Temat interpretacji

Czy koszty, które są związane z podróżą służbową ale nie są kosztami eksploatacji pojazdu (w tym opłaty parkingowe i za przejazd autostradą) stanowią koszty uzyskania przychodów, rozliczane na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mają do nich zastosowania ograniczenia z art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy?

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 03 sierpnia 2011r. (data wpływu do tut. BKIP 09 sierpnia 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków dotyczących opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi poza limitem wynikającym z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 09 sierpnia 2011r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zwróconych pracownikom wydatków dotyczących opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi poza limitem wynikającym z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Podatnik (Wnioskodawca) będący spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą szpital, podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. W ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej jego pracownicy wykorzystują własne (niebędące własnością Wnioskodawcy) środki transportu (samochody osobowe) dla celów związanych z prowadzeniem działalności przez Spółkę. Wnioskodawca oraz charakter pracy wymaga od pracowników by Ci przemieszczali się maksymalnie szybko i sprawnie, co może być zapewnione w wielu przypadkach wyłącznie poprzez korzystanie z płatnych autostrad i parkowanie na parkingach płatnych.

Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych w związku z podróżami służbowymi bądź jazdami lokalnymi. Zwrot obejmuje dwie kategorie wydatków: zwrot kosztów używania samochodu (tzw. kilometrówka) oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych w związku z odbyciem podróży służbowej.

Indywidualna stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie przekracza ustawowych wartości (wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002 r. Nr 27 poz. 271 z późn. zm.), które wynoszą dla samochodu osobowego:

• pojemności skokowej silnika do 900 cm³ 0,5214 zł,
• pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Jak wskazuje wyżej wymienione rozporządzenia, wymieniony zwrot kosztów ma dotyczyć używania pojazdu, a więc w istocie ma na celu wyłącznie zrekompensowanie pracownikowi kosztów eksploatacyjnych samego pojazdu w tym w szczególności zużytego paliwa oraz innych elementów samego pojazdu (i tylko pojazdu), a nie całościowych kosztów podróży służbowej czy innych poniesionych w związku z jej odbyciem.

Niejednokrotnie zdarza się, że podczas odbywania podróży służbowej pracownik musi ponieść dodatkowe opłaty z nią związane, które nie mają charakteru kosztów eksploatacyjnych pojazdu i musiałyby zostać poniesione niezależnie od tego czy podróż służbowa odbywałaby się pojazdem należącym do Wnioskodawcy czy do pracownika. Na koszty te składa się w głównej mierze opłata za korzystanie z autostrady czy opłaty parkingowe. Koszty te są zwracane pracownikowi odrębnie.

Dla zobrazowania powyższych wywodów należy wskazać, że najczęstszą trasą pokonywaną w ramach podróży służbowej pracowników Wnioskodawcy jest autostrada na odcinku z K. (odległość w jedną stronę ok. 75 km - tak www.odległosci.pl) w związku z czym koszty podróży kształtują się w sposób następujący:

• opłata za korzystanie z autostrady w dwie strony- bramki poboru opłat w M. (4 x 8 zł)- 32 zł
• opłaty parkingowe (przeciętna stawka w K. - 5zł/h)- około 20 zł za 4 godziny postoju
• koszty paliwa (150 km / 10,1 litrów średniego minimalnego zużycia w cyklu mieszanym na 100 km dla samochodu Volkswagen Passat B5 1,8 rocznik 2005 x 5,24 zł przeciętnie za litr Pb 95 według Polskiej Izby Paliw na dzień 29 lipca 2011 r. = 15 litrów x 5,24 - około 78 zł
• dodatkowe koszty zużycia płynów eksploatacyjnych, opon, części zamiennych.

Łącznie: 130 zł nie wliczając kosztów zużycia płynów eksploatacyjnych, opon, części zamiennych

Przysługująca maksymalna kwota zwrotu dla pracownika (ryczał według kilometrów) -150 x 0,8358 = 125,37.

Jeszcze większa różnica występuje w sytuacji odbywania podróży na trasie K. gdzie przebywając 32 km w jedną stronę przejeżdża się przez jeden punkt poboru opłat na autostradzie - tu różnica wynosi ok. 10 zł na niekorzyść pracownika.

W związku z tym, że z definicji, przekazywana pracownikowi kwota zwrotu z tytułu używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, dotyczy wyłącznie kosztów eksploatacyjnych, Wnioskodawca zwraca pracownikom dodatkowo koszty opłat parkingowych i opłat za przejazd autostradą niezależnie od przysługującego ryczałtu (kilometrówki).

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy koszty, które są związane z podróżą służbową ale nie są kosztami eksploatacji pojazdu (w tym opłaty parkingowe i za przejazd autostradą) stanowią koszty uzyskania przychodów, rozliczane na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mają do nich zastosowania ograniczenia z art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy...

(pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty wiązane z podróżą służbową, które nie są kosztami eksploatacji pojazdu (w tym opłaty parkingowe i za przejazd autostradą) stanowią koszty uzyskania przychodów, rozliczane na zasadach ogólnych, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mają do nich zastosowania ograniczenia z art. 16 ust. 1 pkt 30 oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Posyłanie przez Wnioskodawcę swoich pracowników w podróże służbowe wiąże się z bieżącą działalnością Spółki, których celem jest uzyskiwanie lub zabezpieczanie przychodów. Podczas tych podróży służbowych dochodzi bowiem do spotkań z kontrahentami, klientami, inwestorami lub są załatwiane sprawy przed organami i sądami państwowymi. W związku z tym ogólny warunek dla zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy kosztów związanych z podróżą służbową, które nie są kosztami eksploatacji pojazdu - opłaty parkingowe i za przejazd autostradą, jest spełniony i Wnioskodawca może zaliczać te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Wnioskodawcy w opisanym stanie faktycznym nie mają zastosowania przepisy art. 16 ust. 1 pkt 30 i pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgonie z którymi nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

• wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
  1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;
• wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Jak wskazano w opisie stanu Faktycznego, koszty opłat za przejazd autostradą czy opłat parkingowych nie są kosztem używania samochodu (nie są one bowiem bezpośrednio zużywane" przez samochód ani ich poniesienie nie ma związku z wartością samochodu kwota zwracana w ramach tzw. kilometrówki ma za zadanie zniwelować zmniejszenie się wartości pojazdu w związku z jego używaniem nie w interesie właściciela). Ponadto wykazano, że koszty te są istotnym elementem podróży służbowej i istotnie wpływają na koszty jej odbycia. Gdyby miały być rozliczane w ramach limitów wynikających z przemnożenia limitu kilometrów przez stawkę zwrotu, okazałoby się, że podróże odbywają się w części na koszt pracownika bowiem otrzymywana przez niego kwota nie pokrywa kosztów samej podróży.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm., zwanej dalej updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Ww. przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów użytkowania samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 5 zd. 1 updop, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 zd. 3 updop).

Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku został szczegółowo określony w cytowanym powyżej art. 16 ust. 5 updop, który stanowi, iż ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 16 ust. 5 zd. 2 updop).

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki związane z używaniem samochodów niestanowiących składników majątku podatnika spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 updop. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej pracownicy Wnioskodawcy wykorzystują własne (niebędące własnością Wnioskodawcy) środki transportu (samochody osobowe) dla celów związanych z prowadzeniem działalności przez Spółkę. Wnioskodawca oraz charakter pracy wymaga od pracowników by przemieszczali się maksymalnie szybko i sprawnie, co może być zapewnione w wielu przypadkach wyłącznie poprzez korzystanie z płatnych autostrad i parkowanie na parkingach płatnych. Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych w związku z podróżami służbowymi bądź jazdami lokalnymi. Zwrot obejmuje, jak twierdzi Wnioskodawca, dwie kategorie wydatków: zwrot kosztów używania samochodu (tzw. kilometrówka) oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych w związku z odbyciem podróży służbowej (np. opłaty za autostradę czy parking).

W przedstawionym stanie faktycznym w celu dokonania prawidłowej kwalifikacji ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów kluczowe znaczenie ma ustalenie co mieści się w zakresie pojęcia koszty używania samochodu.

Wskazać zatem należy, iż koszty używania samochodu osobowego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop nie oznaczają wyłącznie stricte kosztów jego eksploatacji. Koszt używania nie jest bowiem pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacji. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki poniesione w związku z uprawnieniem do posługiwania się (np. czynsz najmu), jak i z samym posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy), a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.

Reasumując, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika dla jego potrzeb (obejmujące m.in. opłaty za przejazd autostradą i parkowanie), pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w granicach wynikającego z niej limitu.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, iż zwrócone pracownikom w związku z używaniem prywatnych samochodów na jego potrzeby wydatki z tytułu opłat za parkingi i przejazdy autostradą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu poza limitem wynikającym z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, jest zatem nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach