W zakresie ustalenia, czy na Spółce będzie ciążył obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła od nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą, wykorzystywanych przez pracowników Spółki w związku z odbywaniem podróży służbowych, w przypadku, gdy podmiotem wynajmującym samochód jest pracownik Spółki, który to dokonuje zapłaty za wynajem z wykorzystaniem Karty.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 29 września 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy na Spółce będzie ciążył obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła od nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą, wykorzystywanych przez pracowników Spółki w związku z odbywaniem podróży służbowych, w przypadku, gdy podmiotem wynajmującym samochód jest pracownik Spółki, który to dokonuje zapłaty za wynajem z wykorzystaniem Karty.

Treść  wniosku jest  następująca:

Opis stanu zdarzenia przyszłego

Stan faktyczny

1.X Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług opieki nad osobami w podeszłym wieku, osobami niepełnosprawnymi i chorymi w miejscu ich zamieszkania. Usługi świadczone przez Spółkę - z uwagi na uwarunkowania rynkowe - kierowane są przede wszystkim do osób mających miejsce zamieszkania na terytorium Republiki Federalnej Niemiec. Spółka rozważa również świadczenie usług opieki na terytorium innych państw unijnych, jednak w tym zakresie Spółka jest w fazie planowania ekspansji na nowe rynki unijne.

2.Pracownicy Spółki w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków służbowych mogą odbywać podróże służbowe za granicę, głównie na terytorium Niemiec, ale również do innych państw unijnych. Do tej pory podróże służbowe pracownicy odbywali własnymi samochodami lub samochodami będącymi własnością Spółki. Obecnie jednak Spółka rozważa wprowadzenie zasady, że pracownicy będą odbywać podróże pociągami lub samolotami i jeżeli zajdzie taka konieczność, to w państwie, na terytorium którego podróż służbowa będzie realizowana, pracownicy w celu dojazdu do miejsc spotkania z kontrahentami, czy klientami będą mogli wynajmować samochody. Samochody te byłyby wynajmowane od firmy typu rent a car.

3.Z uwagi na fakt, iż Spółka dopiero planuje wprowadzenie opisanego powyżej modelu odbywania podróży służbowych, Spółka przypuszcza, że pracownikom będzie najprościej wynająć samochód na siebie, czyli samochody byłby wynajmowane bezpośrednio przez pracowników Spółki, a następnie wystąpić o zwrot poniesionego wydatku do Spółki. W związku z tym, na fakturze wystawianej przez zagraniczną wypożyczalnię samochodów osobowych (niebędącą polskim rezydentem podatkowym) widniałyby jedynie dane pracownika (na fakturze nie byłoby danych Spółki). Planując podróż służbową pracownik samodzielnie podejmowałby decyzję w zakresie konieczności wyboru odpowiedniej firmy typu rent a car biorąc pod uwagę ceny za wynajem w poszczególnych firmach, dostępność samochodów, etc. Innymi słowy, Spółka nie będzie decydowała jaki samochód ma wypożyczyć pracownik, czy też z usług jakiej zagranicznej firmy typu rent a car pracownik ma skorzystać.

4.Spółka rozważa również wprowadzenie tzw. kart korporacyjnych (dalej „Karta”), których posiadaczami byliby pracownicy Spółki. Posiadanie Karty byłoby wymagane przez Spółkę w odniesieniu do pracowników, którzy w ciągu danego roku kalendarzowego poniosą koszty związane z podróżami służbowymi przekraczające kwotę odpowiadającą 500,00 euro.

5.Miesięczny limit wydatków na karcie wynosiłby (w wersji standardowej) 10 000,00 euro. Zgodnie z projektowanymi zasadami dotyczącymi korzystania z Kart, pracownicy korzystający z Kart mogliby opłacać nią wyłącznie wydatki biznesowe (w głównej mierze chodziłoby tutaj właśnie o wydatki ponoszone w ramach podróży służbowych).

6.Z uwagi na fakt, iż posiadaczem Karty byliby pracownicy Spółki, to odpowiedzialność za terminowe spłacanie zadłużenia Karty ciążyłaby na pracownikach. Pracownicy byliby zobligowani do spłacania we własnym zakresie zadłużenia Karty w z góry ustalonych terminach, w miesięcznym cyklu rozliczeniowym (w zależności od ustawień Karty mógłby to być np. piąty dzień miesiąca następującego po miesiącu w którym pracownik ponosił wydatki służbowe). Pracownicy spłacaliby zadłużenie Karty z środków znajdujących się na ich prywatnych rachunkach bankowych.

7.W przypadku gdy pracownik w terminie 90 dni nie wywiązałby się z obowiązku spłacenia zadłużenia, Spółka automatycznie zostanie obciążona kwotą takiego zadłużenia przez wydawcę Kart.

