Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na rzecz Prezesa Zarządu zatrudnionego na podstawie kontraktu menedżerskiego.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 19 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę na rzecz Prezesa Zarządu zatrudnionego na podstawie kontraktu menedżerskiego.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 28 listopada 2023 r. (wpływ 28 listopada 2023 r.).

Treść wniosku wspólnego jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

„Wnioskodawca”, lub dalej, „Spółka” jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Głównym przedmiotem działalności Spółki jest sprzedaż urządzeń (...), pod wiodącym kodem PKD 46.69.Z - Sprzedaż hurtowa pozostałych maszyn i urządzeń.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Sprzedaż towarów i usług będących w ofercie handlowej Spółki nie jest zwolniona przedmiotowo z VAT. Spółka nie korzysta też ze zwolnienia podmiotowego.

Spółka obecnie korzysta z samochodu na podstawie umowy leasingu operacyjnego, faktury dotyczące rat leasingu są ujmowane w księgach Spółki co miesiąc, ponieważ jest to leasing operacyjny o zmiennej stopie procentowej (zatem kwoty na fakturze ulegają zmianom). Ten leasingowany przez Spółkę samochód służbowy jest powierzony Prezesowi Zarządu Spółki, który ten samochód wykorzystuje do celów służbowych (związanych z działalnością spółki) jak i do celów prywatnych (niezwiązanych z działalnością).

Spółka ponosi także inne koszty związane z samochodem służbowym Prezesa Zarząd, tj. paliwo oraz inne koszty eksploatacyjne (płyny, oleje, myjnia, abonament BP, oraz polisa).

Obecnie, Prezesowi Zarządu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, z tytułu korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych przychód określany jest w sposób zryczałtowany (400 zł). W ryczałcie uwzględniane są także koszty paliwa.

Spółka nabywa także dodatkowe benefity pozapłacowe dla swoich pracowników (w tym dla Prezesa Zarządu). Usługi nabywane przez Spółkę opodatkowane są wg 8% stawki VAT (pakiet sportowy) lub zwolnione z VAT (pakiet medyczny). Do przychodów pracowników są dopisywane wartości brutto benefitów wynikające z faktur wystawionych przez podmioty trzecie na rzecz Spółki.

Informacje dotyczące Prezesa Zarządu

Prezes Zarządu jest polskim rezydentem podatkowym podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.

Prezes Zarządu nie posiada statusu przedsiębiorcy, nie wnioskował o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej, ani też nie planuje dokonać takiego zgłoszenia oraz nie zarejestrował się jako podatnik VAT. Działalność Prezesa Zarządu ogranicza się wyłącznie do wykonywania obowiązków zarządczych wobec Spółki.

Zakres obowiązków i uprawnień Prezesa Zarządu określają przepisy prawa, postanowienia Umowy Spółki, Regulaminu Zarządu, Uchwały organów Spółki i inne wewnętrzne dokumenty Spółki oraz obecnie umowa o pracę, a od 2024 r. zamiast umowy o pracę kontrakt managerski (szerzej poniżej).

Obecnie Prezes Zarządu jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Natomiast od 2024 r. Spółka zamierza zmienić formę współpracy z Prezesem Zarządu na kontrakt managerski.

Miejscem wykonywania obowiązków jest (oraz będzie) siedziba Spółki (...), jak również inne miejsca, w których zasadne jest podjęcie czynności w celu realizacji obowiązków Prezesa Zarządu.

Do obowiązków Prezesa Zarządu należy prowadzenie spraw i interesów Spółki. Czynności te wymagają wyjazdów w miejsca wykonywania aktualnych obowiązków służbowych, w tym często poza siedzibę główną Spółki. Charakter pełnionych funkcji i wykonywanych czynności wymaga od Prezesa Zarządu stałej mobilności i stałej dyspozycyjności bez względu na porę dnia. W związku z tym, w celu realizacji obowiązków służbowych Prezesowi Zarządu powierzony jest samochód służbowy.

Obecnie Prezesowi Zarządu, w ramach umowy o pracę, przysługują dodatkowe benefity pozapłacowe (np. dodatkowa opieka zdrowotna (...), a także ryczałt za pracę zdalną, samochód służbowy dla celów prywatnych).

Dodatkowo Spółka wskazuje, że przychód z tytułu opieki zdrowotnej (...) kalkuluje bez uwzględniania świadczeń, które są opieką profilaktyczną (BHP, medycyna pracy). Te świadczenia, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT są zwolnione z opodatkowania PIT, a zatem nie stanowią przychodu pracownika.

W ramach umowy o pracę, Spółka ponosi wydatki związane z wykonywaniem obowiązków przez Prezesa Zarządu, a mianowicie: wydatki związane z podróżami służbowymi (noclegi, bilety lotnicze, diety, itp.), dokształcanie: literatura branżowa, szkolenia oraz inne wydatki, np. na bilety parkingowe, wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowych, a także drobne wydatki związane z poczęstunkami podczas spotkań z kontrahentami.

Wszelkie benefity pozapłacowe pracowników wynikają z umów o pracę, regulaminów czy porozumień.

Spółka rozpoznaje koszt uzyskania przychodu z tytułu przyznawanych benefitów pozapłacowych oraz innych wydatków pracowniczych (np. koszty doszkalania, podróże służbowe, itp.).

Informacje dotyczące benefitów managera - Prezesa Zarządu

Kontrakt managerski przewiduje w sposób ogólny, że Prezesowi Zarządu będą przysługiwały narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków managera, m.in. samochód służbowy.

Prezes Zarządu otrzyma również kartę paliwową oraz będzie miał możliwość dokonywania zakupów na rzecz powierzonego samochodu osobowego (wydatki eksploatacyjne). Spółka dopuszcza użytkowanie samochodu również do celów prywatnych.

Spółka rozważa trzy sposoby określania przychodu z nieodpłatnych świadczeń w przypadku samochodu służbowego, tj.:

WARIANT I: Przychód określany w wartości 50% wartości brutto raty leasingowej

Spółka planuje przypisywać do przychodu Prezesa Zarządu 50% wartości brutto raty leasingowej oraz 50% kosztów paliwa. Spółka wskazuje, że dotychczas Prezes Zarządu jedynie sporadycznie wykorzystywał samochód służbowy dla celów prywatnych, w znacznej części korzystanie z samochodu dotyczy dojazdów z domu do biura i z biura do domu oraz dojazdy do kontrahentów Spółki. Przejazdy prywatne mają miejsce najczęściej w weekend (choć nie zawsze). Samochód służbowy nie jest wykorzystywany podczas urlopu Prezesa Zarządu. Dodatkowo Prezes Zarządu ma swój własny prywatny samochód, którym realizuje przejazdy prywatne.

Spółka planuje określać wartość pieniężną paliwa zużytego do celów prywatnych jako iloczyn łącznej wartości pieniężnej paliwa zakupionego przez Spółkę (za pomocą karty paliwowej Prezesa Zarządu) oraz współczynnika paliwa zużytego do celów prywatnych, określonego zgodnie z zasadami właściwymi dla Wariantu I (proporcja 50%).

Pozostałe koszty eksploatacyjne jak płyny, oleje, myjnia, abonament BP itp. oraz polisa nie są uwzględnione w kalkulacji.

WARIANT II: Przychód określany w oparciu o tzw. „kilometrówkę”

Kilometrówka będzie wymagała od Prezesa Zarządu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zapisywane będą w niej wszystkie trasy przebyte na cele związane wykonywaniem przez Prezesa Zarządu jego obowiązków, w tym ich odległość, cel i daty.

Nadwyżka wszystkich przejechanych w miesiącu kilometrów nad kilometrami przejechanymi w związku z wykonywaniem przez Prezesa Zarządu jego obowiązków będzie stanowiła dla Prezesa Zarządu dodatkowe świadczenie z tytułu korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych.

Wyliczenie kilometrówki (a w konsekwencji przychodu z nieodpłatnych świadczeń) będzie dokonywane jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki ustalonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Natomiast wartość pieniężną paliwa zużytego do celów prywatnych będzie stanowić iloczyn łącznej wartości pieniężnej paliwa zakupionego przez Spółkę (za pomocą karty paliwowej Prezesa Zarządu) oraz współczynnika paliwa zużytego do celów prywatnych, określonego zgodnie z zasadami właściwymi dla Wariantu II.

Oznacza to, że współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych stanowi iloraz kilometrów przebytych w ciągu miesiąca przez Prezesa Zarządu do celów prywatnych przez łączną sumę kilometrów przebytych w ciągu miesiąca do celów prywatnych i służbowych.

Pozostałe koszty eksploatacyjne jak płyny, oleje, myjnia, abonament BP itp. oraz polisa nie są uwzględnione w kalkulacji.

WARIANT III: Przychód określany w oparciu o system godzinowy

Wnioskodawca planuje przyjąć algorytm pozwalający na określenie przychodu w oparciu o system godzinowy. Prezes Zarządu, od poniedziałku do piątku pracuje 10h/dobę, natomiast w piątki Prezes Zarządu pracuje 6h/dobę. Oznacza to, że średni czas pracy Prezesa Zarządu w tygodniu wynosi 46h, więc średnio dziennie Prezes Zarządu pracuje 9,2 h.

Poniżej Wnioskodawca przedstawia algorytm:

1.Określenie ilości godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostaje do dyspozycji do celów prywatnych Prezesa Zarządu

Podstawą do obliczenia wartości pieniężnej nieodpłatnego świadczenia z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych Prezesa Zarządu jest czas (ilość godzin w miesiącu), w którym samochód służbowy pozostaje do dyspozycji Prezesa Zarządu poza czasem pracy (z wyłączeniem pory nocnej).

2.Obliczenie stawki godzinowej świadczenia

W celu ustalenia stawki godzinowej świadczenia, miesięczna rata leasingowa samochodu dzielona jest przez ilość godzin w miesiącu przy zastosowaniu 16 godzinnej doby (tj. po wyłączeniu pory nocnej). Przykład

• czynsz najmu wyniósł w miesiącu 3.000 PLN
• ilość godzin w miesiącu 31 dni x 16 h = 496 h
• stawka godzinowa świadczenia 3.000 PLN/496 h = 6 PLN/1 h

3.Obliczenie wartości pieniężnej świadczenia

Wartość świadczenia stanowi iloczyn ilości godzin w ciągu miesiąca, w których samochód służbowy pozostaje do dyspozycji do celów prywatnych (jest to różnica pomiędzy 16h a ilością godzin spędzonych w pracy) oraz stawki godzinowej świadczenia.

Przykład:

• czas spędzony w pracy (średnio w miesiącu 21 dni roboczych): 21 dni x 9,2h pracy dziennie = 193,2h
• czas spędzony prywatnie: (496 -193,2) = 275,8 h
• wartość nieodpłatnego świadczenia: 275,8 h x 6 PLN = 1 654,8 PLN.

Natomiast wartość pieniężną paliwa zużytego do celów prywatnych będzie stanowić iloczyn łącznej wartości pieniężnej paliwa zakupionego przez Spółkę (za pomocą karty paliwowej Prezesa Zarządu) oraz współczynnika paliwa zużytego do celów prywatnych, określonego zgodnie z zasadami właściwymi dla Wariantu III.

Oznacza to, że współczynnik paliwa zużytego do celów prywatnych stanowi iloraz godzin spędzonych w pracy w ciągu miesiąca przez Prezesa Zarządu przez ilość godzin w miesiącu (po pomniejszeniu o porę nocną).

Pozostałe koszty eksploatacyjne jak płyny, oleje, myjnia, abonament BP itp. oraz polisa nie są uwzględnione w kalkulacji.

Prezes Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego będzie ponosił koszty związane z wykonywaniem obowiązków, a mianowicie: wydatki związane z podróżami służbowymi (diety, noclegi, bilety lotnicze itp.), dokształcanie: literatura branżowa, szkolenia, bilety parkingowe, wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowych, a także drobne wydatki związane z poczęstunkami podczas spotkań z kontrahentami. Spółka będzie jednak refinansowała ww. koszty, a zwrot wydatkowanych kwot będzie następował po dostarczeniu faktur dokumentujących te zakupy i posiadających dane Spółki (ponieważ wydatki będą ponoszone w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy).

Spółka będzie refinansowała koszty szkoleń związanych z podnoszeniem przez Prezesa Zarządu kompetencji niezbędnych do zarządzania Spółką. Kwestie zwrotów związane z dokształcaniem czy podróżami służbowymi będą uregulowane w kontrakcie managerskim oraz w odpowiednich porozumieniach i załącznikach do tego kontraktu.

Dodatkowo, w porozumieniu będącym częścią kontraktu managerskiego znajdują się postanowienia dotyczące dodatkowych składników wynagrodzenia - tj. benefitów. Na marginesie Wnioskodawca wskazuje, że takie same benefity przysługują obecnie Prezesowi Zarządu na podstawie umowy o pracę.

Te benefity to dodatkowa opieka zdrowotna (...), a także ryczałt za pracę zdalną.

Zasadnicze wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawidłowego ustalenia przychodu Prezesa Zarządu z kontraktu managerskiego z tytułu benefitów oraz samochodu służbowego. Z tego względu Wnioskodawca zwraca się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Doprecyzowanie i uzupełnienie zdarzenia przyszłego

Kontrakt managerski wskazywał będzie na obowiązek dokształcania się przez Prezesa Zarządu.

Są/ będą to szkolenia branżowe oraz szkolenia związane z marketingiem i zarządzaniem. Obowiązki wykonywane przez managera - Prezesa Zarządy wymagają także specjalistycznej wiedzy z marketingu i zarządzania.

Tak jak zostało wskazane w opisie stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, Prezes Zarządu nie prowadzi oraz nie będzie prowadził działalności gospodarczej. Tym samym, należności związane z podróżami służbowymi nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Prezesa Zarządu. Wydatki są związane z wykonywaniem obowiązków Prezesa Zarządu na rzecz Spółki, a zatem zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę.

Przez opiekę profilaktyczną należy rozumieć wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie w zakresie wskazanym przez lekarza medycyny pracy. Tak jak już Spółka wskazywała, planuje kalkulowanie przychodu Prezesa Zarządu w ramach kontraktu managerskiego bez uwzględniania świadczeń, które są opieką profilaktyczną (BHP, medycyna pracy). Te świadczenia, na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT są zwolnione z opodatkowania PIT, a zatem nie stanowią przychodu.

Spółka podjęła decyzję o zapewnieniu Prezesowi Zarządu możliwości nieodpłatnego (lub częściowo odpłatnego) korzystania z wybranego pakietu medycznego, karnetu sportowego czy Y. stojąc na stanowisku, że takie świadczenia sprzyjają zarówno pozyskiwaniu na rynku najlepszych specjalistów, jak i służą motywacji obecnie zatrudnionych (w tym także motywacji Prezesa Zarządu).

Jednocześnie, w ocenie Spółki, zapewnienie Prezesowi Zarządu świadczeń medycznych oraz pakietów sportowych czy Y. powoduje, że ich ogólny stan zdrowia jest lepszy, a umożliwiając Prezesowi Zarządu korzystanie z szerokiego wachlarza badań, ewentualnie nieobecności wynikające z chorób lub innego rodzaju dolegliwości, są efektywnie minimalizowane. Jednocześnie karta sportowa pomaga utrzymać stan zdrowia w należytej formie, co także jest działaniem profilaktycznym, dzięki któremu Prezes Zarządu będzie mógł wykonywać swoje obowiązki.

Oznacza to, że poniesione przez Spółkę wydatki na (...) pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z wykonywaną przez Spółkę działalnością, ponieważ:

• zmniejszają nieobecność w pracy – pakiety medyczne pozwalają w krótszym czasie otrzymać opiekę medyczną, a co za tym idzie, szybciej powrócić do pełnej sprawności i w konsekwencji wrócić do wykonywania swoich obowiązków;
• wpływają na zwiększenie motywacji oraz przyczyniają się do poprawy wizerunku Spółki jako dbającej zarówno o swoich pracowników jak i Prezesa Zarządu;
• powodują lepszą atmosferą w zakładzie pracy – zadowolenie przekłada się na ich większe zaangażowanie w pracę, co skutkuje osiągnięciem przez Spółkę zysków w przyszłości;
• zarząd jest organem wykonawczym Spółki, a Prezes Zarządu jest związany stosunkiem organizacyjnym ze Spółką, co przekłada się bezpośrednio na osiągany przez Spółkę przychód;
• przyznanie benefitów Prezesowi Zarządu wynikało będzie z kontraktu managerskiego (a obecnie wynika z umowy o pracę).

Podsumowując zatem, wydatki te stanowią przejaw i wyraz starań Spółki o stan zdrowia Prezesa Zarządu, co może przyczyniać się do poprawy atmosfery i w konsekwencji do zwiększania wydajności z przełożeniem na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

Ponoszone wydatki związane z podróżami służbowymi to koszty noclegów, wyżywienia, diet, taxi, paliwa, najmu samochodu, przelotów czy wydatków na inne środki komunikacji.

Katalog wydatków uzależniony jest od rodzaju podróży i możliwości komunikacyjnych.

Są/ będą to szkolenia branżowe oraz szkolenia związane z marketingiem i zarządzaniem. Obowiązki wykonywane przez managera – Prezesa Zarządu wymagają także specjalistycznej wiedzy z marketingu i zarządzania.

Powyższe wydatki są związane z działalnością Spółki - szkolenia branżowe pozwalają na poszerzenie wiedzy branżowej. Natomiast szkolenia związane z marketingiem i zarządzaniem związane są z wykonywaniem obowiązków Prezesa Zarządu, korzystnie wpływają na zarządzanie Spółką oraz mają korzystny wpływ na działania marketingowe Spółki. Zdaniem Spółki, powyższe wskazuje na bezpośredni związek tych wydatków z działalnością Spółki.

Przez „drobne wydatki związane z poczęstunkami podczas spotkań z kontrahentami” należy rozumieć niewystawny posiłek (czyli np. obiad + niealkoholowy napój do tego obiadu). Przekazywane w 2024 roku karty żywieniowe Y. będą miały wartość 450 zł.

Karta żywieniowa Y. daje możliwość zakupu jedynie posiłku, co oznacza, że towaru które można zakupić w zamian za środki przypisane na karcie żywieniowej są określone. Warunki wykorzystania karty żywieniowej Y. pozwalają na zakup usługi gastronomicznej (restauracja, posiłek w piekarni).

W chwili emisji tych kart nie jest znane miejsce dostawy towarów, których karta dotyczy oraz kwota należnego podatku VAT. Podsumowując, w momencie emisji kart, nie jest wiadomo na jaki produkt i jak opodatkowany dojdzie do wymiany środków z tej karty.

Spółka dokonuje i będzie dokonywać zakupu kart Y. we własnym imieniu i na własny rachunek.

Nabycie kart (...) finansowane jest przez Spółkę w całości ze środków obrotowych.

Pytania (pytania nr 1-4 przeformułowane w uzupełnieniu)

1)Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, w świetle którego wartość przychodu Prezesa Zarządu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w związku z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, należy ustalać na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy PIT? Czy przychód związany z paliwem powinien być ustalony na postawie art. 11 ust. 2 ustawy o PIT? Czy na Wnioskodawcy będą ciążyć obowiązki płatnika określone w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT?

2)Czy Wnioskodawca zasadnie przyjął, że stosowanie do art. 11 ust. 2 ustawy o PIT oraz art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT opisane we wniosku świadczenie w postaci udostępnienia samochodu służbowego dla celów prywatnych stanowi przychód z nieodpłatnych świadczeń w wysokości ustalanej wg reguł opisanych w Wariancie I?

3)Czy Wnioskodawca zasadnie przyjął, że stosowanie do art. 11 ust. 2 ustawy o PIT oraz art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT opisane we wniosku świadczenie w postaci udostępnienia samochodu służbowego dla celów prywatnych stanowi przychód z nieodpłatnych świadczeń w wysokości ustalanej wg reguł opisanych w Wariancie II?

4)Czy Wnioskodawca zasadnie przyjął, że stosowanie do art. 11 ust. 2 ustawy o PIT oraz art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o PIT opisane we wniosku świadczenie w postaci udostępnienia samochodu służbowego dla celów prywatnych stanowi przychód z nieodpłatnych świadczeń w wysokości ustalanej wg reguł opisanych w Wariancie III?

5)Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, w świetle którego jako wartość przychodu Prezesa Zarządu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 uwzględnia się wartość brutto z faktur za kartę (...) przypadającą na jednostkową wartość na rzecz Prezesa Zarządu? Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym przychodem Prezesa Zarządu nie będzie wartość brutto z faktury za pakiet (...), w części przypadającej na opiekę profilaktyczną?

6)Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, w świetle którego rekompensata wydatków związanych z podróżami służbowymi oraz dokształcaniem oraz pracą zdalną Prezesa Zarządu zatrudnionego na podstawie kontraktu managerskiego nie będzie stanowiło dla niego przychodu z nieodpłatnych świadczeń, w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT? Czy na Wnioskodawcy będą ciążyć obowiązki płatnika określone w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT?

7)Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, w świetle którego diety z tytułu podróży służbowych Prezesa Zarządu działającego na podstawie kontraktu managerskiego, mogą korzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT? Czy na Wnioskodawcy będą ciążyć obowiązki płatnika określone w art. 41 ust. 1 ustawy o PIT?

8)Czy Wnioskodawca w przypadku nieodpłatnego przekazywania Prezesowi Zarządu benefitów (karta (...) rozpoznaje podatek należny, a w konsekwencji czy ma prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupionych benefitów?

9)Czy Wnioskodawca koszty związane z wykonywaniem zadań Prezesa Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego (podróże służbowe, doszkalanie, praca zdalna) oraz koszty benefitów (...) może uznać za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena Państwa stanowiska w zakresie pytania nr 9 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych.

Natomiast w zakresie pozostałych pytań dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług, wniosek zostanie rozpatrzony odrębnie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 9

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty związane z wykonywaniem zadań Prezesa Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego (podróże służbowe, doszkalanie, praca zdalna) oraz koszty benefitów (...) Spółka może uznać za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty związane z wykonywaniem zadań Prezesa Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego oraz koszty benefitów może uznać za koszt uzyskania przychodu Spółki, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów.

Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować inne pozapłacowe wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu np. ich integracji, czy też zapewnienia im wyżywienia, czy też utrzymania ich w zdrowiu. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, czy utrzymania ich w dobrej kondycji fizycznej i psychicznej, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, zmniejszenie absencji, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty.

Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. - w pkt 28 tego przepisu - koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z tym przepisem prawa nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki poniesione na pakiet benefitów na rzecz Prezesa Zarządu wykonującego pracę na podstawie kontraktu managerskiego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki. Takie wydatki pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Jak wynika bowiem z treści wniosku, ponoszone przez Spółkę wydatki dla Prezesa Zarządu wykonującego swoje obowiązki na podstawie kontraktu managerskiego stanowią element należnego mu wynagrodzenia za świadczone przez niego usługi, jak również mają wpływ na wysokość wynagrodzenia Prezesa Zarządu, gdyż dotyczą pozapłacowej części wynagrodzenia. Tak jak Spółka wskazała, kwestia refinansowania wydatków na dokształcanie i wyjazdy służbowe, a także kwestia dodatkowych benefitów zostanie określona w kontrakcie managerskim oraz innych dokumentach będących częścią tego kontraktu.

Zatem pakiet benefitów Prezesa Zarządu zatrudnionego na podstawie kontraktu managerskiego ma wpływ na wykonanie umowy łączącej Spółkę z Prezesem Zarządu, co w konsekwencji powoduje, że zostanie spełniona podstawowa przesłanka uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zdaniem Spółki, wydatki te będą celowe (a tym samym uznane za koszt uzyskania przychodu), z uwagi na powiązanie z przychodem (który to przychód niekoniecznie został uzyskany, ale który hipotetycznie jest możliwym do osiągnięcia); dodatkowo, zdaniem Spółki, powyższe wydatki są ekonomicznie uzasadnione.

W świetle powyższego, wydatki związane z dokształcaniem, podróżami służbowymi oraz benefitami spełniają następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika [warunek spełniony - to Wnioskodawca ponosi te koszty];
• jest definitywny (rzeczywisty) [wydatek nie zostanie zwrócony Wnioskodawcy];
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą [związek taki istnieje - Prezes Zarządu wykonuje bezpośrednio czynności związane z działalnością Spółki];
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów [warunek jest spełniony, ponieważ w interesie Spółki jest działalność Prezesa Zarządu];
• został właściwie udokumentowany [warunek spełniony, ponieważ będzie wynikał z kontraktu managerskiego (oraz dokumentów z nim związanych) oraz z odpowiednich faktur i rachunków w przypadku refinansowania kosztów];
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów [Prezes Zarządu zarządza Spółką i nie jest samodzielnym przedsiębiorcą - nie sposób zatem uznać wydatków za koszty reprezentacji].

Podsumowując, zdaniem Spółki, koszty związane z wykonywaniem zadań Prezesa Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego (podróże służbowe, doszkalanie, praca zdalna) oraz koszty benefitów (...) Spółka może uznać za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2587, ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie jego przychodu.

Dokonując oceny możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na rzecz Prezesa zarządu zasadnym jest odwołanie się do artykułu 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w którym ustawodawca wymienił wydatki uznane za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT:

Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT:

Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie państwo działalność gospodarczą. Głównym przedmiotem działalności jest sprzedaż urządzeń pomiarowych. Jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT i dokonujecie sprzedaży towarów i usług wyłącznie opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka zatrudnia na podstawie umowy o pracę, Prezesa zarządu i ponosi/ będzie ponosiła związane z tym wydatki tj. koszty:

• podróży służbowych;
• doszkalania;
• pracy zdalnej tj. ryczałtu; oraz
• benefitów pozapłacowych (...).

Wyżej wymienione wydatki są/będą finansowane ze środków obrotowych Spółki.

Prezes Zarządu nie posiada statusu przedsiębiorcy, nie wnioskował o wpis do CEiDG, ani też nie planuje dokonać takiego zgłoszenia oraz nie zarejestrował się jako podatnik VAT. Działalność Prezesa Zarządu ogranicza się wyłącznie do wykonywania obowiązków zarządczych wobec Państwa Spółki. Natomiast od 2024 r. współpraca będzie opierać się na kontrakcie menedżerskim, którego częścią będą postanowienia dotyczące dodatkowych składników wynagrodzenia.

Prezes Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego będzie ponosił koszty związane z wykonywaniem obowiązków, a mianowicie: wydatki związane z podróżami służbowymi (diety, noclegi, bilety lotnicze itp.), dokształcanie: literatura branżowa, szkolenia, bilety parkingowe, wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowych, a także drobne wydatki związane z poczęstunkami podczas spotkań z kontrahentami. Spółka będzie jednak refinansowała ww. koszty, a zwrot wydatkowanych kwot będzie następował po dostarczeniu faktur dokumentujących te zakupy i posiadających dane Spółki (ponieważ wydatki będą ponoszone w imieniu i na rzecz Spółki).

Przy tak przedstawionym opisie sprawy Państwa wątpliwości dotyczą możliwości zaliczenia wydatków poniesionych przez Państwo na rzecz Prezesa Zarządu na podróże służbowe, doszkalanie, pracę zdalną oraz koszty benefitów (...) do kosztów uzyskania przychodów.

Ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

W dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Z przedmiotowego wniosku jasno nie wynika, czy Prezes Zarządu Spółki jest równocześnie jej udziałowcem.

Jednak treść art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT, nie znajdzie zastosowania w przypadku, gdy świadczenia na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz Spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny, tak jak ma to miejsce w Państwa wniosku.

Zatem w przedmiotowej sprawie nie znajdzie zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT.

Mając na uwadze Państwa wątpliwości należy zauważyć, że stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 38a ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Ani w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ani w Kodeksie spółek handlowych nie przewidziano definicji organu stanowiącego osoby prawnej. Dlatego też przez pojęcie to należy rozumieć organy władne podejmować decyzje w sprawach spółki, w tym dotyczące jej funkcjonowania oraz powoływania i odwoływania jej organów wykonawczych.

Organem stanowiącym będzie zatem odpowiednio zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy w spółce z o.o. lub w spółce akcyjnej, walne zgromadzenie członków (zebranie przedstawicieli) w spółdzielniach, walne zebranie członków w stowarzyszeniach itp.

Co istotne, od organów stanowiących należy odróżnić organy wykonawcze osób prawnych, w tym zwłaszcza ich organy zarządcze. Dlatego też wydatki ponoszone na rzecz członków zarządu nie są objęte zakresem przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a, ponieważ zarząd nie jest organem stanowiącym, a organem zarządzającym, wykonawczym.

Wobec powyższego, przywołany przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie znajdzie w przedmiotowej sprawie zastosowania.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy również, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. w pkt 28 tego przepisu - koszty reprezentacji.

W myśl art. 16 ust.1 pkt 28 ustawy o CIT:

Zgodnie bowiem z tym przepisem prawa nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Jak wynika bowiem z treści wniosku, ponoszone przez Spółkę wydatki dla Prezesa Zarządu wykonującego swoje obowiązki na podstawie kontraktu menedżerskiego stanowią element należnego mu wynagrodzenia za świadczone przez niego usługi, jak również mają wpływ na wysokość wynagrodzenia Prezesa Zarządu, gdyż dotyczą pozapłacowej części wynagrodzenia. Tak jak Spółka wskazała, kwestia refinansowania wydatków na dokształcanie i wyjazdy służbowe, a także kwestia dodatkowych benefitów zostanie określona w kontrakcie menedżerskim oraz innych dokumentach będących częścią tego kontraktu.

Zatem, w przedmiotowej sprawie zastosowania nie znajdzie art. 16 ust. pkt 28 ustawy o CIT bowiem jak wynika z opisu sprawy wydatki poniesione na rzecz Prezesa Zarządu wykonującego pracę na podstawie kontraktu menedżerskiego nie mają charakteru reprezentacyjnego.

Jednak niewymienienie opisanych wydatków w negatywnym katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 pkt 28, 38 oraz 38a ustawy o CIT nie oznacza, że automatycznie można taki wydatek uznać za koszt podatkowy. Wydatek powinien spełniać ogólną definicję kosztów wskazaną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Pomiędzy poniesionym kosztem, a potencjalnym przychodem musi bowiem zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy, albowiem musi być to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zauważyć przy tym należy, że aby ww. wydatki na rzecz Prezesa Zarządu uznać za koszty uzyskania przychodów, winien łączyć go ze Spółką stosunek pracy lub inny równorzędny.

Jak wynika z opisu sprawy, obecnie Prezes Zarządu jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Natomiast od 2024 r. Spółka zamierza zmienić formę współpracy z Prezesem Zarządu na kontrakt menedżerski. Miejscem wykonywania obowiązków jest (oraz będzie) siedziba Spółki (...), jak również inne miejsca, w których zasadne jest podjęcie czynności w celu realizacji obowiązków Prezesa Zarządu.

Do obowiązków Prezesa Zarządu należy prowadzenie spraw i interesów Spółki. Charakter pełnionych funkcji i wykonywanych czynności wymaga od Prezesa Zarządu stałej mobilności i stałej dyspozycyjności bez względu na porę dnia. W związku z tym, w celu realizacji obowiązków służbowych Prezes Zarządu ponosi wydatki związane z podróżami służbowymi.

W związku z powyższym stwierdzić należy, że wydatki poniesione na podróże służbowe opisane we wniosku spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, wydatki zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Nawiązując do definicji art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz omówienia znaczenia tego przepisu, należy stwierdzić, że kosztami podatkowymi mogą być również tzw. „koszty pracownicze”. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają wymóg art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Koszty pracownicze obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

W odniesieniu do kosztów doszkalania wskazać należy art.17 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.):

W myśl art. 103¹ § 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 103⁴ § 1 i § 3 ww. ustawy:

Wskazane regulacje prawne oznaczają, że pracodawca powinien sprzyjać rozwojowi zawodowemu pracowników i nie ma przy tym obowiązku zawierania umowy obligującej pracownika do pozostania w zatrudnieniu. Dodatkowo, przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewidują wyłączeń przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z kształceniem pracowników.

Zatem jak wynika z powyższego wydatki związane z kosztami ponoszonymi na podróże służbowe oraz doszkalania Prezesa Zarządu mogę Państwo uznać za koszty uzyskania przychodów.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za pracę zdalną wypłacanego Prezesowi Zarządu na podstawie kontaktu menedżerskiego.

Z opisu sprawy wynika, że zatrudniają Państwo Prezesa Zarządu na podstawie umowy o pracę, od 2024 r. spółka zamierza zmienić formę współpracy z prezesem na kontrakt menedżerski. Miejscem wykonywania obowiązków prezesa jest / będzie siedziba spółki (...), jak również inne miejsca zasadne ze względu na realizację obowiązków wynikających ze sprawowanego stanowiska. Do obowiązków prezesa należy prowadzenie spraw i interesów spółki.

Na podstawie kontraktu menedżerskiego będzie Prezesowi Zarządu wypłacane wynagrodzenie. W ramach porozumienia będącego częścią kontraktu menedżerskiego ustalono dodatkowe składniki wynagrodzenia : dodatkowa opieka zdrowotna (...) i ryczałt za pracę zdalną. Prezes zarządu nie będzie prowadził działalności gospodarczej.

W odniesieniu do wydatków na ryczałt za pracę zdalną wskazać należy, że kontrakt menedżerski jest umową zawieraną pomiędzy prowadzącym działalność gospodarczą a osobą świadczącą usługi w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem. Jest to umowa cywilnoprawna, dlatego podobnie jak umowa zlecenie czy B2B, nie podlega pod przepisy Kodeksu pracy.

Przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze kwalifikowane są do przychodów z działalności wykonywanej osobiście na gruncie ustawy o PIT.

Wynagrodzenie wypłacane menadżerowi z tytułu wykonywania kontraktu menedżerskiego ma związek z przychodami spółki, ponieważ podejmuje on czynności faktyczne i prawne dotyczące zarządzania przedsiębiorstwem i wpływa na jego funkcjonowanie.

Podobnie należy kwalifikować dodatkowe świadczenia zapewniane menedżerom zgodnie z zawartą z nimi umową.

Wydatki związane z zatrudnieniem menedżera należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

W związku z powyższym wypłacany w ramach kontraktu ryczał za pracę zdalną należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar, co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi ona wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, który ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu ze źródła przychodu albo na jego zachowanie lub zabezpieczenie.

W odniesieniu do kolejnych Państwa wątpliwości w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na benefity pozapłacowe Prezesa Zarządu (...) wskazać należy, że jak wynika z opisu sprawy wszelkie benefity pozapłacowe pracowników wynikają z umów o pracę, regulaminów czy porozumień. Wskazali Państwo we wniosku, że takie świadczenia sprzyjają zarówno pozyskiwaniu na rynku najlepszych specjalistów, jak i służą motywacji obecnie zatrudnionych (w tym także motywacji Prezesa Zarządu).

Jednocześnie, w ocenie Spółki, zapewnienie Prezesowi Zarządu świadczeń medycznych oraz pakietów sportowych czy Y. powoduje, że ich ogólny stan zdrowia jest lepszy, a umożliwiając Prezesowi Zarządu korzystanie z szerokiego wachlarza badań, ewentualnie nieobecności wynikające z chorób lub innego rodzaju dolegliwości, są efektywnie minimalizowane. Jednocześnie karta sportowa pomaga utrzymać stan zdrowia w należytej formie, co także jest działaniem profilaktycznym, dzięki któremu Prezes Zarządu będzie mógł wykonywać swoje obowiązki.

Oznacza to, że poniesione przez Spółkę wydatki na (...) pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z wykonywaną przez Spółkę działalnością, ponieważ:

• zmniejszają nieobecność w pracy – pakiety medyczne pozwalają w krótszym czasie otrzymać opiekę medyczną, a co za tym idzie, szybciej powrócić do pełnej sprawności i w konsekwencji wrócić do wykonywania swoich obowiązków;
• wpływają na zwiększenie motywacji oraz przyczyniają się do poprawy wizerunku Spółki jako dbającej zarówno o swoich pracowników jak i Prezesa Zarządu;
• powodują lepszą atmosferą w zakładzie pracy - zadowolenie przekłada się na ich większe zaangażowanie w pracę, co skutkuje osiągnięciem przez Spółkę zysków w przyszłości;
• zarząd jest organem wykonawczym Spółki, a Prezes Zarządu jest związany stosunkiem organizacyjnym ze Spółką, co przekłada się bezpośrednio na osiągany przez Spółkę przychód;
• przyznanie benefitów Prezesowi Zarządu wynikało będzie z kontraktu managerskiego (a obecnie wynika z umowy o pracę).

Podsumowując zatem, wydatki te stanowią przejaw i wyraz starań Spółki o stan zdrowia Prezesa Zarządu, co może przyczyniać się do poprawy atmosfery i w konsekwencji do zwiększania wydajności z przełożeniem na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

W świetle powyższego, wydatki związane z dokształcaniem, podróżami służbowymi, pracą zdalną oraz benefitami spełniają podstawowe warunki art. 15 ust. 1 warunki:

• zostały poniesione przez podatnika (Spółka ponosi te koszty);
• są definitywne (rzeczywiste) (wydatek nie zostanie Spółce zwrócony);
• pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą (związek taki istnieje - Prezes Zarządu wykonuje bezpośrednio czynności związane z działalnością Spółki);
• poniesione zostały w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (warunek jest spełniony, ponieważ w interesie Spółki jest działalność Prezesa Zarządu);
• zostały właściwie udokumentowane ( wydatki wynikają z kontraktu managerskiego, dokumentów z nim związanych oraz z odpowiednich faktur i rachunków w przypadku refinansowania kosztów);
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podsumowując, koszty związane z wykonywaniem zadań Prezesa Zarządu na podstawie kontraktu menedżerskiego (podróże służbowe, doszkalanie, praca zdalna) oraz koszty benefitów (...) Spółka może uznać za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W konsekwencji, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 9 należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo wnieść skargę na tę interpretację indywidualną do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).