Temat interpretacji

Na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) odpowiadając na zapytanie ... z siedzibą w ... - zawarte w piśmie z dnia 8 marca 2004r. (wpływ do Urzędu w dniu 10 marca 2004r.), uzupełnionym pismami, które wpłynęły do Urzędu odpowiednio w dniach: 25 i 29 marca 2003r. - o zakresie stosowania przepisów podatkowych, uprzejmie informuję.

Jak wynika z opisanego stanu faktycznego, Przedsiębiorstwo Państwowe - ... z siedzibą w ..., pokryło koszty delegacji przedstawiciela Ministerstwa Obrony Narodowej do USA, której celem było przeprowadzenie rozmów z przedstawicielami Sił Zbrojnych USA. Wydatki związane z pobytem przedstawiciela MON obejmowały: diety, koszty hoteli w granicach ustalonego limitu oraz koszty przelotów samolotem i zdaniem strony stanowią koszt uzyskania przychodu dla Przedsiębiorstwa.

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle powyższego za koszt uzyskania przychodów mogą być uznane tylko takie wydatki, które spełniają jednocześnie dwa warunki, tj.: - są poniesione w celu osiągnięcia przychodów, - nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy.

Podatnik ma możliwość zaliczenia określonych wydatków do kosztów dla celów podatkowych pod warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą, zaś ich poniesienie ma, bądź też potencjalnie może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu z tytułu tej działalności. Określenie użyte przez ustawodawcę "w celu osiągnięcia przychodów" oznacza zarazem, iż do zakwalifikowania tych wydatków do kosztów podatkowych nie jest konieczne efektywne osiągnięcie przychodu przez podatnika. Wystarcza sam zamiar ich osiągnięcia.

Z treści pytania wynika, że chodzi o wydatki związane z pobytem za granicą przedstawiciela Ministerstwa Obrony Narodowej, nie będącego pracownikiem przedsiębiorstwa, podjęte celem przeprowadzenia negocjacji wstępnych, poprzedzających właściwe negocjacje handlowe. Prowadzone negocjacje mogą, ale nie muszą skończyć się podpisaniem umowy handlowej, wpływającej na osiągane przez podatnika  przychody. W przypadku podpisania kontraktu przez strony a tym samym osiągnięcia przychodów bezpośrednio z niego wynikających - związek pomiędzy kosztami poniesionymi na przyjęcie osoby, o której mowa w pytaniu, a przychodami podatnika jest oczywisty. Jeżeli natomiast - pomimo poniesienia wydatków - nie dochodzi do zawarcia kontraktu, to o zaliczeniu wspomnianych wydatków do kosztów podatkowych decyduje fakt, iż w momencie wydatkowania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej były prowadzone negocjacje, mające na celu powstanie lub zwiększenie przychodu i jednocześnie poniesienie tych wydatków, z racjonalnego punktu widzenia, miało doprowadzić do zawarcia umowy, a tym samym osiągnięcia przychodów.

Należy jednakże podkreślić, że warunkiem dokonania takiej kwalifikacji jest nie tylko prawidłowe udokumentowanie przez podatnika faktu poniesienia tych wydatków, ale również wykazanie ich związku z prowadzoną przez niego działalnością. W szczególności - co ma znaczenie zwłaszcza w przypadku, gdy kontrakt nie dojdzie do skutku - u podatnika muszą znajdować się dokumenty poświadczające rzeczywiste prowadzenie negocjacji handlowych, np. zachowana korespondencja handlowa, faksy, rachunki telefoniczne, oferty oraz umowa lub inny tytuł, na mocy którego przedstawiciel Ministerstwa Obrony Narodowej był upoważniony do przeprowadzenia negocjacji handlowych w imieniu i na rzecz ... w ... . Wykazanie bowiem, że dany koszt został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, spoczywa zawsze na podatniku.

Zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 06.12.2001r. (sygn. akt I SA/Gd 329/99): "Podatnik zamierzający zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu winien wykazać, że poniósł go w tym właśnie celu. Nie musi natomiast wykazywać, że przychód taki nastąpił, gdyż nie w każdym wypadku przychód musi wystąpić. Norma wynikająca z przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wymaga jedynie, aby z uwzględnieniem zasady ryzyka gospodarczego obiektywnie i racjonalnie rzecz ujmując, poniesienie określonego kosztu mogło doprowadzić z dużym prawdopodobieństwem do uzyskania przychodu".

W związku z powyższym, jeżeli przedmiotowe wydatki spełniają wszystkie przesłanki niezbędne do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, mogą być za takie uznane.

Odpowiedź jest zgodna ze stanem prawnym obowiązującym na dzień jej udzielenia.