8.Procedura rozliczeń między pracownikami a Spółką w zakresie wydatków opłacanych Kartą wyglądałaby następująco:

1)pracownik dokonuje wydatku służbowego w kwocie ustalonego limitu,

2)wydatek - na podstawie informacji i dokumentów przedłożonych przez pracownika - jest rejestrowany i księgowany przez Spółkę w ramach rozliczeń podróży służbowych,

3)pracownik otrzymuje od Spółki zwrot wydatków opłaconych Kartą w danym miesiącu na wskazany przez niego rachunek bankowy,

4)pracownik spłaca kwotę zadłużenia z własnych środków w ustalonym terminie.

Jednocześnie, biorąc pod uwagę fakt, iż Spółka jest gwarantem spłaty zobowiązań wynikających z Kart, Spółka będzie mogła otrzymywać informacje analityczne i statystyczne dotyczące wszystkich wydatków na rachunku danej Karty, w celu kontroli wysokości i zasadności wydatków pracowników. W przypadku zakończenia współpracy pracownika ze Spółką, pracownik jest odpowiedzialny za uregulowanie salda Karty zaś instytucja finansowa, która wydała Kartę rozwiąże umowę z pracownikiem.

Pytanie

Czy na Spółce będzie ciążył obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła od nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą, wykorzystywanych przez pracowników Spółki w związku z odbywaniem podróży służbowych, w przypadku, gdy podmiotem wynajmującym samochód jest pracownik Spółki, który to dokonuje zapłaty za wynajem z wykorzystaniem Karty?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, na Spółce nie będzie ciążył obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła z tytułu nabycia usług wynajmu samochodów osobowych za granicą przez jej pracowników, gdyż zapłata za wynajem samochodu zostanie dokonana przez pracownika Spółki.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1.Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o CIT podatnicy, jeżeli nie mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów, które osiągają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W zaś myśl art. 3 ust. 3 pkt 5 ustawy o CIT za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w ww. art 3 ust. 2 ustawy o CIT, uważa się w szczególności dochody (przychody) z tytułu należności wymienionych w art. 21 ust. 1 ust. 1 ustawy o CIT, regulowanych, w tym stawianych do dyspozycji, wypłacanych lub potrącanych, przez osoby fizyczne, osoby prawne albo jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, mające miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od miejsca zawarcia umowy i wykonania świadczenia.

2.Z kolei w świetle art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o CIT m.in. z przychodów z należności za użytkowanie środka transportu - ustala się w wysokości 20% przychodów. Przepis ten stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

3.Jednocześnie ustawodawca w przypadku wypłat należności z tytułów określonych w art. 21 ust.1 pkt 1 ustawy o CIT, a więc również z tytułu wynajmu samochodów od podmiotów zagranicznych wprowadził instytucję płatnika, czyli podmiotu odpowiedzialnego za obliczenie, pobranie i wpłatę do polskiego urzędu skarbowego podatku od wypłat podmiotom zagranicznym z ww. tytułów. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT m.in. osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, które dokonują wypłat należności z tytułów wymienionych m.in. w art. 21 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać w dniu dokonania wypłaty zryczałtowany podatek dochodowy od tych wypłat.

4.Z ww. treści przepisów wynika, że ustawodawca wprowadził dwie zasadnicze przesłanki, których jedynie łączne spełnienie skutkuje powstaniem obowiązku pobrania i zapłaty zryczałtowanego podatku dochodowego:

(i)przesłankę przedmiotową oraz

(ii)przesłankę podmiotową.

Ad (i)

5.Ustawodawca określając zakres przedmiotowy ww. obowiązku, posłużył się pojęciem wypłaty należności m.in. z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT. Stosownie do art. 26 ust. 7 ustawy o CIT „wypłata”, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT oznacza wykonanie zobowiązania w jakiejkolwiek formie, w tym poprzez zapłatę, potrącenie lub kapitalizację odsetek.

6.W opisywanym stanie przyszłym, wypłata należności na rzecz zagranicznej firmy za usługi najmu samochodu osobowego dokonywana byłaby przez pracowników Spółki przy użyciu posiadanej przez niego Karty. Jednocześnie każdorazowo pracownicy będą samodzielnie podejmowali decyzję w zakresie konieczności nabycia usług najmu samochodu oraz wyboru odpowiedniej firmy typu rent a car. Spółka nie będzie decydowała jaki samochód ma wypożyczyć pracownik, czy też z usług jakiej zagranicznej firmy typu rent a car pracownik ma skorzystać. Tak więc pracownik będzie nabywał usługi najmu we własnym imieniu, na swoją rzecz i z własnych środków w zależności od potrzeb jakie pojawią się w trakcie odbywania podróży służbowych. W efekcie, zagraniczne firmy typu rent a car będą uzyskiwały dochód od pracowników, a nie od Spółki. W żadnym wypadku zobowiązania z tytułu nabycia usług najmu nie zostanie wykonane przez Spółkę.

7.Dodatkowo, wskazać należy, że na fakturze dokumentującej nabycie usług najmu samochodu osobowego będą widniały jedynie dane pracownika Spółki. Wynika, z tego, że dany pracownik Spółki byłby bezpośrednim podmiotem realizującym wypłatę na rzecz zagranicznego podmiotu.

8.Sposób rozliczania Kart zostanie skonstruowany zgodnie z dyrektywami zawartymi w art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów pracownika w zw. z podróżą służbową odpowiednio wg. warunków wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.). Z tego względu, Spółka zobligowana będzie do rozliczenia kosztów podróży służbowej, które pokrywane będą przez pracowników Spółki Kartą.

9.Jednocześnie przedmiotowa Karta nie byłaby rodzajem karty pre-paidowej czy debetowej, gdzie skorzystanie ze znajdujących się na niej środków wymagałoby wcześniejszego zasilenia rachunku (np. przez Spółkę). Jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego pracownicy używający Karty zaciągaliby zobowiązanie dłużne wobec wystawcy Karty. Następnie, zobowiązanie dłużne wobec wystawcy Karty również byłoby regulowane z prywatnych środków pracowników.

10.Innymi słowy, bez względu na sposób regulowania należności za wynajem samochodu, w tym również zgodnie z planowanymi zasadami dotyczącymi korzystania z Kart, na pracownikach Spółki ciążyć będzie obowiązek uregulowania zobowiązania za nabywaną za pośrednictwem Karty usługę . W konsekwencji na pracownikach będzie spoczywał obowiązek uregulowania długu na Karcie wynikającego z takiej transakcji.

Zatem, należy stwierdzić, że pracownik dysponując własnymi środkami pieniężnymi dokonuje za pośrednictwem Karty zapłaty za usługi najmu samochodu osobowego samodzielnie.

11.Tym samym, wypłata należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT (tj. nabycie usług najmu samochodu osobowego od zagranicznej firmy typu rent a car), w opisywanym stanie przyszłym, zostałaby dokonana przez osobę fizyczną niebędącą przedsiębiorcą (tj. pracownika Spółki). W konsekwencji skoro Spółka nie regulowałaby zobowiązania za wynajem samochodu to nie spełniona byłaby pierwsza z wymienionych wyżej przesłanek a tym samym po stronie Spółki nie powstałyby obowiązki płatnika podatku źródłowego.

Ad (ii)

12.Natomiast, przesłankę podmiotową określono poprzez enumeratywne wyliczenie podmiotów, na których potencjalnie może ciążyć obowiązek płatnika z tytułu podatku u źródła, zgodnie z którą płatnikami podatku u źródła mogą być jedynie:

-osoby prawne,

-jednostki organizacyjne,

-osoby fizyczne będące przedsiębiorcami.

13.Odnosząc powyższe do analizowanej sprawy należy stwierdzić, że w opisanym stanie przyszłym nie doszłoby do spełnienia przesłanki podmiotowej (ii) warunkującej powstanie obowiązku płatnika podatku u źródła. Spółka (osoba prawna) nie dokonywałaby nabycia usług najmu, a także nie dokonywałaby wypłat należności z tytułów wymienionych w art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, co zostało opisane powyżej.

14.Zatem, w wypadku wypłaty należności na rzecz nierezydenta z tytułu wymienionego w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT dokonywanej przez pracowników Spółki, którzy w ramach odbywanych podróży służbowych, z własnych środków (z wykorzystaniem Kart) nabywaliby usługi wynajmu samochodów od zagranicznych przedsiębiorstw, nie powstanie obowiązek pobrania podatku u źródła.

15.Powyższe stanowisko w zakresie braku powstania obowiązku pobrania podatku u źródła w opisywanym stanie przyszłym potwierdza pismo z dnia 23 maja 2017 r., wydane przez: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, Znak 0115-KDIT2-3.4010.31.2017.1.KP, gdzie w sytuacji

„kiedy pracownik ze swoich środków dokonuje wynajmu samochodu osobowego i na niego wystawiana jest faktura, a Wnioskodawca jedynie zwraca poniesione koszty po powrocie pracownika/członka zarządu z delegacji, nie dojdzie do obowiązku poboru i odprowadzania zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych. Wynika to z faktu, że podmiotem dokonującym wynajmu jest pracownik/członek zarządu, który dokonuje wynajmu samochodu we własnym imieniu, na swoją rzecz i z własnych środków, a więc bezpośrednim podmiotem realizującym wypłatę na rzecz zagranicznego przedsiębiorstwa jest pracownik/członek zarządu, a nie Wnioskodawca (przy dodatkowym założeniu, że ten pracownik/członek zarządu nie prowadzi działalności gospodarczej)”.

Konkluzje

16.Podsumowując, należy wskazać, że Wnioskodawca, nie jest zobowiązany do pobierania jako płatnik i dokonywania wypłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od należności za użytkowanie środka transportu, ponieważ przedmiotowej zapłaty dokonują pracownicy Spółki niebędący przedsiębiorcami.

Uprzejmie prosimy o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.