Temat interpretacji

POSTANOWIENIE

Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku, działając na podstawie art.14a §1 i §4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2005r., Nr 8, poz.60 z późn. zm.), po rozpatrzeniu wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000r., Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), w sprawie kosztów uzyskania przychodów - koszty noclegu pracownika będącego w zagranicznej podróży służbowej zwrócone ponad ustalony limit oraz składki ZUS należne od płatnika dotyczące tych wypłat

stwierdza, że

stanowisko przedstawione w tym wniosku jest nieprawidłowe w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego.

UZASADNIENIE

Spółka pracownikom odbywającym zagraniczne podróże służbowe zwraca koszty noclegów w hotelu w wysokości przekraczającej ustalone limity.

Od kwoty przekroczonego limitu za nocleg, pokrywając różnicę między limitem a faktycznie poniesionymi kosztami, Spółka nalicza pracownikowi podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podatnik stoi na stanowisku, iż koszty noclegu zwrócone ponad limit nie stanowią kosztów uzyskania przychodów Spółki, z wyjątkiem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Na tle zaprezentowanego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku stwierdza, co następuje:

Kwestie kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych reguluje art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

W myśl art.15 ust.1 ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.16 ust.1.

Zgodnie z art.16 ust.1 pkt 57 wym. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jak wskazano powyżej, zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów dla celów podatkowych są wszelkie odpisy, koszty i wydatki racjonalnie poniesione w celu osiągnięcia przychodów, poza wyraźnie wskazanymi w ustawie. Są to więc koszty bezpośrednio i pośrednio związane z całokształtem prowadzonej działalności. Wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są świadczenia wypłacane przez pracodawców na rzecz swoich pracowników (z wyjątkiem świadczeń finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

Z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r., Nr 21, poz. 94 z późn.zm.) wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 77 tiret 5 §1 Kodeksu pracy - zawierającego definicję podróży służbowej - pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991; sprost. Dz.U. z 2003r. nr 199, poz. 1951) wydane na podstawie art. 77 tiret 5 § 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z §2 rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:

a) przejazdów i dojazdów,
b) noclegów,
c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z §9 ust. 1 rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Przy czym rozporządzenie w §9 ust. 3 stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzony rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. W tym miejscu nadmienia się, iż okoliczność ta nie wpływa na limitowaną kwotę zwrotu kosztów noclegu, korzystającą ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym tak jak zwrot kosztów noclegów w hotelu (potwierdzonych rachunkami) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Spółkę, w części przekraczającej kwotę limitu określonego w rozporządzeniu stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu, tak kwoty stanowiące nadwyżkę ponad limit obowiązujący w zagranicznych podróżach służbowych stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

Reasumując w ciężar kosztów uzyskania przychodów Spółka może zaliczyć całą kwotę zwróconych pracownikom kosztów noclegu, przy spełnieniu warunku, iż podróże odbywane przez pracowników związane są z wykonaniem zadań służbowych wyznaczonych przez pracodawcę, w efekcie których Spółka ma pozyskać nowe źródła przychodów, względnie utrzymać już istniejące. Co do zasady bowiem podróże służbowe pracowników związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę. Podejmowane są w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskania przychodu.

Natomiast prawidłowe jest stanowisko Spółki w części zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości składek ZUS należnych od Spółki jako płatnika dotyczące tych wypłat. Zgodnie bowiem z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkami wskazanymi w rozporządzeniu.

Jak wskazano powyżej zwrócona pracownikowi nadwyżka ponad limit stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, co oznacza, iż przychód ten winien być uwzględniony w podstawie wymiaru składek ZUS. W związku z powyższym zapłacone składki ZUS należne od płatnika a dotyczące kosztów noclegu zwróconych ponad limit będą stanowiły w świetle powyższych przepisów koszty uzyskania przychodów Spółki.

Przy czym należy mieć na uwadze art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 40, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.