Wnioskodawca spółka z o. o z siedzibą w (…) („Spółka lub „Wnioskodawca”) podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Spółka prowadzi działalność gospodarczą opodatkowaną w zakresie usług badawczo-rozwojowych w branży medycznej (IVF) polegających na opracowaniu wiedzy tzw. know-how produkcyjnego w zakresie produktów medycznych oraz preparatów do dezynfekcji. Planowane jest, że w przyszłości Spółka będzie również produkować sprzęt medyczny i środki do dezynfekcji.

Spółka nabywa dla swoich pracowników podstawowe produkty spożywcze, takie jak woda, mleko, kawa, herbata, cukier, których nabycie wynika z przepisów prawa. Artykuły te są udostępniane pracownikom z przeznaczeniem do przygotowania zimnych i gorących napojów w godzinach pracy zgodnie z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Poza podstawowymi produktami w/w, Spółka zapewnia swoim pracownikom dostęp również do:

1)artykułów spożywczych, w szczególności: owoce, warzywa, pieczywo, konserwy i inne przetworzone produkty, ser, wędlina, dżem, słodycze, soki;

2)leków w szczególności: woda utleniona/spirytus salicylowy, środki na oparzenia, leki przeciwbólowe i rozkurczowe, aspiryna;

3)artykułów higienicznych, w szczególności: mydło, chusteczki higieniczne, żele do dezynfekcji, szampon, dezodorant, środki higieny dla kobiet (tampony, podpaski).

Wskazane wyżej artykuły są udostępniane pracownikom Wnioskodawcy w ciągu dnia pracy (w tym podczas przerw), w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych. Pracownicy mogą korzystać z udostępnianych im artykułów tylko w trakcie godzin pracy. Pracownicy nie wykonujący w danym dniu obowiązków pracowniczych (np. przebywający na zwolnieniach chorobowych, czy też urlopach) nie mają możliwości i nie będą uprawnieni do korzystania z w/w artykułów.

W/w artykuły nabywane przez Spółkę nie są wystawne, okazałe ani luksusowe. Zdaniem Wnioskodawcy, udostępnianie pracownikom artykułów spożywczych czy też podstawowych leków i artykułów higieny jest obecnie powszechną praktyką na rynku pracy, która zachęca do podjęcia i kontynuowania pracy u danego pracodawcy.

Spółka nabywa i udostępnia wskazane produkty pracownikom celem zapewnienia im komfortu pracy, wzrostu ich motywacji do pracy i pozytywnego wpływu na samopoczucie oraz kondycję fizyczną (możliwość umycia się po przejeździe rowerem czy ćwiczeniach, artykuły spożywcze dostępne na spotkania wewnętrzne, czy przekąski i podstawowe leki w miejscu pracy bez konieczności wychodzenia z pracy w ciągu dnia pracy w celu ich nabycia). Zapewnienie powyższych artykułów ma więc na celu przyczynienie się do utrzymania motywacji do należytego wykonywania obowiązków i odpowiedniego poziomu satysfakcji z pracy. Powyższe pozytywnie wpływa natomiast na działalność Spółki, ponieważ stanowi zachętę do dalszej pracy w Spółce. W ocenie Spółki powinno się to pozytywne przekładać na możliwość generowania przychodów, bowiem Spółce łatwiej jest zatrudniać i zatrzymać specjalistów.

Nabywane artykuły dla pracowników nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ich zakup jest finansowany ze środków obrotowych Spółki. Pracownicy nie są obciążani wartością udostępnianych artykułów. W/w artykuły, które Wnioskodawca zamierza udostępniać pracownikom, nie są posiłkami i napojami profilaktycznymi, o których mowa w art. 232 Kodeksu pracy.

W uzupełnieniu wniosku  wskazali Państwo, że pytanie Wnioskodawcy, zawarte we wniosku dotyczy tylko pracowników Spółki, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym.

Zarząd wychodzi z założenia, ze zabezpieczenie komfortu i zaspokojenie podstawowych potrzeb biologicznych pracowników przekłada się na wysokie morale i wysoką wydajności pracy.

Równocześnie Wnioskodawca zaznacza, iż mimo, że pytanie dotyczy tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, swobodny dostęp do niektórych artykułów higienicznych będą mieli również odwiedzający nas sporadycznie klienci, dostawcy czy audytorzy.

Pytanie

Czy Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na zakup artykułów spożywczych, leków i artykułów higienicznych opisanych w stanie faktycznym?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki na zakup artykułów spożywczych, leków i artykułów higienicznych opisanych w stanie faktycznym.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT.

W świetle powyższego, aby poniesiony wydatek stanowił dla podatnika koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,

- został właściwie udokumentowany.

W konsekwencji, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki, w omawianym przypadku, spełnione są wszystkie powyższe warunki.

Przede wszystkim, wydatki na opisane artykuły mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Zakupione produkty są bowiem udostępniane pracownikom i współpracownikom w trakcie wykonywania przez nich zadań na rzecz Spółki i w celu zapewnienia im komfortu pracy.

W szczególności, zapewnienie dostępu pracownikom do artykułów spożywczych z przeznaczeniem do spożycia ich przez pracowników podczas przerwy w godzinach pracy i w miejscu świadczenia pracy, ma oczywisty związek z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę i osiąganymi przez nią przychodami. Podobnie jest z nabyciem i udostępnieniem w miejscu pracy leków i artykułów higienicznych. Zakup i udostępnienie artykułów spożywczych, leków i artykułów higienicznych dla pracowników przyczynia się do poprawy atmosfery między pracownikami i nawiązania między nimi lepszej współpracy, a także wpływa pozytywnie na wzmocnienie identyfikacji pracowników ze Spółką jako miejscem pracy, co przekłada się na zwiększenie wydajności pracy i ogranicza rotację pracowników oraz związane z tym koszty rekrutacji nowych pracowników.

Udostępnianie artykułów spożywczych, leków i artykułów higienicznych to również wyraz dbałości o pracowników, ich zdrowie, samopoczucie i kondycję fizyczną, co w konsekwencji prowadzi do wzrostu ich motywacji oraz efektywności pracy i w efekcie nie pozostanie bez wpływu na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

Stanowisko pozwalające zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zakup różnych artykułów przeznaczonych do zużycia przez pracowników, zostało niejednokrotnie potwierdzone w interpretacjach podatkowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 22 sierpnia 2018 r. Znak: 0111-KDIB2-3.4010.193.2018.1.PB, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Kosztami podatkowymi są - co do zasady - tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.”

Artykuły wskazane w stanie faktycznym są zatem nabywane w celu uzyskania przychodów oraz zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Związek między wskazanymi wydatkami a przychodami Spółki, choć pośredni, jest niezaprzeczalny. Jednocześnie, wydatki na w/w artykuły są należycie dokumentowane. Spółka dysponuje fakturami dokumentującymi ich nabycie.

W ocenie Spółki, wskazane wyżej koszty nie są wydatkami, o których mowa w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT. W szczególności, nie ma w niniejszej sprawie zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten odnosi się m.in. do „żywności oraz napojów”. Należy jednak zaznaczyć, że wskazana regulacja nie wyklucza z kosztów uzyskania wszelkich wydatków na żywność i napoje, ale tylko takie z nich, które są „kosztami reprezentacji”. Przez koszty reprezentacji rozumie się natomiast wydatki służące wytworzeniu pozytywnego wizerunku podatnika, rozumianego jako wizerunek zewnętrzy. Dodatkowo przez koszty reprezentacji należy rozumieć wydatki o wystawnym charakterze. Nie można zaś mówić o kosztach reprezentacji w przypadku zwyczajowego, niewykraczającego poza ogólnie przyjęte w danym czasie i miejscu normy (w tym na dzisiejszym rynku pracy).

Ponadto, jak zaznaczył Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 2 września 2019 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD, „reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników.” Podobnie wskazał Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku z 8 stycznia 2019 r., sygn. II FSK 3524/16.

Przekładając powyższe na grunt analizowanej sprawy trzeba stwierdzić, że głównym celem ponoszonych przez Spółkę wydatków na artykuły udostępniane pracownikom, nie jest „kreowanie wizerunku” firmy, lecz zapewnienie komfortu pracy. W rezultacie, brak jest podstaw do wyłączenia wskazanych wydatków z kosztów uzyskania przychodów jako kosztów reprezentacji.

Podsumowując, zdaniem Spółki, ma ona prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki artykuły spożywcze, leki i artykuły higieniczne, wskazane w stanie faktycznym, udostępniane w biurze Spółki pracownikom podczas ich pracy. Wydatki takie będą bowiem spełniały przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT bowiem zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jak również nie będą znajdowały się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Stanowisko, zgodnie z którym omawiane wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów znajduje potwierdzenie w aktualnych interpretacjach organów podatkowych, t.j.:

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 czerwca 2021 r. Nr 0111- KDIB1-1.4010.156.2021.1.MMU

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 marca 2021 r. Nr 0111- KDIB1-3.4010.24.2020.7.IM

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2019 r. Znak: 0115-KDIT2-3.4011.251.2019.2.AWO

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 kwietnia 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-3.4010.24.2020.1.IM

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 września 2019 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.175.2019.3.AD

- interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 sierpnia 2018 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.193.2018.1.PB.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 updop, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka ponosi wydatki na artykuły spożywcze, artykuły higieniczne i leki które udostępnia nieodpłatnie swoim pracownikom w biurze Spółki podczas ich pracy.

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 updop. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 updop.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że updop nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy. 

Odnosząc powyższe rozważania do opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że wydatki na zakup artykułów spożywczych, leków i artykułów higienicznych,  udostępnione pracownikom podczas ich pracy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w  przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), za pośrednictwerm systemu teleinformatycznego e-Urząd Skarbowy na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) będąc użytkownikiem/wyznaczając użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).