań przez Spółkę. Ale rzeczywistość biznesowa jest dynamiczna i często też Pracownicy, Zleceniobiorcy czy Kontraktorzy sami ponoszą wydatki na udział w Wydarzeniach/konferencjach branżowych i Spotkaniach a następnie występują o ich zwrot do Spółki. Ten sposób postępowania wynika bowiem z treści zawartych umów. Spółka wskazała, że za każdym razem i niezależnie od sposobu rozliczenia powód poniesienia danego Kosztu Eventu czy Spotkania, jego związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością będzie taki sam - będzie to pozyskanie przychodów ze źródła przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Tym samym nie ma powodów, by sposób rozliczenia decydował o ujęciu Kosztu Eventu i Spotkania w kosztach uzyskania przychodów. Dodatkowo należy wskazać, że na przestrzeni ostatnich lat pojawiły się liczne interpretacje indywidualne, które potwierdzały, że wydatki na współpracowników związane z ich podróżami realizowanymi w ramach umowy powinny stanowić koszt uzyskania przychodu dla spółki, która ponosi wspomniane koszty. Takie stanowisko zostało zaprezentowane między innymi w:

       - interpretacji indywidualnej z dnia 5 stycznia 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK., w której organ podatkowy wskazał, że prawidłowe jest stanowisko wnioskodawcy zgodnie, z którym koszty ponoszone w związku z podróżami współpracowników tj. koszty noclegów i biletów transportu publicznego: bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów;

       - interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2020 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP: „stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT - wyłączonymi z kosztów podatkowych”.

       - interpretacji indywidualnej z dnia 18 listopada 2015 r., sygn. IPPB6/4510-271/15-2/AG: „w przypadku, gdy na podstawie umowy cywilnoprawnej dana osoba ma obowiązek wyjechać poza swoje miejsce zamieszkania, Spółka zapewnia takiej osobie nocleg oraz wyżywienie, a także - tak jak w przypadku pracowników - rozlicza udokumentowane odpowiednio wydatki (czyli również zakup, w imieniu i na rzecz Spółki przewozu, noclegu oraz wyżywienia - jak w przypadku pracowników). Wydatki Wnioskodawcy dokonane za czas tych podróży i zadań, mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko wtedy, gdy wydatki te związane są z osiągnięciem przychodu Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Podobne stanowisko wyrażono także w interpretacji z 2 sierpnia 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ.

Podsumowując – Spółka uważa, że prezentowane przez nią stanowisko w zakresie pytań 1-4 jest prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.