Temat interpretacji

możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesionych w celu realizacji umowy o zarządzanie kontraktem przez osobę fizyczną

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 08.05.2013 r. (data wpływu 10.05.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesionych w celu realizacji umowy o zarządzanie kontraktem przez osobę fizyczną - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 10.05.2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesionych w celu realizacji umowy o zarządzanie kontraktem przez osobę fizyczną.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, będący spółką akcyjną prowadzącą działalność o profilu informatyczno-technologicznym, zamierza zawrzeć z osobą fizyczną umowę o zarządzanie kontraktem. Na podstawie umowy o zarządzanie Spółka powierzy osobie fizycznej zarządzanie strategicznym dla Spółki kontraktem na realizację określonej inwestycji. Na podstawie umowy o zarządzenie kontraktem osoba fizyczna, posiadająca wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu realizowanego kontraktu (w tym przypadku IT, nowych technologii, oraz ITS - Inteligentne Systemy Transportowe) będzie:

• sprawowała kierownictwo i nadzór nad realizacją inwestycji,
• reprezentowała Spółkę przed inwestorem, podwykonawcami i dostawcami,
• kierowała pracami pracowników Spółki,
• koordynowała prace wielu podwykonawców i dostawców biorących udział w realizacji kontraktu,
• dbała, aby obowiązki nałożone na Spółkę były wykonywane terminowo i należycie,
• opracowywała z zarządem Spółki plany działania w obszarze kontraktu,
• nadzorowała merytorycznie dokumentację tworzoną w ramach realizacji inwestycji,
• wnioskowała o zawieranie przez Spółkę niezbędnych umów w zakresie nabywania towarów i usług na potrzeby realizacji inwestycji,
• minimalizowała koszty realizacji inwestycji, zgłaszała Spółce z wyprzedzeniem wszelkie zagrożenia i ryzyka związane z realizacją inwestycji.

Powierzenie osobie fizycznej - posiadającej wiedzę i doświadczenie w obszarze realizowanego kontraktu - zarządzania strategicznym dla Spółki kontraktem ma na celu doprowadzenie do sprawnej, terminowej jego realizacji zgodnie z oczekiwaniami inwestora i zminimalizowanie ryzyka (w szczególności finansowego) po stronie Spółki, które może powstać, np. z tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej lub naliczonych przez inwestora kar umownych za opóźnienia lub wady realizowanej inwestycji lub inne przypadki niewłaściwego realizowania kontraktu, które opisane są w kontrakcie z inwestorem.

Umowa o zarządzanie zobowiązuje osobę fizyczną do:

• szczególnej dbałości o interesy Spółki oraz do wykonywania powierzonych zadań, celów i obowiązków ze szczególną starannością,
• osobistego świadczenia usług (osoba fizyczna nie może powierzyć wykonania zadań wynikających z kontraktu osobie trzeciej bez pisemnej zgody Spółki),
• przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Umowa o zarządzanie będzie przewidywała m.in:

• szczegółowy zakres praw i obowiązków osoby fizycznej realizującej umowę o zarządzanie kontraktem,
• ograniczenie w zakresie uprawnień do reprezentowania Spółki poprzez ograniczenie zaciągania przez osobę fizyczną zobowiązań w imieniu Spółki do określonej kwoty, powyżej której wymagana będzie uprzednia, pisemna zgoda Spółki,
• odpowiedzialność osoby fizycznej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o zarządzanie na zasadach ogólnych, z ograniczeniem odpowiedzialności do określonej w umowie kwoty (z wyłączeniem przypadków wyrządzenia szkody z winy umyślnej, naruszenia zakazu konkurencji i naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, w których ograniczenie kwotowe odpowiedzialności nie obowiązuje),
• realizację przez osobę fizyczną prac w ramach realizacji umowy o zarządzanie w czasie i miejscu przez nią określonym (z uwzględnieniem rozmiarów i rodzaju powierzonych zadań oraz specyfiki kontraktu), przy czym Spółka może żądać, aby osoba fizyczna uzgadniała z nią miejsce i sposób wykonywania umowy o zarządzanie oraz zlecać jej w ramach umowy wyjazdy krajowe i zagraniczne związane z realizacją inwestycji; umowa może być także wykonywana z każdego miejsca z dostępem do sieci Internetowej;
• obowiązek zachowania tajemnicy oraz sankcje za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa,
• zakaz konkurencji oraz sankcje za jego naruszenie,
• okres i warunki wypowiedzenia umowy,
• miesięczne ryczałtowe wynagrodzenie osoby fizycznej za świadczenie usług zarządzania kontraktem oraz premię po zakończeniu kontraktu, jeżeli zostanie on zakończony terminowo, zgodnie z warunkami kontraktu i bez zastrzeżeń ze strony inwestora oraz bez kar umownych i odszkodowań nałożonych na Spółkę,
• zapis, zgodnie z którym w celu wykonywania umowy o zarządzanie kontraktem osobie fizycznej zostanie zapewniona możliwość wykonywania umowy w siedzibie Spółki lub jej oddziałach oraz zostanie udostępniony: służbowy samochód osobowy, komputer (laptop), telefon komórkowy, będące własnością Spółki, a Spółka będzie pokrywała koszty eksploatacji ww. samochodu (w tym koszty paliwa) i sprzętu (w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych oraz koszty noclegów (np. hotelu) osoby fizycznej, poniesione w związku z realizacją umowy o zarządzanie kontraktem. Umowa będzie wyraźnie przewidywała, że udostępnienie ww. mienia Spółki oraz zwrot kosztów eksploatacyjnych, kosztów noclegów, przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych będzie następowało wyłączenie w związku i na potrzeby realizacji umowy o zarządzanie kontraktem, a nie na cele prywatne. Zwrot poniesionych przez osobę fizyczną kosztów będzie następował na podstawie stosownych dokumentów uwzględniających rodzaj i zakres poniesionych wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy koszty Spółki poniesione na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego, w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego, w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki, udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesione w celu realizacji umowy o zarządzanie przez osobę fizyczną, będą stanowiły dla Spółki koszty uzyskania przychodów...
2. Czy nieodpłatne udostępnienie osobie fizycznej mienia Spółki w postaci samochodu służbowego, komputera (laptopa), telefonu komórkowego, powierzchni biurowej w siedzibie lub oddziale Spółki w celu wykonywania kontraktu o zarządzanie, a także wydatki poniesione przez osobę zarządzającą, w związku z wykonywaniem powierzonych mu obowiązków na eksploatację sprzętu (w tym paliwo, rozmowy telefoniczne), koszty noclegów (hotel), przejazdów (bilety kolejowe, lotnicze) krajowych i zagranicznych, zwrócone lub zapłacone bezpośrednio przelewem przez Spółkę na podstawie stosownych dokumentów finansowych, stanowią dodatkowy przychód osoby zarządzającej i należy je doliczyć do przychodu podatnika, od którego Wnioskodawca jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych...

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie Nr 1 dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesionych w celu realizacji umowy o zarządzanie kontraktem przez osobę fizyczną.

Wniosek odnośnie pytania Nr 2 dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych został rozpatrzony w odrębnej interpretacji indywidualnej.

Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszone koszty w postaci:

• wydatków i opłat na powierzchnię biurową w siedzibie Spółki lub jej oddziale,
• wydatków na eksploatację służbowego samochodu i sprzętu (w tym koszty paliwa i rozmów telefonicznych),
• koszty amortyzacji sprzętu,
• wydatki ponoszone w związku z zobowiązaniem Spółki do pokrywania kosztów przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych oraz koszty noclegów (np. hotelu) osoby fizycznej ponoszone w związku z realizacją umowy o zarządzanie kontraktem Spółki przez osobę fizyczną,

stanowią koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.; dalej: updop).

Zdaniem Wnioskodawcy ww. sprzęt, samochód osobowy mogą być także amortyzowane w Spółce.

Zgodnie z przepisem 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.; dalej: updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Aby dany wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać następujące warunki: powinien być rzeczywiście (definitywnie) poniesiony przez podatnika, nie może znajdować się w określonym w art. 16 updop katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, powinien pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, winien zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów i być udokumentowany.

W celu zakwalifikowania danego wydatku do kosztów podatkowych należy zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem, zwiększeniem bądź tez możliwością powstania przychodu. Kosztami uzyskania przychodów mogą być wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zmierzającą do stworzenia, zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów. Kosztami będą także wydatki poniesione z zamiarem zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby przynosiło ono przychody także w przyszłości. Pomiędzy wydatkami a przychodami musi istnieć związek przyczynowy.

W ocenie Spółki niezbędne dla realizowania każdego kontraktu, a w szczególności dużych kontraktów angażujących wiele osób, podwykonawców i dostawców, jest prowadzenie w odpowiedni sposób zarządzania, nadzoru i koordynacji nad realizacją kontraktu. Dla efektywnej realizacji kontraktu Spółka w sytuacji, gdy uzna to za konieczne, jest uprawniona do zlecenia osobie posiadającej odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i doświadczenie w tym zakresie, usług zarządzania kontraktem. Usługi świadczone przez ww. osobą przyczynią się w bezpośredni sposób na uzyskanie przez Spółkę przychodu z realizacji inwestycji.

Spółka będzie ponosiła koszty na rzecz podmiotu zarządzającego strategicznym dla Spółki kontraktem. Umowa o zarządzanie kontraktem ma doprowadzić do sprawnego, terminowego zrealizowania kontraktu zgodnie z wymogami inwestora w celu osiągnięcia przez Spółkę przychodu z realizacji tego kontraktu oraz zminimalizować ryzyko związane z ewentualną odpowiedzialnością odszkodowawczą i karami umownymi, uregulowanymi w kontrakcie na realizację inwestycji, tj. ma na celu zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodu Spółki.

W ocenie Spółki obowiązki wykonywane przez osobę fizyczną na podstawie kontraktu o zarządzanie w postaci kierowania realizacją Inwestycji, reprezentowania Spółki przed inwestorem, podwykonawcami i dostawcami, kierowania pracami pracowników Spółki, koordynowania prac wielu podwykonawców i dostawców biorących udział w realizacji kontraktu, dbania, aby obowiązki nałożone na Spółkę były wykonywane terminowo i należycie, opracowywania z zarządem Spółki planów działania w obszarze kontraktu, nadzorowania merytorycznie dokumentacji tworzonej w ramach realizacji inwestycji, wnioskowania o zawieranie przez Spółkę niezbędnych umów w zakresie nabywania towarów i usług na potrzeby realizacji inwestycji, minimalizowania kosztów realizacji inwestycji, zgłaszania Spółce z wyprzedzeniem wszelkich zagrożeń i ryzyk związanych z realizacją kontraktu, bezpośrednio wpływają na uzyskanie przez Spółkę przychodu z realizacji inwestycji.

W tej sytuacji, zdaniem Spółki, zarówno wynagrodzenie miesięczne i premia wypłacane osobie zarządzającej, jak i koszty i opłaty ponoszone przez Spółkę na eksploatację powierzchni biurowej, eksploatację służbowego samochodu i sprzętu (w tym koszty paliwa i koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, koszty przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych oraz koszty noclegów (np. hotelu) osoby fizycznej wykonującej umowę o zarządzanie, stanowią na podstawie art. 15 ust. 1 updop koszty uzyskania przychodu Spółki.

Wszelkie ww. koszty ponoszone są w związku z realizacją przez osobę fizyczną umowy o zarządzanie kontraktem Spółki i w celu jej realizacji. Świadczone przez osobę zarządzającą kontraktem usługi mają zatem bezsprzecznie wpływ na powstanie przychodu Spółki, a pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem będzie istniał również bezpośredni związek przyczynowy.

Wobec powyższego, w świetle przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego, zdaniem Wnioskodawcy należy stwierdzić, iż koszty wymienione powyżej, ponoszone przez Spółkę są celowe, a tym samym spełniają przesłanki określone w cytowanym powyżej art. 15 ust. 1 updop i stanowią koszt podatkowy Spółki.

Ponadto, Spółka ma możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od udostępnionych osobie fizycznej środków, jeżeli są one wykorzystywane w celu realizacji umowy o zarządzanie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesionych w celu realizacji umowy o zarządzanie kontraktem przez osobę fizyczną - uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Gramatyczna wykładnia tego przepisu prowadzi do wniosku, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny, co wiąże się z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny prawnej poniesionego przez podatnika wydatku. Wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu. Kosztem uzyskania przychodów będą zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione, jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Zauważyć należy, iż zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych w przywołanym art. 15 ust. 1 nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Najwłaściwsza i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwa1ifkaeja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz

• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

Zatem, z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że aby wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszty uzyskania przychodu, muszą być one poniesione w sposób celowy. Podatnik podejmując decyzję o dokonaniu wydatku, powinien być przeświadczony o racjonalności wydatkowania środków finansowych z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330).

Obowiązkiem podatników jest więc wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Dowody zgromadzone przez podatnika powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki. O związku takim można mówić, gdy wydatek bezpośrednio wpływa na osiągnięcie konkretnego przychodu. Nie zawsze jednak poniesiony wydatek, choć pozostaje niewątpliwie w związku z prowadzoną działalnością, można powiązać z konkretnym przychodem. Istnieją bowiem wydatki, które tylko pośrednio pozostają w związku gospodarczym z przychodem.

Zgodnie z opisanym we wniosku zdarzeniem przyszłym Wnioskodawca będący spółką akcyjną prowadzącą działalność o profilu informatyczno-technologicznym, zamierza zawrzeć z osobą fizyczną umowę o zarządzanie kontraktem. Na podstawie umowy o zarządzanie Spółka powierzy osobie fizycznej zarządzanie strategicznym dla Spółki kontraktem na realizację określonej inwestycji. Na podstawie umowy o zarządzenie kontraktem osoba fizyczna, posiadająca wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu realizowanego kontraktu (w tym przypadku IT, nowych technologii, oraz ITS - Inteligentne Systemy Transportowe) będzie:

• sprawowała kierownictwo i nadzór nad realizacją inwestycji,
• reprezentowała Spółkę przed inwestorem, podwykonawcami i dostawcami,
• kierowała pracami pracowników Spółki,
• koordynowała prace wielu podwykonawców i dostawców biorących udział w realizacji kontraktu,
• dbała, aby obowiązki nałożone na Spółkę były wykonywane terminowo i należycie,
• opracowywała z zarządem Spółki plany działania w obszarze kontraktu,
• nadzorowała merytorycznie dokumentację tworzoną w ramach realizacji inwestycji,
• wnioskowała o zawieranie przez Spółkę niezbędnych umów w zakresie nabywania towarów i usług na potrzeby realizacji inwestycji,
• minimalizowała koszty realizacji inwestycji, zgłaszała Spółce z wyprzedzeniem wszelkie zagrożenia i ryzyka związane z realizacją inwestycji.

Wnioskodawca zaznaczył, że powierzenie osobie fizycznej - posiadającej wiedzę i doświadczenie w obszarze realizowanego kontraktu - zarządzania strategicznym dla Spółki kontraktem ma na celu doprowadzenie do sprawnej, terminowej jego realizacji zgodnie z oczekiwaniami inwestora i zminimalizowanie ryzyka (w szczególności finansowego) po stronie Spółki, które może powstać, np. z tytułu odpowiedzialności odszkodowawczej lub naliczonych przez inwestora kar umownych za opóźnienia lub wady realizowanej inwestycji lub inne przypadki niewłaściwego realizowania kontraktu, które opisane są w kontrakcie z inwestorem.

W treści wniosku wskazano, że umowa o zarządzanie zobowiązuje osobę fizyczną do:

• szczególnej dbałości o interesy Spółki oraz do wykonywania powierzonych zadań, celów i obowiązków ze szczególną starannością,
• osobistego świadczenia usług (osoba fizyczna nie może powierzyć wykonania zadań wynikających z kontraktu osobie trzeciej bez pisemnej zgody Spółki),
• przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Wnioskodawca wskazał, że umowa o zarządzanie będzie przewidywała m.in:

• szczegółowy zakres praw i obowiązków osoby fizycznej realizującej umowę o zarządzanie kontraktem,
• ograniczenie w zakresie uprawnień do reprezentowania Spółki poprzez ograniczenie zaciągania przez osobę fizyczną zobowiązań w imieniu Spółki do określonej kwoty, powyżej której wymagana będzie uprzednia, pisemna zgoda Spółki,
• odpowiedzialność osoby fizycznej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy o zarządzanie na zasadach ogólnych, z ograniczeniem odpowiedzialności do określonej w umowie kwoty (z wyłączeniem przypadków wyrządzenia szkody z winy umyślnej, naruszenia zakazu konkurencji i naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, w których ograniczenie kwotowe odpowiedzialności nie obowiązuje),
• realizację przez osobę fizyczną prac w ramach realizacji umowy o zarządzanie w czasie i miejscu przez nią określonym (z uwzględnieniem rozmiarów i rodzaju powierzonych zadań oraz specyfiki kontraktu), przy czym Spółka może żądać, aby osoba fizyczna uzgadniała z nią miejsce i sposób wykonywania umowy o zarządzanie oraz zlecać jej w ramach umowy wyjazdy krajowe i zagraniczne związane z realizacją inwestycji; umowa może być także wykonywana z każdego miejsca z dostępem do sieci Internetowej;
• obowiązek zachowania tajemnicy oraz sankcje za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa,
• zakaz konkurencji oraz sankcje za jego naruszenie,
• okres i warunki wypowiedzenia umowy,
• miesięczne ryczałtowe wynagrodzenie osoby fizycznej za świadczenie usług zarządzania kontraktem oraz premię po zakończeniu kontraktu, jeżeli zostanie on zakończony terminowo, zgodnie z warunkami kontraktu i bez zastrzeżeń ze strony inwestora oraz bez kar umownych i odszkodowań nałożonych na Spółkę,
• zapis, zgodnie z którym w celu wykonywania umowy o zarządzanie kontraktem osobie fizycznej zostanie zapewniona możliwość wykonywania umowy w siedzibie Spółki lub jej oddziałach oraz zostanie udostępniony: służbowy samochód osobowy, komputer (laptop), telefon komórkowy, będące własnością Spółki, a Spółka będzie pokrywała koszty eksploatacji ww. samochodu (w tym koszty paliwa) i sprzętu (w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych oraz koszty noclegów (np. hotelu) osoby fizycznej, poniesione w związku z realizacją umowy o zarządzanie kontraktem. Umowa będzie wyraźnie przewidywała, że udostępnienie ww. mienia Spółki oraz zwrot kosztów eksploatacyjnych, kosztów noclegów, przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych będzie następowało wyłączenie w związku i na potrzeby realizacji umowy o zarządzanie kontraktem, a nie na cele prywatne. Zwrot poniesionych przez osobę fizyczną kosztów będzie następował na podstawie stosownych dokumentów uwzględniających rodzaj i zakres poniesionych wydatków.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego, że Wnioskodawca będzie ponosił koszty na rzecz podmiotu zarządzającego strategicznym dla Spółki kontraktem. Spółka wskazała, że umowa o zarządzanie kontraktem ma doprowadzić do sprawnego, terminowego zrealizowania kontraktu zgodnie z wymogami inwestora w celu osiągnięcia przez Spółkę przychodu z realizacji tego kontraktu oraz zminimalizować ryzyko związane z ewentualną odpowiedzialności odszkodowawczą i karami umownymi, uregulowanymi w kontrakcie na realizację inwestycji, tj. ma na celu zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodu Spółki.

W ocenie tut. Organu, niezbędne dla funkcjonowania każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie w odpowiedni sposób jego spraw (zarządzanie). Tak więc logiczne jest, iż dla efektywnego działania, Spółka - w sytuacji gdy uzna to za konieczne - zleci zarządzanie strategicznym dla Spółki kontraktem na realizację określonej inwestycji osobie fizycznej posiadającej odpowiednie kwalifikacje w tym zakresie.

Ponoszone w związku z tym koszty związane będą z utrzymaniem i eksploatacją wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki, udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesione w celu realizacji umowy o zarządzanie przez osobę fizyczną.

Dla Wnioskodawcy obowiązki wykonywane przez osobę fizyczną na podstawie kontraktu o zarządzanie w postaci kierowania realizacją Inwestycji, reprezentowania Spółki przed inwestorem, podwykonawcami i dostawcami, kierowania pracami pracowników Spółki, koordynowania prac wielu podwykonawców i dostawców biorących udział w realizacji kontraktu, dbania, aby obowiązki nałożone na Spółkę były wykonywane terminowo i należycie, opracowywania z zarządem Spółki planów działania w obszarze kontraktu, nadzorowania merytorycznie dokumentacji tworzonej w ramach realizacji inwestycji, wnioskowania o zawieranie przez Spółkę niezbędnych umów w zakresie nabywania towarów i usług na potrzeby realizacji inwestycji, minimalizowania kosztów realizacji inwestycji, zgłaszania Spółkę z wyprzedzeniem wszelkich zagrożeń i ryzyk związane z realizacją kontraktu, bezpośrednio wpływają na uzyskanie przez Spółkę przychodu z realizacji Inwestycji.

Wobec powyższego, w świetle opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że wydatki:

• związane z korzystaniem z powierzchni biurowej w siedzibie Spółki lub jej oddziale,
• na eksploatację służbowego samochodu i sprzętu (w tym koszty paliwa i rozmów telefonicznych),
• koszty amortyzacji sprzętu,
• wydatki ponoszone w związku z zobowiązaniem Spółki do pokrywania kosztów przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych oraz koszty noclegów (np. hotelu) osoby fizycznej ponoszone w związku z realizacją umowy o zarządzanie kontraktem Spółki przez osobę fizyczną,

będą stanowiły koszty uzyskania przychodów Spółki, jeżeli będzie mogła ona udowodnić na podstawie zgromadzonych dokumentów służbowy charakter korzystania z tych środków.

Nadmienić jednak trzeba, że w sytuacji, gdy Spółka nie będzie w stanie udowodnić służbowego charakteru wydatków, tj. że przedmiotowe wydatki poniesione zostały w celu uzyskania przychodów zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów.

Koszty udostępnienia i eksploatacji m.in. samochodu, czy też telefonu na cele inne, niż związane z realizacją umowy o zarządzanie kontraktem Spółki, nie stanowią wydatków związanych z działalnością Spółki i nie wykazują związku przyczynowo-skutkowego z osiąganym przez nią przychodem.

Należy zaznaczyć, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów - w oparciu o zgromadzone dowody - jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu (zabezpieczeniem źródła przychodów).

Jak wykazano powyżej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest przy tym jego właściwie udokumentowanie.

Biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz przywołane powyżej przepisy prawa w rozpatrywanej sprawie należy stwierdzić, że zarówno wynagrodzenie miesięczne i premia wypłacane osobie zarządzającej, jak i koszty i opłaty ponoszone przez Spółkę na eksploatację powierzchni biurowej, eksploatację służbowego samochodu i sprzętu (w tym koszty paliwa i koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, koszty przejazdów (przelotów) krajowych i zagranicznych oraz koszty noclegów (np. hotelu) osoby fizycznej wykonującej umowę o zarządzanie, wypełniają dyspozycję art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zatem mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych Spółki.

Wszelkie ww. koszty ponoszone są w związku z realizacją przez osobę fizyczną umowy o zarządzanie kontraktem Spółki i w celu jej realizacji. Świadczone przez osobę zarządzającą kontraktem usługi mają zatem wpływ na powstanie przychodu Spółki, a pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem będzie istniał również bezpośredni związek przyczynowy.

Zatem stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków na utrzymanie i eksploatację wydanego osobie zarządzającej sprzętu (samochodu służbowego - w tym koszty paliwa, komputera, telefonu komórkowego - w tym koszty rozmów telefonicznych), koszty amortyzacji sprzętu, wydatki i opłaty na powierzchnię biurową w siedzibie lub oddziale Spółki udostępnioną osobie zarządzającej oraz koszty poniesione jako zwrot wydatków za przejazdy, przeloty (krajowe i zagraniczne), noclegi, poniesionych w celu realizacji umowy o zarządzanie kontraktem przez osobę fizyczną, należało uznać za prawidłowe.

Końcowo zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja indywidualne wydana została w zakresie wyznaczonym przez sformułowane przez Spółkę pytanie.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, iż pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).

Dokonując interpretacji indywidualnej Organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Organ nie rozstrzyga o zindywidualizowanych obowiązkach podatkowych strony, gdyż może to nastąpić w ramach przeprowadzonego postępowania podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 2 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie