Spółka ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na artykuły spożywcze i higieniczne oraz catering, udostępniane w siedzibie Spółki podczas pracy Pracownikom do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Nie podlegają także wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie ustalenia czy wydatki na zakup artykułów spożywczych i higienicznych oraz cateringu, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w części, w której są udostępniane Pracownikom w siedzibie Spółki - jest prawidłowe

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 27 grudnia 2023 r. wpłynął wniosek z 27 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na zakup artykułów spożywczych i higienicznych oraz cateringu.

Uzupełnienia dokonano w dniu 12 lutego 2024r. ( data wpływu 13 lutego 2024 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

(...) SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (dalej: “Spółka”), z siedzibą (…), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy (…) jest osobą prawną zarejestrowaną i działającą na podstawie prawa Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, t.j.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 z późn. zm; dalej: “Ustawa o PDOP”)).

Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest tworzenie na zlecenie przedmiotów własności intelektualnej (…) oraz świadczenie związanych z tym usług. Przedmiotem działalności Spółki według nomenklatury PKD jest, w szczególności:

• 62,---,---, - Działalność związana z oprogramowaniem i doradztwem w zakresie informatyki oraz działalność powiązana;
• 63,---,---, - Działalność usługowa w zakresie informacji;
• 74,---,---, - Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna.

Spółka zatrudnia pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.; dalej: “Kodeks pracy”) w oparciu o umowę o pracę, a także współpracuje z innymi osobami (prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą) na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej łącznie: „Pracownicy”). Spółka stara się zapewnić pracownikom atrakcyjne wynagrodzenie, jak również odpowiednie warunki pracy uwzględniając współczesne standardy rynkowe i oczekiwania zatrudnianych osób. W celu polepszenia jakości oraz dostosowywania warunków pracy do panujących standardów, zwłaszcza biorąc pod uwagę wysoce konkurencyjny charakter rynku pracy w branży IT, Spółka regularnie nabywa i nieodpłatnie udostępnia różnego rodzaju artykuły spożywcze i higieniczne na rzecz swoich pracowników, z których pracownicy mogą korzystać w dowolnym momencie w trakcie wykonywania zadań, jak również, w trakcie przerw. Spółka również raz na jakiś czas organizuje catering dla pracowników, na którym jedzenie podawana jest w formie szwedzkiego stołu. Obecnie oraz w przyszłości Spółka zapewnia/będzie zapewniać pracownikom następujące kategorie/rodzaje produktów spożywczych, w szczególności: owoce, warzywa, pieczywo, konserwy i inne przetworzone produkty, ser, wędlina, dżem, słodycze, soki, woda, mleko (inne napoje np. napój sojowy, owsiany, ryżowy, kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), herbata, kawa, cukier, mleczne produkty fermentowane (jogurt, kefir), masło, orzeszki, krakersy, wafle ryżowe, herbatniki, paluszki, cukierki, batoniki, kabanosy, płatki śniadaniowe, syropy do kawy, syropy owocowe do wody, miód, przyprawy. Obecnie oraz w przyszłości Spółka zapewnia/będzie zapewniać pracownikom następujące kategorie/rodzaje artykułów higienicznych, w szczególności: mydło, chusteczki higieniczne, patyczki kosmetyczne, żele do dezynfekcji, suchy szampon, dezodorant, antyperspirant, krem do rąk, środki higieny dla kobiet (tampony, podpaski), odświeżacze powietrza, płatki higieniczne. Obecnie oraz w przyszłości Spółka raz na jakiś czas organizuje/będzie organizować catering dla pracowników, w ramach którego pracownikom są/zostaną udostępnione, w szczególności: różnorodne przekąski, w tym dania finger food, kanapki koktajlowe, przystawki, słodki bufet, zimne napoje oraz kawa w formie szwedzkiego stołu.

Powyższe kategorie produktów/artykułów higienicznych dla celów ich wykorzystania przez pracowników Spółka będzie nabywać również w przyszłości. Jednocześnie Spółka nie wyklucza, że w kolejnych latach katalog produktów/rodzajów produktów spożywczych oraz artykułów higienicznych nabywanych dla celów ich wykorzystania przez pracowników Spółki zostanie zmieniony. Jednakże Spółka pragnie wskazać, iż udostępnienie pracownikom artykułów spożywczych będzie odbywało się na takich samych zasadach jak ma to miejsce obecnie, mianowicie pracownicy Spółki będą mogli korzystać z udostępnianych im artykułów spożywczych i higienicznych w dowolnym momencie w trakcie wykonywania zadań, jak również, w trakcie przerw. Zapewnienie pracownikom dostępu do artykułów spożywczych i higienicznych jest obecnie standardową praktyką na rynku pracy i ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy na rzecz Spółki. Celem udostępniania produktów spożywczych i artykułów higienicznych jest ponadto pozytywny wpływ na kondycję i samopoczucie pracowników, co skutkuje zwiększeniem ich efektywności oraz wydajności, a jednocześnie wpływa na poprawę atmosfery w miejscu pracy. Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują. Co więcej, wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, a także wpływa na polepszenie relacji w firmie, co pozytywnie przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów Spółki. Wybrane artykuły spożywcze i higieniczne są udostępniane Pracownikom w ogólnodostępnych pomieszczeniach w siedzibie Spółki. Spółka nie ma możliwości weryfikacji, kto i w jakiej ilości korzysta z udostępnionych artykułów spożywczych i higienicznych. Korzystanie z wybranych artykułów spożywczych i higienicznych jest dobrowolne (pracownicy nie są zobowiązani do korzystania z produktów udostępnianych przez Spółkę) i może odbywać się w dowolnych godzinach pracy pracowników Spółki.

Ponadto, Pracownicy niewykonujący w danym dniu obowiązków pracowniczych albo pracujący w trybie zdalnym nie korzystają z artykułów spożywczych i higienicznych dostarczanych przez Spółkę. Dodatkowo, w celu zapewnienia odpowiedniej atmosfery spotkania, część artykułów spożywczych podawana jest również w trakcie spotkań zewnętrznych, tj. z kontrahentami Spółki, które odbywają się w siedzibie Spółki. Artykuły spożywcze i higieniczne nie stanowią prezentów o małej wartości i próbek, o których mowa w art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.). Organizacja cateringu, przekazanie na rzecz pracowników artykułów spożywczych i higienicznych nie jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Organizacja cateringu w formie szwedzkiego stołu, zakup artykułów spożywczych i higienicznych finansowane są ze środków obrotowych Spółki. Wydatki ponoszone przez Spółkę są nierozerwalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz ponoszone są w celu uzyskania przychodów. Tworzenie przyjaznych warunków pracy dla Pracowników, zwiększa ich wydajność, co ostatecznie prowadzi do generowania przychodów. Przedmiotowe koszty ponoszone są w celu zwiększenia motywacji do wykonywania pracy, wzrostu wydajności pracy oraz poprawy nastroju i komfortu w miejscu pracy.

Organizacja cateringu, zakup artykułów spożywczych i higienicznych jest dokumentowany fakturami VAT, które są ewidencjonowane w księgach Spółki. Artykuły spożywcze i higieniczne są dostępne do czasu każdorazowego wyczerpania dostawy. Pracownicy nie płacą za udostępnione im artykuły spożywcze i higieniczne. Podstawowe produkty spożywcze takie jak, w szczególności, woda, kawa, herbata, mleko, cukier są udostępniane z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Artykuły spożywcze, które Spółka udostępnia pracownikom nie są posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy. W związku z powyższym opisem Spółka ma praktyczną potrzebę uzyskania indywidualnej interpretacji podatkowej w kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na zakup artykułów spożywczych i higienicznych oraz organizacji cateringu.

Pytanie

Czy Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na zakup artykułów spożywczych i higienicznych oraz cateringu opisanych w stanie faktycznym?

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w części dotyczącej ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, higieniczne oraz catering, udostępniane w siedzibie Spółki podczas pracy Pracownikom, natomiast w części dotyczącej kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze, udostępniane w siedzibie Spółki podczas spotkań z Kontrahentami wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 15 ust.1 zd. 1 ustawy o PDOP kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. W powyższym zakresie, wypracowana została również jednolita praktyka organów podatkowych (interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 15 maja 2020 r., 0111-KDIB1-1.4010.113.2020.1.NL), zgodnie z którą, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów musi m.in. pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a cel jego poniesienia musi stanowić chęć osiągnięcia przychodów lub zachowania/zabezpieczenia źródła przychodów (podatnik powinien posiadać racjonalne i gospodarcze uzasadnienie dla poniesienia danego wydatku). Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o PDOP. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, bezpośrednio lub pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów oraz zostały one prawidłowo udokumentowane. W opisanym stanie faktycznym wszystkie wskazane powyżej przesłanki warunkujące możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu zostają spełnione w przypadku analizowanych wydatków ponoszonych przez Spółkę na organizację cateringu oraz zakup artykułów spożywczych i higienicznych opisanych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym. Przekąski z cateringu, wybrane artykuły spożywcze i higieniczne są udostępniane Pracownikom w ogólnodostępnych pomieszczeniach w siedzibie Spółki. Korzystanie z cateringu, wybranych artykułów spożywczych i higienicznych jest dobrowolne i może odbywać się w dowolnych godzinach pracy Pracowników Spółki. Zakup i udostępnianie produktów spożywczych i artykułów higienicznych, cateringu pozytywnie wpływa na kondycję i samopoczucie Pracowników, co skutkuje zwiększeniem ich efektywności oraz wydajności, a jednocześnie wpływa na poprawę atmosfery w miejscu pracy. Co więcej, wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, a także wpływa na polepszenie relacji w firmie. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez Spółkę, co wpływa na lepszy wynik finansowy Spółki. Biorąc pod uwagę powyższe ponoszone przez Spółkę wydatki na zakup artykułów spożywczych i higienicznych z przeznaczeniem dla Pracowników są przejawem starań Spółki o stan zdrowia, kondycji fizycznej i samopoczucia Pracowników. Poniesione wydatki mogą w dalszej perspektywie przyczyniać się do poprawy atmosfery wśród Pracowników, do zwiększania ich motywacji do pracy i w konsekwencji do wzrostu wydajności pracy, a zatem mogą przełożyć się na uzyskiwane przez Spółkę przychody. Kosztami uzyskania przychodu są również wydatki na artykuły spożywcze podawane w trakcie spotkań z kontrahentami Spółki. Spotkania te mają nierozerwalny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ odbywają się w celu nawiązania i kontynuacji współpracy, omówienia warunków współpracy, prowadzenia negocjacji biznesowych, co może przełożyć się na osiągniecie przychodów przez Spółkę. Ponoszone przez Spółkę wydatki na produkty spożywcze i artykuły higieniczne nie znajdują się w zamkniętym katalogu wydatków niemogących zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. W szczególności, przedmiotowe wydatki nie mogą zostać zaliczone jako koszty reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o PDOP nie zawiera legalnej definicji terminu „reprezentacja”.

Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne. Sądy wskazują, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników (np. wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11). Udostępnianie artykułów spożywczych i higienicznych Pracownikom w ogólnodostępnych pomieszczeniach nie jest dokonywane w celu zaimponowania Pracownikom czy też kreowaniu wizerunku firmy. Koszty poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych i higienicznych nie należą do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez Pracowników, a nie wykreowaniu wizerunku firmy. Wydatki na artykuły spożywcze i higieniczne są w istocie „kosztami pracowniczymi”, podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz Pracowników. Stanowisko pozwalające zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zakup różnych artykułów przeznaczonych do zużycia przez Pracowników, zostało niejednokrotnie potwierdzone w interpretacjach podatkowych. Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 sierpnia 2018 r. znak: 0111-KDIB2-3.4010.193.2018.1.PB: „Kosztami podatkowymi są - co do zasady - tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.” Koszty ponoszone przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych podawanych w trakcie spotkań z kontrahentami również nie są wydatkami o charakterze reprezentacyjnym. Tego rodzaju wydatki nie mają na celu kreowania pozytywnego wizerunku czy budowania prestiżu marki Spółki, bowiem podawanie drobnego poczęstunku dla kontrahentów jest obecnie standardową praktyką, nie ma charakteru nadzwyczajnego, a artykuły spożywcze podawane na spotkaniach nie noszą znamion „okazałości” czy „wykwintności”. Należy więc stwierdzić, że ponoszone przez Spółkę wydatki dotyczące nabycia usług cateringowych, zakupu artykułów spożywczych i higienicznych z przeznaczeniem dla Pracowników, są przejawem starań Spółki o poprawę warunków i atmosfery pracy a w konsekwencji zwiększania wydajności pracy z przełożeniem na uzyskiwane przez spółkę przychody. Nie są to również wydatki wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanych przepisów art. 16 ust. 1 pkt 45 i 28 ustawy o PDOP, gdyż wydatki te będą finansowane ze środków obrotowych, a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji, gdyż przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca. Należy także stwierdzić, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych do konsumpcji dla kontrahentów Spółki. Artykuły spożywcze podawane na spotkaniach nie noszą znamion „okazałości” czy „wykwintnością. Reasumując, wskazane wydatki poniesione na rzecz Pracowników i kontrahentów Spółki, mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Ponadto, opis stanu faktycznego wskazuje, że wydatek ten zostanie odpowiednio udokumentowany (faktura), pozostanie w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, będzie definitywny i poniesiony z zasobów majątkowych Spółki. Powyższe stanowisko w zakresie podobnych wydatków zostało potwierdzone w ugruntowanej linii organów podatkowych, przykładowo w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 października 2023 r., 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 października 2022, 0111-KDIB1-3.4010.572.2022.1.IM;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 sierpnia 2022 r. o sygn. 0111-KDIB1-3.4010.548.2022.1.JG;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 maja 2022 r. 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 lipca 2021 r., DOP4.8221.5.2021.CPXV;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 czerwca 2021 r., 0111-KDIB1-1.4010.156.2021.1.MMU;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 marca 2021 r., 0111-KDIB1-3.4010.24.2020.7.IM;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 grudnia 2019 r., 0111-KDIB1-2.4010.420.2019.3.SK;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 września 2019 r., 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 stycznia 2019 r., 0111-KDIB1-2.4010.511.2018.1.MS
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 września 2019 r., 0111-KDIB2- 3.4010.175.2019.3.AD.

W konsekwencji, Spółka uważa, iż wydatki ponoszone przez Spółkę zarówno obecnie, jak i w przyszłości na zakup artykułów spożywczych/higienicznych, cateringu opisanych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze, higieniczne oraz catering w części, w której są udostępniane Pracownikom w siedzibie Spółki jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”):

kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 upodp, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem sytuacji gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych przewiduje dwie kategorie kosztów:

• bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),
• inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Państwa wątpliwości budzi kwestia m.in. ustalenia czy wydatki na zakup artykułów spożywczych i higienicznych oraz cateringu świadczonego w Państwa siedzibie, z których korzystają Państwa Pracownicy (osoby zatrudnione na umowę o pracę a także współpracujące ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą), mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wskazać należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie czasu i efektywność wykonywania obowiązków służbowych, są wyrazem troski Spółki o zdrowie osób zatrudnionych, mogą korzystnie wpływać na zdrowie i samopoczucie pracowników Spółki, mają na celu wzrost motywacji i zaangażowania osób zatrudnionych w wykonywanie ich służbowych obowiązków oraz wzrost efektywności wykonywanej przez nich pracy oraz są czynnikiem przyczyniającym się do zwiększenia lojalności osób zatrudnionych wobec Spółki i postrzegania Spółki jako atrakcyjnego pracodawcy.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił - w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT - koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.

Stosownie natomiast do art. 16 ust. 1 pkt 45 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Spółka zatrudnia pracowników w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy w oparciu o umowę o pracę, a także współpracuje z innymi osobami (prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą) na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej łącznie: „Pracownicy”). Spółka stara się zapewnić pracownikom atrakcyjne wynagrodzenie, jak również odpowiednie warunki pracy uwzględniając współczesne standardy rynkowe i oczekiwania zatrudnianych osób. Spółka aby pozyskać i zatrzymać wykwalifikowany personel musi gwarantować wysokie standardy związane z zatrudnieniem i tzw. warunkami około zatrudnieniowymi. W odpowiedzi na potrzeby zatrudnionych Spółka w celu polepszenia jakości oraz dostosowywania warunków pracy do panujących standardów, zwłaszcza biorąc pod uwagę wysoce konkurencyjny charakter rynku pracy w branży IT, regularnie nabywa i nieodpłatnie udostępnia różnego rodzaju artykuły spożywcze i higieniczne na rzecz swoich pracowników, z których pracownicy mogą korzystać w dowolnym momencie w trakcie wykonywania zadań, jak również, w trakcie przerw. Spółka również raz na jakiś czas organizuje catering dla pracowników, na którym jedzenie podawane jest w formie szwedzkiego stołu. Celem podniesienia atrakcyjności pracy, przyciągnięcia nowych pracowników oraz zatrzymania wartościowych w swoich strukturach, Spółka wprowadza dla osób zatrudnionych rożne benefity. Przedmiotowe koszty mają w szczególności na celu zapewnienie pracownikom Spółki odpowiednich warunków pracy, zwiększenie motywacji pracowników oraz bardziej efektywne wykorzystanie ich czasu pracy, co powinno pozytywnie wpłynąć na funkcjonowanie Spółki i na możliwość generowania przez nią przychodów podatkowych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika również, że artykuły udostępnione pracownikom mają pozytywny wpływ na ich kondycję i samopoczucie, co skutkuje zwiększeniem ich efektywności oraz wydajności, a jednocześnie wpływa na poprawę atmosfery w miejscu pracy. Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują. Państwa zdaniem również wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, a także wpływa na polepszenie relacji w firmie, co pozytywnie przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów Spółki.

Wybrane artykuły spożywcze i higieniczne są udostępniane Pracownikom w ogólnodostępnych pomieszczeniach w siedzibie Spółki. Spółka nie ma możliwości weryfikacji, kto i w jakiej ilości korzysta z udostępnionych artykułów spożywczych i higienicznych. Korzystanie z wybranych artykułów spożywczych i higienicznych jest dobrowolne (pracownicy nie są zobowiązani do korzystania z produktów udostępnianych przez Spółkę) i może odbywać się w dowolnych godzinach pracy pracowników Spółki.

Organizacja cateringu, przekazanie na rzecz pracowników artykułów spożywczych i higienicznych nie jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, lecz ze środków obrotowych Spółki.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy zauważyć należy, że opisane w zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione na artykuły spożywcze, higieniczne oraz catering w części dotyczącej Pracowników (osoby zatrudnione na umowę o pracę a także współpracujące ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

Celem udostępniania produktów spożywczych i artykułów higienicznych jest pozytywny wpływ na kondycję i samopoczucie pracowników, co skutkuje zwiększeniem ich efektywności oraz wydajności, a jednocześnie wpływa na poprawę atmosfery w miejscu pracy. Pracownicy są bardziej zmotywowani, szybciej i lepiej pracują. Co więcej, wspólna konsumpcja sprzyja integracji, wymianie pomysłów i kreowaniu nowych rozwiązań, a także wpływa na polepszenie relacji w firmie, co pozytywnie przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów Spółki.

Tworzenie przyjaznych warunków pracy dla Pracowników, zwiększa ich wydajność, co ostatecznie prowadzi do generowania przychodów. Przedmiotowe koszty ponoszone są w celu zwiększenia motywacji do wykonywania pracy, wzrostu wydajności pracy oraz poprawy nastroju i komfortu w miejscu pracy.

Koszty poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych i higienicznych oraz cateringu udostępnianych następnie do ogólnej konsumpcji Pracownikom Spółki w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych. Wydatki na artykuły spożywcze i higieniczne oraz catering w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę są w istocie „kosztami pracowniczymi” podobnymi w swej naturze do innych świadczeń płacowych oraz pozapłacowych dokonywanych na rzecz pracowników. Wydatki te mają wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników.

Taki związek przyczynowo-skutkowy z osiąganiem przychodów ze źródła przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów wykazują również wydatki na zakup artykułów spożywczych, higienicznych oraz zamówionych posiłków, które udostępniane są osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą.

Zapewnienie Pracownikom dostępu do artykułów spożywczych i higienicznych jest obecnie standardową praktyką na rynku pracy i ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy na rzecz Spółki.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na artykuły spożywcze i higieniczne oraz catering, udostępniane w siedzibie Spółki podczas pracy Pracownikom do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Nie podlegają także wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

• Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
• Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy rozstrzygnięcia w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w części dotyczącej ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze i higieniczne, udostępniane w siedzibie Spółki podczas pracy Pracownikom (osoby zatrudnione na umowę o pracę a także współpracujące ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą). W części dotyczącej kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów uzyskania przychodów wydatków na artykuły spożywcze udostępniane w siedzibie Spółki podczas spotkań Kontrahentom wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych należy stwierdzić, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa, wiążą strony w konkretnej indywidualnej sprawie, więc zawartych w nich stanowisk organów podatkowych nie można wprost przenosić na grunt innej sprawy. Każdą sprawę tut. organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy Ordynacja podatkowa. Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).