Temat interpretacji

w zakresie ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 11 maja 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 17 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 maja 2016 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (dalej również: Wnioskodawca) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi, których zakup dokumentowany jest fakturami otrzymywanymi od dostawców. Poszczególnym dokumentom otrzymanym w wersji papierowej Spółka nadaje kolejny numer referencyjny, następnie faktury uprawniające do odliczenia VAT ujmowane są przez Spółkę w rejestrach zakupu.

Aktualnie, Spółka przechowuje przedmiotowe faktury w formie papierowej. Z uwagi jednak na dużą skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi.

Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów

W ramach systemu elektronicznej archiwizacji, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej dokumenty źródłowe (w tym przede wszystkim faktury ale również paragony i inne dokumenty księgowe), dokumentujące zakup towarów i usług, dostarczane będą podmiotowi zewnętrznemu, celem ich zeskanowania i nadania im nieedytowalnego formatu elektronicznego (PDF). Po zeskanowaniu dokumentów, podmiot ten zwracać będzie Spółce oryginalne, papierowe wersje dokumentów.

Ponadto, mogą się również zdarzyć przypadki, gdy danemu dokumentowi źródłowemu nieedytowalny format elektroniczny nadany zostanie bezpośrednio przez upoważnionego do tego pracownika Spółki. W takich przypadkach nieedytowalny dokument elektroniczny w formacie JPG utworzony zostanie wskutek wykonania wysokiej jakości zdjęcia dokumentu papierowego.

W każdym z wyżej opisanych przypadków, elektroniczne wersje dokumentów (dalej również jako: obrazy elektroniczne) będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nich zawartych (czytelność). Obrazy elektroniczne dokumentów źródłowych będą wiernym i czytelnym odzwierciedleniem ich papierowej wersji.

Elektroniczne wersje dokumentów będą umieszczane na specjalnym serwerze i archiwizowane przez Spółkę przy użyciu wewnętrznego systemu księgowego (SAP). Dostęp do faktur będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników działu księgowości Spółki. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać obrazy faktur przy wykorzystaniu numeru referencyjnego, nazwy dostawcy, daty wystawienia faktury czy też okresu rozliczeniowego.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie zeskanowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do dokumentów. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Nadawanie dokumentom papierowym formatu elektronicznego odbywać się będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów, analogicznej jak w przypadku ich papierowych odpowiedników. Treści zamieszczone na obrazie dokumentu będą w pełni czytelne i nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji dokumentów a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej rozważa jej utylizację. W pierwszej kolejności, celem Spółki jest jednak potwierdzenie, iż planowany sposób archiwizacji dokumentów, zgodny będzie z przepisami podatkowymi i nie wpłynie na ograniczenie prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego, czy też zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów...

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych obrazów dokumentów źródłowych otrzymanych pierwotnie od kontrahentów w wersji papierowej stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Dokumentacja zdarzenia gospodarczego jako podstawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm. , dalej: ustawa o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z treści powyższego przepisu wynika, że każdy wydatek poniesiony bezpośrednio lub pośrednio w związku z uzyskaniem przychodów, co do zasady, stanowi koszt uzyskania przychodów, z wyjątkiem, gdy wydatek ten został wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 16 ustawy o CIT. Niezbędnym warunkiem klasyfikacji wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest istnienie związku o charakterze przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami (tj. stwierdzenie, iż wydatek poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła).

Mając na uwadze powyższą definicję, należy stwierdzić, iż co do zasady, dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, gdy spełnia on łącznie następujące przesłanki:

• został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym dany wydatek nie musi mieć bezpośredniego przełożenia na konkretny przychód osiągnięty przez podatnika, lecz wystarczające jest, aby jego poniesienie było uzasadnione związkiem wydatku z prowadzoną przez podatnika działalnością;
• wydatek ten został poniesiony i jest definitywny - przez co należy rozumieć, że, w ostatecznym rozrachunku musi on być pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
• nie został wymieniony wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartych w zamkniętym katalogu takich wydatków wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji dotyczących sposobu dokumentowania faktu poniesienia kosztu. Jednak, dla celów wykazania związku pomiędzy kosztem a osiąganym przez podatnika przychodem powinien on jednak być w posiadaniu stosownych dowodów. Zgodnie bowiem z art. 9 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odwołując się natomiast do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 330. ze zm., dalej: UoR), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Ponadto, zwrócić należy uwagę na fakt, że w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zgodnie z art. 20 ust. 5 UoR, zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów spełnione zostaną określone w tej ustawie warunki.

Wnioskodawca pragnie ponadto zwrócić uwagę na treść art. 73 ust. 2 UoR, zgodnie z którym z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Mając na uwadze powyższe, dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych, jest także stosownym dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, dla celów podatku dochodowego. Niemniej jednak, dla celów podatkowych, istotne jest nie tylko potwierdzenie faktu zaistnienia zdarzenia gospodarczego (tj. faktu poniesienia kosztu), ale również potwierdzenie, iż koszt ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W tym zakresie odwołać się również należy do treści art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 613, dalej: Ordynacja Podatkowa), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Ponadto, dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji Podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.

W tym zakresie należy wskazać, iż z uwagi na użyte przez ustawodawcę określenie w szczególności, katalog dowodów nie ma charakteru zamkniętego. Dla celów potwierdzenia zaistnienia danego zdarzenia gospodarczego zasadne jest, zatem, posiadanie przez podatnika wszelkich dowodów potwierdzających poniesienie kosztu spełniającego, określone w art. 15 ustawy o CIT, warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów.

Zachowanie prawa w zakresie zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów

Analiza przytoczonych powyżej przepisów wskazuje, iż zarówno regulacje ustawy o CIT, jak i UoR nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zarówno dla celów CIT jak i dla celów rachunkowych, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty źródłowe stanowiące dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego i podstawę zapisów w księgach rachunkowych mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej. Przechowywanie dokumentów w oryginalnej wersji papierowej nie jest zatem konieczne.

Należy podkreślić, iż brak oryginalnego dokumentu w wersji papierowej nie jest jednocześnie równoznaczny z brakiem możliwości zachowania prawa do ujęcia danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów. Jak wskazano w przytoczonym art. 180 § 1 Ordynacji Podatkowej, przez dowód należy rozumieć wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Wnioskodawca pragnie ponadto zwrócić uwagę na fakt, iż definiując koszt uzyskania przychodów w art. 15 ustawy o CIT, ustawodawca nie uwarunkował możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów, od sposobu jego udokumentowania, w szczególności nie zawarł również w tym przepisie odesłania do art. 9 ustawy o CIT, stanowiącego o konieczności prowadzenia ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. W konsekwencji, nawet gdyby uznać, że Wnioskodawca nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym, spełniającym wszystkie warunki formalne określone w UoR, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania związku poniesionego wydatku z osiąganymi przychodami w inny sposób.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej z 23 lipca 2013 r., (sygn. IBPBI/2/423-510/13/PP) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, że: Należy zaznaczyć, iż zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

Podsumowując, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż planowany elektroniczny sposób archiwizacji dokumentacji nie stawowi przesłanki wykluczającej zasadność kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, o nabyciu i zachowaniu prawa do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydują wyłącznie przesłanki wskazane w art. 15 ustawy o CIT. Biorąc pod uwagę, że wśród tych przesłanek ustawodawca nie wymienił konieczności przechowywania dokumentacji w formie papierowej, w konsekwencji, w przypadku archiwizowania przez Spółkę dokumentów źródłowych w formie elektronicznej i utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku, spełniającego warunki określone w art. 15 ustawy o CIT, jako kosztu uzyskania przychodu.

Przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, przykładowo w:

• interpretacji indywidualnej z 14 lipca 2015 r., (sygn. IBPB-1-3/4510-23/15/PC) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, iż: (,..) ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu.
• interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2015 r., (sygn. IPTPB3/4510-79/15-4/GG) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, w której organ orzekł, iż: (...) elektroniczne obrazy faktur (PDFy) otrzymanych w wersji papierowej będą mogły stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Wnioskodawcę wydatku przez taką fakturę udokumentowanego w rozumieniu wymogów art. 15 w związku z art. 9 i art. 15 ust. 4e ustawy o ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
• interpretacji indywidualnej z 25 września 2013 r., (sygn. IPPB5/423-490/13-2/IŚ) wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której organ potwierdził, iż: (...) dokumentowanie wydatków za pomocą skanów faktur papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistne/ podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Tak długo jak udokumentowane w ten sposób wydatki spełniały będą pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów - możliwe będzie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
• w interpretacji indywidualnej z 30 października 2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC), wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w której organ stwierdził, że: (...) jeżeli posiadane przez Spółkę skany rachunków spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem iż wynagrodzenia za usługi świadczone na podstawie umów cywilnoprawnych zostaną przez Spółkę wypłacone.

W związku z powyższym Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska, iż w przypadku wydatków, w odniesieniu do których Spółka posiadać będzie elektroniczną wersję dokumentu źródłowego, potwierdzającą ich przyczynowo - skutkowy związek z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, Spółka zachowa prawo do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, mimo braku posiadania papierowej wersji dokumentu źródłowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach