Temat interpretacji

brak możliwości zastąpienia podpisu na dokumencie dostawy wydrukowanym napisem wskazującym imię i nazwisko tej osoby

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 4 maja 2015 r. (data wpływu 6 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku akcyzowego w zakresie stosowania podpisu na dokumencie dostawy - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 6 maja 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku akcyzowego w zakresie stosowania podpisu na dokumencie dostawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka Akcyjna (dalej: Spółka lub X.) dokonuje wysyłek paliwa do silników odrzutowych, oznaczonego kodem CN 2710 19 21 (dalej: Paliwo), z zastosowaniem zwolnienia od akcyzy ze względu na przeznaczenie (przeznaczone do statków powietrznych). Dostawy odbywają się ze składu podatkowego w Y. przy zastosowaniu autocystern.

Paliwo jest dostarczane do podmiotów pośredniczących w rozumieniu ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2014 r., poz. 752, z późn. zm.).

Do każdej wysyłki Paliwa dołączany jest dokument dostawy, o którym mowa w art. 32 ust. 5 pkt 2 ustawy o podatku akcyzowym, który jest zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 września 2013 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. z 2013 r., poz. 1108, z późn. zm.).

Zgodnie z tym wzorem, w pozycji nr 9 dokumentu dostawy powinien być podpis podmiotu, który wystawił dokument dostawy, lub osoby reprezentującej ten podmiot.

Spółka planuje odstąpić od podpisywania każdego dokumentu odręcznym podpisem osoby, która wygenerowała z systemu informatycznego ten dokument, zastępując podpis wydrukowanym imieniem i nazwiskiem tej osoby.

Taki wydruk (wskazujący imię i nazwisko) jest powiązany z osobą wystawiającą ten dokument dostawy (tzw. operatora biura Obsługi Klienta) i nie ma możliwości, aby inna osoba wystawiła (wygenerowała) ten dokument za inną osobę. Przed wygenerowaniem dokumentu upoważniony operator Biura Obsługi Klienta musi zalogować się w systemie informatycznym obsługującym funkcję wystawiania (drukowania) dokumentów.

Operator ten, na podstawie dokumentu Dyspozycji wjazdowej dla kierowcy autocysterny odnajduje dane transportu (nazwa klienta, dla którego paliwo jest przeznaczone, ilość paliwa do odbioru, rodzaj paliwa) w systemie informatycznym i uzyskuje informacje o numerze odpowiadającego mu dokumentu w systemie SAP OILGAS (ewidencja akcyzowa) - zapamiętuje ten numer, a następnie wprowadza odpowiedni dokument akcyzowy, gdzie uzupełnia zapamiętany wcześniej numer dokumentu z systemu SAP OILGAS i dokonuje wydruku dokumentu dostawy z wpisanym swoim imieniem i nazwiskiem, jako osoby reprezentującej podatnika.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w opisanej powyżej sytuacji, podpis osoby reprezentującej podmiot, który wystawił dokument dostawy, może zostać zastąpiony wydrukowanym napisem wskazującym imię i nazwisko tej osoby (która w imieniu wysyłającego wystawiła dokument dostawy)...

Zdaniem Wnioskodawcy:

Takie działanie jest dopuszczalne i nie pozbawia podatnika prawa do zastosowania zwolnienia od podatku akcyzowego ze względu na przeznaczenie.

Podstawowym zadaniem, jakie ma spełniać podpis w pozycji 9 dokumentu dostawy jest wskazanie i zidentyfikowanie osoby składającej oświadczenie w imieniu Spółki, odpowiedzialnej za wysyłkę wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy, która jest odpowiedzialna również za wygenerowanie dokumentu dostawy.

Stworzenie tego dokumentu i dołączenie go do wysyłki jest jednym z warunków skorzystania ze zwolnienia od podatku akcyzowego.

Taka rola podpisu, zdaniem Spółki, zostanie spełniona w przypadku, gdy nawet pomimo braku własnoręcznego podpisu osoby reprezentującej podmiot wystawiający dokument dostawy - osoba ta może zostać łatwo zidentyfikowana na podstawie imienia i nazwiska oraz w oparciu o dane zawarte w systemie informatycznym obsługującym dany skład podatkowy.

Procedury regulujące sposób postępowania pracowników Spółki przy wydawaniu paliw oraz przy generowaniu dokumentów towarzyszących wysyłce wyrobów akcyzowych, wdrożone w X. oraz system informatyczny obsługujący ten proces - zapewniają powiązanie osoby odpowiedzialnej za te procesy (i upoważnionej do podpisywania dokumentu dostawy) z konkretnym dokumentem.

Należy mieć na uwadze, że wskazanie osoby z imienia i nazwiska w sposób zautomatyzowany spowoduje zwiększony poziom identyfikowalności osoby sporządzającej przedmiotowy dokument dostawy. W praktyce obrotu zdarzają się dokumenty dostawy z podpisem nieczytelnym w pozycji 9. Nieczytelny podpis nie powoduje zdaniem Wnioskodawcy nieważności dokumentu dostawy.

Zdaniem X., rezygnacja z własnoręcznego podpisu na dokumencie dostawy na rzecz wydrukowania imienia i nazwiska osoby umocowanej nie powoduje ryzyka utraty kontroli nad procesem wydawania wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na przeznaczenie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2014 r., poz. 752, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zwalnia się od akcyzy ze względu na przeznaczenie następujące wyroby akcyzowe: używane do statków powietrznych: benzyny lotnicze o kodzie CN 2710 11 31, paliwo typu benzyny do silników odrzutowych o kodzie CN 2710 11 70 oraz paliwo do silników odrzutowych o kodzie CN 2710 19 21 lub oleje smarowe do silników lotniczych - w przypadkach, o których mowa w ust. 3, jeżeli są spełnione warunki, o których mowa w ust. 5-13.

W myśl art. 32 ust. 5 pkt 2 ustawy, warunkiem zwolnień od akcyzy wyrobów akcyzowych ze względu na ich przeznaczenie jest również dołączenie do przemieszczanych wyrobów akcyzowych dokumentu dostawy wyrobów objętych zwolnieniem od akcyzy, zwanego dalej dokumentem dostawy.

Wzór dokumentu dostawy został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 września 2013 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. z 2013 r., poz. 1108), zwanym dalej rozporządzeniem. Zgodnie z tym wzorem, w poz. 9 dokumentu dostawy podaje się datę i podpis podmiotu, który wystawił dokument dostawy, lub osoby reprezentującej ten podmiot.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego w złożonym wniosku wynika, że Spółka dokonuje wysyłek paliwa do silników odrzutowych, oznaczonego kodem CN 2710 19 21 z zastosowaniem zwolnienia od akcyzy ze względu na przeznaczenie (przeznaczone do statków powietrznych). Dostawy odbywają się ze składu podatkowego w Y. przy zastosowaniu autocystern.

Paliwo jest dostarczane do podmiotów pośredniczących.

Do każdej wysyłki paliwa dołączany jest dokument dostawy, o którym mowa w art. 32 ust. 5 pkt 2 ustawy, który jest zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 września 2013 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. z 2013 r., poz. 1108, z późn. zm.).

Zgodnie z tym wzorem, w pozycji nr 9 dokumentu dostawy powinien być podpis podmiotu, który wystawił dokument dostawy, lub osoby reprezentującej ten podmiot.

Spółka planuje odstąpić od podpisywania każdego dokumentu odręcznym podpisem osoby, która wygenerowała z systemu informatycznego ten dokument, zastępując podpis wydrukowanym imieniem i nazwiskiem tej osoby.

Taki wydruk (wskazujący imię i nazwisko) jest powiązany z osobą wystawiającą ten dokument dostawy (tzw. operatora biura Obsługi Klienta) i nie ma możliwości, aby inna osoba wystawiła (wygenerowała) ten dokument za inną osobę.

Wątpliwości Spółki dotyczą prawidłowości ww. postępowania (stosowania na dokumencie dostawy zamiast podpisu wydrukowanego imienia i nazwiska osoby).

Wskazać należy, że w przypadku podpisu składanego w stosunkach urzędowych, zwłaszcza na pismach mających charakter czynności prawnej, przyjmuje się powszechnie, że podpis oznacza imię i nazwisko lub co najmniej nazwisko podpisującego. Powyższe wynika z funkcji nazwiska, która polega na ustaleniu tożsamości osoby fizycznej.

Z braku wyraźnego ustanowienia terminologicznego użyte w ustawie wyrazy rozumie się w takim znaczeniu, w jakim są one powszechnie i stale używane w mowie potocznej. Zatem podpis w rozumieniu ustawy powinien obejmować co najmniej nazwisko podpisującego.

Jak wyżej wskazano, podpis osoby składającej oświadczenie musi obejmować co najmniej nazwisko. Z wymagania tego wynika, że nie chodzi o dowolną postać pisanego znaku ręcznego, lecz o napisane nazwisko. Wymaganie podpisania nazwiskiem to - innymi słowy - wymaganie napisania swojego nazwiska. Istotne jest to, by napisany znak ręczny - przy całej tolerancji, co do kształtu własnoręcznego podpisu - stwarzał w stosunku do osób trzecich pewność, że podpisujący chciał podpisać się pełnym swoim nazwiskiem oraz że uczynił to w formie, jakiej przy podpisywaniu dokumentów stale używa.

Immanentną cechą podpisu jest własnoręczność. Cecha ta umożliwia funkcję identyfikacyjną, gdyż tylko własnoręczny podpis, który zawiera w sobie osobiste cechy charakteru pisma podpisującego (ukształtowanie liter, ich łączenie itp.), pozwala na stwierdzenie - za pomocą graficznej ekspertyzy pisma - że jest on autentyczny.

Powyższe stanowisko potwierdza Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 17 czerwca 2009 r. sygn. akt IV CSK 78/09: przy braku ustawowej definicji podpisu, określenie cech, jakim powinien odpowiadać znak graficzny, aby można go było uznać za podpis, jest przedmiotem wypowiedzi judykatury i doktryny. Pomimo zróżnicowania poglądów, można wyznaczyć pewne wspólne minimum w zakresie oznaczania tych cech. Zasadniczo podpis powinien wyrażać co najmniej nazwisko. Nie jest konieczne, aby było to nazwisko w pełnym brzmieniu, gdyż dopuszczalne jest jego skrócenie, nie musi ono być także w pełni czytelne. Podpis powinien jednak składać się z liter i umożliwiać identyfikację autora, a także stwarzać możliwość porównania oraz ustalenia, czy został złożony w formie zwykle przezeń używanej; podpis więc powinien wykazywać cechy indywidualne i powtarzalne (por. m.in. orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 1932 r., III 1 Rw 515/32, Zb. Urz. z 1932 r., poz. 67 i cyt. uchwałę z dnia 30 grudnia 1993 r., III CZP 146/93). Przy najłagodniejszym traktowaniu przesłanek uznania konkretnego znaku pisarskiego za podpis, motywowanym charakterem czynności (oświadczenie ostatniej woli składane przed notariuszem), nie można odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa i tym samym - wskazywać na tę osobę.

Zdaniem tut. Organu zastąpienie w polu 9 dokumentu dostawy podpisu osoby reprezentującej podmiot, który wystawił dokument dostawy, imieniem i nazwiskiem tej osoby wygenerowanej z systemu informatycznego nie spełnia ww. podstawowej przesłanki stosowania podpisu, tj. funkcji identyfikacyjnej, poprzez możliwość zweryfikowania jego autentyczności.

Spółka stwierdza, że wygenerowany wydruk z systemu informatycznego (wskazujący imię i nazwisko) jest powiązany z osobą wystawiającą ten dokument dostawy (tzw. operatorem biura Obsługi Klienta) i nie możliwości, aby inna osoba wystawiła (wygenerowała) ten dokument za inną osobę. W tym miejscu zauważyć należy, że ww. wydruk będzie tylko potwierdzał, że został on wygenerowany przez osobę, która zalogowała się w systemie informatycznym obsługującym funkcje wystawiania (drukowania) dokumentów, używając danych (haseł, loginów, itp.) tej osoby. Nie będzie on natomiast w żaden sposób potwierdzać, że osoba zalogowana i wystawiająca dokument z wydrukowanym imieniem i nazwiskiem, jest osobą o tym imieniu i nazwisku. Zatem bez względu na stosowane przez Spółkę procedury regulujące sposób postępowania pracowników Spółki przy wydawaniu paliw oraz przy generowaniu dokumentu, nie ma gwarancji, że to nie inna osoba, niż osoba o imieniu i nazwisku wynikającym z dokumentu, zalogowała się i wystawiła ten dokument.

Zatem w opisanej sytuacji podpis osoby reprezentującej podmiot, który wystawił dokument dostawy, w pozycji nr 9 tego dokumentu nie może zostać zastąpiony wydrukowanym napisem wskazującym imię i nazwisko tej osoby.

Stanowisko Spółki jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Y., ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 251 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie