Czy wydatki na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 września 2022 r. za pośrednictwem platformy ePUAP, wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie ustalenia, czy wydatki na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu, stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

D. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z/s w W. (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest spółką doradztwa podatkowego, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej świadczy usługi doradztwa podatkowego, usługi księgowe oraz usługi kadrowe dla swoich klientów.

W zarządzie Spółki jest Pan J. D.  jako Prezes zarządu oraz Pan H. S. jako Wiceprezes zarządu, którzy obaj są zarazem udziałowcami Wnioskodawcy. Spółka jest reprezentowana przez każdego z członków zarządu samodzielnie.

Wiceprezes zarządu od 2016 r. jest rezydentem podatkowym w Szwecji, tam rozlicza całość osiąganych przychodów bez względu na źródło ich osiągnięcia. W lipcu 2015 r. wyjechał z Polski wraz z rodziną (żoną i dwójką synów) do Szwecji, a zatem dom i centrum interesów życiowych posiada w Szwecji.

Do końca 2021 r. ze Spółką Wiceprezesa zarządu łączył stosunek pracy, a także otrzymywał on wynagrodzenie z tytułu powołania jako członek zarządu przyznane uchwałą wspólników, które podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w Polsce.

Wiceprezes zarządu w związku z pełnioną funkcją w Spółce, w zależności od potrzeb, nie rzadziej niż raz miesiącu, niejednokrotnie 2 razy w miesiącu przylatuje samolotem, średnio na okres ok. 10 dni roboczych w miesiącu do Polski, w celu wykonywania działań związanych z zasiadaniem w zarządzie Spółki. Wiceprezes zarządu prowadzi sprawy Spółki i aktywnie ją reprezentuje zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r., poz. 1526 ze zm., winno być: „Dz.U. z 2022 r., poz. 1467 ze zm., „dalej KSH”), co realizuje poprzez liczne spotkania biznesowe oraz aktywne poszukiwanie nowych kontrahentów. Podejmuje on również działania zarządcze w miejscu siedziby Spółki, których nie mógłby podjąć zdalnie, przebywając poza granicami Rzeczypospolitej Polski. Zarządza i sprawuje nadzór nad zespołem zatrudnionych w Spółce pracowników, uczestniczy w bieżącej działalności Spółki.

Z uwagi na znaczną odległość pomiędzy domem, rodziną w Szwecji, a miejscem wykonywania działań związanych z zasiadaniem w zarządzie Spółki, Wiceprezes zarządu, przylatuje do Polski samolotem, ponosząc koszty zakupu biletów lotniczych oraz koszty transferu z lotniska do siedziby Spółki (koszty taksówek), bądź przemieszcza się samochodem, ponosząc koszty promu.

Zgodnie z wewnętrznym regulaminem wynagradzania członka zarządu, Wnioskodawca zobowiązany jest każdorazowo do zwrotu Wiceprezesowi zarządu ponoszonych przez niego kosztów biletów lotniczych, kosztów taksówek do/z lotniska do siedziby Spółki, czy kosztów promu w związku z przylotem/przybyciem do siedziby Spółki, w celu wykonywania zadań spoczywających na niego jako członka zarządu.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione od 2015 r. do końca 2021 r. przez Wiceprezesa zarządu na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu, w momencie faktycznego ich zwrotu na rzecz Wiceprezesa zarządu.

Pytanie

Czy wydatki na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu, stanowią dla niego koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 uCIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Jak wynika zatem z ogólnej zasady określonej w art. 15 ust. 1 uCIT warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest aby wydatek łącznie spełniał następujące przesłanki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 uCIT.

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów Spółki, bowiem wpisują się one w dyspozycję art. 15 ust. 1 uCIT.

Obecność Wiceprezesa zarządu w Spółce jest niezbędna, gdyż reprezentuje on Spółkę na zewnątrz, nawiązując nowe relacje biznesowe, odbywając spotkania z klientami, podpisując umowy, ale także wewnątrz Spółki poprzez zarządzanie i nadzór na pracownikami Spółki oraz uczestnictwo w bieżącej działalności Spółki. Wskutek powyższych działań Wiceprezesa Zarządu, Spółka może funkcjonować i generować przychody. Jednocześnie wskazać należy, iż powyższych czynności Wiceprezes zarządu nie może wykonywać wyłącznie zdalnie poza granicami Rzeczypospolitej Polski, co sprawia, iż nie rzadziej niż raz w miesiącu, niejednokrotnie 2 razy w miesiącu przylatuje samolotem bądź przyjeżdża samochodem, średnio na okres ok. 10 dni roboczych w miesiącu do Polski, w celu wykonywania działań związanych z zasiadaniem w zarządzie Spółki. Generuje to konieczność ponoszenia przez niego wydatków na bilety lotnicze, taksówki z do/z lotniska do siedziby Spółki, czy opłaty promu, które Wnioskodawca zwraca Wiceprezesowi zarządu.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe koszty pozostają w związku z jego działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Tym samym, wydatki te powinny stanowić koszt uzyskania przychodu Spółki jako koszt pośredni w dacie ich faktycznego poniesienia ze strony Spółki/zwrotu na rzecz Wiceprezesa zarządu. Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 4d uCIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia.

Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, iż w przedstawionym stanie faktycznym nie będzie mieć zastosowania wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a uCIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 uCIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Wskazać należy, iż w dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz Spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a uCIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Jednakże wskazać należy, iż zgodnie z art. 201 § 1 KSH zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę. Oznacza to, iż zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a uCIT nie uwzględnia zatem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 uCIT.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a uCIT nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki (koszty biletów lotniczych, koszty taksówek do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu) można zakwalifikować, jako będące następstwem dwustronnych zobowiązań, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, ponieważ spełniają podstawowy wymóg określony w art. 15 ust. 1 uCIT tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Potwierdzeniem prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy jest przykładowo interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 października 2009 r., Znak: IPPB5/423-441/09-4/DG, czy interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 10 maja 2010 r., Znak: IBPBI/2/423-272/10/PC.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości jego stanowiska zawartego w przedmiotowym wniosku interpretacyjnym.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „updop”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe:

-    bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz

-    inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

-został poniesiony przez podatnika,

-jest definitywny, a więc bezzwrotny,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

-nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 updop,

-został właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Przywołana regulacja art. 15 ust. 1 updop wskazuje, że definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

• konieczność faktycznego (co do zasady) poniesienia wydatku oraz
• poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Drugi z tych elementów stanowi przesłankę negatywną, zgodnie z którą ponoszonego wydatku nie ujęto w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.  Art. 16 ust. 1 updop zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu). Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Podkreślić należy, że klasyfikacja kosztów do wyżej wymienionych rodzajów kosztów uzyskania przychodu powinna odbywać się za każdym razem w oparciu o indywidualne cechy działalności podatnika, w ramach której wydatki te są ponoszone.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że w zarządzie Spółki jest Pan J. D.  jako Prezes zarządu oraz Pan H. S. jako Wiceprezes zarządu, którzy obaj są zarazem udziałowcami Wnioskodawcy. Spółka jest reprezentowana przez każdego z członków zarządu samodzielnie.

Wiceprezes zarządu od 2016 r. jest rezydentem podatkowym w Szwecji, tam rozlicza całość osiąganych przychodów bez względu na źródło ich osiągnięcia. W lipcu 2015 r. wyjechał z Polski wraz z rodziną (żoną i dwójką synów) do Szwecji, a zatem dom i centrum interesów życiowych posiada w Szwecji. Do końca 2021 r. ze Spółką Wiceprezesa zarządu łączył stosunek pracy, a także otrzymywał on wynagrodzenie z tytułu powołania jako członek zarządu przyznane uchwałą wspólników, które podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w Polsce.

Wiceprezes zarządu w związku z pełnioną funkcją w Spółce, w zależności od potrzeb, nie rzadziej niż raz miesiącu, niejednokrotnie 2 razy w miesiącu przylatuje samolotem, średnio na okres ok. 10 dni roboczych w miesiącu do Polski, w celu wykonywania działań związanych z zasiadaniem w zarządzie Spółki. Wiceprezes zarządu prowadzi sprawy Spółki i aktywnie ją reprezentuje, co realizuje poprzez liczne spotkania biznesowe oraz aktywne poszukiwanie nowych kontrahentów. Podejmuje on również działania zarządcze w miejscu siedziby Spółki, których nie mógłby podjąć zdalnie, przebywając poza granicami Rzeczypospolitej Polski. Zarządza i sprawuje nadzór nad zespołem zatrudnionych w Spółce pracowników, uczestniczy w bieżącej działalności Spółki.

Z uwagi na znaczną odległość pomiędzy domem, rodziną w Szwecji, a miejscem wykonywania działań związanych z zasiadaniem w zarządzie Spółki, Wiceprezes zarządu, przylatuje do Polski samolotem, ponosząc koszty zakupu biletów lotniczych oraz koszty transferu z lotniska do siedziby Spółki (koszty taksówek), bądź przemieszcza się samochodem, ponosząc koszty promu.

Zgodnie z wewnętrznym regulaminem wynagradzania członka zarządu, Wnioskodawca zobowiązany jest każdorazowo do zwrotu Wiceprezesowi zarządu ponoszonych przez niego kosztów biletów lotniczych, kosztów taksówek do/z lotniska do siedziby Spółki, czy kosztów promu w związku z przylotem/przybyciem do siedziby Spółki, w celu wykonywania zadań spoczywających na niego jako członka zarządu.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym, Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione od 2015 r. do końca 2021 r. przez Wiceprezesa zarządu na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu, w momencie faktycznego ich zwrotu na rzecz Wiceprezesa zarządu.

Z powyższego wynika, że przedmiotowe wydatki związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym Spółki były ponoszone w związku z funkcjonowaniem Wiceprezesa Spółki. Co do zasady, można je zatem uznać za ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Jednakże z uwagi na fakt, że w analizowanym przypadku Wiceprezes, członek zarządu jest jednocześnie udziałowcem Spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 updop, zgodnie z którym:

W dyspozycji ww. przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Nie znajdzie on natomiast zastosowania w przypadku, gdy świadczenia na rzecz udziałowca dotyczą lub są związane z pełnieniem funkcji w organie zarządzającym. Odpowiada im wówczas wykonywanie przez tą osobę fizyczną określonych czynności na rzecz Spółki, co wyklucza możliwość uznania tych świadczeń za mające charakter jednostronny.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń na rzecz Wiceprezesa, członka zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a updop. Na jego podstawie:

Jednakże wskazać należy, że zgodnie z art. 201 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2022 r., poz. 1467 ze zm.), zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę.

Oznacza to, że zarząd prowadzi sprawy spółki we wszystkich obszarach niezastrzeżonych wyraźnie do kompetencji innych organów spółki oraz reprezentuje spółkę. Prowadzenie spraw spółki dotyczy sfery wewnętrznej funkcjonowania spółki (podejmowania decyzji organizacyjnych i gospodarczych w spółce), natomiast reprezentacja odnosi się do relacji zewnętrznych (składania oświadczeń woli wobec innych niż spółka uczestników obrotu prawnego).

Treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38a updop, nie uwzględnia zatem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 updop.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a updop nie będą miały zastosowania, gdyż zarząd nie jest organem stanowiącym, lecz organem zarządzającym Spółką, a przedmiotowe wydatki (na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu) w celu wykonywania działań związanych z zasiadaniem w zarządzie Spółki, prowadzenia spraw Spółki i aktywnego jej reprezentowania, poprzez liczne spotkania biznesowe oraz aktywne poszukiwanie nowych kontrahentów, a także podejmowania działań zarządczych w miejscu siedziby Spółki, których Wiceprezes nie mógłby podjąć zdalnie, przebywając poza granicami Rzeczypospolitej Polski, zarządzanie i sprawowanie nadzoru nad zespołem zatrudnionych w Spółce pracowników, uczestniczenie w bieżącej działalności Spółki, można zakwalifikować, jako będące następstwem dwustronnych zobowiązań, przez co stanowią koszt uzyskania przychodów, bowiem spełniają podstawowy wymóg określony  w art. 15 ust. 1 updop, tj. mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Zauważyć przy tym należy, że aby wydatki na rzecz Wiceprezesa, członka zarządu uznać za koszty uzyskania przychodów winien łączyć go ze spółką stosunek pracy lub inny równorzędny. W przypadku, gdy Wiceprezes, członek zarządu nie jest pracownikiem spółki, konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami spółki.

W analizowanej sprawie, Wiceprezes zarządu od 2016 r. jest rezydentem podatkowym w Szwecji, tam rozlicza całość osiąganych przychodów bez względu na źródło ich osiągnięcia. W lipcu 2015 r. wyjechał z Polski wraz z rodziną (żoną i dwójką synów) do Szwecji, a zatem dom i centrum interesów życiowych posiada w Szwecji.

Do końca 2021 r. ze Spółką Wiceprezesa zarządu łączył stosunek pracy, a także otrzymywał on wynagrodzenie z tytułu powołania jako członek zarządu przyznane uchwałą wspólników, które podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w Polsce.

Zgodnie z wewnętrznym regulaminem wynagradzania członka zarządu, Wnioskodawca zobowiązany jest każdorazowo do zwrotu Wiceprezesowi zarządu ponoszonych przez niego kosztów biletów lotniczych, kosztów taksówek do/z lotniska do siedziby Spółki, czy kosztów promu w związku z przylotem/przybyciem do siedziby Spółki, w celu wykonywania zadań spoczywających na niego jako członka zarządu.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, że wydatki z tytułu pokrycia przez Spółkę kosztów na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione w ww. latach przez Wiceprezesa, członka zarządu w ww. celach, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Odnosząc się do kwestii dotyczącej momentu zaliczenia ww. wydatków do kosztów podatkowych, zauważyć należy, że dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. Przepisy ustawy o CIT dokonują podziału kosztów na koszty bezpośrednio związane z przychodami i koszty pośrednie (inne niż bezpośrednio związane z przychodami).

Zgodnie z ugruntowanym poglądem, kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki, których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych przychodów. W ich przypadku możliwe jest „zidentyfikowanie” wpływu danego kosztu na wielkość osiągniętych przychodów. Do tej kategorii należą głównie te koszty, które mogą być przydzielone, przypisane do określonych wyrobów bądź usług. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychód ze zbycia tej jednostki towaru.

Natomiast pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników. Każdy z ww. wydatków jest związany z działalnością prowadzoną przez podatnika i przyczynia się w sposób ogólny do osiągania przez niego przychodów. Nie można jednak ustalić, uzyskaniu jakiego konkretnego przychodu dany wydatek służy.

Regulacje dotyczące potrącalności kosztów bezpośrednio związanych z przychodami zawarte zostały w art. 15 ust. 4, 4b i 4c updop.

Zgodnie z art. 15 ust. 4 updop:

Stosownie zaś do art. 15 ust. 4b updop:

Zgodnie z art. 15 ust. 4c updop:

Natomiast, art. 15 ust. 4d oraz art. 15 ust. 4e updop, regulują zasady potrącalności kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami.

Stosownie do treści art. 15 ust. 4d updop:

W myśl art. 15 ust. 4e updop:

Mając na uwadze powyższe, skoro wydatki z tytułu pokrycia kosztów przez Spółkę na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Wiceprezesa zarządu w ww. latach, pozostają w związku z działalnością gospodarczą Spółki, a ich poniesienie ma wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, wydatki te powinny stanowić koszt uzyskania przychodu Spółki jako koszt pośredni w dacie poniesienia, za który - zgodnie z art. 15 ust. 4e updop -  uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku).

Reasumując, wydatki na bilety lotnicze, taksówki do/z lotniska do siedziby Spółki, opłaty promu poniesione przez Spółkę na rzecz Wiceprezesa zarządu stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia, na podstawie ww. przepisów.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej: „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).