W zakresie ustalenia, czy w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”) wydatków: - spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”) na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę (pytanie oznaczone we wniosku nr 1). - na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3)

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo:

 1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 26 stycznia 2021 r. (data wpływu 4 lutego 2021 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 8 lutego 2022 r., sygn. akt I SA/Gd 1065/21 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 10 sierpnia 2022 r., sygn. akt II FSK 422/22; i

 2) stwierdzam, że Państwa stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”) wydatków:

   - spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”) na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę 

(pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

   - na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy

(część pytania oznaczonego we wniosku nr 3)

- jest prawidłowe.

Wniosek w zakresie podatku od towarów i usług został rozpatrzony odrębnie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 lutego 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 26 stycznia 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczył m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie ustalenia, czy w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”) wydatków:

- spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”) na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę (pytanie oznaczone we wniosku nr 1);

- na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy (część pytania oznaczonego we wniosku nr 3).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą i miejscem zarządu na terytorium Polski, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku CIT. Jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT w Polsce, a także jest podmiotem z Grupy Kapitałowej L i zajmuje się głównie produkcją (…).

Wnioskodawca jest również pracodawcą dla osób fizycznych (dalej: „Pracownicy”) z miejscem zamieszkania na terytorium Polski i podlegających w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „podatek PIT”).

W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i transakcjami z udziałem Wnioskodawcy, otrzymuje od innych podmiotów (kontrahentów) dowody źródłowe (dowody księgowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 z późn. zm.), takie jak: faktury, rachunki, paragony, noty obciążeniowe, noty uznaniowe i inne (dalej: „Dokumenty”), dokumentujące określone zdarzenia gospodarcze (nabycie towarów lub usług od innych podmiotów) w formie papierowej, stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.

Obecnie Wnioskodawca - w celu uproszczenia sposobu przechowywania Dokumentów, jak również w celu usprawnienia obiegu Dokumentów oraz ich archiwizacji - planuje wdrożyć system elektronicznego przechowywania dokumentów (dalej: „System”).

Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia dokumentów, wpływających do Spółki (odwzorowanie cyfrowe Dokumentów, dalej: „Dokumenty Cyfrowe”) i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie, Dokumenty Cyfrowe będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Wnioskodawcę.

Dokumenty po zeskanowaniu zapisane zostaną w formacie elektronicznym z takimi danymi, jakie były na dokumencie papierowym (pierwotnym). Wersja elektroniczna zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność Dokumentów i czytelność zawartego w nim danych). Co więcej, Dokumenty Cyfrowe przechowywane w systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowych Wnioskodawcy. Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów, z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich.

W Systemie odnotowana będzie data wpływu poszczególnych Dokumentów do Wnioskodawcy. Każdy Dokument będzie miał nadany numer wewnętrzny.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób.

Na żądanie organów podatkowych, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokumenty Cyfrowe oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów Cyfrowych lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT), o których mowa we Wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Na dzień sporządzania Wniosku, System nie jest jeszcze wdrożony u Wnioskodawcy (Wnioskodawca nie określił jeszcze daty wdrożenia Systemu).

Wnioskodawca wskazuje, iż System byłby także wykorzystywany przez Wnioskodawcę do automatycznego rozliczania wydatków Pracowników, ponoszonych w czasie podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 z późn. zm.).

Wydatki Pracowników, ponoszone czasie podróży służbowej byłyby rozliczane w ten sposób, że Pracownicy przekazywaliby - bezpośrednio do Systemu - skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatków w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy. Następnie Dokumenty Cyfrowe umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez pracowników albo przez Wnioskodawcę.

Na podstawie skanów lub zdjęć Dokumentów, o których mowa powyżej, Wnioskodawca będzie dokonywał odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.

Pytania

1. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę?

(pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

2. W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1) (…) we Wniosku, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy (…)?

(część pytania oznaczonego we wniosku nr 3).

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”) na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę.

Uzasadniając powyższe twierdzenie Wnioskodawca wskazał, iż art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wskazana definicja kosztu uzyskania przychodu ma charakter ogólny. Na podstawie przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w doktrynie prawa podatkowego doprecyzowano, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT może być wydatek, który:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. został pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5. został właściwie udokumentowany,

6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przy czym, kosztami uzyskania przychodu w podatku CIT są zarówno wydatki, poniesione przez podatnika i pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami (art. 15 ust. 4 ustawy o CIT, zgodnie z którym: „koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4b i 4c ustawy o CIT - tzw. bezpośrednie koszty uzyskania przychodu”), jak i wydatki pozostające jedynie w związku pośrednim z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, zgodnie z którym: „koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą - tzw. pośrednie koszty uzyskania przychodu”).

Biorąc pod uwagę ww. brzmienie przepisów ustawy o CIT należy wskazać, iż określony wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wyłącznie w przypadku, gdy m.in. zostanie prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.

Ustawodawca w ustawie o CIT nie wskazuje warunków prawidłowego udokumentowania wydatków. W tym zakresie warto odnieść się do brzmienia przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy podatku CIT są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - art. 16m ustawy o CIT. Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, są przepisy ustawy o rachunkowości.

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 poz. 217 ze zm.) wskazuje wprost, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane w ustawie o rachunkowości „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 i ust. 3 ustawy o rachunkowości, do których zalicza się m.in.: dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów). Przy czym, zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dalej ustawa o rachunkowości wskazuje:

 a) wymogi formalne (art. 21 ustawy o rachunkowości) oraz,

 b) wymogi materialne (art. 22 ustawy o rachunkowości) co do dowodów księgowych. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Powyższe przepisy ustawy o rachunkowości wskazują więc warunki, jakie powinny spełniać dowody księgowe, dokumentujące operacje gospodarcze. Przy czym, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Wnioskodawca wskazuje, iż ustawa o rachunkowości nie zabrania dokumentowania określonych wydatków dowodami księgowymi, stanowiącymi cyfrowe odwzorowania dokumentów w wersji papierowej w przypadku, gdy dowody te zawierają wszystkie niezbędne elementy, wskazane w ustawie o rachunkowości, a dokument w wersji papierowej został zniszczony. Co więcej, ustawa o CIT również nie zawiera w tym zakresie żadnych szczegółowych regulacji - poza wskazaniem, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT - może być wyłącznie wydatek, spełniający ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT.

Powyższe oznacza, zdaniem Wnioskodawcy, iż w przypadku wydatków, poniesionych przez Wnioskodawcę, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to wydatki będą udokumentowane za pomocą cyfrowego odwzorowania Dokumentów, których papierowa wersja zostanie zniszczona, w sposób zapewniający połączenie danego wydatku z zapisami w księgach rachunkowo - podatkowych Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie mógł uwzględnić takie wydatki w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy.

Analogiczne stanowisko jest prezentowane w interpretacjach indywidualnych, wydawanych przez organy podatkowe. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG: „należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowany w sposób wymagany przepisami o rachunkowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie jest prawidłowe”.