Czy opłata za studia pracownika może stanowić koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej Spółki

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 września 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy opłata za studia pracownika może stanowić koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej Spółki.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 16 listopada 2023 r. (wpływ tego samego dnia za pośrednictwem platformy ePUAP).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pod nazwa (…) z siedzibą w (…). Firma jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT.

Firma świadczy usługi w zakresie robót związanych z budową dróg i autostrad, które są przeważającą działalnością gospodarczą przedsiębiorcy. Pozostałe świadczone usługi przez firmę to m.in. roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych, przygotowanie terenu pod budowę, wykonywanie instalacji wodno-kanalizacyjnych, transport lądowy pasażerski , transport drogowy towarów, wynajem i dzierżawa maszyn i urządzeń budowlanych.

W Spółce występuje dwóch wspólników, którzy zostali zatrudnieni w tej firmie na podstawie stosunku pracy. Przedsiębiorstwo zatrudnia również innych pracowników na podstawie umów o pracę. Z jednym ze wspólników została zawarta umowa o pracę na stanowisko Dyrektora oraz Specjalisty ds. informatyki, który jest odpowiedzialny za szereg procesów informatycznych w firmie. Głównym zadaniem jest nadzorowanie i kontrola poprawności działań systemów informatycznych, funkcjonujących w danej firmie, wprowadzanie nowych technologii informatycznych, weryfikacja potrzeb firmy w kontekście wdrożenia nowych systemów informatycznych. Specjalista ds. Informatyki jest odpowiedzialny za konserwację sprzętu i organizowanie napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych. Ma za zadanie prowadzić także szkolenia dla pracowników firmy z zakresu obsługi funkcjonujących w niej urządzeń i oprogramowania. Przedsiębiorstwo zatem zatrudniając na podstawie umowy o pracę wspólnika Spółki zrezygnowało równocześnie z korzystania z tego rodzaju usług innych firm zewnętrznych, aby zabezpieczyć źródło przychodu i nie generować dodatkowych kosztów. Pracownik, który podjął pracę na stanowisku Specjalisty ds. informatyki podjął równorzędnie studia z zakresu informatyki na zagranicznej uczelni.

Uzupełnienie wniosku

Wydatki związane ze sfinansowaniem studiów informatycznych pracownika zostaną pokryte z zasobów majątkowych Spółki oraz wydatki związane ze sfinansowaniem studiów informatycznych nie zostaną Spółce w jakikolwiek sposób zwrócone. Pracownik Spółki odbywający studia informatyczne nie jest członkiem rady nadzorczej, komisji rewizyjnej ani organu stanowiącego.

Istotne elementy opisu sprawy Wnioskodawca zawarł we własnym stanowisku wskazując, że przedmiotowe wydatki przyczynią się do świadczenia przez pracownika lepszej jakości usług na rzecz Spółki, które są niezbędne do prawidłowego jej funkcjonowania, jak również do świadczenia tego rodzaju usług dla innych firm

Pytanie

Czy wydatek poniesiony jako opłata za studia związane z dziedziną informatyki może stanowić koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej Spółki w sytuacji opisanej powyżej.

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Spółki poniesiony wydatek na studia informatyczne oraz odpowiednio udokumentowany zatrudnionego pracownika, który jest też wspólnikiem Spółki będzie stanowił koszt uzyskania przychodu, gdyż będzie on rzutował na osiągnięcie przychodu, a także na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodu. Tym samym studia na ww. kierunku przyczynią się do możliwości świadczenia lepszej jakości usług na rzecz Spółki niezbędnych do prawidłowego jej funkcjonowania oraz świadczenia tego rodzaju usług dla innych firm poszerzając tym samym zakres wykonywanej działalności, co przyczynić się może do uzyskania dodatkowych przychodów firmy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

W świetle powyższego przepisu, ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskiwaniem, bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

-    przeznaczenie wydatku - jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu,racjonalność i niezbędność oraz

-    potencjalną możliwość, analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek, przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W kosztach uzyskania przychodów można więc ująć każdy wydatek, który spełnia następujące warunki:

-    został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-    jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-    pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-    poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-    został właściwie udokumentowany,

-    nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać, że określone wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Nawiązując do definicji art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz omówienia znaczenia tego przepisu, należy zaznaczyć, że kosztami podatkowymi mogą być również tzw. „koszty pracownicze”. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają wymóg art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Koszty pracownicze obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.

Zgodnie z art. 17 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.):

W myśl art. 103¹§ 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 103⁴§ 1 i § 3 ww. ustawy:

Wskazane regulacje prawne oznaczają, że pracodawca powinien sprzyjać rozwojowi zawodowemu pracowników i nie ma przy tym obowiązku zawierania umowy obligującej pracownika do pozostania w zatrudnieniu. Dodatkowo, przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewidują wyłączeń przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z kształceniem pracowników.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że pracownik Spółki, zatrudniony na stanowisku Dyrektora oraz Specjalisty ds. informatyki, będący równocześnie wspólnikiem Spółki, podjął studia w zakresie informatyki. Do zadań pracownika należy: nadzorowanie i kontrola poprawności działania systemów informatycznych funkcjonujących w firmie, wprowadzanie nowych technologii informatycznych, weryfikacja potrzeb firmy w kontekście wdrożenia nowych systemów informatycznych oraz konserwacja sprzętu, organizowanie napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych, prowadzenie szkoleń dla pracowników firmy z zakresu obsługi funkcjonujących w niej urządzeń i oprogramowania. Wydatki związane ze sfinansowaniem studiów zostaną pokryte z zasobów majątkowych Spółki oraz nie zostaną Spółce w jakikolwiek sposób zwrócone.

Z powyższego wynika, że podjęte przez pracownika studia mają związek z jego zakresem obowiązków. Ponadto jak Państwo wskazali, Spółka zatrudniając na podstawie umowy o pracę wspólnika zrezygnowała z korzystania z tego rodzaju usług innych firm zewnętrznych a przedmiotowe wydatki przyczynią się do świadczenia przez pracownika lepszej jakości usług na rzecz Spółki, które są niezbędne do prawidłowego jej funkcjonowania, jak również do świadczenia tego rodzaju usług dla innych firm. Tym samym, w ocenie organu poniesione wydatki, w postaci opłaty za studia pracownika, można uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednakże z uwagi na fakt, że w analizowanym przypadku pracownik Spółki jest jednocześnie jej wspólnikiem, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 updop, w myśl którego:

W dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z wykonywaniem obowiązków w ramach umowy o pracę. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tę osobę fizyczną czynności określonych w umowie o pracę, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie przepis art. 16 ust. 1 pkt 38 updop nie będzie miał zastosowania, gdyż przedmiotowe wydatki (koszty sfinansowania studiów) można zakwalifikować, jako będące następstwem dwustronnych zobowiązań, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, jeśli spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 updop, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

W związku z powyższym wydatki z tytułu pokrycia kosztów studiów ponoszone przez Spółkę na rzecz pracownika mogą stanowić koszty uzyskania przychodów stosowanie do art. 15 ust. 1 updop.

Zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).