Temat interpretacji

Czy służbowy wyjazd pracownika zatrudnionego w siedzibie, w godzinach pracy a przemieszczającego się pomiędzy oddziałami położonymi poza miejscowością zatrudnienia, musi być udokumentowany delegacją, aby koszty paliwa stanowiły koszt uzyskania przychodu?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 26 listopada 2014 r. (data wpływu 2 grudnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie sposobu kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów wydatków na paliwo do samochodów służbowych będących własnością Spółki - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 2 grudnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków paliwo do samochody służbowych będące własnością Spółki.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca Spółka prowadzi działalność gospodarczą w siedzibie oraz w oddziałach na terenie jednego województwa oraz sąsiadującego, polegającą na sprzedaży samochodów, części, świadczy usługi naprawy pojazdów.

W ramach swojej działalności wykorzystuje samochody służbowe a pracownicy posiadający jako miejsce zatrudnienia siedzibę firmy, przemieszczają się w celach służbowych pomiędzy oddziałami w godzinach pracy.

Samochody posiadają ewidencję przebiegu pojazdów, w której zapisywane są przez osoby użytkujące samochód wszystkie wyjazdy służbowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy służbowy wyjazd pracownika zatrudnionego w siedzibie, w godzinach pracy a przemieszczającego się pomiędzy oddziałami położonymi poza miejscowością zatrudnienia, musi być udokumentowany delegacją, aby koszty paliwa stanowiły koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, pracownik przemieszczający się w godzinach pracy pomiędzy oddziałami spółki, znajdującymi się poza miejscowością zatrudnienia wykonuje podróż służbową, więc niezależnie od tego, czy podróż odbywa się w godzinach pracy lub poza należy wystawić delegację, aby koszty paliwa stanowiły koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Na wstępie należy stwierdzić, że postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej jest postępowaniem odrębnym od postępowania podatkowego, czy też kontrolnego, w których organ podatkowy zobowiązany jest do przeprowadzenia postępowania dowodowego, w którym bada okoliczności danej sprawy. W przypadku wydawania interpretacji indywidualnej organ podatkowy jest związany treścią przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, które stanowią podstawę do wydania interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego, w ramach tego postępowania właściwy organ nie może jednak dokonywać weryfikacji przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, gdyż wykraczałoby to poza zakres przedmiotowego postępowania.

W odniesieniu do kwestii wyznaczonej zakresem pytania sformułowanego we wniosku oraz przepisów prawa podatkowego będących przedmiotem interpretacji indywidualnej, tj. art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (część E.3, poz. 61 druk ORD-IN) podnieść należy, że w przypadku używania samochodu na cele prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej należy mieć na uwadze przede wszystkim ogólne zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na jego eksploatację, zaś o sposobie rozliczenia w kosztach firmowych wydatków ponoszonych na zakup paliwa do samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej decyduje nie tylko rodzaj pojazdu, ale również tytuł prawny do jego użytkowania.

Kwestię kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów normują przepisy art. 15 i 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, ze zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z przepisu tego wynika zatem, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowym z przychodami (tzn. wydatki takie są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, ponieważ w rezultacie ich poniesienia podatnik może oczekiwać zwiększenia swoich przychodów), w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Co istotne również, muszą być to wydatki, dzięki którym podatnik może osiągnąć przychód podlegający opodatkowaniu.

Enumeratywnie wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy katalog kosztów niestanowiących kosztów podatkowych nie oznacza bowiem, że inne koszty w nim nie wymienione tymi kosztami nie mogą być. W takim przypadku należy badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodów (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).

W szczególności, część spośród nich prowadzi do bezwzględnego wyłączenia określonych rodzajów kosztów z kategorii kosztów podatkowych, część służy limitowaniu wysokości rozpoznawanych przez podatników rodzajów kosztów uzyskania przychodów (uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych wartości przewyższających ustalony przez ustawodawcę poziom wydatków), część przesunięciu momentu rozpoznawania określonych kosztów, wykluczeniu ich związku albo powiązaniu ich z konkretnym przychodem lub momentem podatkowym.

I tak, wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią co do zasady koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Zgodnie z zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Kolejne ograniczenie wynika wprost z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zatem podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych wydatki na eksploatację samochodów osobowych niestanowiących składników ich majątku zobowiązani są do rozliczania wydatków na zakup paliwa do tych aut w ramach limitu tzw. kilometrówki ustalanej na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten ustala sposób dokumentowania limitowanych wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 30 i pkt 51 ustawy i kalkulacje takiego limitu, po przekroczeniu którego wydatki takie nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Odnosząc powyższe do analizowanej sprawy ponoszonych wydatków na paliwo do samochodów służbowych, którymi pracownicy przemieszczają się w celach służbowych pomiędzy oddziałami wyjaśnić należy, że fakt sposobu dokumentowania poniesienia danego wydatku w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie jest przesłanką pozwalającą na uznanie, że spełnia on dyrektywę celowości wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy.

Co prawda, w celu udokumentowania kosztów podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl bowiem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Jednakże zasady kwalifikacji do kosztów uzyskania przychodów (poza ustawowymi w tym względzie wyjątkami) należy dokonywać w oparciu o postanowienia w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Natomiast kwestia obowiązku dokumentowania, wystawienia bądź nie wystawienia, tzw. delegacji (podróż służbowa związana jest z delegacją (oddelegowaniem) pracownika do wykonania pewnego zadania) nie ma znaczenia dla prawidłowości kwalifikacji wydatków do kosztów uzyskania przychodów z punktu widzenia tego przepisu zatem stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z własnego stanowiska, które nie zostały objęte pytaniem nie mogły być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji
podatkowej rozpatrzone. Organ wydając przedmiotową interpretację indywidualną wskazał zakres i sposób zastosowania norm prawa podatkowego ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w odniesieniu do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego oraz postawionego pytania. Jednocześnie ocenił stanowisko Wnioskodawcy pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Co do zasady bowiem przedmiotem interpretacji indywidualnych wydawanych na podstawie art. 14b Ordynacji jest sam przepis prawa podatkowego.

Podkreślić również należy, że niniejsza interpretacja została wydana w oparciu o przedstawione we wniosku stan faktyczny, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.

Stanowisko

nieprawidłowe

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy