Temat interpretacji

Podatek dochodowy od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz.770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej przedstawione we wniosku z dnia 19 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 24 października 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) jest osobą prawną posiadającą siedzibę w Polsce. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka wysyła swoich pracowników w podróże służbowe (krajowe i zagraniczne), podczas których ponoszą oni szereg wydatków związanych z wykonywanymi czynnościami służbowymi, obejmujących m.in. koszty przejazdów (w tym taksówkami) oraz noclegów. Przedmiotowe wydatki, co do zasady, dokumentowane są za pomocą szeregu dokumentów obejmujących m.in. paragony fiskalne, faktury imienne wystawiane na osobę odbywającą podróż służbową, bilety parkingowe, bilety komunikacji miejskiej, dowody uiszczenia opłaty za przejazd autostradą i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z podróżą służbową, niestanowiące faktury VAT wystawionej na Spółkę (dalej razem: Dokumenty). Otrzymane Dokumenty pracownicy Spółki opisują poprzez umieszczenie na nich swoich danych i podpisu, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku (np. poprzez wskazanie nazwy projektu, z którym poniesienie danego wydatku miało związek).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowym jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym zalicza Ona do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki ponoszone przez pracowników Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych, które potwierdzone są za pomocą przedstawionych w zdarzeniu przyszłym Dokumentów...

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez pracowników Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych, które potwierdzone są za pomocą Dokumentów opisanych poprzez umieszczenie na nich danych i podpisu pracownika, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku, stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Ponadto zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do odliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle powyższych przepisów, za wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów można uznać odpowiednio udokumentowany wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zdaniem Spółki, nie budzi wątpliwości związek wydatków ponoszonych przez pracowników Spółki w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, takich jak koszty przejazdów (w tym taksówkami) oraz noclegów. Przedmiotowe wydatki ponoszone są w trakcie podróży służbowych, w które oddelegowywani są pracownicy Spółki i mają pośredni związek z przychodami osiąganymi przez Spółkę, jak również zachowywaniem oraz zabezpieczaniem źródeł przychodów. Należy jednocześnie zaznaczyć, iż przedmiotowe wydatki (obejmujące m.in. wydatki na przejazdy oraz noclegi) nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym, w opinii Spółki, elementem rozstrzygającym o możliwości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest, co do zasady, ich prawidłowe udokumentowanie.

Ponieważ przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają przepisów regulujących sposób prowadzenia ewidencji rachunkowej, zdaniem Spółki do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, niewymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i udokumentowany zgodnie z odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Pomocniczo Spółka pragnie wskazać na przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.; dalej: UOR), która określa zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej przez podatników.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UOR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, w myśl art. 20 ust. 2 UOR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

1. zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 UOR.

Ponadto, zgodnie z art. 20 ust. 4 UOR, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Dodatkowo zgodnie z art. 21 ust. 1 UOR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 1a UOR, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6 UOR, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Mając na uwadze przytoczone powyżej przepisy UOR należy wskazać, iż ustawodawca nie określa zamkniętego katalogu dopuszczalnych rozwiązań technicznych dokumentowania kosztów, wskazuje jedynie wymogi jakie dowody księgowe muszą spełnić w celu uznania, że prowadzona ewidencja rachunkowa jest rzetelna.

Zdaniem Spółki, Dokumenty otrzymywane przez pracowników Spółki, jako zewnętrzne dowody obce, nie spełniają, co do zasady, wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 UOR, niemniej jednak mogą być zakwalifikowane jako dowody księgowe będące podstawą do ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów, gdyż jak wskazano powyżej, zgodnie z art. 21 ust. 1a UOR, można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Spółka pragnie podkreślić, iż jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymane Dokumenty pracownicy Spółki opisują poprzez umieszczenie na nich swoich danych i podpisu, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku.

W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Spółki (m. in. wydatki na przejazdy i noclegi ponoszone przez pracowników Spółki podczas podróży służbowych), uzupełnione o dane określone w art. 21 ust. 1 UOR, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ udokumentowane za ich pomocą wydatki mogą zostać uznane za udokumentowane zgodnie z odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dodatkowo Spółka pragnie wskazać, iż w myśl art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód o postępowaniu podatkowym należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Jednocześnie zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2 oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Spółka pragnie wskazać, iż konstrukcja powyższego przepisu, poprzez użycie sformułowania w szczególności wskazuje na otwarty charakter katalogu dokumentów uznawanych za dowody w postępowaniu podatkowym. W konsekwencji, zdaniem Spółki, Dokumenty mogą generalnie zostać uznane za dowody w postępowaniu podatkowym, spełniające wymogi określone w przepisach Ordynacji podatkowej.

Wskazane przez Spółkę stanowisko, zgodnie z którym Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Spółki, uzupełnione o dane określone w art. 21 ust. 1 UOR, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zostało potwierdzone w licznych interpretacjach wydanych przez organy podatkowe w imieniu Ministra Finansów, tj. m. in.:

• w interpretacji indywidualnej wydanej w imieniu Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 29 czerwca 2009 r. sygn. ITPB3/423-160b/09/MT, w której organ stwierdził, iż: jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych;
• w interpretacji indywidualnej wydanej w imieniu Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 2 czerwca 2009 r. sygn. ILPB3/423-192/09-4/MC, w której organ stwierdził, iż: W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony fiskalne na przejazdy taksówkami w sprawach służbowych oraz faktury lub rachunki wystawione imiennie na pracownika, potwierdzające poniesienie wydatków związanych z działalnością Spółki (), uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.;
• w interpretacji indywidualnej wydanej w imieniu Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 20 maja 2009 r. sygn. ITPB3/423-121/09/MT, w której organ stwierdził, iż: () jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, opisane przez pracowników w sposób wskazany przez Wnioskodawcę, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.;
• w interpretacji indywidualnej wydanej w imieniu Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 stycznia 2009 r. sygn. ILPB3/423-729/08-4/MC, w której organ stwierdził, iż: W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony oraz inne dokumenty, potwierdzające poniesienie przez Spółkę przedmiotowych wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów ();
• w interpretacji indywidualnej wydanej w imieniu Ministra Finansów przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 13 stycznia 2009 r. sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ, w której organ potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym: () wydatki poniesione przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą Spółki w czasie podróży służbowych, udokumentowane paragonami z kasy fiskalnej, fakturami imiennymi, biletami parkingowymi oraz biletami komunikacji miejskiej stanowią koszty uzyskania spółki.

Reasumując, Spółka stoi na stanowisku, iż wydatki ponoszone przez pracowników Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych, które potwierdzone są za pomocą Dokumentów opisanych poprzez umieszczenie na nich danych i podpisu pracownika, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku, stanowią koszty uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku, Spółka wnosi o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków służbowych udokumentowanych w sposób określony w przedstawionym opisie sprawy. Pytanie Spółki dotyczy zatem de facto potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź tut. Organu na pytania Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ().

W myśl powyższego, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wysyła swoich pracowników w podróże służbowe (krajowe i zagraniczne), podczas których ponoszą oni wydatki związane z wykonywanymi czynnościami służbowymi, obejmujących m.in. koszty przejazdów (w tym taksówkami) oraz noclegów. Przedmiotowe wydatki co do zasady dokumentowane są za pomocą szeregu dokumentów obejmujących m.in. paragony fiskalne, faktury imienne wystawiane na osobę odbywającą podróż służbową, bilety parkingowe, bilety komunikacji miejskiej, dowody uiszczenia opłaty za przejazd autostradą i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków związanych z podróżą służbową, nie stanowiące faktury VAT wystawionej na Spółkę (Dokumenty). Otrzymane Dokumenty pracownicy Spółki opisują poprzez umieszczenie na nich swoich danych i podpisu, opisu dokumentowanej operacji gospodarczej oraz celu poniesienia wydatku (np. poprzez wskazanie nazwy projektu, z którym poniesienie danego wydatku miało związek).

W uzasadnieniu swojego stanowiska Wnioskodawca wskazuje m. in., iż przedmiotowe wydatki ponoszone w trakcie podróży służbowych przez pracowników Spółki mają pośredni związek z przychodami osiąganymi przez Spółkę, jak również zachowywaniem oraz zabezpieczaniem źródeł przychodów i nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przyjmując za Wnioskodawcą, iż przedmiotowe wydatki służą działalności gospodarczej Spółki i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przychodami, a ponadto przedmiotowe wydatki nie podlegają wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co do zasady mogą one zatem stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

Jak słusznie zauważa Wnioskodawca, elementem rozstrzygającym o możliwości zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest ich prawidłowe udokumentowanie

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi (art. 20 ust. 2 ustawy). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie w szczególności wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody potwierdzające opisane przez Spółkę wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, iż wydatki ponoszone przez pracowników Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W odniesieniu do powołanych przez Spółkę interpretacji, stwierdzić należy, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Nadmienia się, iż wniosek Spółki w zakresie opisanego we wniosku stanu faktycznego został rozpatrzony odrębną interpretacją wydaną w dniu 23 stycznia 2012 r. nr ILPB3/423-508/11-2/MM.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje

ILPB3/423-508/11-2/MM, interpretacja indywidualna

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu