Czy do wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT, wystarczy ujęcie tych kosztów, w stosunku do których Wnioskodawca zamierza skorzystać z ulgi podatkowej, w odrębnej ewidencji pomocniczej Spółki?

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego  zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 czerwca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 czerwca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, m.in. w zakresie ustalenia, czy do wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT, wystarczy ujęcie tych kosztów, w stosunku do których Wnioskodawca zamierza skorzystać z ulgi podatkowej, w odrębnej ewidencji pomocniczej Spółki (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

D Sp. z o. o. Sp. k. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest polskim rezydentem podatkowym i podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest działalność związana z oprogramowaniem, przetwarzaniem danych oraz zarządzaniem stronami internetowymi. Spółka specjalizuje się w marketingu internetowym i wyszukiwaniu lokalnym. Rolą Spółki jest dostarczanie przedsiębiorcom kontaktów biznesowych. Wnioskodawca stale wzbogaca ofertę o najnowsze rozwiązania marketingu internetowego.

Działalność Spółki realizowana jest m.in. w ramach poniższych działów:

- dział specjalistów SEO oraz

- dział specjalistów SEM.

Rynek usług marketingu online jest rynkiem dynamicznym, który podlega ciągłym zmianom. Spółka na bieżąco monitoruje wszelkie nowości na rynku reklamy online i dostosowuje swoje usługi. Kluczowa dla tej działalności jest znajomość algorytmów wyszukiwarki Google (których rzeczywista konstrukcja stanowi tajemnicę i nie jest znana Spółce) oraz stałe usprawnianie oferowanych działań i usług, w ramach częstych zmian tych algorytmów. Jedną z podstawowych usług Spółki jest optymalizacja stron internetowych klientów pod kątem wyników w wyszukiwarce internetowej Google (SEO - Search Engine Optimization). Prace specjalistów SEO skupiają się na ciągłym ulepszaniu jakości usług Spółki w tym zakresie. Natomiast, w ramach usług SEM Spółka oferuje analizę wyboru najkorzystniejszych i najbardziej dla klienta efektywnych płatnych kampanii reklamowych, przy wykorzystaniu takich narzędzi jak Google Ads czy Facebook Ads.

Świadczone przez Spółkę usługi są prowadzone w sposób ciągły ze względu na zmieniający się sposób oddziaływania marketingu internetowego na odbiorców oraz ze względu na zmieniające się algorytmy, na których działają wyszukiwarki.

I.Działalność SEO

SEO jest dziedziną interdyscyplinarną, obejmującą zagadnienia IT (front-end, back-end web development) oraz, marketing. Efektywne działania SEO wymagają przekrojowej wiedzy z zakresu analityki internetowej i tzw. data science. Usługi SEO to m.in. poprawa technicznych aspektów witryny, kształtowanie architektury informacji, rozbudowa treści, czy też zdobywanie linków pozycjonujących z innych domen w sieci.

Należy wskazać, że pozycjonowanie SEO oznacza wszystkie działania, które mają na celu zwiększenie widoczności strony w organicznych wynikach wyszukiwania. Usługa pozycjonowania dotyczy wyłącznie wyników naturalnych (inaczej organicznych), czyli będących efektem działania mechanizmu indeksującego wyszukiwarkę Google. Pozycjonowanie nie dotyczy natomiast płatnych kampanii reklamowych (tzw. linki sponsorowane), takich jak Google Ads. Na pozycję strony w wyszukiwarce Google wpływa kilkaset parametrów, które są oceniane przez algorytmy Google. Zbudowanie i utrzymanie wysokich pozycji strony internetowej wymaga ciągłej obserwacji algorytmów, działań konkurencji, a także trendów SEO. Jest ono skierowane dla każdego, kto posiada stronę internetową i chce, aby była ona lepiej widoczna w Internecie.

Wyniki naturalne generowane są na podstawie algorytmu oceniającego jakość poszczególnych serwisów i stopień korelacji z zapytaniem użytkownika. Optymalizacja, czyli pozycjonowanie SEO, ma pomóc potencjalnym klientom znaleźć witrynę klienta za pomocą wyszukiwarek internetowych. Wyszukiwarki stale udoskonalają swoje mechanizmy, zmieniając kryteria oceny stron internetowych. Dlatego też, optymalizacja stron internetowych pod kątem wyszukiwarek stanowi długotrwały proces, który jest jednak opłacalny, ponieważ zapewnia wysoką odpowiedzialność serwisu i wielu nowych klientów.

Proces pozycjonowania SEO można przedstawić jako ciąg następujących po sobie działań:

 1. Przeprowadzenie audytu SEO - przeprowadzenie audytu strony klienta poprzez uwzględnienie parametrów mających wpływ na pozycję strony w wynikach wyszukiwania i stanowi podstawę działań optymalizacyjnych i promocyjnych w kontekście marketingu w wyszukiwarkach (w szczególności w wyszukiwarce Google),

 2. Optymalizacja techniczna - ma za zadanie pomóc zrozumieć robotom Google zawartość strony klienta. Działania te obejmują zarówno budowę nowych elementów jak i poprawę istniejących już na stronie. Optymalizacji może podlegać przykładowo treść tekstowa (np. zmiana długości artykułów lub ich tytułów, słów kluczowych itp.), struktura witryny (np. zmiana architektury informacji), warstwa techniczna i wizualna (np. wydajność strony), linkowania z innych stron w sieci internetowej,

 3. Budowa oraz optymalizacja treści - poprzez zmianę długości artykułów, ich tytułów, dodawanie słów kluczowych, itp.,

 4. Link building - proces pozyskiwania linków pozycjonujących. Link building jest poprzedzony analizą i wyborem właściwego profilu linków, czyli ogółu odnośników prowadzących do strony z innych stron w sieci internetowej.

 5. Analiza ruchu oraz raportowanie - działania SEO są mierzone ich wpływem na sprzedaż klienta oraz ilość odwiedzin strony internetowej. Działania są podsumowywane w formie comiesięcznego raportu wraz ze wskazaniem ich skuteczności i przedstawiane klientowi. Pozycjonowane najczęściej są strony internetowe, które mają generować konwersję, np. sprzedawać produkty lub pozyskiwać klientów zainteresowanych daną usługą.

W efekcie przeprowadzonych działań pozycjonujących strony internetowe klient efektywnie pozyskuje nowych klientów, ponieważ stronę odwiedzają osoby rzeczywiście poszukujące oferowanych przez klienta Spółki produktów lub usług. Działania te pozwalają także skutecznie konkurować z czołowymi firmami z branży. Optymalizacja techniczna strony ułatwia nowym jak i dotychczasowym klientom poruszanie się po stronie w celu znalezienia interesujących go informacji i produktów.

W ramach prowadzonej działalności Spółka kładzie nacisk na innowacyjność oferowanych usług oraz innowacyjność procesową. Podejmuje zatem działania rozwojowe w kierunku opracowania i ulepszenia procesu pozycjonowania stron internetowych swoich klientów. Z uwagi na zmieniające się algorytmy zgodnie z którymi pracują wyszukiwarki pozwalające na zwiększenie konwersji oraz liczby odwiedzin na stronie, Spółka nieustannie wprowadza zmiany i ulepszenia pozwalające na osiągnięcie zamierzonych celów. Poszukiwanie właściwego klucza pozwalającego na umieszczenie strony internetowej na wysokich pozycjach wyszukiwania, a także wyświetlanie klientom rzeczywiście poszukujących oferowanych przez stronę produktów i usług, wymaga ze strony Spółki ciągłej obserwacji i zmiany dotychczasowego systemu działania. Wprowadzane zmiany niosą ze sobą ryzyko niepowodzenia. Praca Spółki to proces ciągłych zmian i rozwoju produktu. W realizowanym procesie transformacji cyfrowej u klientów kluczem do sukcesu jest elastyczność i ciągłe doskonalenie. Dostosowanie kierunku rozwoju produktu do aktualnych oczekiwań klientów, rynku oraz z uwzględnieniem postępu technologicznego wymaga szybkiego tworzenia nowych funkcjonalności.

2. Działalność SEM

Standardowy zakres prac SEM obejmuje cały proces od koncepcji przez wdrożenie aż po prowadzenie kampanii internetowych:

- Stworzenie konta Google Ads wyłącznie dla klienta lub przejęcie prowadzenia istniejącego konta Google Ads klienta po otrzymaniu koniecznych dostępów,

- Opracowanie strategii marketingu online, wybór najwłaściwszych dla klienta narzędzi reklamy w Internecie,

- Stworzenie nowych kampanii reklamowych bądź modyfikacja dotychczas prowadzonych,

- Stała optymalizacja prowadzonych kampanii reklamowych,

- Raportowanie wyników prowadzonych kampanii reklamowych,

- Konsultacje telefoniczne i mailowe z klientem.

W zależności od zakresu prac wynikiem prac jest raport z wdrożenia oraz comiesięczne raporty z efektywności zakupionych w ramach usługi reklam.

Za analizy merytoryczne w ramach usługi SEO Spółka uważa przeprowadzanie inżynierii wstecznej algorytmu wyszukiwarki internetowej Google, co pozwala na lepsze zrozumienie czynników wpływających na pozycjonowanie strony. Pracownicy działu SEO w ramach swojej pracy twórczej zbierają dane pochodzące z narzędzi analitycznych (Google Analytics i inne), analizy kodu technicznego (narzędzia deweloperskie Google Chrome i inne), trendów pochodzących z narzędzi zewnętrznych (Google Trends i inne) oraz własnych analiz na podstawie wywiadu z klientem. Na podstawie zebranych danych dochodzi do analizy konkretnych zapytań do wyszukiwarki Google, na podstawie których specjalista SEO, korzystając z zebranych danych, odtwarza kluczowe dla algorytmu czynniki (użyte zwroty w treściach, nasycenie fraz, odpowiednie tytuły, nagłówki metatagi, określenie ilości odnośników pod dane frazy). Na tym etapie dołączane są dodatkowe czynniki, o które opiera się algorytm wyszukiwarki Google (te znane na rynku oraz wypracowane w ramach wewnętrznej pracy Spółki). Uzyskanie tej wiedzy umożliwia podejmowanie konkretnych działań mających na celu poprawę widoczności danej domeny w wyszukiwarce i jednocześnie przekłada się na ogólny rozwój produktów i procesów w Spółce. W uproszczeniu, pracownicy, badając jak działa algorytm odpowiadający za pozycjonowanie stron, stawiają hipotezy, które następnie weryfikują na konkretnych stronach internetowych. W przypadku, gdy postawiona hipoteza zostaje potwierdzona, informacja o zalecanych działaniach jest komunikowana pozostałym pracownikom Spółki i Spółka wdraża zmiany na domenach u pozostałych klientów (zalecenia te są również spisywane w formie wytycznych). Algorytm wyszukiwarki internetowej podlega regularnym zmianom, wobec czego konieczne jest regularne monitorowanie wyników danej strony, aby poprawić jej pozycjonowanie. Co istotne, aby Prace B+R były skuteczne i aby Spółka mogła efektywnie i szybko identyfikować optymalne kierunki działań, niezbędne jest uzyskanie efektu skali i zaangażowanie pracowników działu SEO w bezpośrednią obsługę klientów. Głównym celem działalności specjalistów SEO jest właśnie uzyskiwanie nowej wiedzy, przy czym jednocześnie muszą oni współpracować z konkretnymi klientami.

Za analizy merytoryczne w ramach usługi SEM Spółka uważa twórcze usprawnienie i udoskonalenie prowadzenia kampanii reklamowych w Google Ads i Facebook Ads. Innowacja polega tu na lepszym wykorzystaniu platform reklamowych i poprawie wyników w kampaniach dzięki odpowiednim oznaczaniu produktów, uwzględnianiu ich rentowności, automatyzacji w zakresie doboru najbardziej efektywnych produktów reklamowanych online. Pracownicy działu SEM poszukują rozwiązań służących poprawie konwersji (efektywności) działań marketingowych klienta w Internecie oraz poszukują nowych rozwiązań w zakresie reklamy internetowej dopasowując wybór narzędzi reklamowych do indywidualnych potrzeb klienta. Dla każdego klienta przygotowywana jest odrębna zindywidualizowana strategia wykorzystania narzędzi reklamowych w zależności od branży i profilu odbiorcy. Co także istotne, wdrożone strategie są na bieżąco monitorowane celem weryfikacji, czy spełniają pokładane w nich wartości, a w przypadku, gdy nie spełniają one oczekiwań, wdrażane są środki naprawcze i nowe działania zmierzające do zwiększenia jej efektywności.

Podejmowane aktywności zarówno w ramach pracy działu SEO oraz działu SEM charakteryzują się dużym poziomem niepewności w kontekście możliwości uzyskania zakładanych rezultatów, czy też sposobu oraz czasochłonności opracowania zaplanowanych rozwiązań. Efektem stawiania wielu hipotez są dopracowane standardy tworzenia treści dla robotów wyszukiwarek, standardy tworzenia linkowania wewnętrznego, wytyczne techniczne do poprawy kluczowych elementów kodu strony WWW dla robotów wyszukiwarek, wytyczne do analizy danych analitycznych (sezonowość, widoczność, ruch organiczny). Dzięki opisywanym pracom, powstają nowe obszary wiedzy i postęp technologiczny. Obsługa każdego klienta jest unikalna i w związku z tym pojawiają się różne aspekty wymagające sprawdzenia i poprawienia wyników danej strony. Niektóre elementy, które sprawdzają się na jednej domenie mogą nie przynieść pożądanego efektu w przypadku innej domeny. Jednakże najczęściej wiedzę uzyskaną dzięki zweryfikowaniu danej hipotezy można wykorzystać do lepszego pozycjonowania również u pozostałych klientów na innych stronach internetowych.

Dokumentacja prowadzonych przez Wnioskodawcę aktywności będzie obejmowała następujące elementy:

    - Struktury zespołów działających w Spółce

Spółka posiada struktury pracowników w Spółce, z wyszczególnieniem pracowników prowadzących działalność badawczo-rozwojową;

    - Opis poszczególnych projektów realizowanych w ramach prac B+R prowadzonych przez Spółkę

Opis sporządzony jest w formie katalogu/karty projektów zrealizowanych w ramach B+R z przedstawieniem ich charakterystyki, zakresu i specyfikacji zrealizowanych prac, osób zaangażowanych w projekt wraz z zakresem obowiązków, etc.

    - Dokumenty organizacyjne

Dokumenty przedstawiają strukturę działów realizujących B+R, definicje procesów, ról, schematów organizacji i sposobów postępowania, sposoby osiągania zamierzonych celów biznesowych opracowywane na podstawie badań rynku i audytów zewnętrznych, m.in. opracowania strategicznych zmian procesów i procedur, dopasowujących Spółkę do aktualnej sytuacji rynkowej lub usprawniających jej działanie, a także raporty z postępów w realizacji projektów oraz instrukcje zmian w organizacji i dedykowane materiały szkoleniowe - jako wyniki tych projektów.

    - Raporty z prac badawczo-rozwojowych

Spółka sporządza oraz przesyła klientom raporty zawierające analizę aktualnego stanu wiedzy w danym zakresie tematycznym, opis problemu (np. technicznego, organizacyjnego), propozycje rozwiązania problemu, wyniki oraz wnioski i rekomendacje. Raporty są przeprowadzane cyklicznie w okresach miesięcznych.

    - Plany wdrożenia produktów, procesów lub usług

Koncepcje wdrożenia nowych procesów do świadczonych przez Spółkę usług — na podstawie wyników prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w Spółce przygotowywane i aktualizowane są wytyczne zawierające zalecane działania do wykorzystania przy innych projektach (zalecenia te są również spisywane w formie wytycznych).

   - Ewidencja czasu pracy

Ponadto, Spółka prowadzi w systemie ewidencję czasu pracy pozwalającą w dokładny sposób określić faktyczną ilość czasu spędzanego na prace B+R przez poszczególnych pracowników realizujących prace badawczo-rozwojowe. Raporty z tak prowadzonej ewidencji zawierają podział na działania operacyjne jak i rozwojowe. Raporty te stanowią podstawę sporządzanej przez Spółkę ewidencji pomocniczej. W ewidencji tej Spółka na podstawie danych z listy płac oraz raportów z ewidencji czasu pracy pracowników i współpracowników Spółki wyodrębnia z kosztów ich wynagrodzeń część, która pozostaje w związku z realizowanymi działaniami badawczo-rozwojowymi. Koszty pracownicze są wyłącznymi kosztami jakie Spółka ponosi w związku z działalnością badawczo-rozwojową.

Ponadto, Spółka prowadzi dodatkowe księgi pomocnicze w formie arkuszy programu Excel, w ramach, których, w oparciu o wspomnianą, bieżącą ewidencję pracy, wskazywane jest/będzie faktyczne zaangażowanie każdego z pracowników (oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia) w prace B+R, tak aby odpowiednią część jego wynagrodzenia uwzględnić jako koszt kwalifikowalny w uldze, jak również ewidencjonowane będą w przyszłości inne koszty kwalifikowane ulgi B+R (jeśli będą ponoszone). W tych samych arkuszach kalkulowana jest wartość ulgi B+R za dany rok i są one wykorzystywane do uzupełnienia załącznika CIT/BR.

Taki sposób prowadzenia ewidencji pozwala Spółce na właściwą identyfikację zakresu prac B+R, a co za tym idzie na rzetelną kalkulację kosztów wynagrodzenia pracowników w stosunku do ich comiesięcznego zaangażowania w prace B+R. Końcowo Spółka chciałaby zaznaczyć, że:

   - nie prowadzi działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia,

   - nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a Ustawy CIT,

   - na moment składania niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego, o którym mowa w art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz.U. z 2021 r. poz. 706),

   - jako podatnik prowadzący działalność badawczo-rozwojową, który zamierza skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d Ustawy CIT, wyodrębnia w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, koszty działalności badawczo-rozwojowej,

   - pokrywa koszty realizacji prowadzonych prac badawczo-rozwojowych ze środków własnych, które nie są/nie będą zwracane w jakiejkolwiek formie i nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym (w przeciwnym razie Spółka dokona odpowiednich korekt),

   - ponoszone przez Spółkę wydatki, które mogą stanowić koszty kwalifikowane w ramach ulgi badawczo-rozwojowej są przez Spółkę zaliczane do kosztów uzyskania przychodów danego roku,

   - koszty wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace badawczo-rozwojowe są zaliczane przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów zgodnie ze szczegółowymi regulacjami Ustawy CIT.

Pytanie

Czy do wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT, wystarczy ujęcie tych kosztów, w stosunku do których Wnioskodawca zamierza skorzystać z ulgi podatkowej, w odrębnej ewidencji pomocniczej Spółki? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Państwa stanowisko w sprawie

W celu wyodrębnienia kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT, wystarczy ujęcie tych kosztów, w stosunku do których Wnioskodawca zamierza skorzystać z ulgi podatkowej, w odrębnej ewidencji pomocniczej Spółki w formie pliku excel.

Ewidencja kosztów kwalifikowanych

Zgodnie z art. 18d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1800 ze zm., dalej: „Ustawa CIT”), od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”.

Za koszty kwalifikowane, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2018 r., uznaje się:

1)zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 Ustawy CIT, poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;

2)zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1a Ustawy CIT, poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu.

W myśl art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ponadto, Ustawa CIT nakłada dodatkowe wymagania na podatników chcących skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej w zakresie prowadzenia ewidencji kosztów podlegających odliczeniu w ramach ulgi.

Z art. 9 ust. 1b Ustawy CIT wynika, że podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia, o którym mowa w art. 18d, są obowiązani w ewidencji, o której mowa w ust. 1, wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Ponadto, w tej kwestii warto przytoczyć art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2021.217 z dnia 1 lutego 2021 r., dalej: „ustawa o rachunkowości”), który wskazuje, że księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Jednocześnie, w myśl art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Przywołane powyżej regulacje nakładają na Spółkę obowiązek wyodrębnienia kosztów ponoszonych w związku z działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu Ustawy CIT. Z tym, że Ustawa CIT nie precyzuje, w jaki sposób to wyodrębnienie powinno zostać wykonane. Wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojową w ewidencji rachunkowej ma być podstawą do kalkulacji wysokości ulgi badawczo-rozwojowej. W związku z tym podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii kosztów.

Zgodnie z przedstawionym w opisie zdarzenia przyszłego sposobem ewidencji kosztów działalności badawczo-rozwojowej przez Spółkę wynika, że pozwalają one łącznie ustalić ilość czasu pracy poświęconego przez poszczególnych pracowników oraz osoby świadczące usługi na rzecz Wnioskodawcy na podstawie umowy zlecenia na realizację prac badawczo-rozwojowych w całkowitym czasie pracy wykonywanej przez nich w trakcie danego miesiąca.

Pracownicy oraz osoby świadczące usługi na rzecz Wnioskodawcy na podstawie umów zlecenia, zajmujący się prowadzeniem prac z zakresu działalności rozwojowej, są w stanie dokonać bezpośredniej alokacji przepracowanego przez nich czasu pracy do poszczególnych projektów w przyjętym okresie rozliczeniowym za pomocą prowadzonej ewidencji czasu pracy. W konsekwencji, Wnioskodawca jest w stanie udokumentować poświęcony czas wraz z konkretnym zadaniem realizowanym przez zatrudnioną osobę.

Biorąc powyższe pod uwagę, opracowany przez Wnioskodawcę sposób ewidencjonowania czasu pracy, pozwoli wyodrębnić czas pracy poświęcany na działalność badawczo-rozwojową w stosunku do ogólnego czasu pracy pracowników oraz osób świadczących usługi na rzecz Wnioskodawcy na podstawie umów zlecenia/o dzieło w danym miesiącu. W konsekwencji, dzięki ewidencji oraz liście płac, Wnioskodawca będzie miał możliwość ustalenia dokładnej kwoty (kosztu kwalifikowanego) do odliczenia od podstawy opodatkowania.

Jak zostało wskazane w zdarzeniu przyszłym, Spółka prowadzi dodatkowe księgi pomocnicze w formie arkuszy programu Excel w ramach, których, w oparciu o wspomnianą, bieżącą ewidencję pracy, wskazywane jest/będzie faktyczne zaangażowanie każdego z pracowników (oraz osób współpracujących ze Spółką na podstawie umów zlecenia) w prace B+R, w celu obliczenia kosztu kwalifikowanego ulgi B+R. Ewidencja ta będzie również zawierała zestawienie innych kosztów kwalifikowanych ulgi B+R (jeśli w przyszłości będą identyfikowane). W tych samych arkuszach kalkulowana jest wartość ulgi B+R za dany rok i są one wykorzystywane do uzupełnienia załącznika CIT/BR.

Taki sposób prowadzenia ewidencji pozwala Spółce na właściwą identyfikację zakresu prac B+R, a co za tym idzie na rzetelną kalkulację kosztów wynagrodzenia pracowników w stosunku do ich comiesięcznego zaangażowania w prace B+R.

Powyższe podejście w zakresie prowadzonej ewidencji znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 stycznia 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.610.2019.1.IZ, który uznał za prawidłowe następujące stanowisko wnioskodawcy: „skoro wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojową ma być podstawą do skorzystania z ulgi, Spółka ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających Wnioskodawcy prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii. Bez znaczenia w tym przypadku powinien pozostać sposób określenia prowadzonej przez podatnika działalności z perspektywy regulacji z zakresu rachunkowości tym bardziej, że zależnie od obowiązujących dany podmiot zasad rachunkowości katalog prac badawczych i rozwojowych jest różny. Pomimo faktu, że ewidencja rachunkowa jest punktem wyjścia dla ustalania podstawy opodatkowania w CIT, to istnieje szereg zdarzeń gospodarczych, które są zdefiniowane w odmienny sposób dla celów podatkowych i rachunkowych. Ewidencja rachunkowa ma stanowić bazę dla przeprowadzenia kalkulacji podstawy opodatkowania oraz należnego podatku, która odpowiednio zmodyfikowana w oparciu o regulacje podatkowe przedstawia wynik dla celów podatkowych.” Przepisy Ustawy CIT nie regulują sposobu wyodrębnienia ewidencji kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Jednocześnie, jeżeli wyodrębnienie kosztów na działalność badawczo-rozwojową ma stanowić podstawę do skorzystania z ulgi, Wnioskodawca ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających mu prawo do skorzystania z ulgi. Tym samym, należy uznać, że ustawodawca zagwarantował podatnikowi pewną autonomię w wyborze sposobu wyodrębnienia kosztów, którego podstawowym celem jest wskazanie rzeczywistej wartości kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.

Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych akceptują również prowadzenie ewidencji pomocniczej w formie arkusza kalkulacyjnego Excel. Przykładowo takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 17 grudnia 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.492.2020.1.JKT, interpretacji indywidualnej z 18 października 2019 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.420.2019.1.BM.

Mając powyższe na uwadze, zdaniem Wnioskodawcy, prowadzenie ewidencji w sposób przedstawiony jak w opisie zdarzenia przyszłego będzie spełniał warunek „wyodrębnienia” bądź „wydzielenia” kosztów prac B+R z całości wydatków poniesionych przez Spółkę w danym roku podatkowym. Jednocześnie, należy wskazać, że żadne regulacje nie odnoszą się do momentu, w którym powinno nastąpić technicznie wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych. Na gruncie prawa podatkowego nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby czynność ta została wykonana już po zakończeniu roku. Jak wyjaśnił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 15 czerwca 2018 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.223.2018.1.JS): „zgodnie z wyborem podatnika, w przypadku prowadzenia prac rozwojowych ich koszty mogą być przez podatnika rozpoznawane jako koszty podatkowe w trakcie trwania tych prac bądź jednorazowo na moment ich zakończenia, albo też podatnik może rozpoznawać koszty tych prac poprzez odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych”.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, wyodrębnienie kosztów działalności badawczo-rozwojowej w ewidencji pomocniczej prowadzonej przez Spółkę wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego, spełnia warunki z art. 9 ust. 1b Ustawy CIT i jest wystarczające do dokonania odliczenia zgodnie z art. 18d ust. 1 Ustawy CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Wskazać należy, że przedmiotem niniejszego wniosku nie jest ocena, czy prowadzona przez Wnioskodawcę działalność spełnia przesłanki działalności badawczo-rozwojowej, gdyż nie było to objęte zakresem pytań zadanych przez Wnioskodawcę. Albowiem, zakres interpretacji wyznacza treść zadanych pytań.

Dodatkowo wskazać należy, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2, wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.