Możliwość przechowywania dokumentów jedynie w formie elektronicznej oraz prawidłowości przyjętej procedury przetwarzania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

1)ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 22 sierpnia 2018 r. (data wpływu 24 sierpnia 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 sierpnia 2022 r., sygn. akt II FSK 1758/20,

2)stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie możliwości przechowywania dokumentów jedynie w formie elektronicznej oraz prawidłowości przyjętej procedury przetwarzania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 sierpnia 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 sierpnia 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości przechowywania dokumentów jedynie w formie elektronicznej oraz prawidłowości przyjętej procedury przetwarzania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką kapitałową prawa polskiego, działającą w branży produktów higienicznych. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług („VAT”). Spółka ponosi różnego rodzaju wydatki związane z jej podstawową działalnością. Ponadto, Spółka zatrudnia pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe (w tym wydatki ponoszone w trakcie krajowych i zagranicznych podróży służbowych), podlegające rozliczeniu zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką kosztów.

Procedura dotycząca faktur dokumentujących zakupy związane z podstawową działalnością Spółki

W Spółce funkcjonuje procedura elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych (dokumentujących poniesienie przez Spółkę innych wydatków niż wydatki służbowe pracowników), otrzymywanych w formie papierowej („Faktury”). Zgodnie z tą procedurą, w momencie wpływu do Spółki faktury w formie papierowej dokumentującej dokonanie przez Spółkę transakcji zakupowej, nanoszona jest na nią informacja o dacie wpływu do Spółki (poprzez przybicie stosownej pieczątki z datą na fakturze). Następnie zaś, dedykowany pracownik Spółki skanuje taką fakturę, co wiąże się z jej jednoczesnym, automatycznym importem do systemu dedykowanego do przechowywania faktur. Po weryfikacji i zatwierdzeniu faktur, są one przekazywane do systemu A („System A”).

Faktury są przechowywane w Systemie A w formacie uniemożliwiającym edycję zawartych na nich danych, w podziale na okresy rozliczeniowe. Po przesłaniu Faktury do Systemu A, nie ma możliwości ingerowania w jej treść, ani jej usunięcia. Faktury są przechowywane w Systemie A przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT. Wersje fizyczne (papierowe) faktur, również są przechowywane przez Spółkę co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT, w podziale na poszczególne dni danego miesiąca, zgodnie z kolejnością ich księgowania („Procedura”). Obecnie Spółka rozważa zmianę Procedury poprzez rezygnację z przechowywania wersji fizycznych (papierowych) Faktur, które po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, w sposób opisany powyżej, będą niszczone. Zasadność ponoszenia wydatków udokumentowanych Fakturami jest weryfikowana przed ich poniesieniem, zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. Faktury będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP.

Dokumenty (w tym faktury) związane z wydatkami służbowymi pracowników Spółki

Natomiast co do rozliczania wydatków służbowych, Spółka obecnie planuje wdrożyć system rozliczania wydatków pracowniczych oparty o elektroniczny obieg dokumentów („System”). System ma umożliwić przeprowadzenie rozliczenia wszelkiego rodzaju wydatków pracowniczych, w tym wydatków udokumentowanych za pomocą faktur, rachunków, paragonów i innych dokumentów („Dokumenty”). Zgodnie z obowiązującymi w Spółce zasadami, w przypadku wydatków służbowych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, nabywcą wskazanym na fakturze (rachunku) powinna być Spółka. Faktura (rachunek) może również pomocniczo wskazywać na dane pracownika dokonującego danego zakupu.

Jak wskazano powyżej, rozliczanie wydatków służbowych poniesionych przez pracowników będzie dokonywane przez pracownika za pośrednictwem Systemu. W ramach Systemu pracownik będzie tworzył raport poniesionych w danym okresie wydatków służbowych („Raport”).

W celu właściwego udokumentowania danego wydatku, pracownik wgra do Systemu skan lub zdjęcie Dokumentu w jednym z akceptowanych formatów, tj. (…) i dołączy go do tworzonego w Systemie Raportu. Następnie Raport będzie akceptowany przez pracownika i przesyłany do zatwierdzenia przez przełożonego (przełożonych) lub przez wyznaczoną przez Spółkę osobę, zajmującą się zatwierdzaniem wydatków pracowniczych. Po przesłaniu Raportu do zatwierdzenia, pracownik ani inne osoby nie będą miały możliwości usunięcia Dokumentu z Systemu ani ingerowania w jego treść. Dokumenty będą przechowywane w Systemie w formie elektronicznej, w formacie, który uniemożliwi ich modyfikację. Dokumenty będą przechowywane na serwerach, które mogą znajdować się poza terytorium RP.

Osoba zatwierdzająca Raport będzie przeprowadzać kontrolę formalną (pod kątem właściwego udokumentowania wydatku) i merytoryczną (pod kątem zasadności poniesienia danego wydatku / związku z działalnością Spółki) Dokumentów zamieszczonych w Systemie. Warunkiem zatwierdzenia wydatku będzie jego związek z działalnością Spółki (w tym objęcie danego wydatku polityką kosztów Wnioskodawcy), a także pozytywny wynik weryfikacji dotyczącej właściwego udokumentowania wydatku - tj. uzyskanie Dokumentu (podlegającego przesłaniu do Systemu) w odpowiedniej (akceptowanej przez Spółkę) formie.

Wnioskodawca nie wyklucza, że dla celów wewnętrznej kontroli pracownicy Spółki będą zobowiązani do przechowywania Dokumentów w formie papierowej przez pewien okres od dnia zatwierdzenia Raportu. Po upływie powyższego okresu, Dokumenty będą mogły zostać zniszczone.

Opisany powyżej sposób przechowywania w Systemie zarówno Dokumentów, jak i Raportów, będzie uniemożliwiał ich edycję i zmianę jakichkolwiek danych. Zarówno Dokumenty, jak i Raporty będą przechowywane w Systemie przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego (co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT i CIT). W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp zarówno do Dokumentów, jak i Faktur przechowywanych w wersji elektronicznej - tj. odnaleźć niezwłocznie Dokument lub Fakturę, na żądanie organu podatkowego, wydrukować jego obraz lub przesłać go pocztą elektroniczną. Sposób przechowywania Dokumentów w Systemie, a także Faktur w Systemie A będzie zapewniał Spółce możliwość identyfikacji tożsamości sprzedawcy (autentyczność pochodzenia) oraz brak możliwości modyfikacji danych (integralność), ponadto przechowywane Dokumenty i Faktury będą miały również odpowiednią jakość, zapewniającą możliwość bezproblemowego odczytu danych zawartych na Dokumencie lub na Fakturze (czytelność). Całość digitalizowanych Dokumentów będzie przechowywana w Systemie, zaś całość digitalizowanych Faktur będzie przechowywana w Systemie A, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe.

Pytanie

1.Czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur VAT zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a Ustawy o VAT?

2.Czy Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego) w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone - zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego?

3.Czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

Przedmiotem interpretacji indywidualnej jest rozstrzygnięcie w zakresie pytania numer 3 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych.

W zakresie pytań 1 i 2 dotyczących podatku od towarów i usług zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3

Zdaniem Wnioskodawcy, fakt przechowywania Dokumentów związanych z wydatkami służbowymi pracowników oraz Faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Spółki wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego, nie będzie miał znaczenia z perspektywy możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Stanowisko Wnioskodawcy znajduje poparcie w obowiązujących regulacjach ustawy o CIT, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2342 z późn. zm.; „UoR”) oraz Ordynacji podatkowej.

Regulacje ustawy o CIT

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

Zgodnie z ugruntowaną praktyką interpretacji powyższych regulacji (prezentowaną w wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach indywidualnych, w orzecznictwie sądów administracyjnych oraz piśmiennictwie), należy uznać, że aby dany wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika,

-jest definitywny (rzeczywisty),

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

-został właściwie udokumentowany,

-nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.

W ocenie Wnioskodawcy, ustawa o CIT nie zawiera regulacji dotyczących stricte formalnych wymogów dokumentacji poniesionych wydatków. Przepisy ustawy o CIT nie uzależniają również możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu od przechowywania dowodu dokumentującego jego poniesienie w określonej formie. Z uwagi na powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, co do zasady każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób pozwalający na zweryfikowanie spełnienia wymienionych wyżej przesłanek, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy CIT, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

W ocenie Wnioskodawcy, na mocy powyższej regulacji, dowód księgowy, który będzie właściwy na potrzeby ujęcia wydatku w ewidencji rachunkowej (rozpoznania kosztu dla celów księgowych), będzie również właściwym dokumentem dokumentującym poniesienie wydatku na gruncie przepisów podatkowych - regulacji ustawy o CIT.

Regulacje ustawy o rachunkowości

Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):

-zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

-zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

-wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

-zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

-korygujące poprzednie zapisy,

-zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

-rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie niezbędnych elementów dowodu księgowego (jedynie dokumenty spełniające warunki wymienione w tym przepisie mogą stanowić dowód księgowy w rozumieniu UoR). Stosownie do treści tego przepisu, warunkami tymi są:

-określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

-opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

-datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

-podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

-stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, UoR - podobnie jak ustawa o CIT - nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie (o ile spełniają pozostałe warunki określone w analizowanych przepisach UoR), w tym również jedynie w formie elektronicznej.

Regulacje Ordynacji podatkowej

Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast stosownie do art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowa.

Zdaniem Wnioskodawcy, otwarta formuła powyższych przepisów i zarazem brak ograniczenia katalogu środków dowodowych do dokumentów przechowywanych w formie pisemnej sprawia, że również dokument przechowywany wyłącznie w formie elektronicznej, choć niewymieniony wprost w treści analizowanych przepisów, może być uznany za dowód w myśl regulacji Ordynacji podatkowej.

Podsumowanie

Podsumowując, Spółka stoi na stanowisku, że fakt przechowywania Faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością Spółki oraz Dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami wskazanymi w opisach zdarzeń przyszłych (gdy fizyczne / papierowe wersje dokumentów zostaną zniszczone), nie będzie miał wpływu na możliwość uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Ani bowiem ustawa o CIT, ani UoR (do której odwołuje się ustawa o CIT), czy Ordynacja podatkowa nie wprowadzają wymogów dotyczących przechowywania dowodów księgowych w określonej formie. Zatem, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty źródłowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych i tym samym stanowiące podstawę do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu będą mogły być przechowywane w dowolnej formie (w tym również w formie elektronicznej) pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów (przede wszystkim będą one czytelne i zapewnią możliwość prześledzenia przebiegu operacji gospodarczych). Tym samym, brak posiadania dokumentu źródłowego w formie fizycznej (papierowej) nie powinien automatycznie przesądzać o kwalifikacji danego wydatku jako niemogącego stanowić koszt uzyskania przychodu, w sytuacji gdy Wnioskodawca będzie w stanie przedstawić dokument przechowywany w formie elektronicznej.

Spółka pragnie podkreślić, iż zaprezentowane przez nią stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych, wydawanych z upoważnienia Ministra Finansów, interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego w tym w interpretacjach indywidualnych wydanych przez:

1.Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:

-z dnia 18 listopada 2016 r., sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB,

-z dnia 13 lipca 2016 r., sygn. IBPB-1-2/4510-487/16/MM,

-z dnia 26 czerwca 2016 r., sygn. IBPB-1-3/4510-497/16/TS;

2.Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 8 lipca 2016 r., sygn. ILPB3/4510-1-205/16- 4/JG.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzeń przyszłych ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.