Zainteresowani, spółki kapitałowe (dalej łącznie: „Spółki”) są zakładami produkcyjnymi, których podstawowym profilem działalności jest produkcja komponentów silników lotniczych, budowa kompletnych jednostek napędowych, projektowanie nowych elementów silników lotniczych, świadczenie specjalistycznych usług obróbki metali.

Spółki są podmiotami posiadającymi siedzibę w Polsce, zarejestrowanymi w kraju dla potrzeb podatku dochodowego do osób prawnych oraz czynnymi podatnikami podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.; dalej: ustawa o VAT).

Prowadząc swoją działalność, Spółki otrzymują od dostawców w formie papierowej liczne faktury zakupowe VAT, faktury korygujące VAT, duplikaty faktur, rachunki, paragony, noty odsetkowe, noty księgowe wraz z licznymi załącznikami (dalej: dokumenty obce). W wersji papierowej, Spółka przechowuje również dokumenty własne, m.in. kopie faktur sprzedaży, noty księgowe i ich załączniki.

Przechowywanie dokumentów własnych i obcych w papierowej postaci wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji i licznymi trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie zapewnienia odpowiedniego dostępu, czasochłonnym wyszukiwaniem wybranych dokumentów źródłowych, ryzykiem uszkodzenia, postępująca utrata czytelności dokumentów wytwarzanych na drukarkach igłowych lub rolkach światłoczułych). Sygnalizowane problemy są szczególnie istotne w toku licznych kontroli podatkowych i skarbowych wykonywanych w Spółkach przez przedstawicieli administracji podatkowej i celno- skarbowej, negatywnie wpływając na znaczące wydłużenie takich kontroli. Z tych względów Spółki planują zastąpić dotychczasowy, papierowy system przechowywania dokumentów systemem elektronicznym.

Procedura elektronicznej archiwizacji dokumentów zewnętrznych archiwizowanych dotychczas w formie papierowej będzie realizowana według następujących zasad:

2.Wytworzone kopie elektroniczne dokumentów będą umieszczane w centralnym informatycznym systemie obiegu dokumentów (dalej: Workflow); każdy dokument poza jego wierną elektroniczną kopią będzie dodatkowo opisany i indeksowany za pomocą następujących informacji:

-numer zawierający datę wpływu dokumentu,

-numer faktury/dokumentu,

-data wystawienia,

-termin płatności,

-dane kontrahenta,

-wartość netto i wartość brutto,

-numer zamówienia (jeżeli dotyczy).

Obowiązkiem osoby wprowadzającej dokument do systemu Workflow będzie potwierdzenie zgodności kopii elektronicznej z oryginałem.

Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie dokumentów oraz ich zmianę bez jednoznacznej autoryzacji osób do tego uprawnionych - zgodnie z odpowiednią polityką archiwizacji i przechowywania dokumentów.

3.Po wprowadzeniu dokumentów do systemu Workflow ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać dalszej archiwizacji po stronie danej Spółki.

4.Dzięki systemowi Workflow weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, zgodnie z przyjętymi w danej Spółce zasadami obiegu i weryfikacji dokumentów, dokonywane będą elektronicznie. Dokumenty te w zależności od rodzaju transakcji będą podlegać kontroli w powiązaniu z innymi dostępnymi informacjami m.in. zamówieniem, potwierdzeniem odbioru, przyjęciem. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności (co do ilości, ceny itp.), dane będą dodatkowo wyjaśniane i potwierdzane przez uprawnione osoby.

5.Pliki powstałe w wyniku digitalizacji dokumentów źródłowych będą archiwizowane, aż do momentu upływu terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. System umożliwiać będzie nie tylko łatwe wyszukanie dokumentów źródłowych i ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, lecz również możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych.

Procedura archiwizacji elektronicznej dokumentów własnych będzie realizowana według następujących zasad:

1.Faktury sprzedaży wygenerowane w Zintegrowanym Systemie Operacyjnym SAP (dalej: SAP) będą przechowywane w systemie do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w formacie PDF). Zgodnie z wprowadzonymi zabezpieczeniami, możliwe będzie wydrukowanie/wyświetlenie danego dokumentu bez możliwości jego zmiany. Każda faktura będzie zawierała indywidualny numer referencyjny oraz numer księgowy, co umożliwi jej łatwe odszukanie. W zależności od rodzaju transakcji, faktury powiązane będą z innymi informacjami dotyczącymi danej transakcji (zleceniem sprzedaży, WZ, umową, protokołem odbioru itp.).

2.Kopie faktur sprzedaży wystawiane poza SAP i noty księgowe własne wraz z załącznikami, będą natomiast zapisywane w nieedytowalnym formacie cyfrowym analogicznie jak w przypadku dokumentów zewnętrznych przez uprawnione osoby, na dysku sieciowym danej Spółki, z podziałem na okresy rozliczeniowe. Dostęp do tych dokumentów będzie ograniczony tylko do wybranych osób (pracowników finansów), pliki będą dodatkowo chronione przed ich modyfikacją i usunięciem. Archiwizowane pliki będą odpowiednio opisywane i indeksowane, co umożliwi ich łatwe odszukanie i na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych przekazanie w formie elektronicznej

Pytanie

Czy Spółki zachowają prawo, wynikające z art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1888, ze zm.; dalej: ustawa o CIT), do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie ww. dokumentów (alternatywnie: do uwzględniania takich wydatków w kosztach podatkowych poprzez odpisy amortyzacje w przypadku wytwarzanych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych), a w przypadku podmiotów działających na terenie specjalnych stref ekonomicznych w oparciu o otrzymane zezwolenie, także do ewidencji poniesionych wydatków kwalifikowanych stanowiących podstawę kalkulacji limitu dostępnej pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku - jeżeli dokumenty źródłowe dokumentujące nabycie przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej? (pytanie oznaczone we wniosku nr 4)

Spółki zachowają prawo wynikające z art. 15 ustawy o CIT do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie ww. dokumentów, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne). Równocześnie, archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej dokumenty zakupowe będą stanowić równoważną dla dokumentów papierowych podstawę nabycia środków trwałych oraz podstawę kalkulacji limitu dostępnej pomocy publicznej spółek prowadzących działalność na terenie specjalnych stref ekonomicznych w oparciu o otrzymane zezwolenia strefowe.

Uzasadnienie

Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 15 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Ustawa o CIT nie zawiera przepisów dotyczących sposobu przechowywania dokumentów. Jedynie w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT nakazuje prowadzenie ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a‑16m ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, ze zm.; dalej: ustawa o rachunkowości), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

3.wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust.2);

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (art. 20 ust.3).

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

-określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

-określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

-opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

-datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

-podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

-stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Mając na uwadze powyższe regulacje ustawy o rachunkowości można przyjąć, że dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również odpowiednim dokumentem do celów podatkowych (w tym dla celów dokumentacji wydatków kwalifikowanych dotyczących prowadzenia działalności na terenie specjalnych stref ekonomicznych w ramach uzyskanego zezwolenia). Równocześnie, ustawa o rachunkowości nie narzuca formy takiego dokumentu. Patrząc na powyższe przepisy ustawy, warunkiem uznania danego dokumentu jako dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu w księgach, nie jest kwestia czy dokument jest zarchiwizowany w formie elektronicznej czy papierowej.

Ponadto stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Obowiązkowe jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Podsumowując, zarówno Ordynacja podatkowa, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisu kwestionującego dany dokument jako dowód księgowy ze względu na jego elektroniczną formę przechowywania.

Pogląd ten podzielają również organy podatkowe w wydanych interpretacjach przepisów prawa podatkowego (zob. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach 15.06.2016 r., IBPB‑1‑2/4518-11/16/AP; 19.10.2015 r., IBPB-1-3/4510-272/15/PC; 12.03.2015 r., IBPBI/2/423-1433/14/KP Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi 12.06.2015 r., IPTPB3/4510-79/15-4/GG).

Przykładowo w interpretacji z dnia 19 stycznia 2016 r. (IBPB-1-3/4510-541/15/SK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał, że możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi dokumentami archiwizowanymi elektronicznie. Zgodnie z tą interpretacją: „dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 updop, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej".

Odnosząc powyższą wykładnię obowiązujących przepisów do opisanego zdarzenia przyszłego nie ulega wątpliwości, że Spółki zachowają prawo wynikające z art. 15 ustawy o CIT do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie ww. dokumentów (bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne), oraz dokumentowania wysokości poniesionych nakładów inwestycyjnych w przypadku podmiotów prowadzących działalność na terenie specjalnych stref ekonomicznych, jeżeli będą one archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 21 lipca 2017 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania znak: 0111‑KDIB2-1.4010.87.2017.1.MJ, w sprawie Państwa wniosku z 8 maja 2017 r. (data wpływu 23 maja 2017 r.) w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych.

Postanowienie doręczono Państwu 21 lipca 2017 r.

Pismem z 25 lipca 2017 r. (data wpływu 28 lipca 2017 r.) złożyli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z 28 września 2017 r. Znak: 0111-KDIB2-1.4010.87.2017.2.AT utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 2 października 2017 r.

Skarga na postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Pismem z 30 października 2017 r. (data wpływu 6 listopada 2017 r.) wnieśli Państwo skargę na powyższe postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego […].

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny […] uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 16 stycznia 2018 r. sygn. akt I SA/Rz 812/17.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 1 czerwca 2021 r. sygn. akt II FSK 437/21 uchylił zaskarżony wyrok  w całości i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu […].

Wojewódzki Sąd Administracyjny […] ponownie uchylił zaskarżone postanowienie wyrokiem z 25 listopada 2021 r. sygn. akt I SA/Rz  696/21.

Wniosłem ponownie skargę kasacyjną od wyroku z 25 listopada 2021 r. sygn. akt I SA/Rz  696/21 do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 7 kwietnia 2022 r. sygn. akt II FSK 141/22 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok z 25 listopada 2021 r. sygn. akt I SA/Rz  696/21, który uchylił zaskarżone postanowienie stał się prawomocny od 7 kwietnia 2022 r.

Akta sprawy wpłynęły 15 września 2022 r.

W dniu 13 grudnia 2022 r. wydałem postanowienie o uchyleniu postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania Znak: 0111-KDIB2-1.4010.87.2017.11.KK.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z 25 listopada 2021 r. sygn. akt I SA/Rz  696/21;

- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 4 jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Niniejsza interpretacja indywidualna dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 4). Natomiast w pozostałym zakresie, tj. w zakresie podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1, 2 i 3) wniosek został rozpatrzony odrębnie.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania postanowienia z dnia 21 lipca 2017 r., znak 0111-KDIB2-1.4010.87.2017.1.MJ.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

[…] (Zainteresowany będący stroną postępowania – art. 14r § 2 Ordynacji podatkowej) ma prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego […]. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.