Temat interpretacji

Czy w przypadku faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.; dalej: ustawa o pdop), Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 31 lipca 2015 r. (data wpływu do tut. BKIP 5 sierpnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku numerem 1) - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 sierpnia 2015 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami, które będą przechowywane w formie elektronicznej.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży karmy dla psów i kotów. Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również znaczną ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.

Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej paragony i bilety dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Spółka stosuje bowiem zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym, do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, w niektórych zaś przypadkach paragony fiskalne, bilety lub kilometrówki. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Działu Finansowego.

Jak wspominano powyżej, dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz paragonów i innych podobnych dokumentów (np. biletów) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości tych dokumentów w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów).

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1. Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur VAT, paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, służących, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki.
2. Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie podniesionego wydatku w momencie raportowania wydatku w systemie wewnętrznym Spółki (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za akceptację wydatków).
3. Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie przechowywany w formacie PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP.
4. Zeskanowane dokumenty będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to pracownik rozliczający wydatek, zaś potwierdza osoba aprobująca zwrot kosztów.
5. W każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także - zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
6. Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki, służącym do ewidencji wydatków pracowniczych (MobileExpense), w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
7. Zeskanowane dokumenty będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając numer pracownika, będzie można odnaleźć w systemie każdy zeskanowany dokument.
8. Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Finansów).
9. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków.
10. Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) będą niszczone.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przypadku faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.; dalej: ustawa o pdop), Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą... (pytanie oznaczone we wniosku numerem 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie uprawniony do zaliczenia wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów, wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, udokumentowanych za pomocą faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek) do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Oznacza to że, co do zasady, wszystkie wydatki które w sposób bezpośredni lub pośredni są związane z uzyskaniem przychodu, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

W świetle powyższego, za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:

• jest definitywny (rzeczywisty),
• został poniesiony przez podatnika w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,
• nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, zawierającym katalog wydatków nie mogących stanowić kosztów uzyskania przychodu,
• został właściwie udokumentowany.

Przyjmując zatem, że dany wydatek jest definitywny (rzeczywisty) i został poniesiony w celu uzyskania przychodów, ewentualnie zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a także nie został wymieniony w negatywnym katalogu zamieszczonym w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop, podatnik chcąc zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zobowiązany do zgromadzenia stosownej dokumentacji w odniesieniu do wydatku.

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o pdop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku, za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Przepisy ustawy o pdop nie przewidują szczególnej formy dokumentu, który stanowi podstawę uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przyjmuje się zatem, że wydatki o charakterze kosztów podatkowych powinny być dokumentowane zgodnie z odrębnymi przepisami.

Te odrębne przepisy to ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r., nr 177 poz. 1054 ze zm.; dalej: ustawa o VAT), ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.; dalej: ustawa o rachunkowości), a także przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.; dalej: Ordynacja podatkowa).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe regulacje są jedynymi przepisami w zakresie VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników (przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych dokumentów nie jest w ogóle przedmiotem regulacji VAT).

W praktyce, przepisy art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zobowiązują więc do:

• przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
• przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
• zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur,
• zapewnienia integralności treści faktur oraz
• zapewnienia czytelności tych faktur

-od momentu wystawienia lub otrzymania danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do tej faktury.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki - o ile powyższe wymogi zostały zachowane - brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem:

1. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
2. przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
3. przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
4. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka zauważa, że procedura którą zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni dopełnienie powyższych wymogów. Procedura ta pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez fakt, że Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania/fotografowania faktur.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie dopełniony.

Ponadto, Spółka zwraca uwagę, że z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kllometrówek) nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów o VAT, brak jest restrykcji w tym zakresie. Konsekwentnie, również w przypadku tych dokumentów dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

W zakresie przepisów ustawy o rachunkowości, należy zauważyć, że nie zabraniają one możliwości przechowywania faktur i innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych zostały określone w art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione:
• korygujące poprzednie zapisy;
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Z kolei przepis art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje jakie elementy powinien zawierać dokument mogący stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zgodnie z tym przepisem, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej:
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został, sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W świetle powyższego należy uznać, że dowód księgowy, który jest właściwą podstawą do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Spółka zauważa ponadto, że przepisy ustawy o rachunkowości wymagają aby dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Przepisy te nie zawierają natomiast żadnych regulacji ograniczających sposób przechowywania dokumentów jako dowodów księgowych. Dlatego też, należy przyjąć, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) w formie elektronicznej jest dopuszczalne również w świetle przepisów ustawy o rachunkowości.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 § 1 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Spółka zauważa, że użyte przez ustawodawcę sformułowanie w szczególności wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Spółka zauważa, że zarówno ustawa o pdop, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Jedyne przepisy dotyczące tej kwestii zostały zamieszczone w ustawie o VAT. W tym zakresie Spółka podkreśla, że procedura przechowywania dokumentów otrzymanych w formie papierowej (w tym przede wszystkim faktur) w formie elektronicznej, którą Spółka zamierza wprowadzić, będzie zapewniała dopełnienie wszystkich warunków określonych w ustawie o VAT.

Zdaniem Spółki, w świetle powołanych powyżej regulacji, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie (z zastrzeżeniem dopełnienia warunków określonych w ustawie o VAT w odniesieniu do faktur). Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za nie mogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Wniosek ten znajduje dodatkowe uzasadnienie w przepisach Ordynacji podatkowej. Zgodnie bowiem z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podobne stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

• interpretacja wydana 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPBI/2/423-1433/14/KP;
• interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPBI/2/423-1429/14/JP;
• interpretacja wydana 22 lutego 2012 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPB4/423-46/11-4/MC.

W świetle powyższego, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, udokumentowanych za pomocą faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, kilometrówek) do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie w szczególności wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku numerem 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 520 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach