W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w oparciu o dowody przechowywane w formie elektronicznej

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo:

1)  ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z ... września 2018 r. (data wpływu ... września 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z ... czerwca 2022 r. sygn. akt II FSK 2971/19 uchylający wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z ... czerwca 2019 r., sygn. akt I SA/Sz 318/19 i uchylający postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z ... stycznia 2019 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312. 2018.3.LG, 0111-KDIB2-3.4017.12.2018.2.LG oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z ... listopada 2018 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.2.PB, 0111-KDIB2-3.4017.12.2018.1.PB;

2)  stwierdzam, że Państwa stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w oparciu o dowody przechowywane w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku nr 2) jest prawidłowe.

Wniosek w zakresie Ordynacji podatkowej (pytanie oznaczone we wniosku nr 1) oraz podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 3) został rozpatrzony odrębnie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

(...) września 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z ... września 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w oparciu o dowody przechowywane w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca, Spółka) jest spółką kapitałową podlegającą nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostaw, instalowania i uruchamiania (…) oraz serwisu (…) zarówno w Polsce jak i zagranicą. W ograniczonym zakresie Spółka prowadzi również sprzedaż do spółek z Grupy kapitałowej (mających siedziby w innych niż Polska krajach UE) niektórych elementów konstrukcyjnych (…), które wytwarzane są w Polsce (głównie są to elementy (…)).

W toku prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary i usługi od kontrahentów polskich i zagranicznych, w tym zarówno od podmiotów powiązanych jak i podmiotów trzecich. Zakupy Spółki dokumentowane są fakturami, w tym w zależności od sytuacji, zarówno fakturami elektronicznymi jak i fakturami w formie papierowej.

Zgodnie z obowiązującą zasadą, zasadniczo faktury elektroniczne wysyłane są przez kontrahentów Spółki na wskazany przez Spółkę adres e-mail. Zdarza się również, że faktury przesyłane są przez kontrahentów Spółki bezpośrednio do pracowników Spółki (na ich adresy e-mail) lub udostępnione są na stronach internetowych kontrahentów celem ich pobrania przez Spółkę. Następnie faktury te podlegają wstępnej weryfikacji przez osobę obsługującą faktury przychodzące oraz opatrzone zostają dodatkowymi informacjami niezbędnymi na potrzeby określenia obowiązków podatkowych Spółki wynikających z prawa podatkowego takimi jak w szczególności data wpływu faktury, data powstania obowiązku podatkowego na potrzeby VAT, jeżeli faktura jest wystawiona w walucie obcej właściwy kurs wymiany waluty na polskie złote oraz nadany przez Spółkę kod z uwzględnieniem charakteru transakcji na gruncie Ustawy o VAT oraz, w razie konieczności, innymi informacjami. Tak opisane faktury elektroniczne zapisywane są w formacie pdf i wysyłane do centrum wsparcia obsługującego procesy wewnętrzne, w tym również księgowe Spółki, jak również w całej grupie kapitałowej (dalej: Centrum wsparcia). Centrum wsparcia to spółka z grupy kapitałowej, do której należy Wnioskodawca, z siedzibą poza granicami Polski.

Faktury papierowe wysyłane są na adres siedziby Wnioskodawcy, przy czym czasami adresowane są na nazwisko konkretnego pracownika Spółki. Faktury mogą być też przekazywane bezpośrednio, fizycznie pracownikom Spółki albo mogą być wysyłane do lokalnych biur techników. Zgodnie z przyjętą metodologią, zasadniczo po otrzymaniu faktury papierowej, odpowiedni pracownik Spółki (tj. zasadniczo upoważniony pracownik sekretariatu lub księgowości) przykłada do otrzymanej faktury pieczęć z adnotacją „wpłynęło” oraz uzupełnia ją o datę wpływu, a następnie skanuje i przesyła mailem do osoby, która obsługuje faktury przychodzące i która podobnie jak w przypadku faktur elektronicznych, dokonuje wstępnej weryfikacji faktur oraz opisuje je informacjami niezbędnymi na potrzeby określenia obowiązków Spółki wynikających z prawa podatkowego oraz, w razie konieczności, innymi informacjami. Zeskanowana faktura stanowi obraz zapisany w nieedytowalnym formacie pdf. Również analogicznie jak w przypadku faktur elektronicznych, zeskanowane faktury opatrzone ww. informacjami wysyłane są do Centrum wsparcia celem ich zaksięgowania.

Centrum wsparcia po otrzymaniu danej faktury zarówno elektronicznej jak i skanu wersji papierowej, dokonuje jej księgowania i archiwizacji w systemie informatycznym (…). Faktury archiwizowane są po numerze księgowym (tj. wewnętrznym numerem identyfikacyjnym), ale ich wyszukanie możliwe jest zarówno po numerze księgowym, jak i numerze faktury, a także nazwie kontrahenta. Zdarza się, że do danej transakcji zapisywane są także inne dokumenty, w tym na przykład korespondencja e-mail. Do faktur i innych dokumentów zapisanych w systemie dostęp ma zarówno Centrum wsparcia, jak i Spółka (tj. upoważnieni pracownicy Centrum wsparcia oraz Spółki). Dokumenty podłączone do danych księgowań w systemie informatycznym (…) w każdej chwili mogą zostać wyeksportowane do formatu PDF i wyświetlone na ekranie komputera bądź wydrukowane. Jakość wyświetlonych bądź wydrukowanych dokumentów jest porównywalna do jakości oryginalnych dokumentów, wszystkie dane są wyraźne i czytelne. Dane zapisywane w systemie są duplikowane (back-up), co zapewnić ma m.in. trwałość i kompletność systemu archiwizacji. Nie ma więc ryzyka że zostaną uszkodzone bądź zniszczone.

Oprócz faktur Spółka archiwizuje w systemie elektronicznym również inne dokumenty, w tym dotyczące (i) podróży służbowych pracowników, tj. m.in. potwierdzenia nabycia biletów lotniczych, biletów kolejowych, faktury i paragony potwierdzające wydatki poniesione podczas delegacji oraz (ii) wydatków na drobne zakupy (tzw. business expenses), które zasadniczo w przypadku wydatków krajowych dokumentowane są fakturami, a w przypadku wydatków zagranicznych zarówno fakturami jak i innymi dokumentami. Dokumenty dotyczące podróży służbowych i innych wydatków zapisywane są podobnie jak faktury zakupowe w systemie informatycznym (…), ale w innym module niż moduł księgowy. W razie potrzeby zarówno Centrum wsparcia jak i Spółka ma do dokumentów podróży służbowych i innych wydatków stały dostęp.

Niezależnie od opisanego powyżej elektronicznego obiegu dokumentów, faktury które Wnioskodawca otrzymuje w formie papierowej, archiwizowane są w formie, w której zostały otrzymane (tj. w formie papierowej) w przeznaczonych do tego celu segregatorach. Zeskanowane i wysłane do Centrum wsparcia faktury zapisywane są również w odrębnym folderze na dysku sieciowym Spółki po numerze faktury bez znaków specjalnych. Podobnie, w formie papierowej archiwizowana jest także cała dokumentacja podróży służbowych i innych wydatków.

Oprócz faktur, innych dokumentów potwierdzających nabycie towarów i usług oraz dokumentacji podróży służbowych i innych wydatków, Spółka archiwizuje i przechowuje w formie papierowej oraz w formie skanów zapisanych w folderze na dysku sieciowym również inne dokumenty istotne dla Spółki z perspektywy podatkowej, w tym m.in. noty księgowe, umowy, polisy i inne.

W celu minimalizacji kosztów bieżących związanych z funkcjonowaniem Spółki, usprawnienia procesu dostępu do dokumentów oraz dostosowania się do wymogów globalnych zasad i procedur obowiązujących w Grupie kapitałowej, Spółka planuje modyfikację metodologii archiwizacji i przechowywania dokumentów. W ramach nowej metodologii Spółka planuje zrezygnować z przechowywania dokumentów w formie papierowej. Otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty, po ich zeskanowaniu, zgodnie ze wskazaną powyżej metodologią, wysłaniu do Centrum wsparcia, zaksięgowaniu oraz zarchiwizowaniu będą niszczone. Po wdrożeniu modyfikacji systemu, dokumenty będą dostępne w systemie informatycznym (…) w formie elektronicznej odpowiednio w module księgowym bądź innym, do którego Spółka będzie miała w każdym czasie i miejscu dostęp. W zakresie w jakim dokumenty są dostępne elektronicznie, Spółka rozważa również zniszczenie dokumentów zgromadzonych odpowiednio w wersji papierowej za okresy przeszłe. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i łatwe do odszukania.

Otrzymane dokumenty będą archiwizowane i przechowywane w systemie informatycznym (…) w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia. Serwery, na których archiwizowane i przechowywane będą dokumenty znajdują się na terytorium (…). Dostęp do nich możliwy jest jednak z każdego miejsca, w tym z siedziby Spółki w Polsce.

Pytanie

Czy Wnioskodawca ma/będzie miał prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki jeżeli dokumenty otrzymane w formie papierowej, stanowiące dowody ich poniesienia będą przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej w systemie informatycznym (…), przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP, tj. w szczególności wydatki poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie będą stanowić kosztów wskazanych w Ustawie o PDOP jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)?

Państwa stanowisko w sprawie:

Spółka stoi na stanowisku, iż udokumentowanie poniesionych wydatków w sposób przewidziany w rozważanym przez Spółkę modelu archiwizacji stanowi/będzie stanowiło podstawę zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP, tj. w szczególności wydatki poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie będą stanowić kosztów wskazanych w Ustawie o PDOP jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

1.Ogólne warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. Ustawy o PDOP (ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o PDOP i innych przepisach Ustawy o PDOP.

Mając na uwadze powyższe, kosztem uzyskania przychodów jest wydatek, który:

(i) został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub

(ii) został poniesiony w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz

(iii) nie stanowi żadnego z wydatków określonych w zamkniętym katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 Ustawy o PDOP lub nie podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych na podstawie innych przepisów Ustawy o PDOP.

Dodatkowo organy podatkowe wskazują, że w celu kwalifikacji wydatków jako koszty uzyskania przychodów, wydatki te:

(i) muszą być definitywne (rzeczywiste),

(ii) muszą pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

(iii) muszą zostać właściwie udokumentowane.

Warunki wynikające bezpośrednio z art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP oraz wypracowane w toku wykładni art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP przez organy podatkowe muszą być spełnione łącznie. Jeżeli którykolwiek ze wskazanych warunków nie jest spełniony, wydatek nie stanowi kosztów dla celów podatkowych. A contrario jednak, w razie spełnienia wszystkich warunków wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów niezależnie od innych okoliczności, w tym w szczególności od sposobu archiwizacji i przechowywania dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia kosztów podatkowych.

2.Udokumentowanie zdarzenia gospodarczego jako podstawa zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.

W celu uwzględnienia wydatku w kosztach podatkowych wydatek ten powinien być właściwie udokumentowany. Należy przyjąć, że wydatek jest udokumentowany właściwie jeżeli posiadane dokumenty stanowią dowód tego, że wydatek jest rzeczywisty, poniesiony i pozostaje w związku z przychodami, a więc spełnia kryteria kwalifikacji wydatków jako koszty podatkowe, określone w art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP.

Art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 Ustawy o PDOP, na podstawie którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Odrębne przepisy, do których referuje art. 9 ust. 1 Ustawy o PDOP, i na podstawie których należy prowadzić ewidencję to przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. w Dz.U. z 2018 r. poz. 395, dalej: Ustawa o rachunkowości) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, a nie Ustawy o PDOP. Ustawa o PDOP nie reguluje bowiem technicznych zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej, w tym wymagań stawianych dokumentom, potwierdzającym zaistnienie określonych zdarzeń gospodarczych, wpływających na określenie podstawy opodatkowania w podatku dochodowym.

3.Dowód księgowy jako podstawa zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi, w tym zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów; zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom oraz wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. W myśl art. 20 ust. 3 Ustawy o rachunkowości podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Na mocy art. 20 ust. 5 Ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1)uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2)możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3)stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4)dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Jednocześnie, art. 21 Ustawy o rachunkowości zawiera zakres danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. W świetle ww. regulacji dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1)  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2)  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3)  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4)  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5)  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6)  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dokument spełniający wskazane powyżej warunki stanowi dowód księgowy w rozumieniu Ustawy o Rachunkowości. Spółka podkreśla w szczególności, że wśród warunków dotyczących dowodów księgowych brak jest ograniczeń co do ich formy - a zatem formę elektroniczną, wskazaną w opisie zdarzenia przyszłego przez Spółkę, należy uznać za wystarczającą z perspektywy przepisów Ustawy o rachunkowości. W opini Spółki, skoro dowód księgowy jest wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, powinien być również wystarczającym dokumentem dla celów Ustawy o PDOP i przy założeniu spełnienia określonych warunków, wskazanych w art. 15 ust. 1 Ustawie o PDOP powinien stanowić podstawę do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W kontekście powyższego, ponieważ zdaniem Spółki, elektroniczna wersja (tj. uzyskana w wyniku zeskanowania) dokumentów otrzymanych w formie papierowej będzie spełniać kryteria dowodu księgowego, w konsekwencji będzie stanowić podstawę ujęcia danego wydatku w księgach rachunkowych Spółki. Tym samym, dokumenty przechowywane w formie elektronicznej będą również wystarczającym dokumentem do zaliczenia tego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów dla celów PDOP (zakładając przy tym spełnienie określonych przesłanek z Ustawy o PDOP, w szczególności związku z przychodem).

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe. Tytułem przykładu:

-    w interpretacji indywidualnej z dnia 18 listopada 2016 r., sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że: „Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych.”

-    w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lipca 2015 r., sygn. IBPB-1-3/4510-23/15/PC, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził, że: „dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za nie mogący stanowić koszt uzyskania przychodu.”

-    w interpretacji indywidualnej z dnia 18 lipca 2012 r., sygn. IPPB3/423-241/12-4/GJ Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził, że „Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych (...).”

-    w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 19 stycznia 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-541/15/SK, z której wynika, że: „Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.”

-    interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 marca 2016 r., sygn. IBPBI/2/423-1433/14/KP, z której wynika, że: „Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu.”

Na marginesie Spółka zauważa, że art. 15 Ustawy o PDOP nie zawiera bezpośredniego uzależnienia możliwości uznania danego wydatku za koszt od spełnienia warunków z art. 9 ust. 1 Ustawy o PDOP. W efekcie, zdaniem Spółki, z przepisów podatkowych wynika, iż nawet w sytuacji, gdy dany podmiot nie dysponuje dowodem księgowym (zgodnym z przepisami Ustawy o Rachunkowości), możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, w opinii Spółki, nawet gdyby dokumenty uznane zostały za dokumenty niespełniające wszystkich wymogów określonych w Ustawie o Rachunkowości, to fakt ten nie powinien skutkować automatycznym wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów dla celów PDOP.

Jak bowiem przykładowo wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2012 r. (sygn. IBPBI/2/423-953/12/PC): „(...) zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.”

Podobnie uznał również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 25 września 2013 r. sygn. IPPB5/423-490/13-2/IŚ, który potwierdził stanowisko Spółki, że: dokumentowanie wydatków za pomocą skanów faktur papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Tak długo jak udokumentowane w ten sposób wydatki spełniały będą pozostałe warunki pozwalające na zaliczenie danego kosztu do kosztów uzyskania przychodów - możliwe będzie zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że fakt przechowywania zeskanowanych dokumentów jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną metodologią (gdy papierowe wersje dokumentów zostaną zniszczone) nie ma wpływu na możliwość rozpoznania udokumentowanych przez nie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o PDOP, jak również zachowania tego prawa w przyszłości (po zniszczeniu dokumentów). Dokumenty przechowywane w formie elektronicznej są tożsame co do treści z ich papierową wersją, a odczyt dokumentów na ekranie komputera bądź wydruk pozwoli na identyfikację wszystkich niezbędnych danych.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – ... listopada 2018 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.2.PB oraz 0111-KDIB2-3.4017.12.2018.1.PB o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie Państwa wniosku z ... września 2018 r. – w części dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych.

Postanowienie doręczono Państwu ... listopada 2018 r.

Pismem z ... grudnia 2018 r. złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z dnia ... stycznia 2019 r. Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.3.LG, 0111-KDIB2-3.4017.12.2018.2.LG utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu ... stycznia 2019 r.

Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Pismem z ... marca 2019 r. (wpływ ... marca 2019 r.) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie.

Wnieśli Państwo m.in. o uchylenie postanowienia oraz poprzedzającego go postanowienia I instancji w całości.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie oddalił skargę wyrokiem z ... czerwca 2019 r. sygn. akt I SA/Sz 318/19.

Wnieśli Państwo skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z ... czerwca 2022 r. sygn. akt II FSK 2971/19 uchylił zaskarżony wyrok w całości oraz uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie. Akta sprawy wpłynęły do mnie ... września 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

-    uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

-    ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-  stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

-  zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania skarżonej interpretacji