Czy koszty poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?

Interpretacja indywidualna w części prawidłowe, a w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest w części prawidłowe, a w części nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 grudnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 7 grudnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy koszty poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Z uwagi na braki formalne wniosku, wezwaliśmy Państwa, pismem z 29 stycznia 2024 r., o ich uzupełnienie. Wezwanie zostało odebrane 31 stycznia 2024 r., uzupełnienie do ww. wniosku wpłynęło 7 lutego 2024 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

(...) Sp. z o.o. w (...) z okazji (...) istnienia Spółki zorganizowało spotkanie jubileuszowe dla swoich pracowników i byłych pracowników. Udział w spotkaniu miał charakter dobrowolny. W obchodach jubileuszu wzięli też udział zaproszeni Goście. W ramach spotkania przedstawiono w formie prezentacji informacje dot. Spółki, zostały przekazane podziękowania przez Zarząd Spółki uczestnikom za ich zaangażowanie w rozwój działalności Spółki oraz obejrzano spektakl artystyczny. W trakcie spotkania miał miejsce poczęstunek dla jej uczestników. Celem spotkania jubileuszowego było zwiększenie poziomu motywacji do pracy wśród pracowników, a w konsekwencji wzrost wydajności pracy co przekłada się na osiągane przez Spółkę przychody. Zamiarem było również ukształtowanie poczucia przynależności do firmy i identyfikacji pracowników ze Spółką. W związku z organizacją spotkania jubileuszowego Spółka poniosła następujące koszty:

-zorganizowania programu artystycznego wraz z udostępnieniem pomieszczeń dla części oficjalnej,

-szatni z obsługą, holu i stołów,

-zabezpieczenia ppoż.,

-zapewnienia osoby nadzorującej,

-zakupu tortu,

-zakupu kubków i talerzy papierowych jednorazowych,

-zakupu sztućców jednorazowych i serwetek papierowych,

-zakupu owoców i cukru,

-zakupu kawy i herbaty,

-zakupu kwiatów i upominków dla właściciela Spółki – (...).

Wszystkie koszty związane ze spotkaniem jubileuszowym zostały sfinansowane ze środków obrotowych Spółki. Spółka jest rezydentem RP, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

W piśmie z 5 lutego 2024 r. (data wpływu 7 lutego 2024 r.) wskazali Państwo ponadto, że:

1.   Zaproszeni Goście to przedstawiciele Urzędu Miasta (…) tj. Prezydent Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta, Skarbnik Miasta, Przewodniczący Rady Miasta (…), Naczelnicy Wydziałów tj. Dróg i Mostów, Ochrony Środowiska i Gospodarki Komunalnej, Nadzoru Właścicielskiego, Zarządzania Kryzysowego oraz Biura Geodety Miasta. Pozostali zaproszenie goście to Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny, Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, Komendant Straży Miejskiej, Komendant Miejski Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w (…) oraz przedstawiciele Rady Nadzorczej (…) Sp. z o.o.

2.  Wnioskodawca wystosował zaproszenia do 23 gości wskazanych w puncie 1, w spotkaniu uczestniczyło 20 osób. Wysłano także zaproszenia dla wszystkich byłych pracowników spółki wraz z osobami towarzyszącymi - udział w spotkaniu potwierdziło 52 emerytów oraz 33 osoby towarzyszące. Jeżeli chodzi o pracowników Spółki to zostali zaproszeni wszyscy pracownicy wraz z osobami towarzyszącymi, chęć uczestnictwa zgłosiło 85 pracowników oraz 32 osoby towarzyszące.

3.Spotkanie jubileuszowe Spółka zorganizowała samodzielnie. Wydatki na organizacje spotkania Jubileuszowego zastały udokumentowane na kilku osobnych fakturach tj.:

-     faktura wystawiona za usługę organizację imprezy, na którą składało się zorganizowanie programu artystycznego wraz z udostępnieniem pomieszczeń dla części oficjalnej, szatni z obsługą, holu i stołów - kwota netto faktury 7.500,00 zł,

-faktura wystawiona za zakup tortu - kwota netto faktury 1.584,00 zł

-faktura za zakup kubków papierowych - kwota netto faktury 40,60 zł

-faktura za zakup pomarańczy, cytryn, mandarynek - kwota netto faktury 29,61 zł

-faktura za zakup kubków papierowych, kubków termo, serwetek, talerzy tekturowych, toreb papierowych i sztućców jednorazowych - kwota netto faktury 110,61 zł

-faktura za zakup herbaty, cukru, kawy - kwota netto faktury 101,87 zł

-faktura za kompozycję kwiatową - kwota netto faktury 185,18 zł.

4.Wydatki poniesione na upominki to:

-szklana butelka na wodę kwota netto faktury 186,18 zł

-usługa grawerowania logo Spółki na szklanej butelce -kwota netto faktury 50,00 zł

-4 szklanki - kwota netto faktury 84,63 zł.

5.Spółka obchodziła w roku 2023 jubileusz (…) istnienia Spółki, której działalność opiera się na wykonywaniu zadań własnych Miasta (…) tj. (…).

W stosunku do swoich pracowników spotkanie jubileuszowe przyczyniło się przede wszystkim do integracji załogi, integracji pracowników z pracodawcą, identyfikacji z firmą, wymiany doświadczeń z pracownikami Miasta (…), większej identyfikacji pracowników ze Spółką, pozytywnego budowania relacji, wzrostu motywacji i efektywności w zakresie wykonywania swoich obowiązków pracowniczych co przyczynia się do wzrostu przychodów Spółki. Spotkanie jubileuszowe było także okazją do nagrodzenia najbardziej zasłużonych pracowników. Podczas spotkania prezentowane były informacje dotyczących Spółki.

W stosunku do swoich byłych pracowników (emerytów) spotkanie jubileuszowe pokazało jak Spółka dba i utrzymuje więzi z byłymi pracownikami co unaocznia obecnym pracownikom, że warto pracować w Spółce do emerytury, co znów przyczynia się do lepszego postrzegania swojego pracodawcy.

W stosunku do zaproszonych gości spotkanie jubileuszowe przyczyniło się do wykreowania pozytywnych relacji między Spółką a zaproszonymi Gośćmi, z którymi Spółka na bieżąco współpracuje w zakresie wykonywania zadań własnych Miasta tj. z Właścicielem Spółki czyli Miastem (...), przedstawicielami poszczególnych wydziałów Miasta. A także w stosunku do pozostałych Gości - w związku z prowadzoną polityką firmy zobowiązującej się do szczególnej (...) - Spółka chciała podziękować za wspólne prowadzone (...)

Wnioskodawca chce podkreślić, że zorganizowane spotkanie jubileuszowe miało na celu integrację, dbanie o dobrą relację oraz wywołanie u pracowników i byłych pracowników poczucia utożsamiania się z firmą i jej wynikami gospodarczymi.

Pytanie

Czy koszty poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

W opinii Spółki koszty poniesione w związku z organizacją spotkania jubileuszowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodów konieczne jest spełnienie następujących warunków:

-wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Spotkanie jubileuszowe miało na celu interes ekonomiczny Spółki jako pracodawcy, ponieważ zaangażowanie pracowników, ich lojalność oraz większa wydajność pracy, ma wpływ na osiągane przez Spółkę przychody jak również na zabezpieczenie oraz zachowanie ich źródła.

W rezultacie wszystkie wydatki poniesione na organizację spotkania jubileuszowego miały na celu zabezpieczenie, zachowanie i osiąganie przez Spółkę przychodów, zatem spełnione zostały przesłanki uprawniające Spółkę do zaliczenia ich w całości do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma wątpliwości, że spotkanie jubileuszowe, o którym mowa w zdarzeniu faktycznym niniejszego wniosku, spełnia przesłanki do uznania wydatku poniesionego na jego organizację za koszt uzyskania przychodu.

Stanowisko przedstawione powyżej znajdujemy w dotychczasowych wybranych interpretacjach:

-  w interpretacji podatkowej (winno być : w interpretacji indywidualnej) nr 0111-KDIB1-1.4010.233.2023.1.AND Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w w/w indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, stwierdził, że: "Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z uczestnictwem we wskazanym we wniosku spotkaniu jubileuszowym Pracowników oraz członków zarządu Wnioskodawcy-stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu zintegrowanie załogi zakładu, dlatego też pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów i mogą mieć pośredni wpływ na wielkość osiągniętych przez Wnioskodawcę przychodów. Docenienie przez Wnioskodawcę Pracowników za ich pracę poprzez organizację jubileuszu zwiększa ich identyfikację ze Spółką, umacnia więzi zespołowe oraz wpływa na zwiększenie motywacji do pracy. Takie świadczenia na rzecz pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu Spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Wnioskodawcy, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów."

-   w interpretacji podatkowej (winno być : w interpretacji indywidualnej)nr 0111-KDIB1-1.4010.436.2023.1.SG Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w w/w indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, stwierdził, że "Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z organizacją wskazanego we wniosku spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników) stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Takie świadczenia na rzecz pracowników budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu Spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Wnioskodawcy, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów. Ponadto zaznaczyć należy, że w konsekwencji poniesione przez Spółkę wydatki na zorganizowanie spotkania jubileuszowego dla pracowników wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników) w sytuacji, gdy nie jest możliwe zweryfikowanie faktycznej liczby uczestników biorących udział w spotkaniu jubileuszowym Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będzie w stanie wyliczyć "osobokoszt" imprezy i wyodrębnić koszty stanowiące koszty uzyskania przychodu (dotyczące tej grupy uczestników imprezy)."

-  W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 sierpnia 2021 r.. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1 .AP, w której organ podatkowy stwierdził, że: "Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z uczestnictwem we wskazanych we wniosku spotkaniach integracyjno-szkoleniowych pracowników i byłych pracowników stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, wydatki te stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Celem organizacji ww. spotkań jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze Spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie pożądanych wzorców zachowań. Świadczenia takie na rzecz byłych i obecnych pracowników budują pozytywne relacje między nimi, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Wnioskodawcy, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przychodów".

Ponadto kolejnym elementem potwierdzającym, że poniesione wydatki na organizację spotkania jubileuszowego stanowią koszty podatkowe jest brak możliwości zakwalifikowania ich do kosztów o charakterze reprezentacyjnym. Przepisy ustaw podatkowych nie zawierają definicji pojęć "reprezentacja” i "reklama” dlatego też stosując wykładnię językowa przepisu należy posiłkować się definicjami zawartymi np. w Słowniku języka polskiego (PWN, Warszawa 1981). Zgodnie ze Słownikiem "reprezentacja" to "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną (...). Ponadto zgodnie z wyrokiem NSA z 17 grudnia2013 r reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 PDOPrU stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie "reprezentacji" kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia" (wyrok NSA z 17 grudnia2013 r., sygn. akt II FSK 702/1, Legalis).

Uwzględniając powyższe, bez wątpienia należy uznać, iż organizacja spotkania jubileuszowego, którego celem jest m.in. integracja zespołu, budowanie więzi pomiędzy jego członkami oraz pomiędzy nimi a Spółką stanowi wydatek ukierunkowany na osiągnięcie przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła, tj. spełnia zasadniczą przesłankę umożliwiającą uznanie go za koszt uzyskania przychodu. W związku z tym analizowane wydatki nie mogą zostać uznane za poniesione na reprezentację w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Należy zatem stwierdzić, że pozostają w odpowiednim związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, aby możliwe było rozpoznanie ich jako koszty uzyskania przychodu oraz nie podlegają z nich wyłączeniu na podstawie przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT,

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.  Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich szkoleń czy spotkań integracyjnych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił  m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT,

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ponadto w pkt 38a powołanego art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją spotkania jubileuszowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.

Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z organizacją wskazanego we wniosku spotkania jubileuszowego dla obecnych oraz byłych pracowników (emerytów) wraz z osobami towarzyszącymi (zarówno członków rodzin, jak i osób towarzyszących niebędących członkami rodzin pracowników oraz byłych pracowników) stwierdzić należy, że biorąc pod uwagę przytoczone wyjaśnienia, wydatki te stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Ww. wydatki związane są niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Ww wydatki są bowiem w swej istocie wyrazem dbałości pracodawcy o swoich (także byłych) pracowników.

Takie świadczenia budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami i członkami zarządu Spółki, jako przedstawicielami pracodawcy, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Spółki, mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekładają się na wysokość uzyskanych przychodów.

Zatem w odniesieniu do ww. wydatków poniesionych na organizację spotkania jubileuszowego dla obecnych oraz byłych pracowników (emerytów) wraz z osobami towarzyszącymi Spółka może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w pełnej wysokości.

W tym zakresie Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Z kolei odnosząc się do możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków związanych z organizacją wskazanego we wniosku spotkania jubileuszowego dla pozostałych Gości wskazanych we wniosku, stwierdzić należy, że nie będą mogły one stanowić kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Dokonując bowiem oceny charakteru wskazanych we wniosku wydatków poniesionych na organizację spotkania jubileuszowego w odniesieniu do przedstawicieli samorządu terytorialnego, przedstawicieli organów administracji państwowej oraz przedstawicieli rady nadzorczej Spółki należy rozstrzygnąć, czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich poniesieniem a przychodami Spółki oraz, czy wydatki te nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT a zwłaszcza na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W takim zakresie konieczne jest zatem zbadanie, czy zorganizowanie tej uroczystości jubileuszowej miało na celu kształtowanie popytu na usługi Spółki, przykładowo poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania, czy też służyło przede wszystkim budowaniu relacji z ww. Gośćmi i wywołaniu u nich jak najlepszego wrażenia.

Ze złożonego wniosku wynika, że w stosunku do zaproszonych gości spotkanie jubileuszowe przyczyniło się do wykreowania pozytywnych relacji między Spółką a zaproszonymi Gośćmi, z którymi Spółka na bieżąco współpracuje w zakresie wykonywania zadań własnych Miasta tj. z Właścicielem Spółki czyli Miastem (...), przedstawicielami poszczególnych wydziałów Miasta. A także w stosunku do pozostałych Gości - w związku z prowadzoną polityką firmy zobowiązującej się do szczególnej dbałości o środowisko naturalne - Spółka chciała podziękować za wspólne prowadzone akcje informacyjno-edukacyjne wśród lokalnej społeczności w zakresie ochrony środowiska oraz zachowań proekologicznych.

W ocenie tutejszego organu, obchody jubileuszu w zakresie w jakim dotyczą zaproszonych Gości, mają charakter wydarzenia o cechach reprezentacyjnych, które związane jest z kreowaniem określonego wizerunku Spółki na zewnątrz. Jak sami Państwo wskazali spotkanie jubieuszowe przyczyniło się do budowania pozytywnych relacji między Spółką a zaproszonymi Gośćmi. Jego głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku przedsiębiorcy wobec osób trzecich.

W konsekwencji wydatki jakie Spółka poniosła na zorganizowanie spotkania jubileuszowego w części dotyczącej zaproszonych Gości, noszą znamiona reprezentacji. W ww. zakresie poprzez organizacje spotkania jubileuszowego Spółka wykreowała swój własny wizerunek, tworzyła wśród ww. osób wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, jednym słowem kształtowała prestiż i pozytywne postrzeganie firmy w kontaktach zewnętrznych.

Ponadto zauważyć należy, iż z opisu sprawy wynika, że Goście stanowią pewną, wyselekcjonowaną, zamkniętą grupę, co również przesądza o reprezentacyjnym charakterze tych wydatków. W związku z powyższym nie można także uznać, że celem zaplanowanej uroczystości jest zachęcenie jak największej liczby potencjalnych odbiorców do korzystania z usług świadczonych przez firmę.Tym samym, ww. wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na mocy wyłączenia określonego w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Jednocześnie w złożonym wniosku nie wykazaliście Państwo żadnego związku wydatków o których mowa we wniosku z uzyskiwaniem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła.

Niezleżnie od powyższego, zauważyć należy, że w zakresie w jakim koszty, o których mowa wniosku stanowią wydatki ponoszone na rzecz osób wchodzących w skład rady nadzorczej Spółki czy też jej organów stanowiących, koszty te na podstawie cytowanego art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT są wyłączone z kosztów podatkowych.

Mając na uwadze powyższe, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy wydatki poniesione przez Spółkę w związku z organizacją spotkania jubileuszowego mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w części dotyczącej:

- pracowników i byłych pracowników (emerytów) wraz z osobami towarzyszącymi – jest prawidłowe,

- wymienionych Gości – jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa(t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).