Temat interpretacji

W piśmie Spółki został sformułowany następujący stan faktyczny:

Spółka z o. o. do dnia 30.06.2004r. prowadziła działalność gospodarczą w (...), tj. w swojej siedzibie. Jak wyjaśnia Podatnik siedziba ta została wymieniona w umowie spółki. W dniu 30.06.2004r. Zarząd Spółki podjął uchwałęo przeniesieniu z dniem 01.07.2004r. siedziby z (...) do (...). Jednakże nie zwołano Zgromadzenia Wspólników, które podjęłoby uchwałę w formie aktu notarialnego, a co się z tym wiąże nie dokonano zgłoszenia zmian umowy w Krajowym Rejestrze Sądowym.

W oparciu o powyższy stan faktyczny Wnioskująca zapytuje:

1) Z jaką datą należy zmienić treść faktur Spółki: czy z datą podjęcia Uchwały przez Zgromadzenie Wspólników (30.06.2004r.), czy z datą faktycznej zmiany siedziby Spółki (01.07.2004r.), czy też z datą wydania postanowienia przez Sąd Rejonowy o zarejestrowaniu zmiany siedziby Spółki w KRS, a może z datą doręczenia tego postanowienia Spółce?

2) Z jaką datą należy podwyższyć wysokość kosztów uzyskania przychodów dla tych pracowników, którzy mieszkają w obrębie Suchego Lasu, a obecnie pracują poza tą miejscowością, czyli w Złotkowie oraz z jaką datą należy obniżyć koszty uzyskania przychodów tym pracownikom, którzy mieszkają w Złotkowie i od 01.07.2004r. nie muszą dojeżdżać do Suchego Lasu i ponosić z tego tytułu kosztów?

W przedstawionym stanie faktycznym zastosowanie znajdują następujące przepisy:

- art. 166 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 września 2000r. Kodeks spółek handlowych(Dz. U. z 2000r. Nr 94, poz. 1037 ze zm.), stanowiący, iż zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego powinno zawierać m. in. firmę, siedzibę i adres spółki;

- art. 168 ww. ustawy, w którym stanowi się, iż wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 166 § 1 i § 2 zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych;

- art. 255 § 1 ustawy Kodeks spółek handlowych, zgodnie z którym zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru;

- art. 256 § 1 i § 2 wyżej powołanej ustawy, stosownie do których, zmianę umowy spółki zarząd zgłasza do sądu rejestrowego. Równocześnie z wpisemo zmianie umowy należy wpisać do rejestru zmiany danych wymienionych w art. 166, jeżeli dane te podlegają wpisowi;

- art. 38 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 20 sierpnia 1997r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001r. Nr 17, poz. 209 ze zm.), stanowiący, że w dziale 1 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane: dla każdego podmiotu jego siedzibęi adres;

- § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 97, poz. 971), zgodnie z którym faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

- art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), w którym stanowi się, iż koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, w przypadku gdy: miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością,w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę - wynoszą 127 zł 82 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1533 zł 84 gr.

- art. 32 ust. 5 wyżej powołanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie.

Analiza powyższych przepisów oraz stanu faktycznego zaistniałego w sprawie, pozwala wywieść, iż generalnie obowiązuje zasada, że zmiana umowy spółki (dotycząca wszystkich jej postanowień zarówno obligatoryjnych, jak i fakultatywnych), wymaga dla swej ważności podjęcia uchwały w formie aktu notarialnego. Uchwaloną zmianę umowy spółki zarząd ma obowiązek zgłosić do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy. Zgłoszenie zmian danych następuje w trybie przewidzianym dla zgłaszania danych podlegających ujawnieniu w rejestrze, a takżew aktach rejestrowych. A zatem uchwała wspólników o zmianie umowy spółki wywołuje skutki dopiero od dnia jej zarejestrowania w sądzie rejestrowym. Ponieważ aktualnie obowiązujące przepisy podatkowe nie określają odrębnie od zasad prawa cywilnego terminu od kiedy należy stosować zmiany, przyjąć należy, iż nowy adres siedziby winien być uwidaczniany na dokumentach (np. fakturach) od momentu jego zarejestrowania, tj. wpisu do rejestru przedsiębiorców przez sąd rejestrowy.

Natomiast w zakresie możliwości i słuszności stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tutejszy organ podatkowy stoi na stanowisku, iż ww. koszty można stosować w przypadku pracowników, którzy złożyli oświadczenie, iż miejsce ich stałego lub czasowego zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy - rozumiany jako miejsce świadczenia pracy, a nie jako miejsce siedziby przedsiębiorstwa, oraz gdy pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Gdy podatnik takiego oświadczenia nie złoży, płatnik nie może naliczać kosztów podwyższonych. Jednakże nie oznacza to, iż podatnik utracił prawo do skorzystania z nich - podwyższone koszty przysługują nadal i podatnik może z nich skorzystać w rozliczeniu rocznym.

Jeżeli natomiast stan faktyczny wynikający ze złożonego przez podatnika oświadczenia uległ zmianie, jest on zobowiązany powiadomić o tym płatnika przed terminem wypłaty należności za ten miesiąc, w którym zmiana zaistniała.